論加強醫(yī)院文書檔案管理工作的探討

1、    論加強醫(yī)院文書檔案管理工作的探討    麥葉英摘要：醫(yī)院作為醫(yī)療體系改革的主體，在醫(yī)院的管理工作當(dāng)中，文書檔案的管理是非常重要的一部分，它是醫(yī)院內(nèi)部一些事件的真實記錄，是醫(yī)院進行醫(yī)療服務(wù)乃至管理工作過程中的一個重要依據(jù)。在醫(yī)療改革的背景下，如何加強醫(yī)院文書檔案的管理工作成了當(dāng)前的首要問題。本文以此為切入點，就加強醫(yī)院文書檔案管理工作展開了深入探討，希望能夠為醫(yī)院的管理工作提供參考。關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;管理工作;加強措施醫(yī)院為患者提供醫(yī)療服務(wù)的同時，必然會產(chǎn)生一定的資料，這些資料在醫(yī)院經(jīng)過長時間的積累，其數(shù)量和規(guī)模都是十分龐大的，不僅如此，醫(yī)院

2、的文書檔案當(dāng)中還保留了醫(yī)院的科研成果等資料，對文書檔案的管理提出了更高的要求。一、醫(yī)院文書檔案管理工作現(xiàn)狀分析醫(yī)院每天都會產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，面對龐大的數(shù)據(jù)，如何提高對數(shù)據(jù)的處理能力，并對其進行良好的管理成了醫(yī)院文書檔案管理工作中的首要難題。特別是在當(dāng)前的醫(yī)院管理體制當(dāng)中，大多數(shù)醫(yī)院對文書檔案的管理不夠重視，相關(guān)管理者對文書檔案管理缺乏認(rèn)識，使得文書檔案的管理受到了極大的阻礙作用。不僅如此，由于認(rèn)識不足，醫(yī)院文書檔案管理體制也不夠完善，仍然存在很多的問題，造成了當(dāng)前的檔案管理混亂的現(xiàn)狀，經(jīng)常會出現(xiàn)分類不明、裝錯檔案袋等現(xiàn)象，進而使得當(dāng)前醫(yī)院文書檔案的真實性、可靠性得不到有效的保障。此外，檔案管

3、理人員的管理意識和管理素養(yǎng)普遍偏低，對醫(yī)療體系的基礎(chǔ)資料認(rèn)識不足，無法做到對檔案的有效分類和歸檔，難以勝任當(dāng)前醫(yī)院的文書檔案管理工作，也是造成管理效率和管理水平低下的現(xiàn)狀的原因之一1。二、加強醫(yī)院文書檔案管理工作的具體措施分析（一）促使文書檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化對文書檔案實現(xiàn)良好管理的前提是要將文書檔案進行良好的分類歸檔，促使文書檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在歸檔的時候，首先要將文書檔案按照日期、編號等信息進行排序和分類，繼而檢查其行文標(biāo)準(zhǔn)、紙張標(biāo)準(zhǔn)以及裝訂方面是否符合歸檔的要求，若是不符合要求，則要對文書檔案進行重新編訂，以促進其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。最后，要對歸檔文書的存檔期限進行明確的辨認(rèn)，以確定文書檔案的保

4、存市場。文書檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化的編訂和管理，能夠為后續(xù)的檢索提供更多的方便，并且還為檔案的微機錄入提供了一定的便捷性。（二）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)對醫(yī)院的文書檔案管理工作來說，其管理內(nèi)容繁瑣且復(fù)雜，對管理人員提出了很高的要求，特別是在當(dāng)前的環(huán)境下，更是要求文書檔案管理人員具備一定的計算機技能和管理意識，由此可見，建立一支高素養(yǎng)的檔案管理隊伍，對醫(yī)院檔案管理工作來說，是一項基本的需求。針對檔案管理人員綜合素養(yǎng)低的現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)加強對其培訓(xùn)，一方面提高他們的責(zé)任意識和思想覺悟，讓他們真切的感受到文書檔案管理工作的重要性，切實負(fù)起管理工作的責(zé)任。另一方面，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使得他們具備較高的檔案管理知

5、識和工作能力，能夠應(yīng)對醫(yī)院大量的文書檔案管理工作，進而促進醫(yī)院文書檔案管理工作的優(yōu)化2。（三）加強文書檔案信息化管理信息技術(shù)進過一段時間的發(fā)展，在各行業(yè)中都有著十分廣泛的應(yīng)用，特別是在檔案管理方面的應(yīng)用有著非常大的優(yōu)勢，對醫(yī)院的文書檔案管理工作來說，以往的檔案管理方式不僅落后，并且管理效率低下，不利于醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院在文書檔案管理方面應(yīng)當(dāng)加強信息化建設(shè)，通過信息技術(shù)手段，在醫(yī)院內(nèi)部能夠通過局域網(wǎng)加快文件的傳輸速度，加強信息交流能力，并且還能夠通過計算機將文書檔案保存在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，一方面減小了占地空間，另一方面，需要查找檔案的時候，通過計算機能夠快速對檔案進行檢索，進而提高了文書檔案的管理效率。

6、需要注意的是，醫(yī)院作為醫(yī)療機構(gòu)，在某些方面有部分的保密要求，因此在醫(yī)院內(nèi)部，應(yīng)當(dāng)實行內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)協(xié)同辦公的形式存在，避免保密信息流入外網(wǎng)，被不法分子所利用。（四）建立嚴(yán)格的文書檔案管理制度文書檔案的管理制度是保障文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，對文書檔案管理工作來說，有著十分重要的意義。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前的實際管理情況，建立完善的文書檔案管理制度，在管理制度當(dāng)中，一方面要對檔案管理人員的責(zé)任進行明確，并加以落實，促使檔案管理人員能夠規(guī)范化進行文書檔案管理。另一方面對文書檔案的采集、歸檔等流程進行完善，促使建檔流程規(guī)范化，此外為了更好的利用文書檔案的價值，還要建立完善的文書檔案查閱機制，使得文書檔案的存檔和

7、查閱都有規(guī)范化的流程進行約束，保障其存檔和查閱都有章可循，促使文書檔案的規(guī)范化管理3。三、結(jié)束語綜上所述，隨著醫(yī)療體系改革的深入，醫(yī)院文書檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中的一個重要部分，對醫(yī)院的發(fā)展有著重要的影響，應(yīng)當(dāng)引起醫(yī)院的重視，對醫(yī)院來說，面對龐大的文書檔案資料，應(yīng)當(dāng)建立起一支具備較高技術(shù)素養(yǎng)和管理意識的文書檔案管理團隊，以提高對文書檔案的管理水平和管理效率。此外，還要加強文書檔案的信息化建設(shè)，建立起嚴(yán)格的文書檔案管理制度促使醫(yī)院的文書檔案能夠更好的為醫(yī)院所服務(wù)，促進醫(yī)院管理體制的深化改革。參考文獻：1李金英，李雪梅，張悅.淺談醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀及改進措施j.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2019