淺議事業(yè)單位檔案管理建設策略

1、    淺議事業(yè)單位檔案管理建設策略    蓋斯佳摘 要：在社會信息化的今天，要想對檔案管理工作進行創(chuàng)造性提升，需要引入數(shù)字化技術，通過信息技術優(yōu)化管理環(huán)境，實現(xiàn)系統(tǒng)性、信息化的檔案管理。文章以事業(yè)單位檔案管理信息化的基本概念及其必然性為切入點進行分析，主要探討了其獨特的優(yōu)勢，并有針對地提出幾點增強信息化建設的具體措施。關鍵詞：檔案管理；信息化；優(yōu)勢策略一、檔案管理信息化1.檔案管理信息化概念我們通常對檔案管理信息化的定義是：在信息化建設的指導下，進行檔案管理工作，在相關機構的協(xié)調(diào)統(tǒng)一下，在檔案管理過程中引入現(xiàn)代信息技術，之后系統(tǒng)進行處理、信息傳遞，將信

2、息資源進行數(shù)字化處理，將管理工作實現(xiàn)全程網(wǎng)絡化，實現(xiàn)檔案信息資源的合理分配和信息共享。2.檔案管理信息化的必然性實現(xiàn)檔案管理信息化是對現(xiàn)有檔案進行保護的必然要求。具體表現(xiàn)為：檔案原件保存的時間就會更長；一些受損數(shù)據(jù)以及原件都能夠借助計算機技術進行修復，電子系統(tǒng)的備份功能將紙質(zhì)檔案由于環(huán)境變化受到損壞的可能性徹底消除；電子檔案查找起來簡潔迅速。二、檔案管理信息化建設的優(yōu)勢1.優(yōu)化檔案存儲環(huán)境經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當前諸多事業(yè)單位檔案管理工作依舊還在管理紙質(zhì)檔案的層次，現(xiàn)行的檔案管理工作還是以紙質(zhì)為核心，這種方式，無論在存儲方面還是在管理方面都極其依賴于外界環(huán)境。如若引入信息化的檔案管理技術，將削弱外界環(huán)

3、境對檔案管理工作的影響。首先，進行信息化的管理必然會在存取效率上實現(xiàn)一種提升，這也擺脫了對于紙質(zhì)的依賴性，避免了高溫、受潮等外界環(huán)境變化對檔案的不利影響；其次，可以無限制拓展存儲空間，在當前信息化條件下，檔案資料可以隨時存儲于硬盤設備與其他云端，對于數(shù)字信息的存儲只要很小的存儲空間就能夠?qū)崿F(xiàn)；最后，相較于以往的存儲方式，進行信息化管理將極大地減小對環(huán)境的依賴程度，減小成本投入。2.便于檔案資料永久保存?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案由于使用紙質(zhì)存儲的緣故，一旦外界環(huán)境發(fā)生變化，就很容易出現(xiàn)霉變等狀況，極易受損，使得檔案管理任務繁重。如果在管理過程中出現(xiàn)失誤甚至是操作錯誤，將給單位帶來極大損失。信息化管理能夠有效解決

4、這一問題，我們可以利用信息技術對檔案備份，將數(shù)據(jù)放在信息系統(tǒng)中，簡便安全，同時還最大程度地降低外界環(huán)境對檔案管理工作的影響，保障數(shù)據(jù)的完整性和真實性。3.信息檢索快捷化優(yōu)化檢索效率，可以實現(xiàn)單位管理水平與工作質(zhì)量的全方位革新。傳統(tǒng)檔案進，信息檢索時比較費時費力，尤其是一些相對較大的單位。運用現(xiàn)代信息化的管理模式，可大幅度提升檢索效率，達到快速準確：首先，檢索時只需鍵入目標條件，就能夠檢索出所有相關的有價值信息；其次，進行信息檢索的時間也是極短的，現(xiàn)代計算機技術的檢索速度實現(xiàn)了以秒為計算單位，這樣一來信息數(shù)據(jù)的使用率也得到了提升。三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略1.提高對檔案信息化建設的

5、認識進行檔案管理信息化建設，需要具有極強的系統(tǒng)性，在實施過程中要引起有關領導足夠的重視，充分認識其關鍵性作用。與此同時，要在管理方式上進行革新，強化從業(yè)人員對其認知程度，激發(fā)人們的認同感，本質(zhì)上提升檔案管理的作業(yè)效率，促進組織內(nèi)各項工作效率的提升。2.加強信息化建設平臺推廣模式的構建我們搭建一個檔案管理信息化平臺，目的在于使信息檢索更加高效、便捷，從而提升工作效率。在開展信息化建設的進程中，應該增加宣傳力度、擴大影響力。同時進行經(jīng)驗學習交流，增加平臺的使用率，推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設。3.配備統(tǒng)一、實用的軟硬件設備如若要建立一個健全的檔案管理信息化平臺，就必須要有一個完善的軟硬件設施作為

6、先決條件。檔案管理工作的重點在于完好的存儲檔案資料，使其受損程度降到最小，保留最大真實性，這時候優(yōu)良的設備就顯得格外重要。軟硬件基礎設備要具有一致性，避免發(fā)生數(shù)據(jù)不兼容、信息不能識別等故障。4.不斷提高檔案管理信息化工作人員素質(zhì)檔案管理工作者是檔案管理工作的核心基礎，他們的專業(yè)素養(yǎng)將直接左右檔案管理信息化建設的成敗。為此，首先應該提高檔案管理人員認知水平，提高對檔案管理工作重視程度，加大檔案管理宣傳力度，更加深入了解檔案管理工作內(nèi)容；其次，促使檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化和系統(tǒng)化，同時還要開展周期性的培訓工作，讓從業(yè)人員意識到檔案管理信息化的重大意義。最后一點，就是要讓工作者具有使用信息化設備的能力，提高他們對平臺運用的熟練程度，保證信息化建設確實能夠發(fā)揮其應有的價值。只有這樣，才能更高效開展檔案管理工作結語綜上所述，在信息化時代背景下，現(xiàn)代化信息技術在檔案管理中應用，為其開辟了新的發(fā)展途徑，全國范圍內(nèi)的檔案管理工作掀起了一場轟轟烈烈的信息化管理熱潮，在一定程度上推動了我國檔案管理工作發(fā)展。參考文獻：1 劉凌濤 . 信息時代事業(yè)單位檔案管理的建設策略 j. 陜西檔案，2017（1）：7-7.2孫冬云.新時期檔案管理信息化的對策研究j.信息技術，2011，25（12）：144-14