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文檔簡介

1、    淺議事業(yè)單位檔案管理建設(shè)策略    蓋斯佳摘 要:在社會信息化的今天,要想對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)造性提升,需要引入數(shù)字化技術(shù),通過信息技術(shù)優(yōu)化管理環(huán)境,實現(xiàn)系統(tǒng)性、信息化的檔案管理。文章以事業(yè)單位檔案管理信息化的基本概念及其必然性為切入點進(jìn)行分析,主要探討了其獨特的優(yōu)勢,并有針對地提出幾點增強(qiáng)信息化建設(shè)的具體措施。關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;優(yōu)勢策略一、檔案管理信息化1.檔案管理信息化概念我們通常對檔案管理信息化的定義是:在信息化建設(shè)的指導(dǎo)下,進(jìn)行檔案管理工作,在相關(guān)機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一下,在檔案管理過程中引入現(xiàn)代信息技術(shù),之后系統(tǒng)進(jìn)行處理、信息傳遞,將信

2、息資源進(jìn)行數(shù)字化處理,將管理工作實現(xiàn)全程網(wǎng)絡(luò)化,實現(xiàn)檔案信息資源的合理分配和信息共享。2.檔案管理信息化的必然性實現(xiàn)檔案管理信息化是對現(xiàn)有檔案進(jìn)行保護(hù)的必然要求。具體表現(xiàn)為:檔案原件保存的時間就會更長;一些受損數(shù)據(jù)以及原件都能夠借助計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行修復(fù),電子系統(tǒng)的備份功能將紙質(zhì)檔案由于環(huán)境變化受到損壞的可能性徹底消除;電子檔案查找起來簡潔迅速。二、檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢1.優(yōu)化檔案存儲環(huán)境經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn),當(dāng)前諸多事業(yè)單位檔案管理工作依舊還在管理紙質(zhì)檔案的層次,現(xiàn)行的檔案管理工作還是以紙質(zhì)為核心,這種方式,無論在存儲方面還是在管理方面都極其依賴于外界環(huán)境。如若引入信息化的檔案管理技術(shù),將削弱外界環(huán)

3、境對檔案管理工作的影響。首先,進(jìn)行信息化的管理必然會在存取效率上實現(xiàn)一種提升,這也擺脫了對于紙質(zhì)的依賴性,避免了高溫、受潮等外界環(huán)境變化對檔案的不利影響;其次,可以無限制拓展存儲空間,在當(dāng)前信息化條件下,檔案資料可以隨時存儲于硬盤設(shè)備與其他云端,對于數(shù)字信息的存儲只要很小的存儲空間就能夠?qū)崿F(xiàn);最后,相較于以往的存儲方式,進(jìn)行信息化管理將極大地減小對環(huán)境的依賴程度,減小成本投入。2.便于檔案資料永久保存?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案由于使用紙質(zhì)存儲的緣故,一旦外界環(huán)境發(fā)生變化,就很容易出現(xiàn)霉變等狀況,極易受損,使得檔案管理任務(wù)繁重。如果在管理過程中出現(xiàn)失誤甚至是操作錯誤,將給單位帶來極大損失。信息化管理能夠有效解決

4、這一問題,我們可以利用信息技術(shù)對檔案備份,將數(shù)據(jù)放在信息系統(tǒng)中,簡便安全,同時還最大程度地降低外界環(huán)境對檔案管理工作的影響,保障數(shù)據(jù)的完整性和真實性。3.信息檢索快捷化優(yōu)化檢索效率,可以實現(xiàn)單位管理水平與工作質(zhì)量的全方位革新。傳統(tǒng)檔案進(jìn),信息檢索時比較費時費力,尤其是一些相對較大的單位。運用現(xiàn)代信息化的管理模式,可大幅度提升檢索效率,達(dá)到快速準(zhǔn)確:首先,檢索時只需鍵入目標(biāo)條件,就能夠檢索出所有相關(guān)的有價值信息;其次,進(jìn)行信息檢索的時間也是極短的,現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的檢索速度實現(xiàn)了以秒為計算單位,這樣一來信息數(shù)據(jù)的使用率也得到了提升。三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略1.提高對檔案信息化建設(shè)的

5、認(rèn)識進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè),需要具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性,在實施過程中要引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視,充分認(rèn)識其關(guān)鍵性作用。與此同時,要在管理方式上進(jìn)行革新,強(qiáng)化從業(yè)人員對其認(rèn)知程度,激發(fā)人們的認(rèn)同感,本質(zhì)上提升檔案管理的作業(yè)效率,促進(jìn)組織內(nèi)各項工作效率的提升。2.加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺推廣模式的構(gòu)建我們搭建一個檔案管理信息化平臺,目的在于使信息檢索更加高效、便捷,從而提升工作效率。在開展信息化建設(shè)的進(jìn)程中,應(yīng)該增加宣傳力度、擴(kuò)大影響力。同時進(jìn)行經(jīng)驗學(xué)習(xí)交流,增加平臺的使用率,推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。3.配備統(tǒng)一、實用的軟硬件設(shè)備如若要建立一個健全的檔案管理信息化平臺,就必須要有一個完善的軟硬件設(shè)施作為

6、先決條件。檔案管理工作的重點在于完好的存儲檔案資料,使其受損程度降到最小,保留最大真實性,這時候優(yōu)良的設(shè)備就顯得格外重要。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備要具有一致性,避免發(fā)生數(shù)據(jù)不兼容、信息不能識別等故障。4.不斷提高檔案管理信息化工作人員素質(zhì)檔案管理工作者是檔案管理工作的核心基礎(chǔ),他們的專業(yè)素養(yǎng)將直接左右檔案管理信息化建設(shè)的成敗。為此,首先應(yīng)該提高檔案管理人員認(rèn)知水平,提高對檔案管理工作重視程度,加大檔案管理宣傳力度,更加深入了解檔案管理工作內(nèi)容;其次,促使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化,同時還要開展周期性的培訓(xùn)工作,讓從業(yè)人員意識到檔案管理信息化的重大意義。最后一點,就是要讓工作者具有使用信息化設(shè)備的能力,提高他們對平臺運用的熟練程度,保證信息化建設(shè)確實能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價值。只有這樣,才能更高效開展檔案管理工作結(jié)語綜上所述,在信息化時代背景下,現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用,為其開辟了新的發(fā)展途徑,全國范圍內(nèi)的檔案管理工作掀起了一場轟轟烈烈的信息化管理熱潮,在一定程度上推動了我國檔案管理工作發(fā)展。參考文獻(xiàn):1 劉凌濤 . 信息時代事業(yè)單位檔案管理的建設(shè)策略 j. 陜西檔案,2017(1):7-7.2孫冬云.新時期檔案管理信息化的對策研究j.信息技術(shù),2011,25(12):144-14

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