淺析事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策_(dá)1

1、    淺析事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策    摘 要：隨信息時(shí)代的不斷深入發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理亟需改進(jìn)以適應(yīng)工作的需要。為提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率，本文客觀分析研究事業(yè)單位人事管理現(xiàn)狀，并提出了有效對(duì)策以規(guī)范人事檔案管理，促進(jìn)事業(yè)單位ide長(zhǎng)足發(fā)展。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;對(duì)策隨事業(yè)單位人事結(jié)構(gòu)調(diào)整不斷精細(xì)化與合理化，對(duì)人事檔案的管理提出了更嚴(yán)格的要求與標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)人事檔案管理的改進(jìn)與調(diào)整勢(shì)在必行。人事檔案管理中詳細(xì)收錄每個(gè)在事業(yè)單位中工作的人員信息，包括學(xué)歷、過(guò)往工作經(jīng)歷與個(gè)人榮譽(yù)等，是事業(yè)單位評(píng)價(jià)員工的有效依據(jù)，能規(guī)范引導(dǎo)事業(yè)

2、單位員工的成長(zhǎng)。因此，對(duì)人事檔案的科學(xué)有效的管理，是保證企業(yè)合理配置人力資源，正常運(yùn)行的必要手段。1 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性1）優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位的人事檔案構(gòu)成內(nèi)容涉及人員詳細(xì)基本信息，有利于組織考核和評(píng)價(jià)。因此，多數(shù)機(jī)構(gòu)在招聘或者評(píng)價(jià)人才時(shí)，必經(jīng)途徑是審查人才的人事檔案的具體內(nèi)容，并確定人才的背景是否符合單位的標(biāo)準(zhǔn)或發(fā)展需要。但為了保障公共事業(yè)單位招聘工作的公正與嚴(yán)格，事業(yè)單位的人事檔案管理亟需進(jìn)一步改進(jìn)與完善。事業(yè)單位往往通過(guò)對(duì)人事檔案系統(tǒng)的操作與應(yīng)用，提升對(duì)人員數(shù)據(jù)的理解與匯編速度，精簡(jiǎn)冗雜的管理流程1。另外，由于事業(yè)單位人事結(jié)構(gòu)的調(diào)整，人員職位升遷，人事檔案管理需要及時(shí)專

3、業(yè)的調(diào)整。與此同時(shí)，對(duì)于檔案中存在負(fù)面內(nèi)容的人員應(yīng)及時(shí)做出懲罰，以維護(hù)單位的穩(wěn)定運(yùn)行。2）加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部控制?，F(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)是將三大模塊包括財(cái)務(wù)管理、人資管理、工作管理相互制約與運(yùn)轉(zhuǎn)，統(tǒng)一為一個(gè)巨大的控制體系。對(duì)于公共機(jī)構(gòu)社會(huì)職能能否得到履行，非常重要的一點(diǎn)是依賴于在人事檔案管理過(guò)程中人力資源管理計(jì)劃的健全程度。另外，內(nèi)部控制的建設(shè)也要貫徹以人為本的重要思想，主要就是加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的管理與控制。事業(yè)單位若在改善內(nèi)部人事檔案管理制度方面進(jìn)程步伐加快，將很大程度提升事業(yè)單位的人事管理的質(zhì)量水平與工作效果。由此可得，公共機(jī)構(gòu)的控制能力的提高是促進(jìn)工作人員積極主動(dòng)地參與工作的關(guān)鍵。2

4、 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀分析1）事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作關(guān)注度低。管理人員存在人事檔案管理意識(shí)薄弱，主要原因是管理層沒(méi)有對(duì)人事檔案工作有形成清晰的認(rèn)知，片面認(rèn)為人事檔案只有簡(jiǎn)單記錄員工基本信息和匯總員工的簡(jiǎn)歷資料的作用，無(wú)法為事業(yè)單位和社會(huì)創(chuàng)造明顯的價(jià)值。相比其他單位的業(yè)務(wù)和工作，對(duì)人事檔案管理工作的重視程度偏低。由于管理層缺乏對(duì)人事檔案管理的關(guān)注，所以在這方面投資的經(jīng)費(fèi)較少，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施缺少，例如缺少獨(dú)立的人事檔案室。在硬件設(shè)施的不完善的情況下，人事檔案管理工作流于形式效率低下，嚴(yán)重影響了人事管理工作的開展。部分單位即使成立專門的檔案室，但往往缺少防火防盜等基礎(chǔ)設(shè)施，例如防塵條件

5、和濕度控制，導(dǎo)致人事檔案文件不僅隨意堆放，還存在巨大的安全隱患。管理層普遍認(rèn)為檔案管理的工作是簡(jiǎn)單易操作的工作，幾乎不關(guān)注檔案管理的水平，從而對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與考核工作也是缺失的2。部分事業(yè)單位組織規(guī)模較小，分配給檔案管理工作的人員未經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，或者選用兼職外人擔(dān)任，以應(yīng)付單位內(nèi)部的日常工作，缺少相應(yīng)的精力和時(shí)間進(jìn)行檔案管理。另外，檔案管理人員潛意識(shí)地認(rèn)為工作就是簡(jiǎn)單的收集檔案，增刪信息等枯燥繁瑣的內(nèi)容，不重視對(duì)檔案的開發(fā)利用和有效管理，一定程度上打擊了工作的積極性和創(chuàng)新性。2）人事檔案相關(guān)內(nèi)容質(zhì)量低。人事檔案內(nèi)容普遍存在舊材料較多的填充，缺少對(duì)新材料的補(bǔ)充，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不

6、全面，人員的近期面貌無(wú)法得到彰顯。舊材料包括對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、家庭社會(huì)關(guān)系的歷史材料，隨時(shí)間推移大多沒(méi)有考究的價(jià)值，應(yīng)著重增添新材料體現(xiàn)人員近期業(yè)績(jī)、能力的提升、經(jīng)歷的豐富等內(nèi)容，全面真實(shí)反映人員的具體情況。檔案材料存在不規(guī)范的問(wèn)題，主要包括填寫不規(guī)范和裝訂不規(guī)范。一、人員對(duì)檔案材料的不重視導(dǎo)致隨意填寫，不符合填寫要求，出現(xiàn)字跡模糊不清、涂改等影響辨認(rèn)的現(xiàn)象，導(dǎo)致重要的信息遺漏或者錯(cuò)誤。甚至在填寫時(shí)間時(shí)，出現(xiàn)前后不一致，嚴(yán)重影響檔案的真實(shí)性和完整性，為人事檔案管理增加不少隱患。二、大部分事業(yè)單位的人事檔案未有序分類，存在目錄缺失，裝訂混亂等問(wèn)題，很大程度上影響審核檔案和查找資料的速度，使檔案管理效率

7、低下。檔案管理上管理形式落后，而歸檔人事材料時(shí)審查不嚴(yán)格。檔案審查時(shí)大意，檢查手續(xù)不完整，例如未蓋組織規(guī)定的章，缺少需要簽名證明的簽名就歸檔，都會(huì)造成檔案張冠李戴的后果，表現(xiàn)為同名多人、重復(fù)登記、多余材料歸檔等現(xiàn)象。3）人事檔案管理技術(shù)落后?，F(xiàn)階段大部分事業(yè)單位在運(yùn)用在人事檔案管理的技術(shù)落后，采取的大都是單一服務(wù)方式，且低信息化。檔案管理者注重對(duì)檔案保存的基本手工工作包括重復(fù)組卷、裝訂、歸檔等，忽視了利用信息的服務(wù)功能。對(duì)于考慮到人力物力的情況引進(jìn)信息化檔案管理系統(tǒng)的事業(yè)單位，也很少將其充分利用，單純應(yīng)用計(jì)算機(jī)做簡(jiǎn)單的目錄和索引管理。人事檔案依賴于手工管理與查閱，缺少電子版本及無(wú)紙化閱讀的形式

8、，發(fā)揮不出檔案的考察依據(jù)功能。對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，存在查詢困難，占用空間大，內(nèi)容更新慢且單一等問(wèn)題。而在管理紙質(zhì)檔案過(guò)程中，重復(fù)調(diào)用原件容易導(dǎo)致人員檔案材料的損耗，不利于檔案的長(zhǎng)期保存。3 改進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的對(duì)策1）重視人事檔案管理。管理層要提升對(duì)人事管理工作的認(rèn)知，在保證質(zhì)量和效率提高的同時(shí)，發(fā)揮出人管工作的價(jià)值。首先，要將人事檔案管理工作納入日常工作的主要部分，結(jié)合單位情況合理配置人力和財(cái)務(wù)資源。其次，在單位內(nèi)部宣傳檔案管理的重要性，促使員工意識(shí)到檔案管理的必要性。最后，加強(qiáng)檔案管理的軟硬件設(shè)施，設(shè)立專門的部門管理檔案和培訓(xùn)專業(yè)人才開展工作，配備基礎(chǔ)設(shè)施。2）增強(qiáng)人事檔案的準(zhǔn)確性與完

9、整性。傳達(dá)員工實(shí)事求是的理念，全面了解員工的工作經(jīng)歷與技能水平，完善信息，避造假與浮夸。另外，提高檔案管理人員對(duì)檔案完整性的深刻認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)管理人員不斷完善員工資料，提倡多渠道收集檔案信息，以增強(qiáng)人事檔案的有效性。3）推動(dòng)信息化應(yīng)用于檔案管理。人事檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)能使更迅速查詢到員工的信息，并有力保證信息發(fā)布的時(shí)效性3。通過(guò)運(yùn)用高科技手段錄入資料，使信息傳達(dá)更及時(shí)準(zhǔn)確;通過(guò)設(shè)置電子檔案管理權(quán)限，使保密工作更加完善，提高檔案管理的效率。4）培養(yǎng)高水平的檔案管理人才。檔案管理人員的水平高低直接影響檔案管理的質(zhì)量水平，因而事業(yè)單位需要專門培訓(xùn)出高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理員工或提高聘用檔案管理人員的門檻，以促進(jìn)管理工作的專業(yè)性。對(duì)人才的培養(yǎng)不僅要注重傳統(tǒng)的基礎(chǔ)技能培訓(xùn)，更要提高其信息化技能，端正服務(wù)態(tài)度，以促進(jìn)員工整體素質(zhì)的提升4。4 結(jié)語(yǔ)人事檔案管理工作復(fù)雜，需要人員科學(xué)的處理工作，要求具有服務(wù)精神和政治意識(shí)。在日常檔案管理的基礎(chǔ)工作中，更要注重創(chuàng)新管理形式，使檔案管理工作者價(jià)值最大化，以促進(jìn)檔案管理工作更高效與規(guī)范地運(yùn)行。參考文獻(xiàn)1魯延紅.事業(yè)單位干部人事檔案管理對(duì)策分析j.蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（22）：43-45.2鄧兵娥.事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)困境與對(duì)策j.