檔案工作如何向規(guī)范化標準化發(fā)展

1、    檔案工作如何向規(guī)范化標準化發(fā)展    孫丹丹檔案記載了歷史發(fā)展的過程，它從不同的角度全面客觀的反應了各個不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是歷史的見證，是最可靠的原始記錄，是最具有權(quán)威性的憑證。因此，不斷強化檔案管理，保護檔案資料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用至關(guān)重要。要想提高檔案管理的水平就必須實行規(guī)范化、標準化共組程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定各個環(huán)節(jié)都要有統(tǒng)一的程序和科學的方法進行歸檔工作。在實際工作中，把住各類檔案的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作。一、公文制發(fā)是推

2、進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)性前提公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，

3、繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作

4、。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。期刊文章分類查詢，期刊圖書館它要求我們在實際工作中，要注意解決好以下問題：1.要準確把握文件立卷歸檔的時效性。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。2.明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處

5、的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。3.在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入；同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。三、加強領(lǐng)導、完善制度是推進檔案工作規(guī)范化、標準化可靠保證1.提高認識，加

6、強領(lǐng)導。要認識到實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化是一項很重要的工作，檔案的規(guī)范性能夠保證其真實性及重要性作用的發(fā)揮，確保規(guī)范性意義重大。要切實加強這方面的思想認識，真正從思想上引起對檔案工作的重視和支持，加強檔案規(guī)范性的監(jiān)督管理。2.完善制度，明確責任，強化監(jiān)督管理。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵。一是要結(jié)合檔案工作實際，建立健全檔案接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計、鑒定、保密、銷毀等一整套的規(guī)章制度，使檔案工作各個環(huán)節(jié)有章可循。二是對各科室部門的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，加強檔案管理的綜合性和獨立性。3.加強檔案人員隊伍建設(shè)，要促進檔案規(guī)范化、標準化，必須

7、提高檔案人員素質(zhì)。抓好隊伍建設(shè)，堅持不懈地對檔案人員進行職業(yè)道德教育、規(guī)章制度及現(xiàn)代科技知識的培訓，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。一是增強責任意識。要熱愛檔案事業(yè)，具有強烈的事業(yè)心和責任感、使命感，這是做好檔案管理工作最基本的政治素質(zhì)要求。二是增強法律意識。檔案工作者必須學習檔案法，具備“依法治檔”、“依法用檔”意識，有效維護檔案的完整與安全。三是增強奉獻意識。檔案工作的隱蔽性和保密性決定著它永遠不會像其他工作那樣可以張揚自我、引人注目，它是一項默默無聞的工作，只有不計名利，耐得住寂寞，默默奉獻，才能做好這項工作。4.用現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)促進檔案管理規(guī)范化、標準化。采用現(xiàn)代化的管理方式可以很好地促進其規(guī)范化、標準化。只有逐步改變原來落后單一的手工操作方式，代之以現(xiàn)代化科學的