中職學籍檔案管理的問題分析及對策

1、    中職學籍檔案管理的問題分析及對策    賴清霞摘  要：通過對檔案管理中存在的問題進行分析，提出了提高學籍檔案管理效率的對策，以期能為中職學籍檔案的管理工作提供有益的參考和借鑒。關鍵詞：中職學籍檔案;檔案管理;借閱制度;管理人員：g647.24             ：a          

2、0;    doi：10.15913/ki.kjycx.2015.01.061學籍檔案是學生從入學到畢業(yè)期間在校學習過程的原始記錄，每份學籍檔案都記載了學生的很多個人信息。加強學籍檔案管理，完善學籍檔案管理制度，提高學籍檔案管理人員的素質(zhì)，進而提高學籍檔案管理水平，是中職學校教學工作中的一項重要內(nèi)容。基于此，本文就中職學籍檔案管理問題及對策進行了分析和探討，相信能為中職學籍檔案管理工作提供一定的幫助。1  產(chǎn)生問題的原因1.1  學生思想不穩(wěn)定中職學校主要是通過新生入學后軍訓、發(fā)放學生手冊、召開主題班會等形式進行入

3、學教育，針對新生由初中進入中職學校后的學習方法、如何與人相處、心理健康和思想政治工作等方面進行入學教育。但目前普遍存在入學教育不到位的問題，致使新生入學后很難適應新的生活、學習，容易產(chǎn)生退學念頭，學習、生活不穩(wěn)定，在入學不到半年就出現(xiàn)了退學現(xiàn)象，其他人則往往需要很長時間才能進入正常的中職學習生活中。這無疑會對中職院校的學籍檔案管理工作造成影響。1.2  學籍管理手段比較落后中職學籍檔案管理采用的仍是多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，不僅增加了許多工作，而且信息也無法實現(xiàn)共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，滿足不了新時期中職

4、學校教育教學發(fā)展的需要。1.3  重視度不夠由于開學時的學籍注冊工作的制度支撐不夠，致使職能部門和學生都不重視學籍注冊工作，在填寫相關信息時不認真、仔細，使得上級領導需要學籍檔案數(shù)據(jù)時查閱不到相關數(shù)據(jù)信息。2  如何提高檔案管理水平為貫徹落實中華人民共和國教育法檔案法，嚴格執(zhí)行云南省中等職業(yè)學校學籍管理暫行規(guī)定，中職學校要認真做好學籍檔案的管理工作。2.1  學校領導要重視切實加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入目標管理，提高檔案工作在中職學校的地位，切實解決檔案工作中所必需的人力、物力、財力問題。按照檔案法要求，保障檔案事業(yè)科學化、

5、規(guī)范化、制度化建設。加大財力投入，配置檔案密集架、計算機、空調(diào)、復印機、除濕器、滅火器等重要設施。開展檔案行政執(zhí)法，這樣既可以宣傳檔案工作，又可以加大檔案行政執(zhí)法的力度。2.2  規(guī)范管理根據(jù)檔案法及檔案管理規(guī)定，建立健全管理制度，這是做好學籍檔案管理工作的基礎。學籍管理應以各學生管理處為主，實行過程管理。隨著中職學校招生規(guī)模的不斷擴大和學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，例如招生、就業(yè)、專業(yè)設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育、心理健康等，樹立服務于教育教學的觀念，進一步增強服務功能。2.3  建立信息

6、化的學籍檔案管理平臺現(xiàn)代化管理手段是建立高效、公正、準確、科學、規(guī)范的學籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生人數(shù)的不斷擴大，校校合作、校企合作日益增多，傳統(tǒng)的檔案管理再也無法保證這些工作的順利進行，因此，應使用計算機進行信息化學籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學籍管理信息系統(tǒng)，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立中職學生學籍管理檔案庫，以隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析。根據(jù)用戶權限的設置，各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網(wǎng)絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科

7、學化、規(guī)范化。2.4  制訂嚴格的日常管理和借閱制度中職學校必須設立專門的學籍資料管理人員，負責學籍資料的整理、歸類和電腦輸入，進行數(shù)據(jù)處理，并成立獨立的學籍資料檔案室。該檔案室是儲存各種學籍資料文件、各年級學生學籍檔案的重要場所，任何人未經(jīng)部門領導或?qū)W籍資料管理員允許，不得翻閱各種文件和資料，以確保文件和資料的保密性。所有學籍檔案文件、資料的入檔、保管、借出必須由管理人員負責，每學期必須進行一次全面的清查，需要借閱的文件、資料，應由主管領導批準后，辦理借閱手續(xù)并按時歸還。各類學籍檔案管理文件、資料應按類合理放置，做到整齊、易查找。如果丟失，應及時報告，并補回。加強管理，切

8、實做好防火、防盜、防水、防蟲等安全管理工作。2.5  提高學籍檔案管理人員的素質(zhì)中職學校對學籍檔案管理人員素質(zhì)的要求越來越高，因此，應加強學籍檔案管理人員自身素質(zhì)的建設，包括職業(yè)道德和專業(yè)水平的提高。應定期對檔案管理人員進行在職培訓或脫產(chǎn)培訓，及時學習新的教育政策、檔案法規(guī)和文件，了解、掌握現(xiàn)代化管理技術、方法和新形勢下的學籍檔案管理特點，加強專業(yè)理論知識和計算機應用等知識的學習，增強實際運用和操作能力，逐步提高中職學校學籍檔案管理隊伍的整體素質(zhì)水平。 中職學籍檔案管理工作是一項細致、繁忙而又復雜的業(yè)務管理工作，從事這項工作不僅要具備廣博的科學文化知識、系統(tǒng)的教育理論知識和

9、專業(yè)的學科知識，還應有一定的計劃決策能力、組織指揮能力、協(xié)調(diào)溝通能力、高尚的職業(yè)道德和團隊合作精神。學籍檔案管理人員只有努力學習，并在實踐中不斷地總結經(jīng)驗，才能提高學籍檔案管理水平，使學籍檔案管理在中職學校人才培養(yǎng)中發(fā)揮越來越大的作用。3  結束語綜上所述，檔案的管理工作是中職院校教育工作的起點和基礎，而檔案的利用是檔案管理的目的和意義所在。作為學籍檔案管理者，除了掌握檔案管理的基礎知識外，還要在工作中結合學籍檔案的特殊性，掌握一定的現(xiàn)代化信息技術，無論是學籍檔案的管理，還是學籍檔案的利用，都要從學籍檔案自身的特點出發(fā)去開展工作。只有這樣，才能不斷提高學籍檔案的管理水平。參

10、考文獻1江慧.當前形勢下中職學校學籍檔案管理的思考j.科協(xié)論壇（下半月），2009（03）.2李玉萍.高校學籍檔案管理的問題與對策分析j.齊齊哈爾醫(yī)學院學報，2008（17）.編輯：王霞vocational school records management problems and countermeasureslai qingxiaabstract： the problems in records management to analyze proposed to improve the efficiency of school records management strategies， in order to be able to provide a useful reference for the management of vocational&