行政事業(yè)部事務工作流程

1、行政事業(yè)部事務工作流程一、           辦公用品領用 1、領用人根據(jù)有關辦公用品清單及實際需要（見附表1），向本部門兼職內勤提出申請，由內勤統(tǒng)一向行政部簽字領取。2、辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門領導及主管副總簽字同意后另行購買。3、辦公用品費用每月攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發(fā)放辦公用品，并在下一期預算中扣除超出部分。4、員工離職時，應認真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字。5、公司辦公用品每月1日、

2、一五日發(fā)放2次，其余時間如急需領取辦公用品須部門經(jīng)理簽字確認。  二、           印簽管理1、公司印章刻制均須報總裁批準，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機關辦理刻制手續(xù)。 2、下屬企業(yè)和部門根據(jù)實際需要申請刻制內部或對外用章，但須經(jīng)總裁批準。 3、各部門印章由各部門指定專人負責保管；印章使用及保管須有記錄，不能委托他人代管。4、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準人、用印日期。5、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印。  三、&#

3、160;          復印1、公司所有復印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負責，未經(jīng)行政部確認，各部門不得私自拿到公司外復印。2、復印操作人應自覺在行政部復印管理臺帳上登記。3、復印用紙、用墨費用根據(jù)實際用量每月隨辦公用品攤銷，復印機維修費用根據(jù)比例每季度攤銷。4、如行政部發(fā)現(xiàn)復印操作人未填寫復印數(shù)量或數(shù)量不符，除責成其重新填寫外，將限制該部門使用復印機,直至落實責任及相關處罰。5、任何人不得利用公司機器復印與工作無關文件，行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，有權根據(jù)公司有關規(guī)章制度,通知人事部進行處罰。 四、&#

4、160;          傳真收發(fā) 1、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行政部及時分發(fā)。2、行政部收到傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負責通知收件人及時領取及簽字確認。3、行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷費用至各部門。  五、           信件收發(fā) 1、     &

5、#160; 公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負責。收發(fā)業(yè)務范圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。 2、       收發(fā)人員須根據(jù)相關文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。3、       收到信件資料由行政部負責通知收件人及時領取。 4、       對貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，并及時通知個人簽字領取。5、     &

6、#160; 對投遞錯誤的郵件，應及時退回或設法轉移。 六、           名片管理 1、       公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務。 2、       印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經(jīng)部門領導簽字后交由行政部負責印制。 3、       名片印制前需確認名

7、片職務、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認無誤。 4、       公務、客戶名片須在公司內作為共享資源。 5、       自確認名片內容起，一周內到行政部領取。6、       名片印制費用每季度攤銷一次。 七、           公司設備申請流程 為加強我公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范管理工

8、作程序，提高資產(chǎn)的使用效率，杜絕浪費；參照行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法（國管財字【2000】32號）規(guī)定，結合我公司實際情況，特制定我公司設備申請流程：（一）原則：講究計劃性和成本效益，以物質資源供給的有序性，保證公司職能的按計劃完成：1.    配發(fā)過程中，是否供應，供應多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級別；2.    要考慮實際可能的收益（對工作的推動），而不是不計工本，不問效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資源用在“刀刃”上；3.    要使庫存保持合理的限度（基本上無閑置的資產(chǎn)），注意

9、提高資金的有效利用率。（二）、具體流程:1各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預算計劃，提出切實可行的申請要求（內容具體翔實、理由充分），經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。2行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設備資產(chǎn)情況對申請進行核實，并對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設備申請原則，提出解決建議和意見（調撥或購買）。3如果采取“調撥”程序，行政部將調撥計劃上報行政部主管副總簽字確認后實施；4如果采取“購買”程序，行政部將參照“江蘇×大×××軟件股份有限公司財務審批流程暫行規(guī)定”（蘇股財字02第003號）有關規(guī)定具體執(zhí)行。5采購由行政部統(tǒng)一申請費用、組織購

10、買、費用攤銷，過程遵循“價廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎上，注意設備的性能價格比，多壓價比價、厲行節(jié)約。設備采購結束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領用，責任到人。6所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調離本部門時應收歸行政部倉庫，并在部門設備管理員處登記。 八、            午餐飯票 1.員工到職，由本部門內勤根據(jù)其到職日期向行政部領取飯票。2.每月3031日，各部門內勤根據(jù)本部門正式員工實際人數(shù)領取下月飯票。3. 每月12

11、日，由各部門內勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳細名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個人零星領取及退票。4.    如出現(xiàn)帳款不齊或錯漏，由各部門內勤負責?？惋埐腿念I用需填寫客飯領用申請單，并由部門經(jīng)理簽字確認。5.非正式員工（實習生等）領用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標準領用飯票。 九、           訂餐、訂票、訂房申請流程 為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務性。現(xiàn)將有關訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總如下：1、

12、             各部門根據(jù)各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并填寫相應的申請表（內容具體詳實），部門經(jīng)理簽字確認。2、             各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結款。3、       

13、      各部門承擔在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風險，例如承擔退票費、退房費等。4、             費用超過500元以上，申請需要其部門主管副總簽字確認。5、             訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前23天知會行政部，訂餐、訂房一般提前12天）。6、

14、             各部門申請不得提高出實際需要的要求。 十、 禮 品 1、禮品由行政部負責根據(jù)不同檔次選擇訂購，選擇原則為高雅、大方、實用,能體現(xiàn)公司形象。2、各部門根據(jù)禮品清單（見附表2）領用公司禮品，需向本部門經(jīng)理提出申請，填寫禮品領用單，簽字確認費用來源。3、各級部門經(jīng)理(必要時由總裁或分管行政副總)簽字后到行政部領取禮品。4、禮品費用每季度攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮品，并在下一期預算中扣除超出部分。

15、60;十一、 宣傳品 1、公司宣傳品包括手提袋（長、短）、宣傳彩頁、公司簡介和產(chǎn)品說明書等。2、領用宣傳品在5份以下的，由領用人在行政部宣傳用品領用臺帳上登記。3、領用宣傳品在5份以上的，需填寫宣傳用品領用申請單，由部門經(jīng)理簽字確認后，在宣傳用品領用臺帳上登記后領用。4、宣傳品費用初步擬訂每季度攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品，并在下一期預算中扣除超出部分。5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責成其重新填寫外，并向其部門經(jīng)理投訴及進行相關處罰。 十二、 會議管理 1.    公司行

16、政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須及時通知行政部,便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認。2.    會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需準備等（見附表3），便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置及設備調試。3.    除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。 4.    會議結束后由行政部派人清理會場，查收設備。5.    會議室使用費用按部門使用比例每季度攤銷一次。  十三、 車輛管理 1、&#

17、160; 公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務活動使用，公司人員如要用車，請遵循以下管理條例：2、  公司車輛由行政部門負責管理，分別按車號設冊登記管理。3、  公司車輛的使用實行“派車單”制度。員工應認真填寫“派車單”，交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。若有預計用車需要，應提前23天向行政部門提交“派車單”申請。4、  “派車單”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負責車輛統(tǒng)一調度。5、  車輛使用完畢，使用人員、駕駛人員須填寫“車輛使用實際情況記錄單”，交行政部備案。6、  行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查核一次，以防浪費，如超過耗

18、油標準時（指不正常）應送請調整修理。7、  公司車輛內部使用費用如下: 市內用車：普通轎車里程費1.5元/公里；面包車里程費2元/公里。 等候計費：等候時間在半小時內，免計費用，超過半小時部分，按0.5元/分鐘計費。長途用車：普通轎車里程費1.0元/公里；面包車里程費2元/公里。 直接費用（如汽油費、過橋過路費、停車費等），由各用車部門自理。各部門車輛使用費每季度結算，并由部門經(jīng)理簽字確認后交財務部。   十四、設備維修流程 1報修人員先將報修信息反饋給各部門的設備管理員；2部門設備管理員初步檢查后，填寫設備報修單（提供設備編號和故障

19、現(xiàn)象），部門經(jīng)理批準后送交行政部；3行政部設備管理員根據(jù)編號，聯(lián)系廠商，組織及時維修；4通過暫借、調撥等方式，將暫時不用的設備給報修者使用；5機器設備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用；6涉及到的維修費用，由各部門承擔。 十五、電子屏使用規(guī)范（一）原則電子屏是公司對內對外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏，做到使用主體合格，信息確認有效，發(fā)布時間合理等，特制定本使用規(guī)范。一、            使用主體1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權。2、行政事業(yè)部設專人負

20、責電子屏的使用、維護、修理。3、電子屏責任人的職責包括：及時實施公司信息發(fā)布，制定信息發(fā)布時間表，制定信息更新計劃，電子屏信息發(fā)布的匯總整理，電子屏日常維護，電子屏故障排除，電子屏修理配合等。4、電子屏責任人對行政事業(yè)部經(jīng)理負責。 二、            發(fā)布內容1、電子屏的發(fā)布內容分為日常型信息和特別型信息。2、日常型信息內容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動態(tài)、業(yè)內新聞動態(tài)。3、特別型信息內容包含：各類通知、各類公告、各類賀詞及其他信息。4、日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成。5、特別型信息的搜集整理由行政事業(yè)部配合消息相關部門完成。 三、            發(fā)布時間1、電子屏的使用時間為每個工作日的上午8：30至下午6：30（有特殊情況的除外）。2、日常型信息發(fā)布時效：公司宣傳介紹每日2小時，分46時段發(fā)布；公司新聞動態(tài)每日2小時，分46時段發(fā)布；業(yè)內新聞動態(tài)每日1小時，分