淺議醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用工作

1、    淺議醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用工作    韓麗平摘 要：醫(yī)院人事檔案管理工作在用好醫(yī)護(hù)人才資源、推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展過(guò)程中，起著舉足輕重的作用。本文針對(duì)醫(yī)院檔案管理應(yīng)用上存在的一些突出問(wèn)題，提出了具體對(duì)策建議。關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；管理；應(yīng)用abstract ： the management of hospital personnel files is very important to promote hospital sustainable development of medical talent resource. this article p

2、ut forward some suggestions according to the current prominent problems.of hospital personnel files management applicationskey word ： hospital . personnel files. management application引言醫(yī)院人事檔案是記載醫(yī)護(hù)職業(yè)生涯的重要依據(jù)，是醫(yī)院選賢任能、干部任免的正確導(dǎo)向。一份完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面、真實(shí)地反映出一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌、思想品德、業(yè)務(wù)科研能力、工資福利等信息，人事檔案管理工作成效如何，對(duì)于

3、更好用好人才資源、推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展起著舉足輕重的作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)取得了卓越的成就，各級(jí)醫(yī)院育才引才模式、醫(yī)護(hù)人員管理制度也都發(fā)生了深刻變化，推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作過(guò)程中，也折射出一些問(wèn)題值得反思、亟需解決。1.管檔意識(shí)有所淡化。醫(yī)院普遍注重加強(qiáng)醫(yī)療力量配備，而人事檔案管理工作卻聚焦不多，這也導(dǎo)致管理層治檔管檔意識(shí)淡薄，人事檔案管理工作基本處于停滯不前的狀態(tài)，固守成規(guī)已是牽強(qiáng)，開(kāi)發(fā)創(chuàng)新更是微乎其微。2.管檔方法滯后。信息化產(chǎn)業(yè)已廣泛應(yīng)用于工作和生活中，而多數(shù)醫(yī)院用在檔案信息化建設(shè)方面的投入少之甚少，檔案管理設(shè)施落后，檔案存放條件差；檔案采集主要使用全人工記錄、分類、保

4、管等傳統(tǒng)方法，即便借助普通辦公軟件開(kāi)展分類、查找及檢索等輔助工作，人事檔案管理效率仍然不高，存在數(shù)據(jù)等信息錄入錯(cuò)誤或統(tǒng)計(jì)結(jié)果不準(zhǔn)確等問(wèn)題。3.材料不規(guī)范、不全面。一是人事檔案收集過(guò)程中，由于院辦、黨辦、人事處（科）等部門銜接不到位導(dǎo)致脫檔或缺件情況尤為嚴(yán)重；二是填寫信息前后矛盾的現(xiàn)象，如為重復(fù)得益，更改出生年齡、參加工作時(shí)間等；三是干部履歷表信息缺少佐證材料，有隨意填寫或故意改動(dòng)檔案信息等問(wèn)題；四是涉及個(gè)人思想品德、成長(zhǎng)經(jīng)歷、工齡工資方面材料較多，而反映醫(yī)療業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)特長(zhǎng)等方面信息較少，這些都使檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性打了不少折扣，難以發(fā)揮人才資源開(kāi)發(fā)利用的應(yīng)有功能。4.人員素質(zhì)有待

5、提升。盡管大多數(shù)醫(yī)院設(shè)有干部人事檔案室，也配備了專職人員，但工作力量薄弱、人手不足、專業(yè)人員少仍是普遍現(xiàn)象，加之多數(shù)人員是“半路出家”，對(duì)檔案管理的基本原則、注意事項(xiàng)不夠熟悉，缺少相應(yīng)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和專業(yè)培訓(xùn)。醫(yī)院的又好又快發(fā)展，根本上取決于優(yōu)秀的醫(yī)護(hù)專業(yè)人才。而醫(yī)護(hù)人員檔案又是選才擇才不可或缺的材料之一，所以提升檔案管理水平至關(guān)重要。針對(duì)以上問(wèn)題，制定如下整改措施，希望檔案工作者可以借鑒和延伸，本著對(duì)過(guò)去、現(xiàn)在、未來(lái)負(fù)責(zé)的態(tài)度將工作干得更好。第一，強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理的工作意識(shí)。首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好人事檔案工作的前提和基礎(chǔ)。要充分利用各種途徑，多向處室（科室）領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)溝通工作進(jìn)展和所遇

6、問(wèn)題，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。其次，良好外部氛圍是做好人事檔案工作的重要保障。加大宣傳力度，通過(guò)編印知識(shí)讀本、院內(nèi)網(wǎng)頁(yè)發(fā)布等方式，深入解讀人事檔案工作有關(guān)法規(guī)文件精神、相應(yīng)配合要求，提高醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí)，使檔案重要的思想深入人心，并認(rèn)識(shí)到及時(shí)、如實(shí)填報(bào)檔案材料是一項(xiàng)嚴(yán)肅、認(rèn)真的事情。第二，嚴(yán)密人事檔案入件材料的管理規(guī)定。醫(yī)院人事檔案內(nèi)容繁多，涉及面廣。應(yīng)注重三個(gè)方面：一是暢通“源頭起點(diǎn)”。對(duì)內(nèi)，加強(qiáng)院辦、黨辦等部門與人事處（科）的對(duì)接聯(lián)系，做到醫(yī)護(hù)人員考評(píng)考核、干部任免、工資或職級(jí)調(diào)整等，及時(shí)反饋人事檔案之中；對(duì)外，加強(qiáng)與衛(wèi)計(jì)委、人社局、組織部、檔案局等單位的溝通銜接，做到按新要求修正人事檔案

7、工作，及時(shí)做好查缺補(bǔ)缺、移交移送等工作。二是把握“過(guò)程控制”。醫(yī)護(hù)人員檔案入件材料規(guī)定進(jìn)行鑒別、整理，對(duì)不符合規(guī)定的予以退回整改或按要求登記銷毀，對(duì)符合規(guī)定的及時(shí)收集、匯總，做到取之于據(jù)、舍之有理。三是壓實(shí)“最后一步”。規(guī)范化進(jìn)行裁邊、打孔、打印目錄、裝訂入冊(cè)等工序，確保人事檔案不散失、不積壓，確保人事檔案統(tǒng)一管理、方便查閱。第三，完善人事檔案管理制度化建設(shè)。制度是管總、管長(zhǎng)遠(yuǎn)的，醫(yī)院人事檔案管理同樣需要一套行之有效的制度。工作導(dǎo)向上，要把制度建設(shè)放在人事制度改革的新形勢(shì)下來(lái)謀劃，放在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的新要求上來(lái)把握，放在人事檔案工作自身發(fā)展規(guī)律中來(lái)推進(jìn)，與時(shí)俱進(jìn)健全醫(yī)院人事檔案的管理制度。工

8、作推動(dòng)上，要把人事檔案管理工作作為重要工作來(lái)抓，并納入醫(yī)院人事處年度目標(biāo)考核管理項(xiàng)目，與其他項(xiàng)目一起進(jìn)行同質(zhì)化管理。工作運(yùn)行上，不斷完善相關(guān)制度、職責(zé)、流程等。如制定干部人事檔案管理員職責(zé)、干部人事檔案管理制度、查閱制度、保密制度、庫(kù)房管理制度，以及干部人事檔案查、借閱審批流程，檔案轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出辦理流程，確保檔案工作在制度化、系統(tǒng)化軌道上運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，著重健全完善監(jiān)管制度，定期或不定期進(jìn)行督查整改，利用pdca循環(huán)、平管圈等工具，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)。第四，提升人事檔案管理人員的能力和水平。人事檔案管理員是否具有扎實(shí)的專業(yè)技能知識(shí)和優(yōu)良的政治理論素養(yǎng)，直接影響著檔案管理工作發(fā)展和創(chuàng)新。要加強(qiáng)三方

9、面的工作：一是堅(jiān)持“院外引進(jìn)”和“院內(nèi)培養(yǎng)”兩手抓，把有志于從事檔案管理工作的優(yōu)秀人才充實(shí)到人事檔案管理隊(duì)伍中來(lái)。二是根據(jù)實(shí)際需要，通過(guò)在職學(xué)習(xí)培訓(xùn)、參加學(xué)術(shù)交流，以及選派檔案人員到管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人事檔案部門學(xué)習(xí)，以了解掌握人事檔案專業(yè)和信息領(lǐng)域的新方法新技術(shù)，不斷提高專業(yè)服務(wù)水平。三是注重提高人事檔案管理人員的工作積極性，重視他們的工資待遇，關(guān)心他們的進(jìn)步成長(zhǎng)，避免或減少人才流失。第五，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的開(kāi)發(fā)利用。醫(yī)院人事檔案反映了醫(yī)護(hù)人才的成長(zhǎng)軌跡，其學(xué)歷變動(dòng)、職務(wù)變遷、職稱晉升、工資增減、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、家庭及社會(huì)關(guān)系、政治面貌等內(nèi)容，是綜合考量人才的重要依據(jù)和參照。一方面，要及時(shí)充實(shí)個(gè)人工作

10、業(yè)績(jī)、能力檔案等材料，全面收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育、參加各種專業(yè)資格考試和注冊(cè)考試等信息資料，及時(shí)將臨床工作能力、業(yè)績(jī)和反映專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)等材料歸入檔案，確保“檔如其人”“檔即其人”。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)在職干部、在職工人、退休人員的人事檔案進(jìn)行分類研究、匯總分析，摸索出其中的規(guī)律或特點(diǎn)，把沉寂的“死”檔案變成有價(jià)值的“活”資料，為醫(yī)院考核選撥干部、合理配置人才資源提供有力依據(jù)。第六，推動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化信息化發(fā)展。在保證檔案室?guī)旆?、閱檔室、辦公室等硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)到位的前提下，加大軟件系統(tǒng)投入力度，建立和完善干部人事檔案管理和原件子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，并做到及時(shí)更新、定時(shí)維護(hù)。充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)越性、時(shí)效性，以原始檔案為依據(jù)，開(kāi)發(fā)適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的人事檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的整合性、共享性、傳遞性、安全性、高效性。結(jié)語(yǔ)綜上所述，做好醫(yī)院人事檔案工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，也是一項(xiàng)利于提升醫(yī)院整體工作水平的基礎(chǔ)工程，應(yīng)當(dāng)且必須抓緊抓好抓出成效。參考文獻(xiàn)1劉瑞鳳.關(guān)于