淺議如何加強財務檔案管理

1、    淺議如何加強財務檔案管理    譚雪麗摘 要：財務檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在為單位經(jīng)濟和國家經(jīng)濟建設服務等方面發(fā)揮著積極的作用。財務檔案是在會計活動中形成的、反映經(jīng)濟業(yè)務的歷史記錄，是反映各單位的經(jīng)濟活動的原始憑證和依據(jù)。財務檔案包括財務憑證、財務賬簿、財務報表和其他財務專業(yè)材料。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展和檔案管理工作的加強，財務檔案管理工作正在逐步走向規(guī)范化、標準化。文章通過對財務檔案管理現(xiàn)狀的分析，提出合理化建議，以期促使財務檔案更好的為改革發(fā)展提供服務。關鍵詞：財務檔案；管理；對策一、財務檔案管理的概述和

2、內(nèi)容會計檔案管理辦法中會計檔案主要是記錄和反應單位經(jīng)濟業(yè)務發(fā)展中最重要的史料及證據(jù)依據(jù)。其中具體的檔案管理內(nèi)容包括會計憑證、會計賬簿及財務報告等。其中會計憑證包括原始憑證、記賬憑證、日記賬及固定資產(chǎn)賬等等；財務賬簿包括總賬、明細賬、日記賬及固定資產(chǎn)賬和其他會計賬簿等等；另外，關于財務報告類，通常包括月度、季度、財務報告、會計報表、附表及附注等等。另外，電算化的會計檔案中包括存儲會計的憑證、賬簿移動硬盤及紙質(zhì)等等。除此之外，數(shù)據(jù)按照一定的時間都有相應地備份，財務軟件升級前還應當對數(shù)據(jù)庫進行備份。打印輸出經(jīng)過蓋章簽字的會計資料中每年一次的系統(tǒng)管理員簽字能夠委會相應地記錄，并且對于所有的版本而言，系

3、統(tǒng)、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫及軟件應當對資料或者數(shù)據(jù)進行有效地存檔。二、目前財務檔案管理存在的問題1.財務檔案管理人員整體素質(zhì)偏低一是學歷方面，具有大專以上學歷的為少數(shù)。檔案人員學歷低，也在一定程度上制約著隊伍的發(fā)展。另外，取得會計專業(yè)技術資格的人數(shù)少之又少。二就業(yè)務方面來說，對于財務檔案管理人員，嚴格的講，不僅要具備財務人員從業(yè)資格，還要具備檔案人員從業(yè)資格。有些單位沒有配備專職的財務檔案人員，只是由會計人員兼職，他們對于檔案知識缺乏，沒有受過正規(guī)培新，墨守陳規(guī)，不懂業(yè)務，更就談不上科學管理財務檔案了。但是隨著我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，檔案數(shù)量也逐年增加。所以，配備專人管理財務檔案，并且提高檔案管理隊伍素質(zhì)尤其

4、顯得至關重要了。2.檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范應歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應包括納稅申報表及稅務的其他材料，各種票據(jù)的領用使用登記簿，財務人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟合同、資產(chǎn)評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內(nèi)部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據(jù)。3.財務檔案開發(fā)利用不充分，檔案編研水平有待提高當前，由于檔案隊伍整體素質(zhì)偏低，也造成了財務檔案編研成果少的現(xiàn)象。普遍認為財務檔案僅僅需要收集整理歸檔，服務意識差，只是單純的為了保管而保管。而對于檔案的開發(fā)利用來說

5、，它是檔案價值集中體現(xiàn)，其成果可謂微乎其微。由于編研產(chǎn)品少，檔案開發(fā)利用不充分，直接影響人們對財務檔案重要性的認識，檔案的價值也不能充分體現(xiàn)出來，從長遠來看，也不利于財務檔案的有效管理。4.管理制度有待健全一般來說，多數(shù)單位都比較重視內(nèi)部管理制度的建設，建立了較為完備的管理制度體系，但涉及財務檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少。由于缺乏系統(tǒng)、完備的財務檔案管理制度，使得財務檔案管理松散無序，嚴重影響了財務檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。日常工作無章可循，基本上憑經(jīng)驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。三、如何加強財務檔案管理1.

6、提高相應的管理人員綜合素質(zhì)對財務檔案管理相關工作人員而言，其必須具備一定的素質(zhì)涵養(yǎng)以及工作能力，同時還必須具備一定程度的法律意識以及法律認識。在對于相關工作人員的選擇上，必須選擇綜合素質(zhì)突出、個人工作能力極強的人員來進行相關的檔案管理工作。對已有工作人員，進行一定的財務檔案管理方面的教育培訓，提升工作水平，增強他們的檔案管理保密意識以及責任意識。2.做好財務檔案的編研究工作，加大開發(fā)力度財務檔案是檔案重要的組成部分，也是財務檔案工作人員首先要根據(jù)市場經(jīng)濟的需要，大力開發(fā)和利用本單位財務檔案信息資源，為單位的經(jīng)濟增長方式的根本轉(zhuǎn)變服務。首先要轉(zhuǎn)變思想。我們要全面樹立起財務檔案工作為單位經(jīng)濟發(fā)展服

7、務的觀念，變被動變主動，實現(xiàn)服務范圍、對象逐步向經(jīng)濟、技術方面轉(zhuǎn)變。比如：通過對近年來本所財務檔案資源進行的對比，特別是對收入來源、固定資產(chǎn)增減變動以及成本費用情況進行對比分析，可以一目了然地為領導改革方案的實施提供了詳實有力地依據(jù)，同時增加了財務檔案資源的透明度，提高了廣大群眾的工作積極性。3.完善財務檔案管理制度依據(jù)會計法和檔案法等法律法規(guī)，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規(guī)章制度，將財務檔案管理納入到整個企業(yè)工作的整體規(guī)劃中來，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如財務檔案工作人員守則、財務檔案查閱制度等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用

8、等工作環(huán)節(jié)，使財務檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制定電子檔案管理辦法。4.加強硬件設施建設不斷加大財務檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設備，原則上應有專門的財務檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個檔案室，檔案室應由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務檔案規(guī)范化管理奠定堅實的基礎，為提高財務檔案管理水平的提高提供保障。5.建立專門的資料保管庫房對于財務檔案的存儲，必須按照國家有關規(guī)定建立專門的庫房進行儲存工作，如果不具備單獨興建庫房的能力，那么也必須將庫房與辦公室、閱覽室有效的區(qū)分開來。同時加強對檔案管理相關的硬件設施，進行庫房建設的同時，必須保證建成后具備一定的防范措施：防火、防盜、防塵、防霉等具體防范內(nèi)容。并且制定出相關的庫房管理政策，禁止與相關管理工作無關的人進入其中，有效的保證庫房內(nèi)檔案的安全，同時對財務檔案可能受到的自然損害進行防范，以保證資料的完整性。四、結(jié)束語隨著時代的發(fā)展，社會和經(jīng)濟的不斷進步為企業(yè)的發(fā)展帶來了更多的機遇，也帶來了更大的挑戰(zhàn)。優(yōu)化財務檔案管理的管理方式，大力培養(yǎng)專業(yè)知識豐富，自身工作能力較高的專業(yè)檔案管理人員，提高整體財務檔案管理水平，有助于提高企業(yè)的自身有效發(fā)展。盡快實行財務檔