淺議如何改進企業(yè)檔案統(tǒng)計工作

1、    淺議如何改進企業(yè)檔案統(tǒng)計工作    ?朱燁摘 要：本文針對現(xiàn)有國家統(tǒng)計年報中的統(tǒng)計項對于企業(yè)檔案工作中存在一定的局限，基于科研檔案的特點，研究分析了如何對統(tǒng)計指標(biāo)進行相應(yīng)改進，以期更好地指導(dǎo)企業(yè)檔案工作的提升。關(guān)鍵詞：檔案;統(tǒng)計1 企業(yè)檔案統(tǒng)計工作概述檔案統(tǒng)計是檔案事業(yè)建設(shè)的一項重要基礎(chǔ)工作，在檔案管理的基本理論中，無論是“六環(huán)節(jié)”說，還是“八環(huán)節(jié)”說，統(tǒng)計都是檔案工作的重要一環(huán)。所謂檔案統(tǒng)計，其根本任務(wù)就是以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。檔案統(tǒng)計結(jié)果不僅是反映檔案館（室）建設(shè)成果的一個指標(biāo)，更是制定有關(guān)檔案工作的方針、政策和計

2、劃的重要依據(jù)。正因為檔案統(tǒng)計工作如此重要，因此國家檔案局自20世紀(jì)80年代起，就建立了全國統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計工作制度。1984年國家檔案局組織召開了全國第一次檔案統(tǒng)計工作會議，檔案統(tǒng)計工作被納入政府統(tǒng)計序列，在全國范圍內(nèi)檔案工作基本情況統(tǒng)計年報開始運行?，F(xiàn)行的全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度（以下簡稱統(tǒng)計年報）正是在此基礎(chǔ)上于1999年修訂形成的，期間在總結(jié)了多年檔案統(tǒng)計工作的基礎(chǔ)上，于2006年、2012年修訂實行了新的全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度，并一直沿用至今。該制度為掌握和分析全國檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，制定檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和方針政策提供了重要依據(jù)，為科學(xué)管理檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展都做出了重要貢獻。2 現(xiàn)

3、有國家檔案統(tǒng)計年報制度的局限但由于檔案類型的復(fù)雜多樣性，在統(tǒng)計指標(biāo)的設(shè)置上，統(tǒng)計年報更多需要考慮指標(biāo)的通用性，而科研檔案具有較為明顯的專業(yè)性、科學(xué)性及其形成的階段性和成套性等特點，因此現(xiàn)有的全國檔案統(tǒng)計年報的數(shù)據(jù)對于科研單位的檔案統(tǒng)計工作尚顯不足，還不能全面地反映科研檔案及其工作的實際情況，具體表現(xiàn)在以下方面：第一，檔案數(shù)量統(tǒng)計不能真實反映科研單位文件材料歸檔情況。文件材料歸檔的齊全性、完整性和系統(tǒng)性是衡量一個單位檔案工作的重要指標(biāo)。但科研文件材料的歸檔情況，并非簡單地用歸檔的案卷數(shù)量、文件數(shù)量或者其他檔案載體數(shù)量就可以衡量。每一個單位承擔(dān)的科研任務(wù)不一樣，產(chǎn)生的檔案數(shù)量自然存在區(qū)別，其核心問

4、題是該單位應(yīng)歸檔多少個科研項目檔案，而實際歸檔了多少個，每一個科研項目應(yīng)歸檔多少份文件材料，而實際歸檔了多少，其中要著重考慮重要或重大科研項目檔案的歸檔情況。也就是說，科研檔案工作的質(zhì)量應(yīng)從科研文件材料歸檔情況來體現(xiàn)，具體地說，是一個相對值或比率。第二，檔案利用人次和調(diào)閱檔案數(shù)量是科研檔案利用效果統(tǒng)計的一個表面現(xiàn)象。科研檔案利用情況是反映科研檔案工作的另一個重要因素，科研檔案利用應(yīng)從科研成果的應(yīng)用效果以及科研檔案為科研工作服務(wù)效果進行統(tǒng)計。也就是說，評估科研檔案利用效果，應(yīng)建立在科研檔案直接或間接產(chǎn)生的經(jīng)濟效益、社會效益基礎(chǔ)上。舉一個簡單的例子，科技檔案的技術(shù)指標(biāo)也許會影響一個項目上百萬的投入

5、，但在檔案利用時調(diào)閱的可能只是幾個案卷，利用人次也可能只是幾個人次。同時，要了解和掌握科研檔案的利用情況，筆者認為還必須掌握科研檔案應(yīng)用體領(lǐng)域以及各全宗檔案的應(yīng)用情況：如哪些科研檔案利用率高、產(chǎn)生的效益大，應(yīng)用在哪些領(lǐng)域。科研檔案工作者只有掌握這些信息，才能開展科研檔案的主動服務(wù)和跟蹤服務(wù)，同時為檔案鑒定提供依據(jù)。第三，科研工作信息化快速發(fā)展使科研檔案統(tǒng)計工作面臨對信息化需求的挑戰(zhàn)。隨著科研工作信息化程度的深入，科研工作成果載體也為電子文件，如開發(fā)的應(yīng)用軟件、生產(chǎn)的電子圖集、建成的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)集和數(shù)據(jù)庫等。從現(xiàn)有國家檔案統(tǒng)計年報中可以看到，電子檔案統(tǒng)計是對載體數(shù)量的統(tǒng)計。事實上，載體數(shù)量不能完全反

6、映科研檔案數(shù)量的實質(zhì)，它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案案卷一樣，實際有效數(shù)據(jù)是一個載體（案卷）存放了多少數(shù)據(jù)（文件）。因此，電子數(shù)據(jù)實際存儲大小、電子文件的個數(shù)、軟件個數(shù)、數(shù)據(jù)庫實體個數(shù)、數(shù)據(jù)庫記錄數(shù)等應(yīng)納入電子檔案統(tǒng)計的基本內(nèi)容。3 企業(yè)檔案統(tǒng)計工作改進建議正因為現(xiàn)有國家統(tǒng)計年報中的統(tǒng)計項對于企業(yè)檔案工作中有一定的局限，因此有必要根據(jù)科研檔案的特點，對統(tǒng)計指標(biāo)乃至統(tǒng)計工作加以改進，具體如下：1）檔案統(tǒng)計指標(biāo)體系應(yīng)與檔案門類、分類以及管理規(guī)則相適應(yīng)。館藏的全部檔案類型都應(yīng)納入統(tǒng)計范圍中，一方面能夠更真實地體現(xiàn)館藏的實際情況，另一方面也能適應(yīng)不同途徑的統(tǒng)計口徑需求。2）根據(jù)科研檔案的專業(yè)性，設(shè)置針對項目歸檔齊套

7、率的統(tǒng)計，即實際歸檔文件材料的數(shù)量與應(yīng)歸檔文件材料數(shù)據(jù)的比較。既要考察具體每個項目的文件齊套率（參見圖1），也要統(tǒng)計單位整體科研項目的歸檔齊套率（參見圖2）。3）檔案統(tǒng)計項目應(yīng)廣度和深度并重。在設(shè)計檔案統(tǒng)計指標(biāo)項目時，應(yīng)注重多樣性，既能反映檔案基礎(chǔ)工作的實際情況，又能反映整個單位檔案事業(yè)的發(fā)展情況。在廣度上可以設(shè)置檔案管理網(wǎng)絡(luò)、基礎(chǔ)設(shè)施、人才隊伍、檔案利用等統(tǒng)計項目;深度上可設(shè)置檔案門類、保管期限、歸檔年度等統(tǒng)計項目。4）建立檔案統(tǒng)計質(zhì)量控制體系。檔案統(tǒng)計工作涉及范圍廣，統(tǒng)計時常常需要檔案部門、信息化部門、辦公室、資產(chǎn)管理部門等多部門之間的協(xié)同合作。為確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，質(zhì)量控制手段必不可少。

8、管理層面可加強對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的審核，因為檔案統(tǒng)計是項連續(xù)性的工作，因此不可避免地在年表內(nèi)、跨年報表之間有承接、匯總、總分等關(guān)系。如特殊載體總量在庫藏總賬中會體現(xiàn)，永久檔案藏量在各分類賬中會分散體現(xiàn)且表現(xiàn)出總值相等的數(shù)量平衡關(guān)系，增量的歸檔表與總表、分戶、分類表之間會有加減平衡關(guān)系等。這種動態(tài)對應(yīng)關(guān)系不是簡單的加減，而是建立在強烈的邏輯基礎(chǔ)之上。審核人員可根據(jù)這些報表間的聯(lián)系對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進行把關(guān)。技術(shù)層面上可對一些統(tǒng)計項的取值范圍進行一些有效性設(shè)置。5）加強對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析。檔案統(tǒng)計既要立足當(dāng)下，做到對檔案“家底”心中有數(shù);更要面向未來，通過對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析明確后續(xù)工作的改進方向。如對檔案利用數(shù)據(jù)進行深入分析，可以清楚了解哪些門類的檔案是單位內(nèi)部用戶的利用重點，在后續(xù)檔案部門進行館藏檔案數(shù)字化工作進，可優(yōu)先對利用頻次較高的檔案進行數(shù)字化，從而更好地滿足內(nèi)部用戶的需求。6）加強科研檔案統(tǒng)計工作信息化建設(shè)。加強科研檔案統(tǒng)計工作不僅要求檔案人員掌握歸檔的每一份文件材料情況，對此進行量化描述，還需要能靈活運行歷次統(tǒng)計結(jié)果，采取一定的統(tǒng)計方法，進行再統(tǒng)計和分析，提煉出具有決策作用的相關(guān)信息。隨著統(tǒng)計數(shù)據(jù)的逐年增加，統(tǒng)計分析內(nèi)容和方法也隨之豐富，科研檔案統(tǒng)計工作就不再是簡單的年度變化統(tǒng)計，而應(yīng)該開展深層次的數(shù)據(jù)挖掘，查找工作中趨勢性、確定性、規(guī)律性的情況和問題，從而為科研檔案工作和