淺析企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分及分析

1、    淺析企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分及分析    李玲子摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的文字記載，是公司職工的工作記錄記載，也是公司核心企業(yè)文化和核心知識體系的重要記載，在企業(yè)的歷史傳承上起著至關(guān)重要的作用。我國現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理工作中存在著很多問題沒有被解決，比如檔案的損壞、空缺、順序錯(cuò)亂等現(xiàn)象沒有被管理部門很好地重視。在循環(huán)經(jīng)濟(jì)體系不斷發(fā)展的大環(huán)境下，企業(yè)對于檔案的管理也提出了新的需求，如何使企業(yè)管理更加精簡化、細(xì)分化與成效化是企業(yè)管理當(dāng)今面臨的一個(gè)重大課題。關(guān)鍵詞：企業(yè)；現(xiàn)狀；檔案管理；分析企業(yè)檔案作為一種與經(jīng)濟(jì)效益沒有直接掛鉤的部門一直沒有得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)足

2、夠的重視，在企業(yè)業(yè)務(wù)繁忙的階段，管理部門甚至可以完全忽略企業(yè)檔案的建設(shè)工作，這對企業(yè)檔案的縱向傳承性，橫向延伸性都構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。企業(yè)檔案在內(nèi)是公司相關(guān)部門總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以更好地展開未來工作的重要技術(shù)手段，在外是宣傳企業(yè)文化，增加企業(yè)知名度的有效宣傳資料。企業(yè)檔案的管理控制間接地影響著企業(yè)效益與工作的高效益，需要引起相關(guān)部門的重視。1企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析1.1企業(yè)檔案管理硬件設(shè)備不完善由于企業(yè)對檔案管理的重視程度不高，投入成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門的投入和檔案管理部門的基本需求，導(dǎo)致檔案管理部門的保管設(shè)備比較落后，甚至部分企業(yè)單位由于檔案管理部門的空間過于狹小，管理人員不得不將部分時(shí)間比較久的

3、檔案清除出檔案管理房間，很多檔案由于時(shí)間長出現(xiàn)了發(fā)霉蟲蛀現(xiàn)象而失去了利用價(jià)值，這些現(xiàn)象是對公司歷史文化的一種極大破壞，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的保存。1.2企業(yè)檔案管理信息化程度較低現(xiàn)階段，我國已經(jīng)有少數(shù)企業(yè)逐步將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)檔案的管理上，然而他們也只是將信息技術(shù)用于搜集檔案信息，統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)的技術(shù)方面，應(yīng)用水平與國際的現(xiàn)代化企業(yè)存在明顯差距，在信息化應(yīng)用中也沒有實(shí)現(xiàn)高度的信息共享。企業(yè)檔案沒有與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益直接掛鉤，很多企業(yè)意識不到檔案管理的重要性，企業(yè)對檔案管理的投資微乎其微，目前大多數(shù)企業(yè)采用廉價(jià)勞動(dòng)力進(jìn)行檔案管理，在操作過程中缺乏相應(yīng)的監(jiān)測制度，這不可避免地會(huì)造成對檔案管

4、理中很大的人為誤差，給以后的檔案利用也構(gòu)成了極大的困難。1.3企業(yè)檔案管理人員專業(yè)技能不強(qiáng)企業(yè)對于檔案管理不愿意投入太多的資本，大多使用沒有經(jīng)驗(yàn)的實(shí)習(xí)人員和兼職人員作為檔案管理的廉價(jià)勞動(dòng)力，他們?nèi)狈ο嚓P(guān)的職業(yè)素養(yǎng)也沒有經(jīng)受足夠的專業(yè)技能培訓(xùn)，這嚴(yán)重降低了企業(yè)檔案的效率與品質(zhì)。與此同時(shí)，由于實(shí)習(xí)人員和兼職人員本身工作調(diào)動(dòng)比較多，存在很大的不穩(wěn)定性，所以會(huì)在一定程度上影響檔案管理的質(zhì)量，延誤企業(yè)檔案管理的進(jìn)度，使檔案與企業(yè)的發(fā)展速度出現(xiàn)不匹配的現(xiàn)象，進(jìn)而影響檔案發(fā)揮其本來的利用價(jià)值。1.4企業(yè)檔案管理缺乏規(guī)范的制度檔案管理的規(guī)范性制度是影響管理的關(guān)鍵因素，制度規(guī)范性的缺乏會(huì)引發(fā)很多問題，如果檔案管

5、理人員缺乏一定的工作引導(dǎo)，則會(huì)容易出現(xiàn)積極性不高的工作態(tài)度進(jìn)而降低了工作效率，影響檔案管理的最終效益。一方面，企業(yè)上級領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理部門的重視，認(rèn)為他們的工作技術(shù)含量低，對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益貢獻(xiàn)少，不需要特別的關(guān)注。同時(shí)，企業(yè)上級領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理中出現(xiàn)的問題沒有及時(shí)下達(dá)解決措施，導(dǎo)致很多歷史遺留問題無法得到解決，使得檔案的可利用性大大降低。另一方面，檔案管理的負(fù)責(zé)人員缺乏規(guī)范性意識，潛意識里認(rèn)為檔案沒有實(shí)用價(jià)值，缺乏對本職工作的責(zé)任心，有時(shí)甚至?xí)驗(yàn)槿藶槭д`損壞或丟失重要的檔案，對檔案的管理工作造成了惡劣影響。1.5企業(yè)檔案管理與企業(yè)效益間存在矛盾檔案管理與企業(yè)效益間存在成本矛盾，企業(yè)在保證經(jīng)

6、濟(jì)效益的同時(shí)要減少成本的支出，才能保證企業(yè)工作順利開展，檔案管理的成本會(huì)增加企業(yè)的資金投入，影響企業(yè)的費(fèi)效比，所以很多企業(yè)選擇減少檔案管理的財(cái)政支出，這使得企業(yè)常常無法滿足檔案管理所需的資金支持，導(dǎo)致了檔案管理與企業(yè)效益間的成本矛盾。與此同時(shí)，檔案管理與企業(yè)的工作量上的矛盾，檔案管理工作技術(shù)性要求不高但是內(nèi)容繁瑣，企業(yè)為了節(jié)省開支常常需要一個(gè)崗位的職工同時(shí)協(xié)調(diào)多方面的工作，這就影響了員工的工作熱情，使得他們?nèi)狈ω?zé)任意識，也無法保障責(zé)任到人制度的實(shí)施，進(jìn)而影響了檔案管理的問題解決，導(dǎo)致了企業(yè)與檔案管理部門間在工作量上的矛盾。2企業(yè)檔案管理的政策分析2.1提高企業(yè)檔案管理的硬件設(shè)施硬件設(shè)施企業(yè)檔案

7、管理的重要物質(zhì)條件保障，如果沒有與企業(yè)發(fā)展相匹配的硬件保障，那么硬件設(shè)施的質(zhì)量便難以保證。相關(guān)部門必須加強(qiáng)檔案部門硬件設(shè)施的配套與完善，這就要求各企業(yè)將檔案管理的成本預(yù)算納入到企業(yè)的資金預(yù)算中，增加對檔案管理的資金支出和人力資源支持，積極反饋檔案管理部門提交的資金需求，幫助其建設(shè)高質(zhì)量，高效率的檔案管理工作室，支持他們采購達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管設(shè)備，并為之配備專業(yè)的檔案管理人員看管，以提高企業(yè)檔案管理的硬件設(shè)施水平。2.2加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)對于檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)是提高檔案管理技術(shù)的有效措施，通過公司內(nèi)部與外部培訓(xùn)的結(jié)合，打造出職業(yè)技能水平相對較高的新型檔案管理專業(yè)人才，相對

8、于傳統(tǒng)管理模式，管理人員大多是在做計(jì)算機(jī)的初級工作，提高管理人員的素質(zhì)就是提高檔案管理的效率，優(yōu)化管理的技術(shù)手段和新技術(shù)的應(yīng)用水平，努力提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。各企業(yè)應(yīng)該成立專門的檔案管理部門，避免一個(gè)崗位的工作人員同時(shí)負(fù)責(zé)多種工作的現(xiàn)象，以提升檔案管理的工作效率。與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)檔案管理工作人員的薪資水平，這是提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識與積極性的重要保障。2.3增強(qiáng)企業(yè)的檔案管理意識檔案管理意識的提高應(yīng)該體現(xiàn)于從上級領(lǐng)導(dǎo)的意識層面滲透到下級執(zhí)行人員的具體操作上，需要引起注意的是上級領(lǐng)導(dǎo)層面提高對檔案管理的重視程度，只有上級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的間接聯(lián)系

9、，才能更好地落實(shí)管理層對基層員工的培訓(xùn)，提高他們對于檔案的運(yùn)用能力，進(jìn)而功能導(dǎo)向性地帶動(dòng)檔案管理水平的進(jìn)步。上級部門應(yīng)該建立規(guī)范化的檔案管理制度和監(jiān)管政策，保證檔案管理操作的規(guī)范性和有效性，實(shí)時(shí)對檔案管理負(fù)責(zé)人員進(jìn)行職業(yè)技能考核和技能培訓(xùn)，將單一線性的檔案管理制度向多元化發(fā)展。2.4加快企業(yè)檔案管理的信息化檔案管理信息化是指將檔案管理的具體工作與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，以提高其管理效率。它是傳統(tǒng)企業(yè)向新型智能化企業(yè)轉(zhuǎn)型的重要構(gòu)成因素之一，是檔案管理部門順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必要措施，也是加快企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的有效環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案管理信息化工作的展開應(yīng)該由上級帶動(dòng)下級，加大對信息化設(shè)備的資金和人力投入，提高公司的無紙化辦公水平，建立系統(tǒng)全面的檔案管理信息系統(tǒng)，健全檔案的數(shù)據(jù)收集、處理和利用信息系統(tǒng)，加快各分管部門間的信息資源共享，為企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供技術(shù)保障。目前我國很多傳統(tǒng)企業(yè)處于向新型現(xiàn)代化企業(yè)的轉(zhuǎn)型階段，企業(yè)的現(xiàn)代化離不開檔案管理工作水平的提升，在現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)大環(huán)