高效會議的管理

1、Jeff12/2/2021112/2/2021212/2/20213主要內(nèi)容12/2/20214會議的意義關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：我存在，故我開會我存在，故我開會12/2/20215會議的種類按按人數(shù)分類人數(shù)分類 按按開會方式分類開會方式分類按按開會目的分類開會目的分類團(tuán)體會議團(tuán)體會議一對一會議一對一會議面對面會議面對面會議電話會議電話會議視頻會議視頻會議宣布人事安排、講解政策宣布人事安排、講解政策的會議的會議當(dāng)眾表揚和批評的會議當(dāng)眾表揚和批評的會議臨時處理突發(fā)事件的會議臨時處理突發(fā)事件的會議固定的會議固定的會議集思廣益的會議集思廣益的會議關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞： 萬會朝宗萬會朝宗解決問題解決問題12/2/2

2、0216會議的成本計算n時間成本參加會議的人數(shù)時間成本參加會議的人數(shù)（與會者的準(zhǔn)備時間（與會者的準(zhǔn)備時間與會者的旅行時間會議秘書工作與會者的旅行時間會議秘書工作會議服務(wù)人會議服務(wù)人員工作時間）員工作時間）n金錢成本開會的時間成本金錢成本開會的時間成本與會人員平均每小時與會人員平均每小時的工資的工資n直接成本會議設(shè)施租用費會議場地費旅費、直接成本會議設(shè)施租用費會議場地費旅費、食宿費文件準(zhǔn)備費食宿費文件準(zhǔn)備費n不定損失成本不定損失成本會議必須成功以回收成本會議必須成功以回收成本12/2/20217高效會議成功法則（1）12/2/20218無需開會的五個如果如如果果12/2/20219必需開會的五個

3、如果如如果果12/2/202110高效會議成功法則（2）12/2/202111會議準(zhǔn)備工作核對清單1.了解會議的目的2.是否一定要開會3.確定會議的形式4.安排會議的議程5.決定會議的時間6.確定會議的主持人7.決定會議的地點8.研究會場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會者住宿14.是否發(fā)出了會議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知12/2/202112高效會議成功法則（3）12/2/202113高效會議成功法

4、則（4）12/2/202114高效會議技巧（一）主持會議技巧n如何做開場白如何做開場白n主持人守則主持人守則n如何處理會議中的意外和沖突如何處理會議中的意外和沖突12/2/202115開場語練習(xí)：n原則：原則： 明確會議議題明確會議議題 限定會議時間限定會議時間 會議內(nèi)容會議內(nèi)容 會議方式會議方式12/2/202116主持人的守則與責(zé)任n營造和諧氣氛營造和諧氣氛n按照議程進(jìn)行按照議程進(jìn)行n正確總結(jié)討論的內(nèi)容正確總結(jié)討論的內(nèi)容n引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言n幫助與會者理清不假思索的想法幫助與會者理清不假思索的想法n尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的尊重別人，避免出現(xiàn)會

5、中意見一邊倒的情況情況n減少與議題無關(guān)的爭辯和討論減少與議題無關(guān)的爭辯和討論n保持中立態(tài)度保持中立態(tài)度12/2/202117意外和沖突的處理蟬的蟬的癥狀：癥狀：講與主題無關(guān)的故事講與主題無關(guān)的故事講得模糊而不具體明確講得模糊而不具體明確拒絕傾聽別人的主要觀點拒絕傾聽別人的主要觀點主持人對策：主持人對策：采用非語言性暗示采用非語言性暗示探詢、總結(jié)、測試其理解成度探詢、總結(jié)、測試其理解成度善意提醒關(guān)于程序及時間限制善意提醒關(guān)于程序及時間限制帶入別人發(fā)言帶入別人發(fā)言12/2/202118意外和沖突的處理鯊魚的癥狀：鯊魚的癥狀：有攻擊別人的傾向有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見總是給予消極的、

6、否定的意見主持人對策：主持人對策：理解對方的想法或情緒理解對方的想法或情緒重申會議中無論什么意見都可以提重申會議中無論什么意見都可以提但正面的建議會更受歡迎但正面的建議會更受歡迎采用非語言性方式打斷采用非語言性方式打斷12/2/202119意外和沖突的處理驢的癥狀：驢的癥狀：過于敏感過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面“墻墻”不能站在別人的立場看問題不能站在別人的立場看問題主持人對策：主持人對策：突出他的貢獻(xiàn)突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問題重復(fù)問題短暫沉默短暫沉默12/2/202120意外和沖突的處理兔子的癥狀：兔子的癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議總是提議不

7、同的程序或建議主持人對策：主持人對策：突出他的貢獻(xiàn)突出他的貢獻(xiàn)重申可以先試用現(xiàn)在的程序，重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方如不奏效，則馬上按他的方法實施法實施12/2/202121意外和沖突的處理螃蟹的癥狀：螃蟹的癥狀：開會時還在做別的工作開會時還在做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時常接電話時常接電話打瞌睡，走神打瞌睡，走神主持人對策：主持人對策：對開小會者，主持人停止說話或者對開小會者，主持人停止說話或者示意發(fā)言者暫停，使會議短暫沉默示意發(fā)言者暫停，使會議短暫沉默問他們是不是覺得應(yīng)該先分組討論，問他們是不是覺得應(yīng)該先分組討論，然后集中討論然后集中討論對打瞌睡者，

8、可中間休息對打瞌睡者，可中間休息5 5分鐘，分鐘，并加快會議議程并加快會議議程12/2/202122高效會議技巧（二）參與會議技巧n與會者守則與會者守則n如何進(jìn)行信息溝通與反饋如何進(jìn)行信息溝通與反饋12/2/202123與會者的守則與責(zé)任n會前充分準(zhǔn)備會前充分準(zhǔn)備n會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見n以解決問題為己任以解決問題為己任n保持開放的心態(tài)，摒除部門之見保持開放的心態(tài)，摒除部門之見n盡可能多地獲取信息盡可能多地獲取信息n耐心聆聽，尊重他人的意見耐心聆聽，尊重他人的意見n勇于發(fā)言，言之有物勇于發(fā)言，言之有物n不進(jìn)行人身攻擊不進(jìn)行人身攻擊n避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹?/p>

9、體語言避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語言n會后總結(jié)會后總結(jié)12/2/202124會議中的信息溝通與反饋n溝通漏斗溝通漏斗n溝通金三角溝通金三角n反饋時的漢堡原理反饋時的漢堡原理n良好反饋的特征良好反饋的特征12/2/202125溝通漏斗溝通漏斗別人行動20別人聽懂40別人聽到60你嘴上說80你心里想10012/2/202126溝通金三角溝通金三角自己對方設(shè)身處地12/2/202127良好反饋特征n要要描述行為，不要判斷描述行為，不要判斷n側(cè)重表現(xiàn)而非性格側(cè)重表現(xiàn)而非性格n要征求意見，著眼未來要征求意見，著眼未來n不能傷害別人的自尊不能傷害別人的自尊n實際可行實際可行12/2/202128高效會議技巧（三）

10、如何達(dá)成決議n彼得彼得德魯克決議方法德魯克決議方法n決策類型及應(yīng)用決策類型及應(yīng)用12/2/202129達(dá)成決議彼得達(dá)成決議彼得 德魯克決議法德魯克決議法用足夠多的時間檢視困難所在，并使與用足夠多的時間檢視困難所在，并使與會者達(dá)成共識會者達(dá)成共識列舉或圖示各提案并開始討論之列舉或圖示各提案并開始討論之客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計各提案之獲益率估計各提案之獲益率評估有無采集更多資料的需要評估有無采集更多資料的需要征求反對意見征求反對意見以中立角度檢視正反意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各提案之認(rèn)同尋求與會者對各提案之認(rèn)同單位對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)

11、單位對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督12/2/202130無異議決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識決策確保團(tuán)隊每個人都認(rèn)為所達(dá)成的決議確保團(tuán)隊每個人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突的發(fā)生率最低及沖突的發(fā)生率最低保證所有問題和思想得到公開辯論，每保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團(tuán)隊成員均有機(jī)會發(fā)表意見；復(fù)雜的個團(tuán)隊成員均有機(jī)會發(fā)表意見；復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量的決議的決議允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見；保允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的

12、意見；保證大多數(shù)人獲勝；決議可以通過簡單唱證大多數(shù)人獲勝；決議可以通過簡單唱票，相對迅速和高效地做出票，相對迅速和高效地做出決策迅速高效；在急需行動的情況下最決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)利界限明顯的地方最有效實用；在權(quán)利界限明顯的地方最有效12/2/202131會議記錄與會后跟進(jìn)技巧n會議記錄者應(yīng)具有的技能會議記錄者應(yīng)具有的技能n與會者會后跟進(jìn)與會者會后跟進(jìn)n主持人的會后跟進(jìn)主持人的會后跟進(jìn)跟跟跟跟跟跟12/2/202132會議記錄的技巧n重要會議要錄音，日后不用的錄音等于浪費時間重要會議要錄音，日后不用的錄音等于浪費時間n主持人，不要兼任會議記錄者工作。主持人，不要兼任會議記

13、錄者工作。n會議記錄盡可能維持在一頁紙內(nèi)會議記錄盡可能維持在一頁紙內(nèi)n會議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題、會議目標(biāo)、主席名會議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題、會議目標(biāo)、主席名字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處；字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處；列出會議重點；工作分派情況及完成日期列出會議重點；工作分派情況及完成日期n盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會議記錄發(fā)給與會者盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會議記錄發(fā)給與會者12/2/202133與會者會后跟進(jìn)n拿到會議記錄后要細(xì)讀，尤其是對與自己拿到會議記錄后要細(xì)讀，尤其是對與自己工作相關(guān)的信息做標(biāo)記工作相關(guān)的信息做標(biāo)記n分析一下會議的過程，不同與會者對同一分析一下會議的過程，不同與會者對同一問題的不同態(tài)度和表現(xiàn)問題的不同態(tài)度和表現(xiàn)n分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)n考慮會議上所分派給自己的任務(wù)完成方案考慮會議上所分派給自己的任務(wù)完成方案n將會議精神貫穿到下一步的工作中將會議精神貫