銷售及應(yīng)收帳款管理制度

1、第五章應(yīng)收帳款管理辦法為了進(jìn)一步規(guī)范應(yīng)收帳款的日常管理和健全客戶的信用管理體系對(duì)應(yīng)收帳款在銷售的事前事中事后進(jìn)行有效控制特制定本管理辦法。第一部分事前控制一、建立客戶檔案。所有的賒銷客戶都必須是合法和正規(guī)注冊(cè)的經(jīng)營(yíng)體制。銷售部門在簽訂合同進(jìn)行賒銷放帳前 ,按下列程序辦理和索取客戶基本資料: 1、業(yè)務(wù)員填寫“客戶資信評(píng)估報(bào)告”（附表1）2、提供合作客戶以下正式文件：a)營(yíng)業(yè)執(zhí)照或注冊(cè)登記證明（含年審記錄）b)國(guó)稅（地稅 )稅務(wù)登記證c)企業(yè)法定代表人的有效證明文件d）一般納稅人資格證書e)個(gè)體工商戶及個(gè)人經(jīng)營(yíng)者提供經(jīng)營(yíng)者本人身份證復(fù)印件以上資料經(jīng)財(cái)務(wù)部驗(yàn)證后留復(fù)印件（蓋公司紅章）存盤。由于企業(yè)營(yíng)

2、業(yè)執(zhí)照每年（ 1 月 1 日4 月 30 日)進(jìn)行工商年審請(qǐng)業(yè)務(wù)員每年(5月-6 月)向客戶索取最新年審過(guò)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照歸檔。二、進(jìn)行信用評(píng)估和跟蹤記錄1、完成“客戶資信評(píng)估報(bào)告”：業(yè)務(wù)員在申請(qǐng)客戶信用額度和信用期限時(shí)應(yīng)先對(duì)客戶有一個(gè)直觀的了解。信用額度和信用期限的授予必須考慮該客戶的信用以往付款記錄 交易發(fā)生頻率以及財(cái)力背景等等，業(yè)務(wù)員根據(jù)了解客戶情況出具對(duì)該客戶的客戶資信評(píng)估報(bào)告并完成審批程序。2、確定信用額度和信用期限：客戶首次獲得信用額度和信用期限必須根據(jù)審批通過(guò)的 客戶資信評(píng)估報(bào)告 任何客戶不可能自動(dòng)擁有信用額度和信用帳期。信用額度是在信用條件下授予客戶的賒銷限額。信用額度的確立按客戶月

3、銷售平均額確定 .每逢銷售旺季可以申請(qǐng)臨時(shí)額度作為臨時(shí)應(yīng)急處理. 信用額度反映其資金能力和對(duì)客戶所承擔(dān)的機(jī)會(huì)成本及壞帳風(fēng)險(xiǎn)的承受能力.因此財(cái)務(wù)部及銷售部門要及時(shí)做好客戶信用額度的核算和控制當(dāng)應(yīng)收帳款超過(guò)客戶的信用額度時(shí)業(yè)務(wù)員須填寫 超信用額度 /信用期限審批單 （格式見附件 2） 經(jīng)審批同意后財(cái)務(wù)人員才能通知倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨否則停止發(fā)貨 . 信用期限是為客戶規(guī)定的最長(zhǎng)的付款時(shí)間界限。信用期限一定要在客戶合同或定單上明確記錄。3、為確保應(yīng)收帳款的收回 可使用一定的債權(quán)保障手段 對(duì)擁有信用額度的客戶建議提供擔(dān)保和抵押等手續(xù). 三、簽訂客戶銷售合約業(yè)務(wù)部對(duì)賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)簽定相關(guān)銷售必須簽定銷售合同。合同樣本按公

4、司標(biāo)準(zhǔn)合同執(zhí)行簽約時(shí)要對(duì)銷售合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行逐一審查核對(duì)合同的每一項(xiàng)內(nèi)容都有可能成為日后產(chǎn)生信用問(wèn)題的憑證。合同是解決應(yīng)收帳款追收的根本依據(jù)。在銷售合同中應(yīng)明確的主要內(nèi)容包括:明確交易條件如：品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限、價(jià)格、付款方式、付款日期、運(yùn)輸情況、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等；明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任;確定合同期限； 簽訂時(shí)間和經(jīng)辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章（避免個(gè)人行為的私章、單一簽字或其它代用章）; 簽定合同的其它注意事項(xiàng)：1、銷售合同的簽訂必須經(jīng)過(guò)銷售經(jīng)理審核確認(rèn)才可以蓋章銷售合同一經(jīng)蓋章確立不能再修改如果合同條款發(fā)生變更必須簽定條款的補(bǔ)充合同；如果合同價(jià)格發(fā)生變動(dòng)必須重新簽定新合同.所

5、有合同的變更要由銷售部經(jīng)理簽字。2、銷售價(jià)格必須跟報(bào)價(jià)單一致 所有報(bào)價(jià)必須經(jīng)成本會(huì)計(jì)審核并經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字同意。3、銷售合同一式三份?？傓k、財(cái)務(wù)部、客戶各持一份，只有雙方簽字蓋章的合同才具有法律效率 。雙方簽字蓋章的合同原件由業(yè)務(wù)員交總辦和財(cái)務(wù)部一份存盤. 4、屬于以下情況的必須得到批準(zhǔn)方能執(zhí)行. 5、外來(lái)合同即公司以外的購(gòu)貨方合同“版本。銷售部門業(yè)務(wù)員必須事先將購(gòu)貨方合同版本交公司財(cái)務(wù)總監(jiān)審核批準(zhǔn)才能雙方簽字蓋章。為避免不必要的麻煩一單買賣必須只能在一份合同上簽名/蓋章也就是說(shuō)應(yīng)該在我公司標(biāo)準(zhǔn)合同或?qū)Ψ綐?biāo)準(zhǔn)合同的任一合同上簽字/蓋章（如有出入或疑問(wèn)應(yīng)協(xié)商修改來(lái)滿足我方要求）而不是在雙份合同上簽

6、字/蓋章。6、客戶訂貨單可以代替合同必須包括上述合同條款內(nèi)容。第二部分事中控制一、發(fā)貨查詢貨款跟蹤。1、每次發(fā)貨前銷售部必須將送貨清單與銷售合同核對(duì)一致；2、跟單組填制發(fā)貨清單必須做到銷售訂單與發(fā)貨清單一致，發(fā)出貨物與銷售定單內(nèi)容相符 ;如一張定單分幾次出貨要確保累計(jì)出貨數(shù)量與訂單相一致。3、財(cái)務(wù)在確認(rèn)發(fā)貨時(shí)要查看客戶是否超過(guò)信用額度和信用期限; 4、凡貨物送達(dá)客戶時(shí)要確保客戶必須在送貨單上簽收；此款應(yīng)分以下幾種情況處理（1） 直接送貨司機(jī)將送貨單交客戶簽收帶回（2） 快遞空運(yùn)發(fā)大巴業(yè)務(wù)員帶貨自送由業(yè)務(wù)員跟蹤收回（3） 客戶自提應(yīng)由客戶指定提貨人員簽收倉(cāng)庫(kù)每周一上午 9:30前將已發(fā)貨未簽回送

7、貨單部分統(tǒng)計(jì)填制 已發(fā)貨未收回送貨單清單 交業(yè)務(wù)部跟單組部及財(cái)務(wù)部銷售會(huì)計(jì)組各一份由跟單組跟蹤收回 銷售會(huì)計(jì)應(yīng)跟進(jìn)回收情況對(duì)于逾期兩周尚未收回的送貨單 跟單組應(yīng)應(yīng)了解清楚原因并向銷售經(jīng)理匯報(bào)銷售經(jīng)理應(yīng)安排采取必要措施確保收回同時(shí)應(yīng)將此情況告知銷售會(huì)計(jì)。（4） 退貨作為應(yīng)收帳款的一個(gè)組成部分應(yīng)按正常出入庫(kù)手續(xù)辦理并及時(shí)將出入庫(kù)單交財(cái)務(wù)入帳沖減應(yīng)收帳款。5、公司在銷售貨物后就應(yīng)該啟動(dòng)監(jiān)控程序根據(jù)不同的信用等級(jí)實(shí)施不同的收賬策略在貨款到期的早期進(jìn)行適度催收同時(shí)由銷售人員和跟單組進(jìn)行全程跟蹤注意維持跟客戶良好的合作關(guān)系。二、回款記錄帳齡分析。1.形成定期的對(duì)帳制度：財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)員要分工協(xié)調(diào)好每隔一個(gè)信用

8、期或一個(gè)月必須同顧客核對(duì)一次帳目不能使管理脫節(jié)以免造成帳目混亂互相推諉、責(zé)任不清2.對(duì)帳之后要形成具有法律效應(yīng)的文書3.財(cái)務(wù)要詳細(xì)記錄每筆貨款的回收情況4.每周一財(cái)務(wù)打印客戶欠款情況清單給各相關(guān)部門經(jīng)常進(jìn)行帳齡分析；三、財(cái)務(wù)記帳原則應(yīng)收賬款應(yīng)以風(fēng)險(xiǎn)和報(bào)酬完全轉(zhuǎn)移為確認(rèn)原則因此財(cái)務(wù)應(yīng)按合同約定的條款確認(rèn)銷售收入和應(yīng)收帳款 以貨物發(fā)出客戶簽收后 （僅由于單據(jù)在途而無(wú)其它問(wèn)題之交易也應(yīng)算客戶已簽收）作為確認(rèn)應(yīng)收帳款日. 第三部分事后控制一、 欠款到追收。1、 落實(shí)催款責(zé)任：對(duì)拖欠帳款的追收要采用多種方法清討催收帳款責(zé)任到位。原則上采取銷售經(jīng)理負(fù)責(zé)制再由銷售經(jīng)理落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)員身上。對(duì)已發(fā)生的應(yīng)收帳

9、款可按其帳齡和收取難易程度逐一分類排序找出拖欠原因明確落實(shí)催討責(zé)任。2、 落實(shí)還款計(jì)劃:對(duì)于確實(shí)由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè)應(yīng)采取訂立還款計(jì)劃限期清欠采取債務(wù)重整策略做到每次催款必須有一定成果. 3、 應(yīng)收帳款的最后期限不能超過(guò)收帳期限收帳期=信用期 +結(jié)算期（包括對(duì)帳期、付款期和資金在途期） ；如超過(guò)即馬上采取行動(dòng)追討。二、 總量控制，分級(jí)管理。1、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)收帳款的額度控制和考核。2、銷售人員是應(yīng)收帳款的直接責(zé)任人將貨款的回收與業(yè)務(wù)員的工資獎(jiǎng)金掛鉤如：1）只有當(dāng)貨款收到時(shí)才能計(jì)算月度獎(jiǎng)金; 2）若貨款逾期一個(gè)月并在三個(gè)月內(nèi)收回該部分獎(jiǎng)金扣20發(fā)放; 3）若貨款逾期三個(gè)月收回該部分獎(jiǎng)金扣50發(fā)放

10、 ; 4）公司對(duì)銷售部門考核的最終焦點(diǎn)是回款率回款率應(yīng)直接與業(yè)務(wù)員收入掛鉤。 月回款率 =(實(shí)際收回的以前月份到期本月應(yīng)收回帳款+實(shí)際收回的本月到期本月應(yīng)收回帳款） /(以前月份到期本月應(yīng)收回帳款+本月到期本月應(yīng)收回帳款）3、收款期限前一周業(yè)務(wù)員應(yīng)電話通知或拜訪負(fù)責(zé)人預(yù)知其結(jié)款日期并在結(jié)款日按時(shí)前往拜訪。4、應(yīng)收帳款對(duì)帳單的確認(rèn)：應(yīng)收帳款的對(duì)帳單必須發(fā)給所有的債務(wù)人原則上每月確認(rèn)一次對(duì)確有困難的客戶至少每半年須確認(rèn)一次請(qǐng)確保所有對(duì)帳單必須由雙方簽字蓋財(cái)務(wù)章或公章,同時(shí)原件必須收回存盤。對(duì)帳單未能簽回可能導(dǎo)致貿(mào)易中斷或法律訴訟信用額度將撤回相關(guān)業(yè)務(wù)人員有責(zé)任確保對(duì)帳單的確認(rèn)和簽回。5、應(yīng)收帳款的

11、調(diào)節(jié)： 所有客戶確認(rèn)的應(yīng)收帳款必須與公司記錄完全相符如有出入要求寫明不符事項(xiàng)由業(yè)務(wù)員進(jìn)行調(diào)查將結(jié)論反饋并通知財(cái)務(wù)部并做出調(diào)節(jié)改正。6、日常追款三步驟：1) 電話聯(lián)系 :電話聯(lián)系溝通進(jìn)行債務(wù)分析分析拖款征兆銷售人員及銷售會(huì)計(jì)要適時(shí)與客戶保持電話聯(lián)系隨時(shí)了解客戶的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、個(gè)人背景等信息并分析客戶拖款征兆。2）信函： 實(shí)地考察、 保持壓力、 確定追付方式銷售人員要對(duì)客戶進(jìn)行全程跟進(jìn) 與客戶接觸率與成功回收率是成正比的越早與客戶接觸與客戶開誠(chéng)布公的溝通被拖欠的機(jī)會(huì)就會(huì)越低。并且給予客戶一個(gè)正確的觀念 我們對(duì)所有欠款都是非常嚴(yán)肅的是不能夠容忍被拖欠的。3)走訪：進(jìn)行資信調(diào)查、尋找合適的催討方

12、式銷售人員要定期探訪客戶客戶到期付款應(yīng)按時(shí)上門收款或電話催收.即使是過(guò)期一天也應(yīng)馬上追收不應(yīng)有等待的心理 .遇到客戶風(fēng)險(xiǎn)時(shí)采取風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和時(shí)時(shí)、層層上報(bào)制在某個(gè)責(zé)任人充分了解、調(diào)查、詳細(xì)記錄客戶信用的情況下由主管、經(jīng)理等參與分析及時(shí)對(duì)下屬申報(bào)的問(wèn)題給予指導(dǎo)和協(xié)助。7、逾期帳款管理程序如下 : 1) 對(duì)于超過(guò)收帳期 5 天的客戶相關(guān)業(yè)務(wù)員寫貨款逾期報(bào)告（格式見附件 3）交部門經(jīng)理部門經(jīng)理在每周工作例會(huì)上說(shuō)明原因并落實(shí)追款日程; 2) 客戶超過(guò)合同收帳期10天銷售部門經(jīng)理向財(cái)務(wù)總監(jiān)附 貨款逾期報(bào)告說(shuō)明原因 (格式見附件 2)；財(cái)務(wù)發(fā)出“對(duì)帳單” （格式見附件 4）提醒客戶貨款超期同時(shí)必須取得欠款人對(duì)

13、所欠款的書面確認(rèn)。3)客戶超過(guò)收帳期 15天且經(jīng)通知超期及日常溝通無(wú)明顯效果財(cái)務(wù)發(fā)出限期“催款單” (格式見附件 5） 同時(shí)開出收款通知 （格式見附件 6） 停止發(fā)貨。業(yè)務(wù)員持“催款單”和“收款通知”拜訪客戶催款同時(shí)帶回有客戶確認(rèn)的“催款回執(zhí)”（格式見附件7)交財(cái)務(wù)部。(a） 催款書上“限期時(shí)間”根據(jù)部門經(jīng)理書面意見商討協(xié)議。(b） 如銷售部門有特殊要求或客戶反饋的情況可作調(diào)整。4) 客戶在“限期時(shí)間”未辦理付款財(cái)務(wù)部發(fā)出警告通知 同時(shí)應(yīng)編制 風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)收帳款報(bào)告表格式見附件（8)整理相關(guān)原始憑證以備進(jìn)一步解決債務(wù)糾紛使用還應(yīng)與銷售部門共同商議將采取的進(jìn)一步工作（如上門催討等措施）此項(xiàng)工作應(yīng)在確定

14、日程內(nèi)進(jìn)行. 5) 任何應(yīng)收款應(yīng)在自到期之日起逾期一個(gè)月 一律報(bào)告公司總經(jīng)理 并研究通過(guò)法律等其它手段啟動(dòng)催討程序。1天10天15天限期（1）(2）（3）（4）（5）(到期貨款(通知超期（限期通知(警告通知部門討（總經(jīng)理決定通知到期 ) 書面確認(rèn)）書面催收）論采取進(jìn)一步工作 ) 較激烈手段）正常業(yè)務(wù)段（停止發(fā)貨）非正常業(yè)務(wù)段8、對(duì)已拖欠款項(xiàng)的處理事項(xiàng) ：、 文件：檢查被拖欠款項(xiàng)的銷售文件是否齊備；、 收集資料：要求客戶提供拖欠款項(xiàng)的事由 并收集資料以證明其正確性; 、 追討文件：建立帳款催收預(yù)案根據(jù)情況不同建立三種不同程度的追討文件 -預(yù)告、警告、律師函視情況及時(shí)發(fā)出；、 最后期限：要求客戶了

15、解最后的期限以及其后果讓客戶明確最后期限的含義；、 要求協(xié)助：使用法律手段維護(hù)自己的利益進(jìn)行仲裁或訴訟. 第四部分預(yù)警管理：一、定期審查信用額度：每年 6 月 1 日和 12月 1 日必須定期對(duì)每一個(gè)有信用額度的客戶進(jìn)行檢查。對(duì)于需要調(diào)整信用額度的客戶,必須由總經(jīng)理同意 . 審查要求：銷售部根據(jù)財(cái)務(wù)部提供的每一個(gè)有信用額度的客戶近半年的銷售業(yè)績(jī)并作一個(gè)資料上的分析報(bào)表供作參考。請(qǐng)銷售部按財(cái)務(wù)提供的資料及要求進(jìn)行分析填列并作出解釋如：月均銷售額小于月均額度及額度占用時(shí)間較長(zhǎng)的客戶作出詳細(xì)分析。二、預(yù)警 ：業(yè)務(wù)人員及財(cái)務(wù)人員需及時(shí)留意客戶的異常情況和危險(xiǎn)信號(hào)比如付款比以前慢合同約定的付款沒(méi)有實(shí)現(xiàn)經(jīng)

16、常換銀行賬戶或開戶行突然大額訂貨突然改變付款方式等等。三、預(yù)警處理：客戶發(fā)生異常情況和危險(xiǎn)信號(hào)時(shí)業(yè)務(wù)員和財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)報(bào)告并調(diào)整其帳期和信用額度. 第五部分附則一、本制度的解釋權(quán)在公司財(cái)務(wù)部二、本制度從公布之日起執(zhí)行。附件；1、客戶資信評(píng)估報(bào)告2、超信用額度 /信用期限審批單3、貨款逾期報(bào)告4、對(duì)帳單5、限期“催款單”6、收款通知7、催款回執(zhí)7、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)收帳款報(bào)告表深圳市偉志電子有限公司客戶資信評(píng)估報(bào)告客戶名稱 : 成立時(shí)間 : 地址：電話：?jiǎn)T工人數(shù)：傳真：法人代表：主要開戶銀行 : 業(yè)務(wù)代表：銀行帳號(hào)：業(yè)務(wù)范圍：注冊(cè)資金：一般納稅人稅務(wù)登記號(hào)：1、客戶的概況項(xiàng)目評(píng)分78 46 23 0-1 合計(jì)公司穩(wěn)定性成立年限：8 年以上38 年13 年1 年以內(nèi)近期有無(wú)重大負(fù)面突發(fā)事件無(wú)不清楚有公司信譽(yù)最近半年付款按約付款延期付款不清楚無(wú)故拖欠領(lǐng)導(dǎo)人誠(chéng)信品德素質(zhì)好一般不清楚較差企業(yè)知名度全國(guó)知名當(dāng)?shù)刂磺宄恢緦?shí)力資產(chǎn)（或與同行業(yè)相比）多一般不清楚少公司經(jīng)營(yíng)狀況盈利能力 （或與同行業(yè)相比）強(qiáng)一般不清楚弱銷售勢(shì)頭 （或與同行業(yè)相比）強(qiáng)持平不清楚弱管理內(nèi)部管理完善一般不清楚混亂辦公室 /廠房管理整潔 /有序一般不清楚亂外部因素國(guó)家政策對(duì)企業(yè)影響無(wú)影響一般不清楚大公司所在行業(yè)發(fā)展前