檔案管理制度最終版(參照)

1、檔案管理制度第一條 目的為加強(qiáng)日常行政管理，規(guī)范檔案的收集、形成、歸檔、保管等環(huán)節(jié)的管理，同時(shí)通過(guò)規(guī)范檔案管理，實(shí)現(xiàn)各類資料的完整性、統(tǒng)一性。利用檔案管理平臺(tái)促進(jìn)日常行政管理規(guī)范化、制度化，實(shí)現(xiàn)信息共享。通過(guò)加強(qiáng)工程檔案管理實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)成本的有效管控，并逐步實(shí)現(xiàn)工程管理流程化。第二條 檔案管理的模式及歸檔流程（一）管理模式1、檔案管理部門(mén)在公司行政管理框架下設(shè)置專職檔案管理人員，并獨(dú)立開(kāi)展檔案管理工作。2、公司檔案實(shí)行集中管理的體制，公司檔案室及其管理人員，對(duì)公司所有檔案資料統(tǒng)一收集、分類、編號(hào)、登記、造冊(cè)、歸檔管理。3、所有需要調(diào)閱、復(fù)制、調(diào)出、到期銷毀的檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行本制度的有關(guān)規(guī)定。

2、4、各項(xiàng)目部、各分公司必須配置專職資料員或?qū)Ｂ殭n案管理人員，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的檔案資料管理，接受公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)、監(jiān)督、檢查、日常管理、績(jī)效考核；各子公司及控股子公司，應(yīng)設(shè)置滿足檔案保管必須的空間，配置專職檔案管理人員，并接受公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)、監(jiān)督、檢查、日常管理、績(jī)效考核。（二）歸檔流程1、外來(lái)文件檔案：公司各部門(mén)收到外來(lái)文件檔案時(shí)，應(yīng)先交檔案管理員根據(jù)文件內(nèi)容分類，編制檔案歸檔目錄及編號(hào)，需要向各部門(mén)發(fā)放復(fù)印時(shí)應(yīng)先歸檔再?gòu)?fù)印，由辦公室收發(fā)員向各部門(mén)發(fā)放。 2、公司內(nèi)部形成的文件：會(huì)談紀(jì)要、談判筆記、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、信函等，應(yīng)統(tǒng)一編制文件編號(hào)，由批準(zhǔn)擬訂該文件的最

3、高主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，然后登記、蓋章、編號(hào)、歸檔。原稿件與正式文件一并歸檔存放。3、合同、協(xié)議：經(jīng)濟(jì)合同、工程承包合同、工程承包合同補(bǔ)充協(xié)議按相關(guān)制度規(guī)定的流程會(huì)簽，由有管轄權(quán)的主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，登記、蓋章、編號(hào)、歸檔。4、工程資料：工程簽證單、工作聯(lián)系單、監(jiān)理月報(bào)、施工日志、材料認(rèn)價(jià)單、詢價(jià)單、材料設(shè)備收發(fā)單、驗(yàn)收單、產(chǎn)品合格證、招投標(biāo)文件、施工單位的報(bào)價(jià)單等，按規(guī)定的時(shí)間移交檔案室歸檔管理。5、工程報(bào)告資料：文物、地質(zhì)勘探報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)變更、施工圖紙、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等應(yīng)先交各個(gè)項(xiàng)目檔案室歸檔，然后按需要簽字領(lǐng)取。相關(guān)資料原則上由項(xiàng)目部資料室交由公司檔案室留存一套原件，原件不夠用時(shí)原件存

4、公司檔案室，項(xiàng)目資料室由公司檔案室提供復(fù)印件，注明原件存放處并加蓋存放處公章。6、工程預(yù)算、決算書(shū)，按照相關(guān)制度規(guī)定審核批準(zhǔn)后，原件交檔案室一套存檔。與該項(xiàng)預(yù)（決）算有關(guān)的附件例如：預(yù)決算編制說(shuō)明、工程簽證單、認(rèn)價(jià)單、工程量驗(yàn)收單、甲供材收料單、代扣代交費(fèi)用明細(xì)表等應(yīng)一并附在后面，預(yù)決算書(shū)封面所有項(xiàng)目必須填寫(xiě)齊全，不得漏項(xiàng)。工程預(yù)決算書(shū)應(yīng)按裝訂順序編制總頁(yè)碼、分項(xiàng)頁(yè)碼。審核定稿的預(yù)決算書(shū)，負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的預(yù)算員、預(yù)算工程師、主管領(lǐng)導(dǎo)、施工單位的授權(quán)負(fù)責(zé)人要分別簽字、蓋章，同時(shí)加蓋單位公章（加蓋騎縫章）。7、房屋銷售合同、租賃合同。銷售合同在合同履行期間、辦完房屋產(chǎn)權(quán)證前，由財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)保管

5、，每月月末編制合同目錄報(bào)檔案室備案。辦理產(chǎn)權(quán)證以后移交檔案室管理。租賃合同，在合同簽訂后的當(dāng)月月末移交檔案室管理。8、各類證照、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等，在取得當(dāng)日即登記歸檔。9、會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案按照財(cái)政部（財(cái)會(huì)字199832號(hào)）會(huì)計(jì)檔案管理辦法等有關(guān)規(guī)定歸檔。即一個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)人員整理裝訂、編制目錄，在財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年后移交檔案室管理。10、其他檔案資料。學(xué)習(xí)資料、圖書(shū)、工具書(shū)等歸入檔案管理范圍，在購(gòu)入時(shí)即登記歸檔，加蓋河南豫發(fā)置業(yè)有限公司圖書(shū)管理專用章，憑檔案室出具的歸檔證明報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。第三條 檔案管理部門(mén)職權(quán)1、參與檔案管理制度的擬訂。2、負(fù)責(zé)對(duì)所屬各分、子公司、項(xiàng)目部各

6、類檔案資料歸檔工作的監(jiān)督、考核、指導(dǎo)、培訓(xùn)工作。3、做好公司檔案的收集、整理、登記、編號(hào)、保管和查詢、調(diào)閱工作。4、做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。第四條 歸檔分類、代碼為了便于管理和查閱，所有歸檔的資料必須按其來(lái)源渠道、時(shí)間、性質(zhì)、用途、資料特性，結(jié)合相關(guān)制度規(guī)定及其管理習(xí)慣進(jìn)行分類編碼，按類存放保管。（一）分類原則及類別代碼1、檔案的分類原則：（1）按照檔案的來(lái)源渠道、性質(zhì)、用途或使用范圍進(jìn)行分類。分類的原則：如來(lái)自政府機(jī)關(guān)或行政職能單位的紅頭文件、通知、通告、行政法規(guī)、行業(yè)規(guī)范等資料歸入“外來(lái)行政檔案類”歸檔；公司內(nèi)部形成的文件，如公司紅頭文件、會(huì)談紀(jì)要、通知（通報(bào)）、工作計(jì)劃（

7、總結(jié)）、規(guī)章制度等由公司內(nèi)部形成或簽發(fā)的文件資料歸入“公司行政檔案類”歸檔；與工程（項(xiàng)目）開(kāi)發(fā)有關(guān)的檔案歸入“工程類”檔案；與財(cái)務(wù)有關(guān)的歸入“財(cái)務(wù)類”檔案等。（2）按照用途或使用范圍分類原則：如用于項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的政府批文、政府規(guī)劃部門(mén)的用地批復(fù)等，雖然來(lái)自外部，但用于某個(gè)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)；公司就某個(gè)項(xiàng)目向政府機(jī)關(guān)或行政職能部門(mén)的提交的申請(qǐng)、請(qǐng)示、專題工程會(huì)談紀(jì)要等文件，均應(yīng)歸入“工程類”檔案管理。檔案分類一般應(yīng)按照用途優(yōu)先、來(lái)源渠道次之的原則。特殊情況下，如果出現(xiàn)一個(gè)文件用于幾個(gè)項(xiàng)目或幾項(xiàng)不同內(nèi)容時(shí)，可在幾個(gè)檔案類同時(shí)歸檔，如果只有一份原件，可按文件中主要內(nèi)容對(duì)應(yīng)的用途類型保存原件，在其他類型保存復(fù)印件。

8、2、類別代碼：類別代碼也叫分類代碼，是按照上述分類原則進(jìn)行分類，以代碼的形式表示某個(gè)檔案資料應(yīng)歸屬的類別，便于檔案的日常管理，便于確定檔案的歸屬及調(diào)閱。根據(jù)目前公司檔案內(nèi)容，暫按以下類別分類，共9類。（1）外來(lái)行政文件類。代碼“01”一般來(lái)自政府機(jī)關(guān)或行政職能部門(mén)，包括行政職能機(jī)關(guān)頒發(fā)的政策法規(guī)、政府文件、行業(yè)規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、通知、通報(bào)、行業(yè)規(guī)章制度等；還包括政府機(jī)關(guān)簽發(fā)的批復(fù)性文件。（2）公司行政文件類。代碼“02”一般是由公司內(nèi)部簽發(fā)的文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要（主要指工作會(huì)議、例會(huì)等）、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、批示等。（3）圖書(shū)資料類。代碼“03”各種學(xué)習(xí)資料、圖書(shū)等。（4）合同

9、（協(xié)議）類。代碼“04”本公司與有關(guān)單位或個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料等。具體包括融資、對(duì)外擔(dān)保、對(duì)外投資、企業(yè)并購(gòu)、債權(quán)債務(wù)處置、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、資產(chǎn)處置、產(chǎn)權(quán)處置、勞動(dòng)人事、法律事務(wù)等方面的合同協(xié)議。（5）證照、證書(shū)類。代碼“05”包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。（6）項(xiàng)目開(kāi)發(fā)（工程）類。代碼“06”或以項(xiàng)目名稱拼音縮寫(xiě)代替。包括與項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、工程承包、建筑安裝材料采購(gòu)有關(guān)的合同協(xié)議、勘探報(bào)告等。具體包括項(xiàng)目前期籌劃、土地征用、文物地質(zhì)勘察報(bào)告、拆遷補(bǔ)償、方案規(guī)劃、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、工程預(yù)算、

10、工作聯(lián)系單、工程簽證、材料認(rèn)價(jià)單、工程月報(bào)、竣工驗(yàn)收、工程決算等與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的文件材料。（7）銷售合同。代碼“07”或以項(xiàng)目名稱拼音縮寫(xiě)代替。包括開(kāi)發(fā)的住宅、商鋪銷售合同、寫(xiě)字樓租賃合同。（8）會(huì)計(jì)檔案。代碼“08”（9）其他類。代碼“09”包括公司日常文件娛樂(lè)活動(dòng)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、考察等照片或以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料。除工程建設(shè)外的與相關(guān)單位來(lái)往的信件、傳真等資料。（10）預(yù)留代碼：第五條 檔案數(shù)量計(jì)量、登記方法及歸檔要求：1、檔案的計(jì)量方法：（1）紙質(zhì)檔案、圖片資料的計(jì)量方法：“單面”打印的資料以自然張數(shù)計(jì)量（含資料封面、封底），單位為“張”；“雙面”打印的以自然“頁(yè)”計(jì)量（含資料封面、封

11、底），單位為“頁(yè)”。（2）會(huì)計(jì)檔案：如憑證、賬簿、報(bào)表等均以“冊(cè)”為計(jì)量單位，按檔案形成的“年、月”登記。（3）圖書(shū)、工具書(shū)類的檔案：以“冊(cè)”或“本”為計(jì)量單位，登記時(shí)要同時(shí)記載出版年、月和版號(hào)。（4）電子檔案（即移動(dòng)硬盤(pán)、存儲(chǔ)卡、影視光盤(pán)等）的計(jì)量方法：電子檔案一般以“個(gè)”為計(jì)量單位。當(dāng)同一個(gè)移動(dòng)硬盤(pán)存儲(chǔ)多個(gè)不同內(nèi)容文件時(shí)，應(yīng)另附紙質(zhì)文件名稱目錄。 2、檔案的登記方法：為了便于檔案的查找、利用，防止檔案丟失，對(duì)所有歸檔的檔案資料必須進(jìn)行逐項(xiàng)登記管理。檔案登記的形式采取紙質(zhì)版與電子版同時(shí)進(jìn)行。檔案登記一般應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)原則：（1）按照檔案類型進(jìn)行分類登記；（2）按照檔案所屬的單位、項(xiàng)目進(jìn)行登記

12、；（3）按照檔案編號(hào)類別登記；（4）按照檔案形成的時(shí)間順序進(jìn)行登記。3、文件材料的歸檔要求：（1）公司各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。（2）歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確。（3）歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。（4）歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。（5）歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。（6）歸檔的文件材料必須為正本，本公司編制的文件應(yīng)附發(fā)文稿紙，歸檔的合同必須附有合同會(huì)簽表及會(huì)簽過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生的修改版。

13、（7）歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。（8）非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。（9）外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。（10）為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整，圖像、字跡清晰。4、 凡由公司與其他單位協(xié)作、合資完成的項(xiàng)目，公司必須保存一整套檔案。5、送交材料的部門(mén)，要填寫(xiě)移交檔案材料登記表一式兩份，接交雙方簽字，履行交接手續(xù)。任何部門(mén)與個(gè)人不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸

14、檔的材料。6、歸檔文件留存（1）涉及合同履行，經(jīng)辦部門(mén)可自留合同復(fù)印件一份，合同履行過(guò)程中涉及的其他部門(mén)由經(jīng)辦部門(mén)各送合同復(fù)印件一份；（2）與政府企業(yè)、業(yè)務(wù)單位之間的函件、聯(lián)系單等由經(jīng)辦部門(mén)視情況自留復(fù)印件。7、 檔案保管期限保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期（1）永久：凡是反映公司主要職能活動(dòng)基本歷史面貌、對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。保管期限為50年以上。（2）長(zhǎng)期：凡是反映公司的一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16至50年。（3）短期：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。第六條 檔案保密等級(jí)的劃分1、“”級(jí)檔案：公

15、司內(nèi)容階段性工作總結(jié)、計(jì)劃相關(guān)文件，階段性工作會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)部制度等，在建項(xiàng)目階段工程推進(jìn)會(huì)議紀(jì)要等。2、“”級(jí)檔案：人事任命類文件、與關(guān)聯(lián)單位往來(lái)信函等，對(duì)政府機(jī)關(guān)單位發(fā)出的申請(qǐng)、報(bào)告類文件；工程檔案資料、工程施工合同、材料采購(gòu)合同、工程造價(jià)預(yù)（決）算報(bào)告、經(jīng)濟(jì)往來(lái)對(duì)賬單。3、“”級(jí)檔案：公司組織架構(gòu)設(shè)置、薪酬方案；重要經(jīng)濟(jì)往來(lái)合同、借款合同、涉及公司重大經(jīng)營(yíng)決策的文件等；項(xiàng)目規(guī)劃階段的規(guī)劃方案、設(shè)計(jì)方案；4、“”級(jí)檔案：會(huì)計(jì)檔案、財(cái)務(wù)信息；一般性投資規(guī)劃及項(xiàng)目并購(gòu)相關(guān)文件等；5、“”級(jí)檔案：涉及公司重大收購(gòu)并購(gòu)合同、重大科研成果、專利成果等。檔案保密等級(jí)按照“檔案保密等級(jí)目錄”執(zhí)行。第七條

16、檔案管理1、檔案室應(yīng)制訂科學(xué)合理的檔案分類方案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排架；2、檔案室應(yīng)對(duì)全年檔案的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；3、檔案室對(duì)保管期限己滿的檔案，應(yīng)造冊(cè)報(bào)總經(jīng)理室批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。4、檔案室對(duì)己破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。5、檔案室對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期檢查，遇有特殊情況，應(yīng)立即向董事會(huì)及總經(jīng)理室報(bào)告，及時(shí)處理。第八條 檔案的調(diào)閱、借出的規(guī)定檔案管理必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，如因開(kāi)展業(yè)務(wù)需要查詢、調(diào)閱、復(fù)制已歸檔的檔案時(shí)，必須履行申請(qǐng)、審批、登記程序。1、檔案調(diào)閱、查詢、復(fù)制：（1）凡本公司各部門(mén)因工作需要，可以查借

17、閱有關(guān)檔案。（2）查借閱檔案者一律履行查借閱手續(xù)，并限于所申請(qǐng)查借閱的范圍，完畢后，應(yīng)立即歸還并當(dāng)面點(diǎn)清注銷。（3）查借一般檔案由本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱非本業(yè)務(wù)范圍的檔案或重要機(jī)密文件，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查借閱。本公司工作人員需要查詢、調(diào)閱、復(fù)制與其分管業(yè)務(wù)相關(guān)或有關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的檔案資料時(shí)，調(diào)閱人必須辦理登記程序。內(nèi)容包括調(diào)閱檔案名稱、調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱事由、調(diào)閱人簽字，經(jīng)調(diào)閱人部門(mén)經(jīng)理（副經(jīng)理）審核；調(diào)閱后不歸還的應(yīng)該經(jīng)調(diào)閱人部門(mén)副總審核簽字；本公司工作人員查詢、調(diào)閱、復(fù)制與其分管業(yè)務(wù)不相關(guān)、業(yè)務(wù)不關(guān)聯(lián)的保密級(jí)別為“”、“”級(jí)檔案資料時(shí)，必須經(jīng)與檔案資料業(yè)務(wù)相關(guān)的所屬部門(mén)經(jīng)理審批，根據(jù)審批意見(jiàn)登記

18、后才能調(diào)閱、摘抄、復(fù)制等。說(shuō)明：a、業(yè)務(wù)相關(guān)：即指調(diào)閱的檔案與其目前所從事的業(yè)務(wù)有直接關(guān)系；b、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)：即指調(diào)閱的檔案與其目前所從事的業(yè)務(wù)有間接聯(lián)系；c、調(diào)閱：即調(diào)出檔案在檔案室內(nèi)閱讀、查看；d、摘抄：即調(diào)出檔案在檔案室內(nèi)閱讀、查看、并將部分內(nèi)容摘抄記錄下來(lái)；e、復(fù)制：即復(fù)印、掃描，將復(fù)印、掃描內(nèi)容帶出檔案室；f、外單位人員：即本公司及本公司控股子公司以外的人員。外單位人員調(diào)閱、查詢、復(fù)制保密級(jí)別“”、“”級(jí)檔案時(shí)，由與檔案內(nèi)容相關(guān)的主管副總、檔案主管副總同時(shí)審批；保密級(jí)別“”級(jí)及以上級(jí)別的文件嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員調(diào)閱、查詢、復(fù)制。需要“加密”的文件歸檔時(shí)應(yīng)密封加密存檔。加密文件的調(diào)閱、查詢、復(fù)制由

19、加密人和董事長(zhǎng)同時(shí)審批后才能拆封查閱。2、檔案借出的管理：檔案原件一般不允許帶出檔案室，因工作需要確需借出時(shí)，須經(jīng)檔案室主任、檔案主管副總審批，借出人登記備案，注明借出時(shí)間、擬歸還時(shí)間，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)跟蹤催要。 “加密”文件借出由加密人和董事長(zhǎng)審批。3、查借閱檔案時(shí)，必須愛(ài)護(hù)檔案資料，不得私自在文件上作任何標(biāo)記或涂改，不得損毀和抽走案卷的張頁(yè)，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。第九條 檔案移交的管理1、檔案移交時(shí)間：按照相關(guān)制度規(guī)定，各部門(mén)、各項(xiàng)目、各（分）子公司需要及時(shí)移交的檔案，必須在規(guī)定時(shí)間向檔案室移交，移交時(shí)間按照“檔案移交時(shí)間表”規(guī)定執(zhí)行。2、檔案移交程序：檔案移交必須辦理移交手續(xù)，檔案移交過(guò)程

20、必須有第三人參與。移交人按照檔案分類規(guī)定及檔案管理人員的要求，將檔案分類，編制移交目錄；接收人應(yīng)逐項(xiàng)核對(duì)移交目錄及檔案內(nèi)容；監(jiān)交人負(fù)責(zé)逐項(xiàng)核對(duì)移交資料的完整性、準(zhǔn)確性，并監(jiān)督移交人、接管人簽字。（監(jiān)交人可由一至二人共同監(jiān)交，由檔案主管副總指定監(jiān)交人人選）。第十條 檔案保管期限及銷毀的規(guī)定保管期限到期需要銷毀的檔案，由檔案室編制檔案銷毀目錄，經(jīng)檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門(mén)經(jīng)理及其主管副總逐項(xiàng)查驗(yàn)，經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批，并指定專人監(jiān)督銷毀全過(guò)程，檔案銷毀目錄永久保存。各類檔案的保管期限按照“檔案保管期限目錄”執(zhí)行。第十一條 檔案室檔案管理員崗位職責(zé)1、根據(jù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的安排，積極主動(dòng)地開(kāi)展工作，努力完

21、成好各項(xiàng)工作任務(wù)和崗位職責(zé)。2、負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全公司各類檔案資料。3、對(duì)接收入庫(kù)的各類檔案進(jìn)行分類、整理，編制檢索工具，為公司的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4、貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于保守機(jī)密的規(guī)定，維護(hù)涉密檔案的安全，維護(hù)公司機(jī)密，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案室利用范圍，非經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自借、閱和銷毀檔案材料。5、做好“八防”工作，嚴(yán)格遵守檔案的保管、保護(hù)制度，確保各類檔案材料的完整、安全，努力提高檔案的使用壽命。6、努力鉆研各類檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，熟悉庫(kù)藏，了解庫(kù)藏，每年度對(duì)各類檔案數(shù)量以及變動(dòng)情況作出精確的統(tǒng)計(jì)，積極參加檔案相關(guān)管理部門(mén)舉辦的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)。7、檔案管理員在工作變

22、動(dòng)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行檔案移交手續(xù)。第十二條附件:1、檔案分類查詢目錄2、檔案編碼檢索目錄3、檔案保密等級(jí)目錄4、檔案移交時(shí)間表5、檔案保管期限目錄6、檔案登記表（樣表）7、合同分類編號(hào)規(guī)則8、檔案資料分類編碼規(guī)則第十三條其他本制度自發(fā)布之日試行。（如各部門(mén)、各項(xiàng)目及各子公司有更好的建議可以向檔案室書(shū)面提出，以使檔案管理制度更加完善、方便服務(wù)于工作）附件1檔案分類查詢目錄外來(lái)文件（與公司具體項(xiàng)目無(wú)關(guān)）： 01政府機(jī)關(guān)或行政職能頒發(fā)的政策法規(guī) 01-001政府文件 01-002行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、行業(yè)規(guī)章制度等 01-003通知、通報(bào) 01-004政府機(jī)關(guān)簽發(fā)的批復(fù)行文件 01-005公司行政文件類

23、02公司的內(nèi)部文件、規(guī)章制度 02-001 會(huì)議紀(jì)要 02-002工作計(jì)劃、總結(jié) 02-003報(bào)告 02-004請(qǐng)示 02-005批復(fù)、批示 02-005-1人力資料管理 02-006員工工作計(jì)劃及績(jī)效考核工作 02-006-001在職員工檔案 02-006-002離職員工檔案 02-006-003勞動(dòng)合同 02-006-003社保、醫(yī)保及其他保險(xiǎn) 02-006-004其他 02-006-005其他 02-007圖書(shū)類資料 03合同協(xié)議類 04工程合同 04-001其他合同 04-002證照、證書(shū)類 05榮譽(yù)證書(shū)等 05-001法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照 05-002開(kāi)發(fā)資質(zhì)等 05-003土地規(guī)劃許可證

24、05-004施工規(guī)劃許可證 05-005預(yù)售許可證 05-006工程類 06政府來(lái)文 06-001工程管理制度與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 06-002本部門(mén)、員工工作計(jì)劃與考核資料 06-003對(duì)外發(fā)文 06-004與設(shè)計(jì)院往來(lái) 06-005與監(jiān)理單位往來(lái) 06-006與主體施工企業(yè)往來(lái) 06-007與其他施工企業(yè)往來(lái) 06-008工程周例會(huì) 06-009設(shè)計(jì)類 06-010圖紙類資料 06-011現(xiàn)場(chǎng)簽證和變更單 06-012合同類一 06-013-01合同類二 06-013-02工程周報(bào)、月報(bào) 06-014工程檢查 06-015驗(yàn)收備案資料 06-016工程資料 06-017其他 06-018預(yù)決算 06

25、-019招標(biāo)類 06-019-01投標(biāo)類 06-019-02預(yù)算書(shū) 06-019-03材料報(bào)價(jià)單 06-019-04工程變更資料 06-019-05工作聯(lián)系單 06-019-06工程簽證 06-019-07工程款支付 06-019-08決算 06-019-09銷售合同 07住宅銷售合同 07-001商鋪銷售合同 07-002寫(xiě)字樓租賃合同 07-003會(huì)計(jì)檔案 08其他類 09附件2檔案編號(hào)檢索表序號(hào)一級(jí)代碼及相關(guān)檔案類別主要內(nèi)容二級(jí)代碼及主要內(nèi)容三級(jí)代碼及主要內(nèi)容編號(hào)代碼檔案類別主要內(nèi)容主要內(nèi)容代碼主要內(nèi)容代碼01政策法規(guī)類文件法律、法規(guī)、條例類文件政府機(jī)關(guān)文件各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、行政主管機(jī)關(guān)文件

26、行業(yè)規(guī)范類文件各行政主管機(jī)關(guān)有關(guān)行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、通知、通報(bào)等文件其他行政文件其他與項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、工程施工有關(guān)的政府機(jī)關(guān)文件02公司行政類文件套用公司紅頭的各類文件；公司的各項(xiàng)規(guī)章制度；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等；向政府行政機(jī)關(guān)、行政主管機(jī)關(guān)報(bào)送的報(bào)告、請(qǐng)示等；向關(guān)聯(lián)單位發(fā)出的信函等。03圖書(shū)資料類各種學(xué)習(xí)書(shū)刊，工具書(shū)，圖片、影像及視頻資料等。04合同、協(xié)議類除工程承包合同、房屋銷售合同以外的其他合同、協(xié)議類資料。融資合同、擔(dān)保合同、投資合同、企業(yè)并購(gòu)合同、債權(quán)債務(wù)處置合同、股權(quán)轉(zhuǎn)（受）讓合同、資產(chǎn)處置合同、人事勞動(dòng)合同、法律事務(wù)協(xié)議等。05證照、證書(shū)類營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登

27、記證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、公司章程等；各類產(chǎn)權(quán)證、經(jīng)營(yíng)許可證、租賃證等；各類榮譽(yù)證明等；工程驗(yàn)收合格證、各專業(yè)工程驗(yàn)收合格證、達(dá)標(biāo)證明等；注冊(cè)商標(biāo)、專利證書(shū)等；用地規(guī)劃許可證、建筑工程規(guī)劃許可證、施工許可證、預(yù)售證等，按項(xiàng)目單獨(dú)建檔。06項(xiàng)目、工程類土地出讓、拆遷、補(bǔ)償、安置土地出讓、拆遷、補(bǔ)償、安置等協(xié)議TD CQ項(xiàng)目前期規(guī)劃、設(shè)計(jì)方案及其合同，拆遷及補(bǔ)償協(xié)議，安置協(xié)議等；規(guī)劃、設(shè)計(jì)GH、SJ項(xiàng)目前期三通一平工程合同，文物、地質(zhì)勘察合同及相關(guān)報(bào)告，環(huán)評(píng)、項(xiàng)目可行性報(bào)告等；土地平整、臨建施工、文物勘察、地質(zhì)勘察、環(huán)境評(píng)價(jià)、可行性報(bào)告工程設(shè)計(jì)合同、協(xié)議；監(jiān)理合同。施工圖設(shè)計(jì)合同；監(jiān)理合同。TS、JL施工

28、圖紙建筑、結(jié)構(gòu)、水施、電施、消防、人防、暖通、燃?xì)?、綠化、官網(wǎng)等；JZ、JG、SS、DS、XF、RF、NT、RQ、LH、GW等主體工程承包合同、協(xié)議等；主體工程施工合同（協(xié)議）按對(duì)應(yīng)標(biāo)段或施工單位，設(shè)置編號(hào)；相應(yīng)的補(bǔ)充協(xié)議各專業(yè)工程施工、安裝合同，各分包合同；門(mén)、窗、電梯、水、電、氣、暖、人防、消防等分包工程；按對(duì)應(yīng)各標(biāo)段、各專業(yè)施工單位，設(shè)置編號(hào)；相應(yīng)的補(bǔ)充協(xié)議變更單、簽證單、認(rèn)價(jià)單、工作聯(lián)系單等；簽證單按照施工單位及土建安裝依序進(jìn)行編號(hào)變更、簽證、認(rèn)價(jià)、工作聯(lián)系單（商函）QZ、RJ、SH工程月報(bào)、施工日志等；月報(bào)、日志YB、RZ預(yù)算書(shū)、決算書(shū)等；預(yù)算、決算套用施工合同的編號(hào)預(yù)算、決算投標(biāo)文

29、件、投標(biāo)文件、招標(biāo)會(huì)議紀(jì)要等；07銷售、經(jīng)營(yíng)類合同商品房、商業(yè)房、車位、地下室銷售合同；房屋租賃合同。08會(huì)計(jì)檔案記賬憑證、賬簿、報(bào)表、其他財(cái)務(wù)資料。09其他類附件3檔案保密等級(jí)目錄“”級(jí)檔案：外來(lái)文件（與公司具體項(xiàng)目無(wú)關(guān)）： 01政府機(jī)關(guān)或行政職能頒發(fā)的政策法規(guī) 01-001政府文件 01-002行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、行業(yè)規(guī)章制度等 01-003通知、通報(bào) 01-004公司行政文件類 02公司的內(nèi)部文件、規(guī)章制度 02-001 會(huì)議紀(jì)要 02-002工作計(jì)劃、總結(jié) 02-003圖書(shū)類資料 03證照、證書(shū)類 05榮譽(yù)證書(shū)等 05-001工程類 06政府來(lái)文 06-001工程管理制度與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 0

30、6-002對(duì)外發(fā)文 06-004工程周例會(huì) 06-009工程周報(bào)、月報(bào) 06-014工程檢查 06-015工程資料 06-017其他 06-018“”級(jí)檔案：外來(lái)文件（與公司具體項(xiàng)目無(wú)關(guān)）： 01政府機(jī)關(guān)簽發(fā)的批復(fù)行文件 01-005公司行政文件類 02報(bào)告 02-004請(qǐng)示 02-005批復(fù)、批示 02-005-1合同協(xié)議類 04工程合同 04-001其他合同 04-002證照、證書(shū)類 05法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照 05-002開(kāi)發(fā)資質(zhì)等 05-003土地規(guī)劃許可證 05-004施工規(guī)劃許可證 05-005預(yù)售許可證 05-006工程類 06本部門(mén)、員工工作計(jì)劃與考核資料 06-003與設(shè)計(jì)院往來(lái) 06

31、-005與監(jiān)理單位往來(lái) 06-006與主體施工企業(yè)往來(lái) 06-007與其他施工企業(yè)往來(lái) 06-008設(shè)計(jì)類 06-010圖紙類資料 06-011現(xiàn)場(chǎng)簽證和變更單 06-012合同類一 06-013-01合同類二 06-013-02驗(yàn)收備案資料 06-016其他 06-018預(yù)決算 06-019招標(biāo)類 06-019-01投標(biāo)類 06-019-02預(yù)算書(shū) 06-019-03材料報(bào)價(jià)單 06-019-04工程變更資料 06-019-05工作聯(lián)系單 06-019-06工程簽證 06-019-07工程款支付 06-019-08決算 06-019-09銷售合同 07住宅銷售合同 07-001商鋪銷售合同

32、07-002寫(xiě)字樓租賃合同 07-0033、“”級(jí)檔案：公司組織架構(gòu)設(shè)置、薪酬方案；重要經(jīng)濟(jì)往來(lái)合同、借款合同、涉及公司重大經(jīng)營(yíng)決策的文件等；項(xiàng)目規(guī)劃階段的規(guī)劃方案、設(shè)計(jì)方案；人力資料管理 02-006員工工作計(jì)劃及績(jī)效考核工作 02-006-001在職員工檔案 02-006-002離職員工檔案 02-006-003勞動(dòng)合同 02-006-003社保、醫(yī)保及其他保險(xiǎn) 02-006-004其他 02-006-005其他 02-0074、“”級(jí)檔案：會(huì)計(jì)檔案、財(cái)務(wù)信息；一般性投資規(guī)劃及項(xiàng)目并購(gòu)相關(guān)文件等；5、“”級(jí)檔案：涉及公司重大收購(gòu)并購(gòu)合同、重大科研成果、專利成果等。檔案保密等級(jí)按照“檔案保密

33、等級(jí)目錄”執(zhí)行。附件4檔案移交時(shí)間表1.公司財(cái)務(wù)部資料按年度歸檔，財(cái)務(wù)資料在一個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)人員整理裝訂、編制目錄，在財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年后移交檔案室管理。2.人力資源部人事、薪酬等資料一年度一存檔，由企管部統(tǒng)計(jì)收集、整理、編制目錄，在次年4月中旬上交檔案室。3.工程部相關(guān)工程資料應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收并備案后一個(gè)月內(nèi)將相關(guān)圖紙、與相關(guān)業(yè)務(wù)單位的外來(lái)信函和部門(mén)周會(huì)議記錄歸檔，并和竣工資料一起交公司檔案室。合同應(yīng)在簽訂完成三日內(nèi)歸檔，涉及招（投）標(biāo)程序的，招（投）標(biāo)文件應(yīng)與合同一起歸檔。4.銷售部客戶資料及銷售合同等文件材料應(yīng)在當(dāng)期交房工作完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔，由物業(yè)經(jīng)營(yíng)中心收集整理，編制

34、目錄后上交公司檔案室。5.物資采購(gòu)應(yīng)在采購(gòu)供應(yīng)合同訂立后3天內(nèi)歸檔。6.工程類設(shè)計(jì)變更、工程量簽證單應(yīng)在次月10日前由各個(gè)項(xiàng)目部整理歸檔，編制目錄上交檔案室進(jìn)行存檔。附件5附表一序號(hào)文件類型保存期限備注1通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會(huì)發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、重要的照片、錄音（像）帶等文件永久2賀信、賀電、討論未通過(guò)的文件長(zhǎng)期3小組會(huì)議記錄、參考文件、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料短期4公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過(guò)的文件材料永久5討論未通過(guò)的文件材料等短期6主要文件材料長(zhǎng)期7其它文件材料短期8直屬上級(jí)企業(yè)頒

35、發(fā)的，屬本企業(yè)主管業(yè)務(wù)的，和非直屬上級(jí)企業(yè)頒發(fā)的針對(duì)本企業(yè)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要的文件材料永久9直屬上級(jí)企業(yè)頒發(fā)的屬本企業(yè)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料長(zhǎng)期10其它需要執(zhí)行的文件材料短期11黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)企業(yè)視察、檢查本地區(qū)、本企業(yè)工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像等重要文件材料永久12本企業(yè)黨組（包括實(shí)行黨委制的黨委）和行政辦公會(huì)的記錄、紀(jì)要、討論通過(guò)的文件永久13通知、名單、日程、報(bào)告、講話、決議、決定、紀(jì)要、重要的聲像材料永久14典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)長(zhǎng)期15小組會(huì)議記錄、參考材料短期16紀(jì)要、通知、總結(jié)、講話、報(bào)告、重要的聲像材料長(zhǎng)期17典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)短期18方針、政策法規(guī)

36、性的，重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久19一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的長(zhǎng)期20事務(wù)性有參考價(jià)值的短期21重要的法規(guī)性的長(zhǎng)期22其它的短期序號(hào)文件類型保存期限備注23綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報(bào)告永久24原始記錄長(zhǎng)期25重要的永久26一般的短期27方針政策性的重要問(wèn)題的永久28一般事務(wù)性問(wèn)題的短期29主要職能活動(dòng)年度和年度以上的、重要專題的永久30半年的、季度的、一般專題的長(zhǎng)期31年度和年度以上的永久32季度的、月份的短期33匯總的、年度和年度以上的、專題的永久34季度、月份的短期35本企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、工作條例、人員編制、啟用印信交件材料永久36本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，本企業(yè)對(duì)直屬單位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材

37、料永久37本企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的任免材料長(zhǎng)期38省級(jí)以上的永久39地、縣級(jí)以下的長(zhǎng)期40影響大、問(wèn)題嚴(yán)重的永久41影響、問(wèn)題一般的長(zhǎng)期42本企業(yè)中黨、團(tuán)、工會(huì)的基層組織形成的工作報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議文件和團(tuán)員名冊(cè)等文件材料長(zhǎng)期43本企業(yè)組織沿革、大事記永久44本企業(yè)及本企業(yè)批準(zhǔn)的有關(guān)區(qū)域變化和解決邊界糾紛、征用土地的文件材料 永久45本企業(yè)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證長(zhǎng)期46本企業(yè)編輯的并反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本永久47有歷史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的永久序號(hào)文件類型保存期限備注48重要的長(zhǎng)期49一般的短期50重大活動(dòng)的主要文件永久51一般活動(dòng)的審批手續(xù)、考察報(bào)告長(zhǎng)期52其它文件材料短期53企

38、業(yè)之間協(xié)商工作的往來(lái)文件材料短期54同級(jí)企業(yè)和非隸屬企業(yè)制發(fā)的非本企業(yè)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料短期58有省以上領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的永久59有上級(jí)企業(yè)或本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的長(zhǎng)期60其它有重要處理結(jié)果的短期61沒(méi)有處理結(jié)果的短期62年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重大問(wèn)題的專題報(bào)告長(zhǎng)期63年度以下的總結(jié)一般專題的報(bào)告和備案的短期64工程類資料按照國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)存檔附表二會(huì)計(jì)檔案保管期限表序  號(hào)檔案名稱保管期限備    注一會(huì)計(jì)憑證類       1原始憑證15年   2記帳憑

39、證15年   3匯總憑證15年   二會(huì)計(jì)帳簿類    4總帳15年包括日記總帳5明細(xì)帳15年    6日記帳15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片  固定資產(chǎn)投資清理后保管5年8輔助帳簿15年   三財(cái)務(wù)報(bào)告類  包括各級(jí)主管部門(mén)匯總財(cái)務(wù)報(bào)告9月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析10年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久包括文字分析四其他類    11會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年  12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久    13會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久   14銀行余額調(diào)節(jié)表5年