淺談高校內(nèi)部審計檔案管理與利用

1、    淺談高校內(nèi)部審計檔案管理與利用    鄧敬萍摘 要：高校內(nèi)部審計檔案是高校檔案的重要組成部分，本文從內(nèi)部審計和檔案管理的雙重視角探討了目前高校內(nèi)部審計檔案管理和利用中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上對加強高校內(nèi)部審計檔案管理和利用提出建議，以期對高校內(nèi)部審計檔案工作有所促進。關(guān)鍵詞：高校；內(nèi)部審計檔案；管理和利用高校內(nèi)部審計檔案是記錄審計項目的載體，是高校內(nèi)部審計質(zhì)量的直接反映。加強高校內(nèi)部審計檔案管理和利用對提高高校檔案管理水平，促進和規(guī)范高校內(nèi)部審計工作，發(fā)揮高校內(nèi)部審計監(jiān)督作用都具有重要意義。1 高校內(nèi)部審計檔案的定義高校內(nèi)部審計檔案是指高校內(nèi)部審

2、計機關(guān)在項目審計或者專項審計調(diào)查活動中直接形成的。以多種介質(zhì)形式存在的具有保存價值的歷史記錄，是高校專業(yè)檔案的重要組成部分。伴隨高校內(nèi)部審計工作的發(fā)展，審計范圍不斷擴大，從財務(wù)收支審計向工程審計、經(jīng)濟責任審計、效益審計等方向發(fā)展，審計過程也從事后審計向全過程審計發(fā)展。在此過程中，內(nèi)部審計檔案數(shù)量和種類日益增加。按照審計項目類型劃分，高校內(nèi)部審計檔案包括財務(wù)收支審計檔案、工程建設(shè)審計檔案、科研審計檔案、經(jīng)濟責任審計檔案、設(shè)備購置審計檔案等多種類型。按照審計過程劃分，分為立項階段檔案、實施階段檔案、終結(jié)階段檔案。按照審計檔案的內(nèi)容劃分，分為結(jié)論類、證明類、立項類、備查類，按照第2308號內(nèi)部審計具

3、體準則審計檔案工作規(guī)定，審計檔案應(yīng)按照以上四種類型排列組卷。2 高校內(nèi)部審計檔案管理和利用存在的問題審計檔案是審計程序、審計思路、審計步驟及審計方法的濃縮精華，既是審計項目的全面呈現(xiàn)，又是審計人員集體智慧的結(jié)晶。審計檔案為其他審計項目提供參考和指導(dǎo)，為高校領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策提供準確的決策信息。但在實際工作中，部分高校審計機構(gòu)仍存在“重業(yè)務(wù)輕檔案”的思想，審計檔案管理工作存在一系列問題。2.1 對高校內(nèi)部審計檔案管理不夠重視。高校內(nèi)部審計人員尤其是審計機構(gòu)負責人對審計檔案管理不重視，未按規(guī)定制定內(nèi)部審計檔案管理規(guī)章制度，工作過程中缺乏對審計檔案的監(jiān)督管理，內(nèi)部審計人員尤其是審計項目負責人檔案管理意識欠

4、缺，審計項目進行過程中產(chǎn)生的檔案如審計底稿等不及時歸檔甚至不歸檔，審計項目結(jié)束后審計檔案不及時立卷，造成審計檔案不完整，審計檔案立卷質(zhì)量不高等問題，極大的影響了檔案的保存和利用價值。2.2 高校內(nèi)部審計檔案管理不規(guī)范中華人民共和國檔案法、內(nèi)部審計基本準則、審計機關(guān)審計檔案管理規(guī)定等法律法規(guī)對高校內(nèi)部審計檔案管理進行了具體規(guī)范，對照規(guī)定，高校內(nèi)部審計檔案管理存在以下不規(guī)范之處。一是部分審計機構(gòu)未按規(guī)定配備專（兼）職檔案管理人員，審計檔案管理責任不明確。二是已有審計檔案管理人員大多為審計人員兼職，審計案卷整理不規(guī)范現(xiàn)象時有發(fā)生，如案卷內(nèi)文件順序排列混亂，出現(xiàn)文件底稿排在正文前面；證明性文件和立項性

5、文件前后顛倒等現(xiàn)象。三是兼職檔案管理人員缺乏管理好審計檔案的責任心。出現(xiàn)部分案卷質(zhì)量差及不按時立卷歸檔等現(xiàn)象。四是部分審計機構(gòu)未配備符合要求的檔案管理設(shè)備，存在審計檔案立卷整理后保管不善現(xiàn)象。五是隨著審計信息化的快速發(fā)展，審計檔案電子化成為必然趨勢。但目前多數(shù)高校內(nèi)部審計機構(gòu)沒有指定電子檔案管理制度，電子檔案管理不規(guī)范。2.3 高校內(nèi)部審計檔案開發(fā)利用有待提高審計檔案是一個審計項目最終成果的體現(xiàn)。如果能夠有效地利用好內(nèi)部審計檔案，通常能起到事半功倍的效果。但實際工作中，高校內(nèi)部審計檔案利用率很低，主要有以下原因，一是根據(jù)第2308號內(nèi)部審計具體準則-審計檔案工作第三十八條規(guī)定“借閱審計檔案，一

6、般限定在內(nèi)部審計機構(gòu)內(nèi)部”審計檔案開放范圍有所限制。二是高校內(nèi)部審計人員普遍缺乏利用檔案加強業(yè)務(wù)學習的意識。三是審計檔案管理不規(guī)范。部分檔案沒有按照項目類型、年度等條件進行分類歸檔，部分高校紙質(zhì)檔案沒有及時電子化，無法進行目錄或全文檢索，造成查找困難。四是開展內(nèi)部審計檔案編研的高校及相關(guān)編研成果都很少。3 加強高校內(nèi)部審計檔案管理和利用的建議3.1 提高對內(nèi)部審計檔案重要性的認識，加強內(nèi)部審計檔案質(zhì)量管理提高對審計檔案的重視程度，是做好檔案管理工作的前提。首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是加強內(nèi)部審計檔案管理的前提。其次要積極營造重視檔案工作的整體氛圍，通過宣傳督促、業(yè)務(wù)培訓、考核評比等措施強化檔案工作重要性。

7、再次要強化責任，嚴格實行主審負責制，同時參審人員也要參與審計檔案資料的收集整理，做到“主審負責，案結(jié)卷成”。審計檔案質(zhì)量的高低，反映內(nèi)部審計業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的高低。3.2 提高內(nèi)部審計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)高校內(nèi)部審計檔案管理是一項復(fù)雜繁瑣、專業(yè)性強的工作，檔案管理人員在精通審計知識的同時還需要具有檔案管理知識，同時需要具有高度的責任心和事業(yè)心。高校內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)加強相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓，提高其檔案管理水平，以適應(yīng)現(xiàn)代社會內(nèi)部審計檔案管理的需求。同時應(yīng)開展經(jīng)常性的審計檔案管理經(jīng)驗交流，邀請專業(yè)學者對本單位審計檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開展檔案理論研討和案例分析，用先進的管理經(jīng)驗促進檔案工作。要開展定期或不定期的審

8、計檔案質(zhì)量檢查，在檢查中發(fā)現(xiàn)問題，糾正問題，解決問題。完善審計檔案質(zhì)量責任追究制度，從而促進審計檔案質(zhì)量的進一步提高。3.3 提高檔案管理條件，建立健全檔案管理制度審計機關(guān)審計檔案管理規(guī)定第十七條規(guī)定“審計機關(guān)應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定配置具有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲功能的專用、堅固的審計檔案庫房，配備必要的設(shè)施和設(shè)備。”高校內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)結(jié)合自身條件，建設(shè)各項軟硬件設(shè)施，開發(fā)利用好內(nèi)部審計檔案資源。建立健全高校內(nèi)部審計檔案管理制度。高校內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)該按照相關(guān)法律法規(guī)制度和管理辦法，結(jié)合高等學校檔案實體分類法和不同高校的檔案工作流程規(guī)范，根據(jù)高校內(nèi)部審計檔案管理工作特征，制

9、定高校內(nèi)部審計檔案管理制度；對內(nèi)部審計檔案管理和利用各個環(huán)節(jié)制定詳細規(guī)定；制定完善的高校內(nèi)部審計檔案安全保密制度，明確內(nèi)部審計人員在檔案管理工作中的責任，以此確保高校內(nèi)部審計檔案管理工作的切實有效。3.4 積極開展高校內(nèi)部審計檔案開發(fā)利用工作檔案利用是檔案潛在價值的實現(xiàn)，檔案管理的最終目的是發(fā)揮檔案服務(wù)社會、服務(wù)人民的作用。因此，內(nèi)部審計部門和檔案管理部門應(yīng)積極開展內(nèi)部審計檔案的開發(fā)利用。內(nèi)部審計檔案的開發(fā)和利用需要做好以下工作。一是應(yīng)將審計檔案按照項目年度、項目類型等關(guān)鍵因素進行歸類整理，檔案信息電子化，提高查詢檔案的效率及速度。二是對內(nèi)部審計人員開展學習檔案、利用檔案教育，使審計人員在開展審計項目的過程中善于利用同類審計項目檔案指導(dǎo)在審項目，提高審計成效。三是要加強內(nèi)部審計檔案的編研工作，將單純的檔案保管工作轉(zhuǎn)向綜合開發(fā)利用，對審計檔案中的典型案例、審計經(jīng)驗等有價值信息進行綜合整理和分析利用，為高校管理者提供決策依據(jù)，為審計人員提供學習參考，使審計檔案發(fā)揮更大的價值。4 總結(jié)綜上所述，高校內(nèi)部審計檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高校內(nèi)部審計工作的發(fā)展，審計檔案工作的重要性逐漸凸顯。提高對高校內(nèi)部審計檔案工作的重視程度，規(guī)范高校內(nèi)部審計檔案管理，積極開展高校內(nèi)部審計檔案的開發(fā)和利用，有助于發(fā)揮高校內(nèi)部審計檔案的內(nèi)在價值，更好的為高校發(fā)展和決策提供