員工辦公物資配置標(biāo)準(zhǔn)及辦公經(jīng)費管理制度

1、.辦公物資配置標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)定1. 總則1.1 目的規(guī)范辦公物資的管理，明確各崗位員工辦公物資配置標(biāo)準(zhǔn)，降低成本、促進資源的合理使用。1.2 適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各部門。1.3 分類與定義1.3.1 分類辦公物資包含員工日常辦公所使用的辦公設(shè)備、辦公用品與辦公家具三類。1.3.2 定義辦公設(shè)備：指用于辦公室處理文件的設(shè)備，泛指使用年限至少一年以上且通電的設(shè)備。指電腦、打印機、復(fù)印機、投影儀、碎紙機、掃描儀等辦公自動化設(shè)備。.辦公用品：指辦公室內(nèi)常用的一些現(xiàn)代文具，如：簽字筆、水筆、鋼筆、鉛筆以與筆筒等配套用品。辦公用品按類別可分為管制品和消耗品， 分類明細詳見附件。 管制品非員工辦公必需品，

2、為部門領(lǐng)用物資， 如 u 盤、計算器、訂書機、剪刀等；消耗品為個人領(lǐng)用物資，如簽字筆、圓珠筆、筆芯等。辦公家具：包括指在辦公區(qū)域使用的工作家具。指辦公桌椅、會議桌椅、沙發(fā)、文件柜等滿足辦公的家具。1.4 原則1.4.1 歸口管理、分級控制1.4.2 統(tǒng)一采購、定期比價1.4.3 事前審批、臺賬管理1.4.4 費用分?jǐn)偂⑶趦€節(jié)約2. 管理職責(zé)2.1 總公司行政部為辦公物資的歸口管理部門：2.1.1 負責(zé)管理規(guī)范的擬定、發(fā)布、統(tǒng)一宣貫、解釋與修訂；.2.1.2 組織辦公物資供應(yīng)商的統(tǒng)一選擇與管理，定期比價；2.1.3 負責(zé)公司常規(guī)辦公物資的統(tǒng)一采購、分發(fā)、調(diào)撥與臺賬的管理，負責(zé)參與辦公物資供應(yīng)商的

3、考察、選擇和管理，辦公物資的核價工作；2.1.4 負責(zé)審核各公司每月采購計劃合理性；2.1.5 定期或不定期組織辦公物資與臺賬的管理檢查。2.2 分公司行政部為各公司辦公物資歸口管理部門：2.2.1 負責(zé)管理規(guī)范在本公司的內(nèi)部宣貫、解釋；2.2.2 負責(zé)本公司辦公物資采購計劃的申報、發(fā)放、費用控制與設(shè)備的維修與保養(yǎng)，并建立管理臺賬；2.3 行政部與物資部對接：對接辦公設(shè)備的詢價、比價；對接辦公設(shè)備的臺賬管理、日常維修；2.3.3 參與每季度辦公資產(chǎn)的盤點工作；.3. 預(yù)算管理與計劃的申報3.1 預(yù)算管理辦公物資采購的預(yù)算費用應(yīng)列入各公司預(yù)算，并符合年度預(yù)算計劃， 超出預(yù)算部分不予申報， 經(jīng)各公

4、司負責(zé)人審批確認(rèn)后初步納入工作計劃。3.2 計劃申報3.2.1 辦公設(shè)備的計劃申報當(dāng)各公司有辦公設(shè)備的采購需求時，需填寫申購單，經(jīng)行政負責(zé)人確認(rèn)后統(tǒng)一將需求總公司行政部，由總公司行政部對照資產(chǎn)管理查驗是否有庫存可調(diào)撥，再決定是否進行采購。3.2.2 辦公用品的計劃申報各公司行政部于每月末統(tǒng)計各部門次月辦公用品需求，并進行估算，填寫部門次月采購單隨附辦公用品月度盤點表，經(jīng)分公司負責(zé)人批準(zhǔn)后作為次月采購計劃，于每月底28日前上報至總公司行政部。各公司當(dāng)月臨時需要增加采購計劃外的辦公文具時，需向總公司行政部提出申請， 嚴(yán)禁私自與供應(yīng)商聯(lián)系采購，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)不予報銷。3.2.3 辦公家具的計劃申報.各公司

5、有需求時，提前上報需求計劃至總公司行政部審批后進行采購。4. 采購4.1 供應(yīng)商的選擇原則上由總公司行政部在合作供應(yīng)商處采購，如有特殊需求而現(xiàn)有供應(yīng)商無法提供的，可另行選擇供應(yīng)商并經(jīng)行三方比價后采購。此外，行政部門應(yīng)定期詢價，原則上1 季度內(nèi)不少于 1 次。4.2 采購的流程 4.2.1 辦公設(shè)備 / 辦公家具的采購流程有采購需求時， 由行政人員填寫 請購單 經(jīng)行政負責(zé)人審核確認(rèn)總公司行政人員進行查驗、調(diào)撥 - 總公司行政部審核確認(rèn) - 總公司行政進行采購 - 供應(yīng)商送貨 - 物品入庫 - 月底時總公司統(tǒng)一發(fā)起“采購報批單” 。4.2.2 辦公用品的采購流程各公司于每月 28 日前提報次月采購

6、單- 總公司行政部進行匯總、審核 - 供應(yīng)商報價、備貨 / 網(wǎng)上采購- 總公司行政部統(tǒng)一發(fā)起“采購報批單” - 供應(yīng)商送貨 / 配送- 各公司驗貨入庫。.5. 辦公物資的入庫管理5.1 辦公用品的入庫辦公用品采購至公司后，各行政人員應(yīng)依據(jù)采購單上所列的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額進行核對、清點，經(jīng)驗收合格后，方可入庫。行政專員要嚴(yán)格把關(guān)，有以下情況時可拒絕驗收或入庫：（1）入庫物品與采購單上的采購物品不相符的；（2）不符合物品入庫要求的采購物品，如出現(xiàn)破損、原裝短少、接近或超過有效期等。5.2 辦公設(shè)備的入庫各行政專員填寫固定資產(chǎn)驗收單總公司行政部進行固定資產(chǎn)編號 - 使用人驗收簽字確認(rèn)。新購

7、辦公設(shè)備的相關(guān)保修卡等由行政專員進行統(tǒng)一保管，包括電腦、打印機、移動硬盤等，并與時錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)。5.3 辦公家具的入庫各行政專員填寫固定資產(chǎn)驗收單 使用人驗收簽字確認(rèn) - 總公司行政部確認(rèn)。.6. 辦公物資的領(lǐng)用管理此處辦公物資的領(lǐng)用主要指辦公用品的領(lǐng)用，辦公自動化設(shè)備申請后無需再行領(lǐng)用手續(xù)。6.1.1 領(lǐng)用時間各部門由負責(zé)人負責(zé)辦公用品的領(lǐng)用，于每周三至行政部領(lǐng)用部門本周所需物資，其余時間不予辦理文具的領(lǐng)用手續(xù)。6.1.2 消耗品的領(lǐng)用在規(guī)定時間至各公司行政部領(lǐng)用消耗品，并填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，再次領(lǐng)用時需以舊換新。6.1.3 管制品的領(lǐng)用管制品為部門共同使用品，統(tǒng)一由部門內(nèi)勤申領(lǐng)和保

8、管，員工有使用需要時可至各部門內(nèi)勤處進行領(lǐng)用，并與時歸還。7. 辦公物資臺賬管理與盤點.7.1 辦公設(shè)備 / 辦公家具的臺賬管理與盤點新采購的辦公設(shè)備 / 辦公家具，各行政人員需進行物資信息臺賬登記。每月初5 號前將更新的物資臺賬發(fā)至總公司行政部備案。每季度總公司行政部開展物資臺賬管理的檢查、抽查事宜。7.2 辦公用品的臺賬管理與盤點各公司行政人員負責(zé)每月辦公用品的領(lǐng)用臺賬梳理。每月最后一日前， 盤點辦公用品當(dāng)月使用量、 庫存形成盤點表，與物資部進行物資總量核對。7. 辦公物資的外借、歸還與遺失7.1 辦公物資的外借因工作等原因需長期借用公用的辦公自動化設(shè)備（如筆記本電腦、投影儀、數(shù)碼相機、錄

9、音筆等）需填寫物品借用登記表，以記錄物品的借用與使用歸還情況，并需要按物品借用登記表中在規(guī)定時間與時完好歸還。7.2 辦公物資的歸還7.2.1 員工離職.員工離職時，退還公司原所屬部門的的管制品（如電腦、打印機、u盤、機等） ，行政人員需按領(lǐng)用記錄核對并辦理移交手續(xù)，未完成移交的不予辦理離職手續(xù)，若出現(xiàn)遺失需進行賠償。7.2.2 員工異動員工異動時，原則上不能帶走原所屬部門的辦公物資，如電腦、辦公家具等，如辦公物品需隨人員調(diào)撥，應(yīng)由行政部進行物資流轉(zhuǎn)備注。7.3 辦公物資的遺失借出的物品或部門領(lǐng)用的管制品如出現(xiàn)遺失、損壞等情況， 在事發(fā)時需要與時向行政部報告情況，損壞的應(yīng)與時歸還行政部進行維修

10、處理， 遺失的且不能提供遺失時間與詳細情況則當(dāng)由借用人按借用物品的折舊價值賠償，折舊價值以財務(wù)部數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。8. 辦公物資的維修與更新.員工在工作中要愛護辦公設(shè)備， 能維修使用的用品原則上不進行新購與更換，當(dāng)發(fā)生故障時物品使用人或部門應(yīng)與時向行政部報告設(shè)備出現(xiàn)的問題，進行辦公設(shè)備的維護與保養(yǎng)，并將每次維修問題進行記錄。9. 辦公物資的報廢管理當(dāng)辦公物資的性能發(fā)生改變，不能正常使用且無法修復(fù)或維修成本高于其使用價值時，可申請報廢。由使用人發(fā)起申請，填寫資產(chǎn)報廢申請單 ，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，在確認(rèn)無法修復(fù)或維修成本過高后，報總公司行政部審批，同意后方可實施報廢。無回收利用價值或回收利用價值低于變賣收

11、入的物資，應(yīng)考慮變賣處理；無使用價值且無法進行變賣的物資，應(yīng)適時清理，變賣后所得物資需交由財務(wù)管理部入帳。10. 辦公物資的庫房管理.辦公物資的庫房應(yīng)按不同類別、性能、特點和用途分類分區(qū)、分庫碼放，做到物品擺放干凈整齊。公司辦公經(jīng)費管理制度1. 總則1.1 為加強公司內(nèi)部管理，控制公司運營成本，經(jīng)過多年運行，在公司原辦公經(jīng)費管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合公司實際情況，全面推行預(yù)算管理，特制定本制度。1.2 本制度所指辦公經(jīng)費為：各部門開展日常辦公所需的費用，包括辦公用品費用、交通費、費、復(fù)印費、長話費等。.1.3 本制度適用于公司對各業(yè)務(wù)部門日常辦公所產(chǎn)生的費用的量化考核。1.4 若因公司管理體制與本制度

12、相關(guān)聯(lián)的制度有改變時，本制度另行修訂。2. 辦公用品、辦公經(jīng)費的界定與使用標(biāo)準(zhǔn)2.1 辦公經(jīng)費范圍界定辦公經(jīng)費包括：辦公用品費、交通費、費、復(fù)印費、長話費、打印耗材費。本制度所指的辦公用品是指各部門為開展日常工作所需的，且達不到列入固定資產(chǎn)條件的所有物品。包括書寫工具、文件儲存、桌上用品、水票、打印耗材等。交通費是指不配備車輛的部門因開展業(yè)務(wù)需要，自行乘坐出租車、公交車發(fā)生的實際費用。費是指使用公司提供的辦公所產(chǎn)生的費用。復(fù)印費是指需要到公司辦公室復(fù)印資料所發(fā)生的費用。2.2 辦公經(jīng)費測算原則與標(biāo)準(zhǔn).2.2.1 因工作需要，自行乘坐出租車、公交車發(fā)生的費用，據(jù)實報銷，并計入部門交通費考核。2.2.2 費核定。費實行總額控制，公司核定各部門費以后，發(fā)生費用，以電信部門提供的實際費用為準(zhǔn)。原則上每個部門自行進行話費的與時充值。由安全部統(tǒng)一負責(zé)的賬號由相關(guān)負責(zé)人進行通訊費用的與時充值。3 辦公經(jīng)費預(yù)算管理3.1 辦公經(jīng)費的核定公司根據(jù)各部門的工作性質(zhì)、耗材預(yù)估情況、 公司年度財務(wù)計劃等方面綜合考慮后，由行政部和財務(wù)部擬定本年度辦公經(jīng)費使用計劃，經(jīng)公司審批后執(zhí)行。3.2 涉與辦公經(jīng)費管理過程的部門職責(zé)。行政部：負責(zé)辦公用品、辦公耗材的統(tǒng)一采購、入庫、發(fā)放、管理，采購必須向經(jīng)公司評定的合格供貨方實施采購；負責(zé)統(tǒng)計核算各部門領(lǐng)用辦公用品的費用、