時(shí)間管理和個(gè)人成效PPT學(xué)習(xí)教案

1、時(shí)間管理和個(gè)人成效時(shí)間管理和個(gè)人成效第1頁(yè)/共49頁(yè)人生的每一剎那都是唯一的人生的每一剎那都是唯一的時(shí)間對(duì)盼望的人來(lái)說(shuō)“實(shí)在太短”；時(shí)間對(duì)恐懼的人來(lái)說(shuō)“實(shí)在太長(zhǎng)”；時(shí)間對(duì)痛苦的人來(lái)說(shuō)“實(shí)在太慢”；時(shí)間對(duì)快樂(lè)的人來(lái)說(shuō)“實(shí)在太快”；時(shí)間對(duì)有愛心的人來(lái)說(shuō)是永恒。朝菌朝生暮死；寒蟬春生復(fù)死；海龜生存500年；松柏樹、黃楊樹活數(shù)千年第2頁(yè)/共49頁(yè) 天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個(gè)時(shí)刻也都有其存在的目的，生命誕生的時(shí)刻；生命枯萎的時(shí)刻；播種的時(shí)刻；收成的時(shí)刻以及保持緘默的時(shí)刻，挺身講話的時(shí)刻。舊約圣經(jīng)之傳道書 我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸，我們利用時(shí)間，否則時(shí)間利用我們。第3頁(yè)/共49頁(yè)“

2、不能管理時(shí)間，便什么都不能管理不能管理時(shí)間，便什么都不能管理” （美）杜拉克（美）杜拉克“管理”時(shí)間是不對(duì)的，“時(shí)間管理”就是“自我”管理什么是時(shí)間管理時(shí)間管理就是管理時(shí)間？第4頁(yè)/共49頁(yè)下面用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎？2 你通常把工作帶回家嗎？3 你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4 如果沒(méi)有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5 即使沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6 你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件？7 你經(jīng)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8 你經(jīng)常占用用餐時(shí)間工作嗎？9 在上個(gè)月里，你

3、是否忘記一些重要的約會(huì)？10 你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11 你覺(jué)得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13 當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14 你常無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒(méi)有去做與目標(biāo)一致的大事？16 你是否有沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中而沒(méi)有著眼于未來(lái)？ 測(cè)測(cè)你的時(shí)間安排是否合理第5頁(yè)/共49頁(yè) 總結(jié)你的時(shí)間掌控總結(jié)你的時(shí)間掌控1216 “yes” 救命救命！你在時(shí)間管理上需改進(jìn)812“yes” 48 “yes”04“yes”當(dāng)心！當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南可以可以！方向正確

4、，但需要提高沖勁恭喜！恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法第6頁(yè)/共49頁(yè)案例：老王的故事延 誤原 因1、沒(méi)有以第一時(shí)間把報(bào)告做好拖延，沒(méi)有界定緩急先后2、打算做報(bào)告的當(dāng)天 下屬生病，代出席會(huì)議 上司緊急命令 一些電話 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾3、下班回家交通堵塞 4 、看電視 不能自我約束5、放棄工作不能自我約束6、賴床不能自我約束7、沒(méi)有帶一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞第7頁(yè)/共49頁(yè)平均平均8080歲壽命歲壽命1-20、60-80忽略不計(jì)，余40 1年為1寸 睡眠 8小時(shí) 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時(shí) 4.2年 22.5交通 1.5小時(shí) 2.5年 20電話 1小時(shí) 1.7年 18.

5、3看電視、上網(wǎng) 3小時(shí) 5年 13.3看報(bào)、聊天 3小時(shí) 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時(shí) 1.7年 6.6休假、白日夢(mèng) 鬧情緒、身體不適2小時(shí) 3.3年 3.33.3第8頁(yè)/共49頁(yè)大石頭大石頭小沙子小沙子水水第9頁(yè)/共49頁(yè)課 程 目 標(biāo)知道什么是重要的知道什么是重要的做計(jì)劃做計(jì)劃實(shí)踐實(shí)踐 重要、計(jì)劃、實(shí)踐第10頁(yè)/共49頁(yè)時(shí)間的秩序時(shí)間的秩序時(shí)間箭頭將過(guò)去和未來(lái)區(qū)別開來(lái),使時(shí)間有方向 面包的比喻面包的比喻錯(cuò)誤：3成時(shí)間緬懷過(guò)去、3成時(shí)間夢(mèng)想將來(lái)、 3成時(shí)間應(yīng)付目前的一切正確：8成時(shí)間應(yīng)付今天、1成時(shí)間借古今用作為參考 1成時(shí)間計(jì)劃未來(lái)第11頁(yè)/共49頁(yè)時(shí)間管理學(xué)的演變時(shí)間管理學(xué)的演變

6、記事便條做一些計(jì)劃、規(guī)劃分出優(yōu)先順序挖掘人的資源、重視人第12頁(yè)/共49頁(yè)I+重要性MIMIIMIIIMIVU+緊迫性I+ U+I+ UI U+I U工具：區(qū)分時(shí)間的重要性和緊迫性工具：區(qū)分時(shí)間的重要性和緊迫性重要的事：對(duì)個(gè)人工作生活會(huì)產(chǎn)生重大影響的事情。緊迫的事：此刻不做就會(huì)給我們帶麻煩的事情。緊迫的事情不一定是重要的事情。第13頁(yè)/共49頁(yè)緊急緊急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃、休閑 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng)重要重要與與緊要緊要之區(qū)別之區(qū)別從容人無(wú)用人 危機(jī) 急迫的問(wèn)題 有期限壓力的計(jì)劃壓力人 不速之客 某些電話

7、 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的事 受歡迎的活動(dòng)無(wú)聊人不緊急不緊急第14頁(yè)/共49頁(yè) 偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局第15頁(yè)/共49頁(yè) 偏重第二類事務(wù)，結(jié)果偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見，有理想有遠(yuǎn)見，有理想 平衡平衡 紀(jì)律紀(jì)律 自制自制 少有危機(jī)少有危機(jī)第16頁(yè)/共49頁(yè) 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利短視近利 危機(jī)處理危機(jī)處理 被視為巧言令色被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計(jì)劃輕視目標(biāo)與計(jì)劃 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂人際關(guān)系浮泛，甚至破裂 第17頁(yè)/共49頁(yè)偏重第四類事務(wù)，結(jié)果偏重第四類事務(wù)，結(jié)果

8、全無(wú)責(zé)任感全無(wú)責(zé)任感 工作不保工作不保 依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生第18頁(yè)/共49頁(yè)Diarize（定出做的時(shí)間） 變?yōu)镈o it latter（呆會(huì)做）4D原則Do it now?。R上就做）Dont do it。（別去做了）重 要 緊 迫Delegate授權(quán)別人去做第19頁(yè)/共49頁(yè)高M(jìn)IMIIIMIIMIV大第一重點(diǎn)第二重點(diǎn)第三重點(diǎn)非重點(diǎn)客戶規(guī)劃、重點(diǎn)優(yōu)先工具：客戶規(guī)劃、重點(diǎn)優(yōu)先工具：低小市場(chǎng)吸引力成功可能性第20頁(yè)/共49頁(yè) 時(shí)間自然法則總時(shí)間自然法則總結(jié)結(jié)Parkingsons Law 帕金森原則時(shí)間象一根彈筋：設(shè)立期限時(shí)間象一根彈筋：設(shè)立期限Paretos Pri

9、nciple 帕雷托原則80%80%的結(jié)果來(lái)源的結(jié)果來(lái)源20%20%的努力的努力Concentration Enigmas 注意力之謎 注意力需要及時(shí)恢復(fù)注意力需要及時(shí)恢復(fù)Internal Energy Levels 內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘有效地利用你的生物鐘Efficacy Efficiency 效能與效率 做正確之事，做好它做正確之事，做好它第21頁(yè)/共49頁(yè)第22頁(yè)/共49頁(yè)訂定每日工作計(jì)劃訂定每日工作計(jì)劃 詳細(xì)地計(jì)劃今天下午或是明天早上的工作。工作計(jì)劃-為每天的2-3件事項(xiàng)留出完整的時(shí)間第23頁(yè)/共49頁(yè)避免分散注意力避免分散注意力 你所花費(fèi)的努力中，通常有百分之二十已決定了

10、最后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將有助于在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到要的成果。第24頁(yè)/共49頁(yè)辦事處與總公司的協(xié)作辦事處與總公司的協(xié)作 某辦事處已成立了兩年，現(xiàn)有10位銷售人員，負(fù)責(zé)銷售工作。該辦事處業(yè)績(jī)一般，但面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)局面，總公司為了要全面推廣工作站產(chǎn)品，最近派了小李過(guò)去以便能打開工作站市場(chǎng)。 小李除了工作站之外，對(duì)其它產(chǎn)品如服務(wù)器、多媒體電腦等更是熟悉。辦事處經(jīng)理王先生因此經(jīng)常要求小李幫忙兼賣其他產(chǎn)品。半年后小李始終無(wú)法打開工作站市場(chǎng)，他訴說(shuō)王經(jīng)理常常要求他去完成其它產(chǎn)品的銷售任務(wù)，所以實(shí)在沒(méi)法抽出充分的時(shí)間去開發(fā)工作站市場(chǎng)。思考題：1、假設(shè)小李繼續(xù)兼賣其他產(chǎn)品的話，那會(huì)造成

11、什么后果？2、王經(jīng)理其實(shí)應(yīng)該怎么做？案例學(xué)習(xí)案例學(xué)習(xí)第25頁(yè)/共49頁(yè)銷售和管理的重要不同點(diǎn)銷售和管理的重要不同點(diǎn)Critical difference between selling and managingSalespersonSales Manager主要任務(wù)Primary responsibility開發(fā)客戶Develop accounts開發(fā)人Develop peoople工作關(guān)系Working relationship獨(dú)立Alone通過(guò)他人Through others角色Role操作員Player教練和操作員Coach and player管理員一層Part of mngmt不是N

12、o是Yes不同的責(zé)任Diversity ofResponsibilities訪問(wèn)、銷售和服務(wù)Make calls sell andservice開發(fā)人、招聘、選擇、培訓(xùn)、激發(fā)、補(bǔ)償、運(yùn)作分部，經(jīng)理也必須會(huì)見主要客戶，與客戶交流、協(xié)調(diào)和其他部門的關(guān)系Develop people, recruit, select,train, motivate, compensate, runbranch office, see key accounts,correspond, work with otherdepartments第26頁(yè)/共49頁(yè)時(shí)間是串起過(guò)去、現(xiàn)在及未來(lái)無(wú)數(shù)事件的連續(xù)線時(shí)間是串起過(guò)去、現(xiàn)在及未

13、來(lái)無(wú)數(shù)事件的連續(xù)線時(shí)間管理的基本單位是事件時(shí)間管理的關(guān)鍵在掌握事件事件經(jīng)由選擇選擇以價(jià)值為基礎(chǔ)第27頁(yè)/共49頁(yè)順習(xí)慣做事會(huì)有越來(lái)越多的抱怨Proactive（制變）Reactive（應(yīng)變）思考一下再去做知道什么是重要的，并按重要的原則去選擇二者的區(qū)別就是選擇，有選擇比沒(méi)有意識(shí)去選擇好第28頁(yè)/共49頁(yè)確定優(yōu)先順序確定優(yōu)先順序基本任務(wù)基本任務(wù)如果不去做，就無(wú)法有效發(fā)揮你的 作用的任務(wù)。你應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)你應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)一般指應(yīng)最先完成的任務(wù)。你喜歡做的任務(wù)你喜歡做的任務(wù)在事先安排時(shí)間時(shí)，通常從 不會(huì)去做的事。不甚重要的任務(wù)不甚重要的任務(wù)容易而有趣，通常首先會(huì)去做。第29頁(yè)/共49頁(yè) 優(yōu)先管理的核

14、心優(yōu)先管理的核心1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清單2、Set priority and work on the most important確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做3、Do it every day!每天這么做！每日計(jì)劃： Plan the next d b you l the office.在你 辦公室 前，計(jì)劃 天的工作。第30頁(yè)/共49頁(yè)To-Do ListTo-Do List待處理事項(xiàng)待處理事項(xiàng)Delegate to授權(quán)A/BTo-Do 事項(xiàng)Time 需Required 時(shí)Delegation 授權(quán)跟進(jìn)Ref參見Na

15、me姓名Return 返還Time 時(shí)間Ref參見Notes 備注第31頁(yè)/共49頁(yè) Clear the Desk 清理桌面1、Create 3 files 建三個(gè)文件檔案2、Organize all items according to the 4Ds 根據(jù)4D原則整理好所有東西3、Work through “Do”pile 把“立即做”檔案里的工作一件件處理完 Time Activate 給活動(dòng)定下時(shí)間 Use Holding Files 使用活頁(yè)文件4、Clear the desk each day. 每日清理桌面第32頁(yè)/共49頁(yè)A.M. P.M. 6 7 8 9101112Daily

16、 Expenses 每日支出 1 2 3 4 5 6 7 8 910AppointmentsAppointments日程日程第33頁(yè)/共49頁(yè)Monthly PlanMonthly Plan月度計(jì)劃月度計(jì)劃 Month Year 年 月Projects/GoalsProjects/Goals本月項(xiàng)目本月項(xiàng)目/ /目標(biāo)目標(biāo)A/B Business A/B Business 工工 作作 開始日開始日 Personal Personal 個(gè)人生活個(gè)人生活 第34頁(yè)/共49頁(yè)意識(shí)意識(shí)潛意識(shí)潛意識(shí)內(nèi)存內(nèi)存硬盤硬盤第35頁(yè)/共49頁(yè)產(chǎn)品說(shuō)明書了解產(chǎn)品印刷售后服務(wù)圖片題綱初稿規(guī)格注意事項(xiàng)維修點(diǎn)打印美工公司簡(jiǎn)

17、介拍照大腦圖第36頁(yè)/共49頁(yè)個(gè)人成效effectiveefficient明確于結(jié)果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾氣好工作愉快、有結(jié)果一個(gè)有成效的經(jīng)理人第37頁(yè)/共49頁(yè)Specific 具體的Measurable 可衡量的Achievable 可實(shí)現(xiàn)的Relevant 與價(jià)值相關(guān)的Tractable 可跟進(jìn)的SMART第38頁(yè)/共49頁(yè)What I am here for ?對(duì)我的崗位來(lái)說(shuō)，最重要的職責(zé)是什么？Make a list. 分清主動(dòng)工作和被動(dòng)工作內(nèi)容。主動(dòng)性（建設(shè)性）工作：幫助達(dá)到目標(biāo)的工作被動(dòng)性

18、工作：日常瑣碎的事情第39頁(yè)/共49頁(yè)放棄喜歡做的事放棄怕失去控制的心理授權(quán)把任務(wù)交給人，培訓(xùn)他們并通知相關(guān)人員隨時(shí)準(zhǔn)備提供建議并進(jìn)行解答組織下屬第40頁(yè)/共49頁(yè)P(yáng)roductivity Challenges 對(duì)生產(chǎn)率的挑戰(zhàn)對(duì)生產(chǎn)率的挑戰(zhàn)1、Shifting priorities/crisis management 優(yōu)先順序不明確/危機(jī)管理2、Telephone interruptions 電話打擾3、Lack of Priorities/objectives 缺乏優(yōu)先/目標(biāo)4、Attempting too much 貪多嚼不爛5、Drop-in visitors 不速之客6、Ineffective delegation 無(wú)效授權(quán)7、Cluttered desk/losing things 桌面雜亂無(wú)章/找不到東西8、Lack of self-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延