淺談大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新

1、    淺談大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新    王德英【摘要】隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作上也表現(xiàn)出更多的需求，將大數(shù)據(jù)技術(shù)成功應(yīng)用到機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的創(chuàng)新，是當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理必須面對(duì)的重大問(wèn)題之一。本文主要基于對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，探討機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略?！娟P(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)技術(shù);機(jī)關(guān)單位;檔案管理;創(chuàng)新策略大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，使得人們的生活和工作都發(fā)生了較大的變化。在此背景之下，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作也需要積極做出改革與創(chuàng)新，進(jìn)一步加大對(duì)檔案信息的挖掘力度，突顯檔案管理工作

2、的重大價(jià)值。而在具體的創(chuàng)新工作開(kāi)展中，筆者認(rèn)為可以從以下幾方面開(kāi)展：一、加強(qiáng)檔案管理工作觀念的更新在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，單純的對(duì)檔案進(jìn)行歸檔和整理已經(jīng)逐漸無(wú)法滿足機(jī)關(guān)單位的使用需求，因此在檔案管理工作創(chuàng)新中，還需要從工作觀念開(kāi)始轉(zhuǎn)變，從機(jī)關(guān)單位的實(shí)際使用需求出發(fā)，開(kāi)展檔案管理工作創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變以往被動(dòng)的管理服務(wù)方式。其次，部分機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作中過(guò)于強(qiáng)調(diào)保密性，使得人們?cè)谡{(diào)取和查看檔案信息資源時(shí)困難重重，也在很大程度上影響到檔案管理服務(wù)工作的開(kāi)展。在當(dāng)前新時(shí)代背景下，對(duì)于這種陳舊的檔案管理觀念也需要做出適當(dāng)?shù)母淖?，?duì)于機(jī)關(guān)單位中較為基礎(chǔ)的檔案信息，完全可以

3、公布于眾，這更有助于提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，而對(duì)于確實(shí)屬于機(jī)密的文件信息，則需要進(jìn)行妥善的保存。二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新當(dāng)前機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作上存在著一個(gè)十分顯著的問(wèn)題：檔案信息利用率較低。檔案管理工作開(kāi)展的根本目的在于更好地利用檔案信息，使其發(fā)揮出更大的利用價(jià)值，但是現(xiàn)階段檔案信息利用不足，自然也使得機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的價(jià)值被弱化。為了能夠改變利用率較低的問(wèn)題，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的作用，筆者認(rèn)為在當(dāng)前時(shí)代背景下，應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行充分結(jié)合，促進(jìn)檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。（一）利用大數(shù)據(jù)云存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)資源信息共享?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)，

4、以各機(jī)關(guān)單位為目標(biāo)，構(gòu)建統(tǒng)一的云檔案管理系統(tǒng)，將各機(jī)關(guān)單位檔案管理部門的數(shù)據(jù)信息與之相連接，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的備份管理，而且能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的共享與應(yīng)用，從而在很大程度上提高機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。當(dāng)然，這種檔案管理工作方式主要適用于一些基礎(chǔ)性的檔案信息資料，對(duì)于一些機(jī)關(guān)單位的機(jī)密檔案資源信息還需要單獨(dú)進(jìn)行存儲(chǔ)。（二）利用云計(jì)算，提升檔案數(shù)據(jù)分析計(jì)算能力。機(jī)關(guān)單位在對(duì)檔案管理信息進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中，往往更多的是存儲(chǔ)檔案資料信息，經(jīng)過(guò)整理之后，獲取到相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)，從而對(duì)機(jī)關(guān)單位工作開(kāi)展產(chǎn)生指導(dǎo)性作用。因此，為了方便相關(guān)人員的高效應(yīng)用，在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中加強(qiáng)對(duì)云計(jì)算

5、技術(shù)的應(yīng)用，以便高效生成需求者想要的數(shù)據(jù)信息，從而對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)查詢提供更大的便利，滿足使用者更多的需求。三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理服務(wù)工作創(chuàng)新在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新還應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在服務(wù)工作上。從使用者的需求角度分析，當(dāng)使用者需要查詢某檔案數(shù)據(jù)信息時(shí)，主要通過(guò)搜索功能來(lái)進(jìn)行檢索，搜索顯示結(jié)果的質(zhì)量直接影響到使用者對(duì)相關(guān)檔案信息的使用效率?；诖耍跈n案管理服務(wù)工作上主要可以從搜索檢索能力入手，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立智能檢索系統(tǒng)，縮短檢索時(shí)間，提升檢索服務(wù)能力。從具體來(lái)講，在當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的檔案管理系統(tǒng)中存在著大量的數(shù)據(jù)信息資源，而為了方便使用者快速找到想要的信息，機(jī)關(guān)單位在檔案管理工

6、作中可以通過(guò)構(gòu)建數(shù)據(jù)模型的方式，來(lái)對(duì)存儲(chǔ)的這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類、歸類以及相關(guān)性分析，對(duì)檢索錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行更加精確的預(yù)測(cè)，同時(shí)提供更加多樣化的數(shù)據(jù)算法，從而提升數(shù)據(jù)檢索的精準(zhǔn)性，讓使用者能夠更加快速地找到自身需求的信息資源。四、加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理安全工作創(chuàng)新在機(jī)關(guān)單位中有大量的數(shù)據(jù)信息屬于機(jī)密信息，對(duì)于這類數(shù)據(jù)資源，在存儲(chǔ)管理工作上還需要做好安全防護(hù)工作。但是在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，如果在當(dāng)前管理安全工作上存在缺陷，將可能造成這類型檔案信息的泄露，對(duì)機(jī)關(guān)單位工作開(kāi)展造成較大的負(fù)面影響。因此在檔案管理安全工作上也需要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善和更新安全管理工作，提升檔案管理的安全性。首先，在

7、制度上對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行約束，要求所有檔案管理工作人員必須嚴(yán)格按照制度開(kāi)展檔案管理工作，降低內(nèi)部工作人員造成的檔案管理安全隱患。其次，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防護(hù)等級(jí)，采用最新的防火墻技術(shù)，并配置安全防護(hù)軟件系統(tǒng)，采用數(shù)字簽名、數(shù)字證書等安全防護(hù)技術(shù)，進(jìn)一步提升檔案管理的安全性。除此之外，整個(gè)檔案管理工作創(chuàng)新，都離不開(kāi)更加專業(yè)的檔案管理人才，為有效實(shí)現(xiàn)這些創(chuàng)新，還需要機(jī)關(guān)單位加強(qiáng)相關(guān)人才的培養(yǎng)或引入更加專業(yè)的檔案管理人才，從而推動(dòng)機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理工作的健康發(fā)展。五、結(jié)語(yǔ)在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，不管是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部環(huán)境，還是社會(huì)外部環(huán)境，對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作都提出了更高的要求，為了能夠更好地滿足各方面使用需求，對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新具有極其重要的意義。結(jié)合當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，在開(kāi)展創(chuàng)新