電子檔案管理系統(tǒng)解決方案

1、電子文檔信息管理系統(tǒng)解決方案目錄1.系統(tǒng)功能模塊的劃分和各模塊的設(shè)計(jì)錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.1總體功能設(shè)計(jì) 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.2 信息管理 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.2.1 數(shù)據(jù)錄入 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.2.2文件上傳、下載 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.3日常管理 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.3.1 檢索查詢(xún)錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.3.3統(tǒng)計(jì)報(bào)表 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.4視頻資料管理 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.4.3媒體文件資料管理 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.5 系統(tǒng)設(shè)置錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.5.1建立符合用戶(hù)要求的文檔管理結(jié)構(gòu) 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.5.2對(duì)現(xiàn)有文檔管理系統(tǒng)的其他設(shè)置 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.6 系

2、統(tǒng)安全 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.6.1 用戶(hù)管理 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.6.2 角色管理 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.6.3 權(quán)限管理 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.7 日志管理 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.8數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.8.1 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.8.2數(shù)據(jù)備份錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。電子檔案管理系統(tǒng)解決方案1. 系統(tǒng)功能模塊的劃分和各模塊的設(shè)計(jì)1.1總體功能設(shè)計(jì)如圖所示：整體系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示惠圖電子檔案管理系統(tǒng)解決方案廠雑入邯分藪榻錄入散蹄檢收董整編NJL.管理部分借閱戸理嘆限i殳裁銷(xiāo)駅時(shí)理數(shù)據(jù)維護(hù)3 麓出部分統(tǒng)計(jì)報(bào)表光威制忙址介質(zhì)咄実 原始戲據(jù)OA PDM MIS企業(yè)41L、HtOW

3、岀光檢漿電子文檔信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)如上面的系統(tǒng)邏輯架構(gòu)，根據(jù)文檔管理工作的分工不同分為：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、 系統(tǒng)安全、系統(tǒng)設(shè)置、軟件接口六個(gè)部分。其中信息采集、日常管理和信息服務(wù)三部分包括了用戶(hù)文檔信息管理的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了文檔信息的收集整理、日常管理和利用 服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。信息采集主要負(fù)責(zé)文檔信息的整理、編目與電子文件的自動(dòng)掛接, 完成文檔信息的收集、錄入和數(shù)字化工作。日常管理部分主要完成電子文檔的鑒定、銷(xiāo)毀、移交、編研、征 集等工作，同時(shí)可以輔助實(shí)體管理、形成文檔的目錄、進(jìn)行借閱、利 用、統(tǒng)計(jì)等管理工作。信息服務(wù)主要通過(guò)簡(jiǎn)單方便的方式，為用戶(hù)提供快捷的文檔信息

4、 服務(wù)。系統(tǒng)安全則充分保證了文檔系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的XX,使對(duì)電子文檔信息的 安全管理能夠控制到每一具體功能操作和每一具體文件。系統(tǒng)設(shè)置部分為用戶(hù)搭建符合自身文檔信息管理需要的文檔管理 結(jié)構(gòu)提供了定制工具，可以讓用戶(hù)自己量身定制本單位的文檔管理結(jié) 構(gòu)，無(wú)論是從眼前，還是從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，都將比其他任何系統(tǒng)更加能夠 適應(yīng)用戶(hù)自身不斷變化和不斷增長(zhǎng)的功能需求。電子文檔管理系統(tǒng)是一個(gè)平臺(tái)化的文檔管理軟件，完全滿足上述 系統(tǒng)基本設(shè)計(jì)原則中的各項(xiàng)要求。同時(shí)具有如下優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)：1.電子文檔管理平臺(tái)技術(shù)文檔類(lèi)型可以自由定制文檔管理的層次可以自由定制文檔錄入的信息（數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)）可以自由定制用戶(hù)的錄入及檢索界面可以自由定制錄入

5、方式可以自由定制文檔的分類(lèi)表可以自由定制文檔的統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以自由定制用戶(hù)對(duì)文檔的操作和使用權(quán)限可以自由定制 內(nèi)置大量函數(shù)，提供用戶(hù)功能強(qiáng)大的定制手段 通過(guò)上述定制功能平臺(tái)可以建立任何企業(yè)和行業(yè)的電子文 檔管理系統(tǒng)2. 多文件瀏覽技術(shù)：支持多達(dá)200多種圖形圖像文件格式的管 理和瀏覽3. 標(biāo)準(zhǔn)化程度高符合國(guó)家CAD文件歸檔規(guī)范和文檔管理軟件功能 要求4. 功能豐富六大部分十一個(gè)子系統(tǒng)，包含了基本文檔管理工作業(yè)務(wù)WEB方式的檢索查詢(xún)、文檔管理網(wǎng)站5. 網(wǎng)絡(luò)功能強(qiáng)大B/S架構(gòu)不受用戶(hù)站點(diǎn)限制模塊化結(jié)構(gòu)，適合網(wǎng)上應(yīng)用6. 可與OA等系統(tǒng)接口形成文檔的一體化管理OA系統(tǒng)接口其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口7. xx 高多

6、級(jí)安全管理機(jī)制，權(quán)限可針對(duì)某一個(gè)人或一個(gè)文件文件安全利用技術(shù)，可防止網(wǎng)上對(duì)文檔的非法使用8.電子文檔管理系統(tǒng)為用戶(hù)提供了未歸檔庫(kù)，專(zhuān)門(mén)用于文檔的收集、整理工作。未歸檔庫(kù)提供文件調(diào)整功能，用戶(hù)可對(duì)文件進(jìn)行方便的整理和組織，同時(shí)又不會(huì)影響到已歸檔庫(kù)中的正式文檔。 可以隨時(shí)將未歸檔庫(kù)中整理好的文檔編目進(jìn)入已歸檔庫(kù)，形成正式文檔。同時(shí)未歸檔也可以進(jìn)行檢索查詢(xún)和利用?？梢酝瓿晌募氖占?、整理、與OA系統(tǒng)的接口等工作。9.我們?cè)谖臋n的數(shù)據(jù)錄入和收集整理功能中增加了批量掛接的功能，可以將整理好的文檔目錄和原文（電子文件）自動(dòng)對(duì)應(yīng)， 電子文件可以在網(wǎng)絡(luò)的任何地方，但自動(dòng)對(duì)應(yīng)后可自動(dòng)上傳到服 務(wù)器統(tǒng)一管理。10

7、在檢索查詢(xún)和再利用手段上我們可以?xún)?nèi)嵌全文檢索系統(tǒng)，大大提高文檔的查詢(xún)速度和檢索能力。同時(shí)可內(nèi)嵌OCR系統(tǒng)，時(shí)圖象文件隨時(shí)可以識(shí)別，提供再利用。11.統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能可以對(duì)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有內(nèi)容進(jìn)行自定義格 式的打印和統(tǒng)計(jì)。12.光盤(pán)制作可以隨時(shí)將需要的文檔信息制作成標(biāo)準(zhǔn)格式（國(guó)標(biāo)） 的光盤(pán)文檔，用于數(shù)據(jù)交換等工作，而該文檔無(wú)須依賴(lài)任何 環(huán)境。1.2 信息管理信息采集部分功能示意圖電子檔案管理系統(tǒng)解決方案電了檔案管理系統(tǒng)解決方案1.2.1數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)錄入功能示意圖數(shù)據(jù)錄入的功能和流程如上圖所示，用戶(hù)在進(jìn)行項(xiàng)目、案卷和文件的錄入工作時(shí)，系統(tǒng)提供了添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入 操作，錄入時(shí)能夠按照

8、用戶(hù)需要自動(dòng)生成文檔管理所需的流水號(hào)、文檔號(hào)等各種序號(hào)，支持自動(dòng)校驗(yàn)、修改和重新排序功能，并可任意指 定某一記錄進(jìn)行復(fù)制。數(shù)據(jù)錄入提供雙人同時(shí)錄入相同條目，系統(tǒng)自動(dòng)判斷錄入的正確性（二人錄入的信息是否一致），給出錯(cuò)誤提示，由第三人校對(duì)XX的 校對(duì)功能。修改后重歸檔功能可以使被修改后的電子文檔替換掉舊文檔，使用戶(hù)能夠在檢索查詢(xún)時(shí)直接瀏覽到修改后的新電子文件。同時(shí)，記錄了修改信息和舊文檔，以備用戶(hù)對(duì)文檔修改情況的跟蹤。電子文件的批量掛接功能可以將用戶(hù)已錄入的文檔記錄和電子 文檔原件根據(jù)某種規(guī)則自動(dòng)對(duì)應(yīng)，以使查詢(xún)用戶(hù)能夠在檢索到文檔條 目的同時(shí)瀏覽電子原件，并減輕了文檔人員的錄入工作量。分類(lèi)表管理則

9、可以讓文檔管理人員隨時(shí)可以建立、編輯和修改文 檔的分類(lèi)表，為數(shù)據(jù)錄入創(chuàng)造條件。系統(tǒng)支持分散整理的需要，可以滿足不同部門(mén)分布式立卷要求。兼容新老立卷方式。文件傳輸設(shè)置可以控制電子文件的各種掛接方式，滿足用戶(hù)電子 文件來(lái)源復(fù)雜的需求。另外，系統(tǒng)還提供批量修改等簡(jiǎn)單方便的數(shù)據(jù)操作功能1.2.2文件上傳、下載對(duì)不同用戶(hù)身分對(duì)文檔的可操作權(quán)限不同。對(duì)管理員而言，對(duì)上傳文檔（上傳的文檔可以分為共享文檔和不共享文檔）、下載共享文 檔、刪除共享文檔和管理員自己上傳的文檔、瀏覽共享文檔、修改用 戶(hù)上傳的共享文檔的相關(guān)信息。對(duì)普通用戶(hù)而言，瀏覽共享文檔、上 傳文檔（上傳的文檔可以分為共享和非共享）、下載共享文檔和

10、刪除 自己上傳的文檔。用戶(hù)流程圖1.3日常管理1.3.1檢索查詢(xún)電子檔案管理系統(tǒng)解決方案查詢(xún)?yōu)g覽界面在用戶(hù)權(quán)限允許的條件下，直接瀏覽到所需信息的原文，甚至于下 載到本地機(jī)供用戶(hù)利用。系統(tǒng)可以瀏覽200多種文件格式（象常見(jiàn)的 文本、表格、各類(lèi)圖形圖象和數(shù)據(jù)庫(kù)文件），并可外掛瀏覽器以適應(yīng)不 斷岀現(xiàn)的新文件格式，同時(shí)支持多媒體文檔的在線播放。電了檔案管理系統(tǒng)解決方案三白文檔檢索功能圖如上圖所示，文檔檢索子系統(tǒng)由條件檢索和文件瀏覽器設(shè)置等功 能模塊組成。條件組合檢索使用戶(hù)能夠根據(jù)項(xiàng)目、案卷和文件信息中的所有字 段進(jìn)行各種條件的組合，形成條件表達(dá)式進(jìn)行檢索。上述網(wǎng)上的檢索查詢(xún)均受到權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)中用戶(hù)和

11、文檔權(quán)限的限制。1.3.3統(tǒng)計(jì)報(bào)表新建統(tǒng)計(jì)項(xiàng)修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)修改屬性統(tǒng)計(jì)報(bào)表A統(tǒng)計(jì)報(bào)表提供各模塊使用統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能示意圖統(tǒng)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)可以對(duì)電子文檔庫(kù)所有文檔類(lèi)型下的工程項(xiàng)目庫(kù)、案卷庫(kù)和文件庫(kù)中的所有字段進(jìn)行自定義的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出?？梢?打印所有文檔管理所需的信息，例如：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、背考表 等。該子系統(tǒng)由XX統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修 改屬性、報(bào)表設(shè)計(jì)和報(bào)表模板管理等功能模塊組成。提供給用戶(hù)充分的自定義空間，能夠根據(jù)用戶(hù)的需要進(jìn)行各種形 式的自定義統(tǒng)計(jì)并生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表打印輸出。XX統(tǒng)計(jì)項(xiàng)可以建立電子文檔XX所有字段的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，即從 XX選出那些字段需

12、要統(tǒng)計(jì)和打印。由以下步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)：統(tǒng)計(jì)項(xiàng)建立示意圖選統(tǒng)計(jì)表：使得用戶(hù)可以從庫(kù)中選擇要統(tǒng)計(jì)和打印的子庫(kù)。例 如：黨群關(guān)系案卷庫(kù)、文件庫(kù)。定義XX關(guān)系：由于可以選多個(gè)庫(kù)，所以要定義 XX之間的XX關(guān)系。例如：案卷庫(kù)中的檔號(hào)字段應(yīng)對(duì)應(yīng)文件庫(kù)中的所屬卷號(hào)。選統(tǒng)計(jì)字段：在所選庫(kù)中確定要統(tǒng)計(jì)和打印的字段。排列順序：可確定統(tǒng)計(jì)報(bào)表中記錄的排序。修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改屬性：可以方便用戶(hù)生成新的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，只要對(duì)已有統(tǒng)計(jì)項(xiàng)做較小的改 動(dòng)，無(wú)須從頭開(kāi)始。報(bào)表設(shè)計(jì)使用戶(hù)可以根據(jù)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)建立和設(shè)計(jì)各種形式的報(bào)表，以滿足用戶(hù)的各種需求。該功能模塊結(jié)合了WORD的排版功能和EXECL的統(tǒng)計(jì)功能，可以輸出圖文并貌

13、的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。電子檔案管理系統(tǒng)解決方案1固rrnvB. E 巴®電孑址試掙驢F*址u C3 Z «.二1加謹(jǐn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表實(shí)例總之，通過(guò)報(bào)表設(shè)計(jì)功能可以實(shí)現(xiàn)任何復(fù)雜報(bào)表的打印和統(tǒng)計(jì)， 滿足各種用戶(hù)對(duì)報(bào)表的不同要求。1.4視頻資料管理采用B/S的軟件架構(gòu)對(duì)視頻資料管理進(jìn)行管理。1.4.3視頻資料管理是業(yè)務(wù)管理員對(duì)已有權(quán)限媒體文件資料庫(kù)媒體文件編目屬性著錄 的工作模塊。媒體文件資料管理模塊，可以管理已知的所有格式的電 子數(shù)據(jù)文件，包括多媒體：MPEG1、MPEG2、MPEG4、AVI、DAT、VOB、MOV、RM、RMVB、FLV、MXF、MP3、WMV、ASF、SWF、RT、SMI

14、（字幕）、 ASX （元文件）等，管理員權(quán)限執(zhí)行添加文件、刪除文件、替換文件 的操作。提供媒體文件資料的發(fā)布、下載和密級(jí)管理的工作流程。媒 體文件資料工作模塊也采用樹(shù)形目錄方式， 類(lèi)似Windows的資源管理電子檔案管理系統(tǒng)解決方案器，簡(jiǎn)單明了的顯示上載到媒體庫(kù)的媒體文件（我的文件夾）。用戶(hù) 選擇編目的媒體文件后，做簡(jiǎn)單的正題名、分類(lèi)、選擇資料庫(kù)的著錄 操作，就可完成媒體資料文件的編目屬性著錄。發(fā)布完成后，不用切 換工作模塊，就可以實(shí)現(xiàn)媒體資料的檢索。在這個(gè)功能模塊中，業(yè)務(wù) 管理員只能對(duì)自己上載的媒體文件和由他自己創(chuàng)建的組的用戶(hù)上載的媒體文件，做編目屬性著錄和發(fā)布。發(fā)布操作受系統(tǒng)后臺(tái)參數(shù)控 制

15、，默認(rèn)是編目完成后直接發(fā)布。1.5系統(tǒng)設(shè)置該部分為文檔用戶(hù)提供了一個(gè)功能豐富的自我設(shè)計(jì)平臺(tái)，用戶(hù)可以根據(jù)本單位文檔管理的規(guī)范和需求，對(duì)文檔系統(tǒng)進(jìn)行自由的定義（其中包括各種文檔類(lèi)型，數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)，用戶(hù)錄入的界面，分類(lèi)方 法等），使文檔系統(tǒng)在用戶(hù)手中變成一套為用戶(hù)所在單位量身定制的 數(shù)字文檔管理系統(tǒng)。如下圖所示：.» anrersrci檢g*超總項(xiàng)瓦色盤(pán)住文書(shū)林1莓4是比 >.科宦墳1I展暑是3*沁1u并練宓一応Z5S是SC無(wú)=*胡K«!注- ««V 4?BwU1Rt無(wú)>洗 wc5r> CS >"無(wú)>C亦球«

16、機(jī)需臺(tái)計(jì)©踞_ 汁偽1B一:riMi文書(shū)曲它Bitt 科丙* wteti 二»究書(shū) 玄書(shū)w不日莒那6血嗣tFh 1»I*連岀斑電子檔案管理系統(tǒng)解決方案1.5.1建立符合用戶(hù)要求的文檔管理結(jié)構(gòu)用戶(hù)一般需建立以下文檔管理的結(jié)構(gòu)：文檔類(lèi)型項(xiàng)目 分類(lèi)表案卷文件I電子原件上述工作可以通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)中：自定義文檔類(lèi)型、選擇文檔類(lèi)型、自定義數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、查看庫(kù)結(jié)構(gòu)和分類(lèi)表管理五個(gè)功能模塊實(shí)現(xiàn)。自定義文檔類(lèi)型用戶(hù)可根據(jù)本單位文檔管理的要求，建立所需的文檔類(lèi)型，例如:黨群關(guān)系、行政管理、基本建設(shè)等，并可以隨著工作的發(fā)展任意添加 新的文檔類(lèi)型，例如：圖書(shū)資料、聲像文檔等。提供用戶(hù)自

17、定義文檔 類(lèi)型的主要功能如下：添加：添加文檔類(lèi)型并定義其屬性。包括：文檔名稱(chēng)以及 該當(dāng)案類(lèi)型是否包含項(xiàng)目、案卷和分類(lèi)表等屬性。刪除：刪除已建立的文檔類(lèi)型復(fù)制：可以復(fù)制已有文檔類(lèi)型的屬性、庫(kù)結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)，形 成新的文檔類(lèi)型。恢復(fù)：恢復(fù)已刪除的文檔類(lèi)型。屬性：可以更改任一文檔類(lèi)型的現(xiàn)有屬性，即：是否包含 項(xiàng)目、案卷和分類(lèi)表。選擇文檔類(lèi)型選擇文檔類(lèi)型就是指定以后要操作的文檔類(lèi)型。如果您的系 統(tǒng)中有兩種或兩種以上的文檔類(lèi)型，在進(jìn)行各種功能操作之 前，必須指定文檔類(lèi)型，以確定后續(xù)的操作是針對(duì)哪一個(gè)文檔 類(lèi)型進(jìn)行的。自定義數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)根據(jù)用戶(hù)選定的文檔類(lèi)型及其屬性建立相應(yīng)的項(xiàng)目庫(kù)、案 卷庫(kù)和文件庫(kù)。提供用戶(hù)的

18、主要功能如下：插入、添加和刪除：用戶(hù)可對(duì)系統(tǒng)默認(rèn)的項(xiàng)目庫(kù)、案卷庫(kù)和文件庫(kù)字段進(jìn)行任意的編輯，以滿足用戶(hù)文檔管理的需求。建庫(kù)：對(duì)已定義好的上述數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行確認(rèn)和正式建立。定義錄入界面：用戶(hù)可分別對(duì)已建立好的項(xiàng)目庫(kù)、案卷庫(kù)和文件庫(kù)結(jié)構(gòu)定義其錄入和查詢(xún)界面。系統(tǒng)提供給用戶(hù)的自定義功能十分的豐富：用戶(hù)不僅可以自定義字段的排列位置和顯示大小，而且可以定義字段的輸入方式、下拉選擇框、初始值、 字段組合、字體等等一系列功能，使得用戶(hù)可以充分發(fā)揮自己的 天賦，設(shè)計(jì)出任意美觀和實(shí)用方便的用戶(hù)界面來(lái)。查看庫(kù)結(jié)構(gòu)用來(lái)察看建立好的項(xiàng)目庫(kù)、案卷庫(kù)和文件庫(kù)的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)分類(lèi)表管理用戶(hù)可根據(jù)本行業(yè)的文檔分類(lèi)規(guī)范建立相應(yīng)的樹(shù)

19、型分類(lèi)結(jié)構(gòu) （分類(lèi)表）。任意添加、添加子項(xiàng)、刪除、刪除子項(xiàng)分類(lèi)字及 其內(nèi)容（含義），并可任意選擇分類(lèi)字的XX,還可以從參數(shù)表 中掛接分類(lèi)項(xiàng)，使用起來(lái)十分的靈活。1.5.2對(duì)現(xiàn)有文檔管理系統(tǒng)的其他設(shè)置代碼表設(shè)置代碼表就是系統(tǒng)中公用的表，如密級(jí)、專(zhuān)業(yè)、部門(mén)等，這些表的內(nèi) 容在系統(tǒng)中多次使用，而內(nèi)容的范圍有限，特別是在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入 時(shí)，需要多次重復(fù)性輸入。為此把它們?cè)O(shè)置為代碼表，使其內(nèi)容變?yōu)榭?選項(xiàng)而不必手工錄入。系統(tǒng)提供用戶(hù)對(duì)代碼表設(shè)置的主要功能有：XX、 修改、錄入、刪除和屬性設(shè)置。用戶(hù)根據(jù)使用情況可建立越來(lái)越多的代 碼表供用戶(hù)選用，可以為用戶(hù)使用文檔管理系統(tǒng)提供極大的方便。1.6系統(tǒng)安全文檔系

20、統(tǒng)的安全主要包括三部分：與文檔系統(tǒng)訪問(wèn)安全設(shè)計(jì)、系 統(tǒng)數(shù)據(jù)安全設(shè)計(jì)和XX管理。其中：與文檔系統(tǒng)訪問(wèn)安全設(shè)計(jì)包括文檔管理軟件中的權(quán)限管理；數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)密鑰；防擴(kuò)散措施（IP和MAC地址綁定）。系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全設(shè)計(jì)包括文檔數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和備份；電子文件的 安全利用。XX管理包括系統(tǒng)XX、借閱XX和鑒定銷(xiāo)毀xx三部分，提供了完整的 XX管理。如下圖所示，在電子文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、安全方面我們由權(quán)限管理和存 儲(chǔ)及數(shù)據(jù)安全兩部分共五個(gè)功能模塊組成。其中權(quán)限管理主要完成電 子文檔管理系統(tǒng)對(duì)用戶(hù)和文檔權(quán)限的控制功能，包括了權(quán)限管理和臨 時(shí)賦權(quán)兩個(gè)功能模塊；存儲(chǔ)及數(shù)據(jù)安全部分主要保證電子文檔數(shù)據(jù)的 長(zhǎng)期、安全的存儲(chǔ)以及災(zāi)

21、難的預(yù)防和恢復(fù)，包括：數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)壓縮 和數(shù)據(jù)加（解）密三個(gè)功能模塊。下面就分別介紹上述內(nèi)容的各部分設(shè) 計(jì)。權(quán)限和數(shù)據(jù)安全部分的設(shè)計(jì)特色如下：軟件中對(duì)文檔的權(quán)限可以控制到每一份文件是否可以瀏覽、下載 和借閱。針對(duì)XX查詢(xún)的情況，提供方便的臨時(shí)賦權(quán)功能。與中辦機(jī)要局的XX系統(tǒng)完美集成，充分保證了數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、 權(quán)限、傳輸過(guò)程中的安全問(wèn)題，并已經(jīng)有成功案例?？刹捎昧骷夹g(shù)對(duì)電子文件原文進(jìn)行瀏覽和下載，不會(huì)形成臨時(shí)文件、最大限度地保障了數(shù)據(jù)傳輸?shù)?XXo權(quán)限和數(shù)據(jù)安全示意圖1.6.1用戶(hù)管理對(duì)不同用戶(hù)身份登錄，對(duì)用戶(hù)管理功能的操作權(quán)限不同。若為管理員身份，能對(duì)用戶(hù)的進(jìn)行添加、刪除、修改管理員個(gè)人的密碼

22、、修 改管理員自身及其它用戶(hù)的相關(guān)信息的操作。若為普通用戶(hù)登錄，就只能對(duì)用戶(hù)自已的密碼及個(gè)人信息進(jìn)行修改。1.6.2角色管理對(duì)角色進(jìn)行添加，修改，刪除等操作，并且同用戶(hù)管理相關(guān)聯(lián)。在對(duì)角色進(jìn)行操作時(shí)，用戶(hù)管理中用戶(hù)的角色信息將進(jìn)行相應(yīng)的操 作。1.6.3權(quán)限管理電子文檔管理的主要目的之一，就是能夠使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的用戶(hù)可以根據(jù)需要隨時(shí)在本機(jī)上就可以檢索、 查詢(xún)、瀏覽和下載所需的文 檔資料。但是眾所周知，文檔是帶有保密性質(zhì)的。權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)使文檔管理人員在網(wǎng)上既可保證有權(quán)用戶(hù)對(duì)文檔的有效利用，又可限制 用戶(hù)對(duì)文檔的使用權(quán)限，更可以保障文檔的安全與可靠。 文檔管理人員可通過(guò)該模塊對(duì)網(wǎng)上的每一個(gè)用戶(hù)及

23、其權(quán)限、以及本單位各部門(mén)或 專(zhuān)業(yè)對(duì)文檔的權(quán)限等進(jìn)行一系列靈活的設(shè)置，并可細(xì)化到某一案卷和 文件的權(quán)限（如：該文件是否可瀏覽、下載和借閱等），也可以為某 一用戶(hù)臨時(shí)賦權(quán)。權(quán)限設(shè)置好后，除臨時(shí)賦權(quán)外，不需要再進(jìn)行日常繁瑣的檢索、借閱、歸還等工作，而只需要定時(shí)的對(duì)文檔利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)即可, 對(duì)文檔的查詢(xún)和瀏覽可由用戶(hù)自己在網(wǎng)絡(luò)上通過(guò)我們提供的信息服務(wù) 方式完成。權(quán)限管理流程示意圖上圖為用戶(hù)進(jìn)行文檔利用時(shí)的權(quán)限管理流程。如果一個(gè)部門(mén)的用戶(hù)要查詢(xún)文檔，需先經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行常規(guī)審批，通過(guò)后再根據(jù)自身的權(quán)限，在允許的范圍內(nèi)享受文檔的信息服務(wù)。如果因工作需要而需XX查詢(xún)文檔，則需進(jìn)行臨時(shí)賦權(quán)，確定審批流程，由相

24、關(guān)領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上賦權(quán)后進(jìn)行利用。賦權(quán)流程設(shè)計(jì)為用戶(hù)直接提交 主管領(lǐng)導(dǎo)，主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)所要查詢(xún)文檔的性質(zhì)，確定由哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審 批，就這樣完成審批流程。瀏覽權(quán)限管理下載借閱權(quán)限管理權(quán)限管理示意圖如上圖所示，權(quán)限管理子系統(tǒng)主要由用戶(hù)管理和權(quán)限管理二個(gè)模塊組成。通過(guò)對(duì)部門(mén)和具體用戶(hù)的控制、對(duì)具體文檔可那些部門(mén)瀏覽、 下載和借閱的控制，充分保障電子文檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。用戶(hù)管理本系統(tǒng)的用戶(hù)共分為四類(lèi)，分別是：文檔管理員、兼職文檔管理 員、普通用戶(hù)和賦權(quán)人。只有在用戶(hù)管理中登記過(guò)用戶(hù)才能進(jìn)入本文 檔管理系統(tǒng)中。文檔管理員、兼職文檔管理員、賦權(quán)人和普通用戶(hù)根 據(jù)自身權(quán)限，可以進(jìn)入不同的子系統(tǒng)。用戶(hù)管理包括用戶(hù)維護(hù)、

25、系統(tǒng) 使用XX設(shè)置、文檔使用XX設(shè)置。用戶(hù)設(shè)置包括用戶(hù)列表、添加、修改、刪除某個(gè)用戶(hù)。用戶(hù)列表中 反映出用戶(hù)的信息和使用權(quán)限。系統(tǒng)管理員可以隨時(shí)添加和刪除某個(gè) 用戶(hù)，也可以修改用戶(hù)的權(quán)限。電子檔案管理系統(tǒng)解決方案組設(shè)置可以讓用戶(hù)根據(jù)實(shí)際需要來(lái)定義，可以是單位的部門(mén)，也可以是設(shè)計(jì)院的專(zhuān)業(yè)。同時(shí)也可以定義部門(mén)之間的從屬關(guān)系或?qū)I(yè)之間的借閱關(guān)系。包括添加、修改、刪除某個(gè)組和定義子組/父組關(guān)系。系統(tǒng)使用XX可以設(shè)置不同用戶(hù)對(duì)TH-AMS98軟件中十個(gè)子系統(tǒng)的 使用權(quán)限。這樣，即使用戶(hù)在任何機(jī)器上，也可以限制他的使用權(quán)限。文檔使用XX可以設(shè)置不同用戶(hù)對(duì)不同文檔類(lèi)型的操作權(quán)限。這 樣，有些安全要求較高的文

26、檔類(lèi)型（如會(huì)計(jì)文檔）可以對(duì)用戶(hù)的操作 進(jìn)行有效的限制。F 盒 THAMS用尸若2地hB口對(duì)務(wù)處 已檔案處 O人那處 白銷(xiāo)匡部 rootrootveld管理員用戸代碼i權(quán)康級(jí)別I 密銀新建用戶(hù)系蜒使用許可|檔姦使拜許可I0于系統(tǒng)名 杲否許可用戶(hù)代碼 用戶(hù)居 密 黒 取滋鎖別 密 碼 碗認(rèn)密碼 躺 述 用尸總敦閉X$將累晝調(diào)借闔管理000用戶(hù)管理界面權(quán)限管理電子檔案管理系統(tǒng)解決方案用于文檔管理人員設(shè)置文檔的利用權(quán)限?？梢葬槍?duì)某一案卷和文件，也可以針對(duì)一批文件?？煽刂莆募芊癖荒骋挥脩?hù)1.7 xx管理文檔提供了全面的XX管理，包括：系統(tǒng)XX、借閱XX和鑒定XX三部分。如圖:X& 0#. Kf

27、t 14 Pl卅日劇f j iiKaSFff *1相訪 * iocao -»IWM »t«b .r SOW flis ?1 IfrXTfOjT：2HKDA12 iRDOT!mot2K&-0&-12 foot<4 « - -». y . - .-:;?： UM I J "X H&S-iWTgB . rwtF?>：CWT-r 2IKI5-0&-OT空金0歸 "foot"HROOTKOT20WFAOZ RWT輕（X"g ；WT2：c：r-fi9 - ：r£畑

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30、雪權(quán)婦丈斗hi富沖?JT MiTWi ,F廣矩 fH和 相1:涇辿SMI文i文書(shū)枕A：朋 頭下喪站洛國(guó) 加私也B«T;b*Kl事卅匚扌和民 H-系統(tǒng)日志系統(tǒng)日志提供了完備的系統(tǒng)操作記錄，女口：登陸系統(tǒng)、錄 入數(shù)據(jù)、瀏覽電子文件等。系統(tǒng)日志還可以記錄操作人的詳細(xì)信息OXX庫(kù)記錄了文檔系統(tǒng)的全部操作，并提供XX打印、備份等功能，為 事故診斷和責(zé)任判別提供了依據(jù)1.8數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份1.8.1數(shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式企業(yè)文檔管理系統(tǒng)在充分考慮了大數(shù)據(jù)量的存儲(chǔ)和文檔檢索速度的 基礎(chǔ)上，采用了目錄和原文分別存儲(chǔ)、文檔和待歸檔文件分庫(kù)存儲(chǔ)的 方式。歸檔 文件待歸檔庫(kù)電子 文件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式示

31、意圖如上圖所示，電子文檔目錄存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中，而電子原文則存放 在文件服務(wù)器上，這樣，使得數(shù)據(jù)庫(kù)占用空間小、數(shù)據(jù)備份方便、檢 索查詢(xún)速度很快。與電子文檔庫(kù)結(jié)構(gòu)相同的待歸檔庫(kù)用于存放整理前的文件，例如:OA歸檔的、其它部門(mén)移交的文件目錄，可以由文檔人員進(jìn)行隨意整理，而不會(huì)影響正式文檔庫(kù)，整理完畢后編目歸入正式文檔庫(kù)。電了檔案管理系統(tǒng)解決方案待歸檔庫(kù)和電子文檔庫(kù)通過(guò)系統(tǒng)提供的掛接功能與電子原文XX,當(dāng) 用戶(hù)檢索到目錄需要瀏覽原文時(shí)，可馬上找到對(duì)應(yīng)原文進(jìn)行顯示。數(shù)據(jù)壓縮存儲(chǔ)格式數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄不存在壓縮問(wèn)題，因?yàn)樗伎臻g及小，一般只需幾百兆就行。而電子文檔原文的存儲(chǔ)量巨大，一般釆用壓縮格式存儲(chǔ)。隨著硬件設(shè)備的發(fā)展，大容量高速存儲(chǔ)設(shè)備的層出不窮，存儲(chǔ)空間的矛盾已經(jīng)得到徹底解決。目前一塊硬盤(pán)的容量已經(jīng)達(dá)到70G、140G, 可以存儲(chǔ)約14萬(wàn)張、28萬(wàn)張A0幅面的工程圖紙，如果是A4的文件，將會(huì)是A0的16倍，而一臺(tái)服務(wù)器就可支持 6到12塊硬盤(pán)甚至更多。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)總量可以達(dá)到 TB級(jí)以上。而文檔是需要長(zhǎng)期保存的，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文 件的存儲(chǔ)格式也在產(chǎn)生著快速的變化，可能 5到10年后，我們所存 儲(chǔ)的電子文件格式已經(jīng)無(wú)法打