淺談公共資源交易項(xiàng)目檔案的管理

1、    淺談公共資源交易項(xiàng)目檔案的管理    周兆瓊摘 要：交易項(xiàng)目檔案是用來(lái)記載對(duì)于公共資源交易活動(dòng)中各個(gè)參與方真實(shí)的活動(dòng)內(nèi)容。這個(gè)檔案對(duì)于公共資源交易工作而言是一個(gè)有利的相關(guān)法律依據(jù)。其中，公共資源交易工作的重要組成部分之一是交易檔案管理工作。它直接影響著交易工作運(yùn)行的規(guī)范性和發(fā)展的穩(wěn)定性。對(duì)于交易項(xiàng)目檔案的管理工作中，針對(duì)怎樣更好的管理和使用檔案，如何負(fù)責(zé)的完成交易工作，促進(jìn)公共資源交易事業(yè)的進(jìn)步等問(wèn)題，我們需要進(jìn)一步的進(jìn)行認(rèn)真的分析與研究。本文通過(guò)對(duì)交易項(xiàng)目檔案管理的必要性以及管理的標(biāo)準(zhǔn)和模式等進(jìn)行分析，提出檔案管理的措施，希望能夠?yàn)楣操Y源交易

2、事業(yè)的發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。關(guān)鍵詞：公共資源；項(xiàng)目交易；檔案管理；規(guī)范我國(guó)社會(huì)發(fā)展的速度越來(lái)越快，導(dǎo)致各行各業(yè)的發(fā)展也非常迅速。對(duì)于公共資源交易平臺(tái)而言，也隨之加入了許多新面孔，比如工程建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)、農(nóng)村產(chǎn)權(quán)的交易以及國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易。這些分散項(xiàng)目也慢慢的加入了公共資源交易平臺(tái)，促進(jìn)了平臺(tái)之外無(wú)交易的目標(biāo)的達(dá)成。正是由于各類項(xiàng)目的增加，各項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的檔案也更加廣泛，數(shù)量較之以往也增加了很多。項(xiàng)目檔案管理工作是對(duì)交易活動(dòng)過(guò)程中的一些重要記錄做出反應(yīng)以及對(duì)標(biāo)后工作起到監(jiān)管作用。由于它的工作性質(zhì)，使得項(xiàng)目檔案管理工作一定要不斷的完善與時(shí)代共進(jìn)退。本文通過(guò)實(shí)際情況的調(diào)查與研究，簡(jiǎn)單講述了對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作

3、的想法，希望能夠?qū)σ?guī)范公共資源交易項(xiàng)目檔案管理做出一定的貢獻(xiàn)。1 規(guī)范項(xiàng)目檔案管理的必要性1.1 項(xiàng)目檔案現(xiàn)實(shí)價(jià)值的需要項(xiàng)目檔案起到非常重要參考與證明作用。它是記錄了公共資源交易活動(dòng)過(guò)程中的歷史記載和相關(guān)資料，這些資料一般通過(guò)文字，圖表視頻等形式展現(xiàn)出來(lái)，具有一定的社會(huì)價(jià)值。因此，它必須依法被保存和保密，不能夠隨意的涂改、變?cè)旎蛘咪N毀。項(xiàng)目檔案的內(nèi)容是能夠反映真實(shí)的公共資源交易監(jiān)督管理活動(dòng)，可以看出在活動(dòng)過(guò)程中是否遵循公平公開(kāi)，公正誠(chéng)實(shí)守信原則。項(xiàng)目檔案也可以作為法律證據(jù)，對(duì)于在項(xiàng)目交易過(guò)程中有違法現(xiàn)象的，可以通過(guò)查詢歷史記錄作為證據(jù)。1.2 相關(guān)法律法規(guī)的明確規(guī)定公共資源交易項(xiàng)目檔案管理工作

4、也是根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定而進(jìn)行的。比如說(shuō)招 投標(biāo)法和政府采購(gòu)法等都是其對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)。這些法律法規(guī)具有很重要的價(jià)值，他可以指導(dǎo)項(xiàng)目檔案資料收集和整理工作的進(jìn)行。2 加快項(xiàng)目檔案立法和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與模式雖然一些相關(guān)法律對(duì)項(xiàng)目檔案管理做出了一定的要求，但是這是要求不具體，也不明確。尤其是在管理全國(guó)各地的教育項(xiàng)目檔案中，由于地區(qū)不同，其標(biāo)準(zhǔn)也不一樣，各式各樣，不能統(tǒng)一。甚至有的地方的標(biāo)準(zhǔn)與檔案法實(shí)施辦法是背道而馳的。因此，加快項(xiàng)目檔案立法統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式，實(shí)現(xiàn)全國(guó)統(tǒng)一是非常必要的，只有這樣才能促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)、具體和規(guī)范。3 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的措施3.1 健全管理制度并嚴(yán)明歸檔責(zé)任只有通過(guò)運(yùn)

5、用有效的制度來(lái)約束，用正確的方法來(lái)指導(dǎo)，才能更好的管理公共資源交易項(xiàng)目答案，只有這樣才能進(jìn)一步促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理的工作順利進(jìn)行。制度作為主要手段，所以制定相應(yīng)的制度非常重要。制度的制定應(yīng)該要明確規(guī)定歸檔的范圍是什么、其時(shí)間是什么以及它的質(zhì)量該怎么樣。同時(shí)也要明確檔案保管的有效期限。統(tǒng)一檔案相關(guān)資料整理是編號(hào)的方法、簽約的相關(guān)事宜以及保密的制度，要熟知各個(gè)部門的職責(zé)所在。歸檔的范圍是通過(guò)“誰(shuí)組織，誰(shuí)立卷，誰(shuí)移交”的原則來(lái)確定的。檔案內(nèi)容必須要涵蓋全面，以此來(lái)反映交易全過(guò)程的真實(shí)情況。對(duì)于負(fù)責(zé)歸檔的人員來(lái)說(shuō)，一定要盡職盡責(zé)，及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，定時(shí)定點(diǎn)的進(jìn)行考核。同時(shí)，各個(gè)部門也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理

6、的監(jiān)督工作。3.2 加強(qiáng)硬件建設(shè)并提升管檔案條件交易檔案，因其保密性很高，必須要設(shè)立專門的檔案柜或者檔案室，用于儲(chǔ)存資料。存放檔案的室內(nèi)必須要達(dá)到“八防”，同時(shí)還要結(jié)合人、物以及技術(shù)等達(dá)到其安全要求。同時(shí)答案是必須要安裝攝像頭用以監(jiān)控，各類電子設(shè)備也應(yīng)齊全。合理的利用現(xiàn)代化科技，提升檔案管理的水平。3.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)并提高業(yè)務(wù)能力不論什么工作，人永遠(yuǎn)處于主導(dǎo)地位，也是一個(gè)關(guān)鍵因素。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，必須加強(qiáng)對(duì)人員方面的要求，因?yàn)樗袠I(yè)務(wù)和制度的落實(shí)都要靠人員來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，一定需要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，并且其專業(yè)能力要很強(qiáng)。同時(shí)，管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)一定要很好，且工作

7、年限要較長(zhǎng)，為了能夠更好的、長(zhǎng)期的開(kāi)展檔案管理工作，不能隨時(shí)的更換人員。除了對(duì)人員要求以外，還需要經(jīng)常性的對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)以及檔案意識(shí)的增強(qiáng)。不斷的給他們灌輸終身學(xué)習(xí)的理念，養(yǎng)成自我學(xué)習(xí)的習(xí)慣。在檔案管理工作中，也要加強(qiáng)人員的溝通能力，采用新媒體的方式，增強(qiáng)各部門的交流，提高工作效率。除此之外也應(yīng)設(shè)有懲獎(jiǎng)措施，鼓勵(lì)大家積極工作。3.4 突出工作重點(diǎn)并注重精細(xì)管理在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，一定要主次分明，及時(shí)抓住工作的重點(diǎn)所在，它們有助于檔案管理工作的高效開(kāi)展，不能夠胡子眉毛一把抓，不然很難見(jiàn)到效果。在工作過(guò)程中，一定要注意細(xì)節(jié)。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在許多違紀(jì)違法的案件當(dāng)中，他們都是通過(guò)挖掘

8、一些完整的、有效可用的檔案資料來(lái)進(jìn)行的。檔案資料的實(shí)證性必須是通過(guò)檔案真實(shí)性，完整性和有效性來(lái)得以體現(xiàn)。因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要提供原件的，不能使用復(fù)印件或掃描件來(lái)代替。比如在招投標(biāo)的過(guò)程中，開(kāi)標(biāo)和評(píng)標(biāo)了相關(guān)資料一定要為原件，中標(biāo)的通知書以及中標(biāo)人的投標(biāo)文件等相關(guān)資料，不能夠采用復(fù)印和掃描方式。在項(xiàng)目驗(yàn)收檔案資料的時(shí)候，必須蓋的章子以及簽字，還有日期的填寫都要完成。在檔案資料收集的過(guò)程中，不僅需要紙質(zhì)的檔案也需要電子檔案。在一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后就要及時(shí)的對(duì)其相關(guān)資料進(jìn)行分類整理，最后進(jìn)行歸檔。需要填寫的文件名稱、目錄、編號(hào)等都要填寫完整。填寫的方式也有規(guī)定，不能夠使用鉛筆填寫，因?yàn)殂U筆容易褪

9、色，不便于長(zhǎng)期保存。細(xì)節(jié)決定成敗，不論什么工作，一定要追求細(xì)節(jié)。加強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的管理，能夠有效的幫助管理工作的進(jìn)行。3.5 嚴(yán)抓保密工作并確保檔案安全檔案的重要性很強(qiáng)，它關(guān)乎很多事宜。因此其保密工作一定要做到位。所有與檔案管理相關(guān)的人員一定要按照檔案保密的辦法，簽訂保密協(xié)議。平時(shí)可以通過(guò)各種活動(dòng)加強(qiáng)他們的保密意識(shí)。工作者一定要遵守制度的規(guī)定，嚴(yán)格按照規(guī)定工作。對(duì)于契約人員，一定要填好登記表，而且答案也不能隨便外借。如果在特殊情況下，需要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的審批后才可以節(jié)約?？傊?dāng)需要借閱時(shí)，需要做好辦理登記的手續(xù)。檔案的保存室內(nèi)，閑人必須免進(jìn)。只有有資格的人員才可以進(jìn)入。進(jìn)入的工作者不能夠攜帶帶有攝像頭的電子儀器或者是u盤等，防止各種信息泄露。4 結(jié)束語(yǔ)社會(huì)的發(fā)展速度越來(lái)越快，公共資源交易平臺(tái)涵蓋的范圍越來(lái)越廣。當(dāng)建立了統(tǒng)一的公共交易平臺(tái)后，出現(xiàn)了大量的交易項(xiàng)目。在這種情況下，為了更好的展開(kāi)工作，