業(yè)主入住管理工作內(nèi)容

1、業(yè)主入住管理工作內(nèi)容 業(yè)主入住的管理工作內(nèi)容 一、業(yè)主(住戶)入住前籌備工作 竣工驗收時間是在樓宇入住前一至三個月進行的,接著是住戶入往時間。 (一)附典型的業(yè)主入住籌備時間表 1.竣工驗收前三個月,公司任命管理處主任,房管員2人(收款1人)到位,組成管理處新的籌建班子;其他人員依據(jù)工作進展需要,采取分步到位的方法,業(yè)主(住戶)入住時,管理處各類人員必需全部到位。 2.管理處各類人員可按以下程序和時間到位,但應依據(jù)小區(qū)條件和實際狀況進行調(diào)整(以下人員名額按建筑面積5萬平方米的住宅小區(qū)擬定): a.入住前三個月,任命管理處主任,房管員2人(收款1人)到位,投入入住前的各項預備工作; b.竣工驗收

2、前二個月,大廈消防中心值班人員3人(機電1人,給排水1人,電梯1人)進入現(xiàn)場,與機電修理工程部人員一起,參與機電設備安裝調(diào)試的監(jiān)理工作,把握大廈設備設施的基本狀況和操作規(guī)程; c.竣工驗收前半個月,電工2人,給排水1人,進入現(xiàn)場,熟識樓宇結(jié)構(gòu)、公共配套設施和設備等,參與竣工驗收,協(xié)作房管員監(jiān)督樓宇工程遺留問題的整改工作。 d.竣工驗收前半個月,部分保安人員到位,上崗培訓后,負責對所接受的物業(yè)保衛(wèi)工作; e.入住前一個月,管理處管理層人員到位,管理處掛牌辦公; f.入住前一個月,炊事員到位,食堂開餐; g.入住前半個月,衛(wèi)生人員到位,開始對區(qū)內(nèi)環(huán)境和已接收的房間進行清潔工作; h.入住前半個月,

3、全部保安人員配齊上崗 i.入住前半個月,修理班組成立,人員配齊到位; (二)入住工作方案制訂 管理處成立后,管理處主任負責依據(jù)物業(yè)管理部編寫的物業(yè)管理方案,編寫管理處入住工作方案,入住工作方案的內(nèi)容包括以下內(nèi)容: 1.核實物業(yè)管理方案中擬定的管理處人員配備狀況; 2.依據(jù)小區(qū)的實際狀況和物業(yè)管理方案中對小區(qū)管理的要求以及要達到的標準,擬定小區(qū)入住后在加強治安、車輛管理、垃圾清運等方面的配套改進意見或整改措施,如下所示: (1)治安方面:小區(qū)四周種綠籬或安裝防護欄;增設報警系統(tǒng);統(tǒng)一安裝防盜網(wǎng)、防盜窗或鋁金窗; (2)車輛管理:增設區(qū)間道路標志;封閉小區(qū)由多個出入口到一進一出或二進二出等;增設自

4、行車棚;加固架空層車庫; (3)垃圾清運:增設垃圾池(屋)或垃圾清運站等 (4)樓道燈:改用節(jié)能燈(如:溫感、聲控或角摸式等) 3.擬定管理辦公用房和員工宿舍的裝修方案; 4.依據(jù)物業(yè)管理方案的開辦選購計劃,擬定分步購置計劃;5.制定入住流程; 6.印刷入住表格; (三)協(xié)調(diào)工作 1.與供電局、自來水公司、石油液化氣公司和郵局等單位搞好聯(lián)系工作,保證住戶入住后的水、電、氣等的供應。 2.代業(yè)主與電話公司聯(lián)系電話安裝事宜,爭取現(xiàn)場放號,便利業(yè)主。 3.與學校、派出所和居委會聯(lián)系,了解小孩轉(zhuǎn)學和遷移戶口的手續(xù)辦理細節(jié),以及有關(guān)聯(lián)系電話,入住時公告。 二、業(yè)主、使用權(quán)人入住 業(yè)主、使用權(quán)人的入住是物

5、業(yè)銷售或租賃工作完成后,物業(yè)公司面臨的又一項詳細工作。物業(yè)公司應依據(jù)自己對物業(yè)的了解和熟識的狀況,擬定合理的入住程序,使業(yè)主、使用權(quán)人便利入住。并協(xié)作業(yè)主及使用權(quán)人對物業(yè)狀況進行驗收。此外,為了清晰地界定業(yè)主與物業(yè)公司的權(quán)利、責任與義務,使業(yè)主、使用權(quán)人更好地遵守物業(yè)管理的規(guī)范,還須專心推敲和制定物業(yè)管理合同與物業(yè)管理公約。從而建立物業(yè)公司與業(yè)主、使用權(quán)人的新型關(guān)系,使各方面形成"合力",推動小區(qū)或樓宇的物業(yè)管理水平。 (一)業(yè)主、使用權(quán)人入住的程序 業(yè)主及使用權(quán)人的入住,有些房地產(chǎn)公司習慣地稱之為"入伙"。它是指業(yè)主或使用權(quán)人依據(jù)購買或承租物業(yè)的契約規(guī)

6、定,在交付各項費用和款項后,領(lǐng)取鑰匙、向購買或承租的物業(yè)遷入或進駐。它是業(yè)主產(chǎn)權(quán)或使用權(quán)人使用權(quán)的行使與體現(xiàn)。作為物業(yè)管理公司應創(chuàng)造條件,為業(yè)主及使用權(quán)人的順當入住供應便利。業(yè)主及使用權(quán)人入住的程序包括以下幾個環(huán)節(jié)。 1.向業(yè)主或使用權(quán)人發(fā)放"入伙通知書"及"入伙手續(xù)書" "入伙通知"應包括:入伙時間、入伙須知、收樓須知等,并分別商定日期,分批地請業(yè)主或使用權(quán)人帶齊有關(guān)證件和費用,到指定地點辦理入住手續(xù)。"入伙手續(xù)"包括進駐之前需要供應的資格審查文件;需繳納的費用和相關(guān)款項;需要簽署的相關(guān)文件領(lǐng)取鑰匙等。 2.業(yè)主

7、、使用權(quán)人驗樓,并最終取得認可 驗樓是業(yè)主或使用權(quán)人的一項基本權(quán)利,也是其入住的秘要程序。物業(yè)管理公司應派專人接待地向業(yè)主或使用權(quán)人介紹物業(yè)。業(yè)主或使用權(quán)人最終取得認可,才補交購置物業(yè)或承租物業(yè)的余(欠)款,再進行下一步程序。 3.簽定"物業(yè)管理合同"和"物業(yè)管理公約" 簽約之前應給業(yè)主或使用權(quán)人一定的時間,讓其細細閱讀和專心推敲物業(yè)管理合同及物業(yè)管理公約的各項條款。經(jīng)充分考慮在不存在疑義的狀況下繳納各項管理費用。 4.組織搬遷入住 在業(yè)主或使用權(quán)人辦理完各項入住手續(xù)后,物業(yè)管理公司幫助其聯(lián)系特地的搬家公司或自行組織力氣幫助業(yè)主及使用權(quán)人搬遷入住,為其盡

8、可能供應各種便利。5.進行裝修管理 由業(yè)主或使用權(quán)人提出書面申請,根據(jù)報批程序進行申報,物業(yè)公司經(jīng)審核同意后,業(yè)主或使用權(quán)人方可進行物業(yè)的裝修或二次裝修。但裝修過程中仍需執(zhí)行建設部統(tǒng)一的裝修管理要求及業(yè)主或使用權(quán)人與物業(yè)管理簽定的"物業(yè)管理合同"及"物業(yè)管理公約"中的商定。 (二)業(yè)主、使用權(quán)人入住的有關(guān)手續(xù)、文件 1.入伙通知書 入伙通知書應直接寄往業(yè)主或使用權(quán)人處,須載明下列事項:入伙時間;前來辦理入伙手續(xù)的時間和地點;辦理入伙時應攜帶的證件和款項等。入伙通知書示例 入伙通知書 女士/先生: 您好!我們熱忱歡迎您入住××公寓! 您

9、所認購的××公寓區(qū)棟單元室,經(jīng)建設單位,施工單位及市有關(guān)部門的聯(lián)合驗收合格,現(xiàn)已交付使用準予入住?，F(xiàn)將有關(guān)狀況通知如下: (一)請您按入伙通知書、收樓須知 等辦理入住手續(xù),辦理地點在樓室。屆時房地產(chǎn)開發(fā)公司地產(chǎn)部、財務部、物業(yè)管理公司等有關(guān)部門和單位將到現(xiàn)場集中辦公。 (二)為了您在辦理過程中能順當而快捷地辦好入伙手續(xù),請您按規(guī)定時間前來辦理各項手續(xù)。各樓各層次辦理入伙手續(xù)的時間表(略)。閣下如屆時不能前來辦理入伙手續(xù),請您準時與我公司聯(lián)系,落實補辦的方法。 聯(lián)系電話: 特此通知 ××房地產(chǎn)工發(fā)公司 ××物業(yè)管理公司 年月日 2.入伙

10、手續(xù)書 應與"入伙通知書"一并寄往業(yè)主或使用權(quán)人處,講明入住本物業(yè)段辦理的手續(xù)及先后順序,使業(yè)主或使用權(quán)人清楚、明白,有所預備。 入伙手續(xù)示例: 入伙手續(xù)書 女士/先生: 您認購的區(qū)棟單元室樓宇,現(xiàn)已交付使用具備入住條件。請認真閱讀收樓須知,按下列順序辦理入住手續(xù):1.在房地產(chǎn)公司財務部付清樓款,與銷售部驗樓,簽署驗樓文件。 蓋章:簽字 2.在房地產(chǎn)公司地產(chǎn)部進行入伙資格審查,審查合格出具證明。 蓋章:簽字 3.在物業(yè)管理公司財務部交付各項入伙費用,結(jié)清手續(xù)、出具證明。 蓋章:簽字 4.在物業(yè)管理公司管理處簽定物業(yè)管理公約,領(lǐng)取和查驗鑰匙,辦理完畢,簽具證明。蓋章:簽字 &

11、#215;×房地產(chǎn)開發(fā)公司 ××物業(yè)管理公司 年月日 3.收樓須知 收樓是業(yè)主或使用權(quán)人經(jīng)對物業(yè)的驗收、認可,并繳納各項購樓余(欠)款、租金和管理費之后,接收樓房(單元、樓盤)的活動。它是物業(yè)出售和出租環(huán)節(jié)的結(jié)束和物業(yè)管理環(huán)節(jié)的正式開始。作為物業(yè)管理公司,應在收樓須知中載明業(yè)主或使用權(quán)人在辦理入住手續(xù)過程中須留意的事項及應攜帶的各種有效證件、合同文書及款項,避免客戶的遺漏和來回及由此造成的不便。 作為業(yè)主或使用權(quán)人,應認真閱讀收樓須知,遇有不明事項準時向在場的工作人員詢問。收樓須知示例: 收樓須知 歡迎閣下成為××公寓的新業(yè)主: 我公司愿為您供

12、應良好的管理服務,現(xiàn)介紹有關(guān)收樓事項和程序,避免您在收樓時發(fā)生遺漏而引致不便。 1.業(yè)主在接到入伙通知書起1個月內(nèi),到本公司辦理產(chǎn)權(quán)登記和入伙手續(xù)。逾期辦理者每逾期一天應繳納人民幣元;超過半年不辦理登記手續(xù)的房產(chǎn),由房產(chǎn)管理單位代管;超過三年不辦理登記手續(xù),視為無主房產(chǎn),交由有關(guān)部門依法處理。 2.收樓時請專心查驗室內(nèi)設備、土建、裝修等是否損壞或未盡妥當。如有投訴,請在收樓時書面告知管理處。管理處將代表業(yè)主利益就提出的投訴與發(fā)展商及施工單位進行交涉、協(xié)商解決。 3.依據(jù)本公寓的承建合同,保修期為1年,保修期間,如因工程質(zhì)量所致故障,施工單位將為業(yè)主免費修理。如因業(yè)主使用不當,則由業(yè)主自行支付費

13、用。 4.業(yè)主有權(quán)對您的住宅進行裝修和修理,但應保證肯定不影響樓宇結(jié)構(gòu)和公共設施。裝修、修理前,業(yè)主須向管理處提出書面申請,獲準后方可進行,并按規(guī)定由裝修、承修者向管理處繳納一定的裝修管理費。 5.辦理各項入伙手續(xù)的程序詳見"入伙手續(xù)書"。 ××房動產(chǎn)開發(fā)公司 ××物業(yè)管理公司 年月日 (三)物業(yè)公司迎接業(yè)主、使用權(quán)人入住要進行的工作 1.物業(yè)公司自身應先期進駐,熟識物業(yè),了解狀況 具備條件的物業(yè)公司可通過物業(yè)的前期介入,來熟識物業(yè)的各方面狀況;而沒能在前期開發(fā)階段介入的物業(yè)管理公司則必需在業(yè)主、使用權(quán)人入住之前的一段時間進駐物業(yè)內(nèi),

14、唯此才能熟識本物業(yè)、了解相關(guān)的狀況,為工作的銜接和協(xié)調(diào)做好預備。在這方面切忌物業(yè)公司與業(yè)主同時進駐物業(yè),業(yè)主不清晰的物業(yè)公司也不清晰,業(yè)主不熟識的物業(yè)公司也不熟識。必需有個"提前量",才能在熟識狀況的基礎上做好服務,使業(yè)主及使用權(quán)人滿足。 2.預備、推敲和制定相應的入住手續(xù) 入住的手續(xù)既關(guān)系到業(yè)主、使用權(quán)人的入住是否便捷、順當,又關(guān)系到物業(yè)公司、發(fā)展商及業(yè)主或使用權(quán)人的權(quán)利、責任與義務。因此,物業(yè)公司要認真地推敲,作出明確的規(guī)定。對某些問題不準時可向有關(guān)法律及財務方面的專家進行咨詢,盡量避免各種手續(xù)、文件的含混和歧義。 3.做好相應的組織協(xié)調(diào)工作,體現(xiàn)效率、規(guī)范和周到熱忱

15、一般地說,接納業(yè)主、使用權(quán)人入住的整個過程,最能體現(xiàn)物業(yè)管理公司的組織水平、管理效率和服務質(zhì)量。因這一過程要面對多戶。有通知、接待、辦理手續(xù)、現(xiàn)場實地考察、簽署有關(guān)文件、繳納相關(guān)款項甚至聯(lián)系搬家公司等諸多環(huán)節(jié)的工作,哪個環(huán)節(jié)工作不力或缺乏協(xié)調(diào)都會給業(yè)主或使用權(quán)人帶來不便,哪個環(huán)節(jié)上出現(xiàn)態(tài)度生硬、冷漠、不負責任等都會給業(yè)主或使用權(quán)人帶來不快。因此,物業(yè)公司應在此之前進行充分的動員,在過程中不斷進行協(xié)調(diào)削減差錯和脫節(jié),并有特地的人員巡查各個環(huán)節(jié)的服務。把全部的麻煩和不便留給物業(yè)公司自己,把更多的便利留給業(yè)主和使用權(quán)人。 (四)搬遷入伙 在完成以上程序之后,住戶才能簽領(lǐng)鑰匙,預備搬遷。在用戶搬遷過程

16、中,物業(yè)管理公司應做如下的工作: 1.協(xié)助用戶搬遷 物業(yè)管理公司一般可以通過兩種方式協(xié)助用戶搬遷。 (1)代請搬遷公司。 (2)供應搬遷服務。 2.維持搬遷秩序 在用戶搬遷過程中,應盡量避免由于時間集中而造成的混亂,對搬運車輛應有專人指揮出入停放,以避免交通事故及損壞花草公物的事件發(fā)生。 3.收取搬遷押金 在發(fā)放入住通知時,物業(yè)管理公司一般都會向用戶收取搬遷押金。假如搬遷過程中發(fā)生損害公物的事件,則視狀況扣除部分或全部押金,假如未發(fā)生事故、押金應如數(shù)退還。 三、業(yè)主、使用權(quán)人對物業(yè)的驗收 (一)對物業(yè)的驗收是業(yè)主、使用權(quán)人的權(quán)利 對任何一位業(yè)主,置下一處房產(chǎn)往往是一生中重要的"長期投

17、資",要傾大半生的積蓄、甚至還要向銀行機構(gòu)或親朋借貸部分資金才能湊齊。因而,業(yè)主一旦置下物業(yè),便具有受法律保護的種種權(quán)益。為了使自己的權(quán)益不受欺詐與損害,業(yè)主在入住前甚至在辦理最終一筆購房款繳納事 宜之前,就有權(quán)要求房地產(chǎn)開發(fā)公司(銷售部)或物業(yè)管理公司的人員帶其到現(xiàn)場,查驗所購物業(yè)的狀況。這是業(yè)主的一項基本權(quán)力,也是業(yè)主或使用權(quán)人進入物業(yè)前的一項程序。這個程序?qū)I(yè)主是不可少的。有了這個程序,便可在很大程度上削減甚至避免房地產(chǎn)開發(fā)公司及物業(yè)管理公司在銷售或租賃環(huán)節(jié)上實行"黑箱操作",及對業(yè)主的欺詐以及對業(yè)主其它方面權(quán)益的損害和踐踏。 通過現(xiàn)場查驗,業(yè)主可直接了解所

18、購置的物業(yè)的狀況,發(fā)覺問題或瑕疵,請銷售人員或有關(guān)人員當場作出解釋或說明,不能得到清晰和滿足答復的,業(yè)主可拒絕在后面的手續(xù)和文件上簽字及其余款項的交付。要求開發(fā)商或施工單位依據(jù)購房合同及施工圖紙規(guī)定的技術(shù)指標,重新進行局部返修,直至達到圖紙、合同的要求為止。因此,有經(jīng)驗的業(yè)主在感到自己對物業(yè)的狀況和技術(shù)指標把握不準時,往往請一些房地產(chǎn)或建筑、裝飾方面的專業(yè)人員來一道查驗,幫自己把關(guān)。 而作為物業(yè)公司,在接待業(yè)主現(xiàn)場查驗物業(yè)時,要認真地和業(yè)主介紹物業(yè)的全部狀況,及物業(yè)與合同條款、與施工圖的對照之處,解釋業(yè)主提出的問題。對不能說清或即刻答復的問題做好記錄,請公司的相關(guān)業(yè)務人員對業(yè)主進行答復。對物業(yè)

19、的確存在問題的,要準時向發(fā)展商及施工單位反饋,并組織必要的返修直至業(yè)主滿足。 (二)業(yè)主、使用權(quán)人對物業(yè)進行驗收的參照系 1.對比圖紙和技術(shù)規(guī)范進行驗收 如圖紙標明的使用面積、墻體厚度、建筑材料;室內(nèi)凈高、內(nèi)部格局、閡窗尺寸及材料;各種管線的分布、走向;各設備、設施的落位狀況;各面積、結(jié)構(gòu)及設備設施的幾何誤差等。通常上述內(nèi)容有較強的專業(yè)顏色,業(yè)主如不清晰圖紙的狀況,可請有關(guān)專業(yè)人員幫自己把關(guān)。 2.對比銷售(承租)合同及物業(yè)管理合同來進行驗收 如物業(yè)坐落的位置(要有相對固定的坐標,不能用10分鐘車程等含混概念);物業(yè)開發(fā)、出售、(出租)的手續(xù)即"五證"是否俱全;物業(yè)的面積(

20、房屋面積與分攤面積,分攤面積是否按建設部統(tǒng)一規(guī)定)及誤差(小于合同面積的誤差應掌握在一定的范圍內(nèi),否則是對業(yè)主經(jīng)濟權(quán)益的侵擾;大于合同面積的誤差在一定范圍內(nèi)業(yè)主不須再繳房款,而應由發(fā)展商擔當;超過合同面積一定范圍內(nèi),則發(fā)展商有"強賣"之嫌,業(yè)主也有權(quán)拒付或雙方協(xié)商按較低的價格水準補齊多出的差價);此外,還包括物業(yè)的結(jié)構(gòu)與內(nèi)部分隔,物業(yè)設備、設施的產(chǎn)地(如衛(wèi)生潔具是進口的還是國產(chǎn)的,是"美標"還是"toto")、規(guī)格(型號)、檔次;裝修的用料與施工等。 (三)住戶對物業(yè)的驗收 住戶在遷入所選擇的物業(yè)之前,應對其房屋質(zhì)量進行驗收。此時,物業(yè)管理公司應有專人受理住戶對房屋質(zhì)量提出的問題,如確屬物業(yè)管理公司接管驗收時的疏漏,則應馬上通知施工單位予以解決。住戶對物業(yè)的檢驗應特