《采購管理控制程序》

1、水兵文件編號：HJZ/QMP19-2017現行版本B米購管理控制程序修改次第00頁次1/8采購管理控制程序編寫人: 審核人: 批準人: 分發(fā)號: 受控狀態(tài)： 發(fā)布日期： 實施日期：程偉朱訪趙浩杰二O年七月三一日二o一-七年八月一日文件編號：HJZ/QMP19-2017現行版本B采購管理控制程序修改次第00予頁次2/8更改狀態(tài)版本/修改次第更改頁次/章節(jié)編制審核批準實施日期A/00全新程偉朱訪趙浩杰2016.12.01B/00修訂程偉朱訪趙浩杰2017.08.01文件編號：HJZ/QMP19-2017現行版本B米購管理控制程序修改次第00頁次3/81.目的確保米購產品能夠適質、適價、適時、適量、

2、適地滿足需求，保證整個米購過程 處于受控狀態(tài)。2.適用范圍適用于本公司所有原、輔材料、OEM配件、設備配件等物資的采購工作；以及 物流、工裝模具外包業(yè)務。3.定義對公司所米購的直接或間接應用于生產的物料，按米購金額大小、對最終產品影 響等綜合考慮，依次分為 A、B、C三類，見采購物資分類清單3.1A類物資：是指能直接影響公司產品的性能、米購金額或米購難度比較大的物資， 包括?；返忍厥馕镔Y。文件編號：HJZ/QMP19-2017現行版本B米購管理控制程序修改次第00頁次4/83.2B類物資：是指不直接影響產品的性能而間接影響產品質量的物資。3.3C類物資：米購價值相對較小且產品質量對公司最終產

3、品質量影響不大，原則上 不會引起質量問題，在最終產品上僅起輔助性作用的產品；其中設備配件歸為此類。4.職責4.1采購部：負責原、輔材料、OEM配件、設備配件等物料的相關材料的米購。4.2銷售部負責物流運輸的外包業(yè)務。4.3鑄鐵事業(yè)部模具組 負責工裝、模具的外包業(yè)務。4.4生產調度：負責向采購部提供年度生產計劃、月度生產計劃。4.5鑄鐵/機加工事業(yè)部：負責提供采購所需的鑄造用主要原材料及輪轂、制動鼓總成用配件采購技術要 求及有關米購技術圖紙和BOM物料清單等技術標準，并及時更新。4.6質量部：負責對采購物資進行檢驗，保證所采購物資符合有關技術和標準。5采購工作流程5.1米購需求的發(fā)起5.1.1計

4、劃性采購5.1.1.1米購部依據倉庫所提供的年度盤點表、生產調度提供的年度生產計劃及 鑄鐵/機加工事業(yè)部提供的BOM物料清單，編制年度米購計劃，報米購部負 責人、財務部負責人審核，總經理批準后生效。5.1.1.2米購部依據倉庫所提供的月度盤點表、生產調度提供的月度生產計劃及 鑄鐵/機加工事業(yè)部提供的BOM物料清單，編制月度米購計劃，報米購部經 理審核，經財務經理批準后生效。5.1.2臨時性采購及其他5.1.2.1對于一些工具、設備配件、低值易耗等臨時性物資的米購，由需求部門填寫臨 時性物資購買申請單，經需求部門負責人審批，并提交倉庫審核申購數量后， 經采購部經理和總經理簽字同意方可進行采購。簽

5、批后的臨時性物資購買申請 單轉采購部計劃員處，采購部計劃員對需采購物料進行分工，各采購員按照采 購過程控制流程進行采購。5.2采購價格的確定5.2.1對于沒有簽訂年度合同的物資5.2.1.1詢價5.2.1.1.1米購員在接收到月/年度米購計劃或米購申請后，首先確認物資名稱、規(guī)格、文件編號：HJZ/QMP19-2017現行版本B米購管理控制程序修改次第00頁次5/8數量等內容，然后從合格供應商名冊中選擇 23家供應商進行詢價（獨家 供應商或原廠零配件無法替代的除外），并填寫于“詢價單”。對于加工契約型 采購項目，采購員應要求供應商提供“價格構成表”和報價單，作為議價的參考； 如合格供應商名冊中無

6、適合供應商，需要先開發(fā)新供應商。521.1.2如果客戶已提供一份核準的供方名單時，應從這份名單中所列的供方選擇詢價、采購各項相關物資。如需變更，則需經客戶核準后才可變更。521.2議價詢價完成后進行議價作業(yè)，議價除注意品質、價格外，還應注意交貨周期有無保 證，能否向供應商爭取分期付款或貨到付款等。議價可采取面談、電話、傳真、 郵件等多種形式進行；5.2.1.3價格確定5.2.1.3.1議價完成后，采購員應填寫“比價表”報采購經理及總經理審批，在審批工作完 成后，方可進行采購。5.2.2對于已經簽訂年度合同的物資5.2.2.1采購人員首先確認物資名稱、規(guī)格、數量等內容，然后查詢招標時定價，確定采

7、 購價格。5.2.3物流商及工裝模具供應商價格確定過程5.2.3 . 1物流供應商價格確定物流供應商價格通過年度招標方式進行確認，并簽訂年度協議。 如遇新的線路或油價上漲等因素，價格需報總經理批準后生效。5.2.3 . 2工裝模具供應商價格確認5.2.3 . 2 . 1工裝價格通過核價方式確認，報財務及總經理批準后執(zhí)行。5.2.3 . 2.2模具類通過比價方式進行，經米購部負責人及總經理批準后生效。5.3合同/訂單的簽訂5.3.1米購員依據米購部負責人/總經理的審批意見，從合格供應商名冊中選擇供 應商簽訂采購合同。在簽訂采購合同時要注意物資的質量要求、技術要求、到貨 時間、結算方式、運輸方式以

8、及產生糾紛后的解決方式，盡量降低米購風險，減 少不必要的損失。5.4采購訂單調整5.4 . 1當已發(fā)給供應商訂單的商務條件發(fā)生變化時，或訂單出現異常情況時（如生產計 劃調整或訂單信息有誤等），由采購員更新訂單，經采購部經理批準后，交給供 應商進行訂單更新，并且在系統中進行相應修改，根據是否已經到貨的情況決疋 通知倉庫進行更新。5.4. 2米購員將變更事項發(fā)放以郵件、傳真或信函的方式通知給供應商，并與供應商協 商達成一致意見。文件編號：HJZ/QMP19-2017現行版本B米購管理控制程序修改次第00頁次6/85.5價格調整在米購執(zhí)仃過程中，如遇材料或市場大幅波動，米購部視情況與供應商重新商疋

9、調整價格，呈報總經理批準，并保存歸檔，按照新的價格執(zhí)行。5.6進度跟蹤5.6 . 1為確保交貨期，采購員應按照訂購合同提前用電話、傳真、郵件、信函或親自到 供方處跟催，以確保物料能及時到貨，確保生產順利進行。5.6 . 2供方應按照米購合同要求，按期到貨。若供方違反米購合同相關要求，本公司有 權利取消訂單或作其他相應的處罰。5.6 . 3采購部應確保供方須達到100%按時交貨能力，若未達此目標時，應要求供方提 出改善措施，并索賠由此所產生的額外費用。5.6 . 4供貨風險預防措施：針對鑄造行業(yè)特點，如雨雪天氣、傳統農忙季節(jié)、運輸緊張、 環(huán)保督查等風險因素，采購部應提前準備，確保物料供應。5.7

10、物資驗收5.7 . 1要求所有物資的供方每次送貨時都要隨車附帶送貨清單、產品檢驗報告、生產批 次及運輸過程防護等信息。且送貨時各供應商應按照“先進先出”原則，執(zhí)行批 次管理。5.7.2A、B類物資的驗收要求5.7.2.1采購員將采購合同或采購訂單通過 K3系統傳遞給倉庫人員，倉庫人員根據合同 內容安排庫位以便碼放物資；采購物資到達后，倉管員根據供方送貨單和采購合 同/訂單的內容清點收貨。5.7.2. 2如供應商有送貨隨同人員，倉管員應盡量與供方送貨隨同人員共同對貨物進行清 點驗收，如發(fā)現貨物與送貨清單不符，倉管員需通知倉庫主管，并把具體情況通 知給相關米購員。5.7.2.3到貨后，倉管員填寫“

11、產品檢驗/化驗通知單”，等待質量部對物資進行化驗檢 驗。質量部在接到通知單后應對需驗收物資進行檢驗，如抽檢取樣應具有代表性；等檢驗結果出來并合格后方可入庫。如檢驗結果不合格，按照不合格品處理流程 進行處置。5.7.2.4在卸貨過程中，倉管員如發(fā)現貨物包裝有破損，應在供方的送貨清單上注明，并 將情況通知給相關采購員，以便及時跟供應商溝通確認。5.7.3對于C類物資的驗收要求5.7.3.1C類物資到達倉庫后由倉管員依據供方送貨清單直接在現場驗收，重點驗收物資 生產廠家、物資名稱、數量、型號及完好性等信息。對于固定資產（設備配件）的檢驗，需通知設備部專業(yè)人員驗收，其他相關步驟文件編號：HJZ/QMP

12、19-2017現行版本B米購管理控制程序修改次第00頁次7/8參照A類、B類物資驗收過程。5.7.4對于危化品及勞保用品的驗收要求5.741倉管員在對危險化學物資驗收時，應當注意危險化學物資的包裝和標識是否符合 國家規(guī)定，承裝器皿是否密閉、無破損，必要時可會同質量部、安全辦等相關人 員共同驗收。5.7.4.2勞保防護物資到達倉庫后，倉管員應依據供方的送貨清單點檢數量，必要時可通 知安全辦共同檢查其是否具有符合國家規(guī)定要求，驗收合格后，方可入庫。5.7.5進貨檢驗的驗收可米用下列一種或一種以上的方法：5.7.5.1(1 )進貨檢驗及測試判定。5.7.5.2(2 )以公司實際使用結果作為判定依據。

13、5.7.5.3(3)提供材料/產品經第三方實驗室測試認證報告。5.7.5.4(4)供方提供的質保書或相應的證明文件。5.7.5.5采用客戶指定的供方，并不能免除本公司須確保供方的物資、產品及服務品質的責任。5.7.5.6本公司或客戶，如要求在供方處驗證采購產品時，須按采購合同上明文規(guī)定驗證 安排及產品放行方式。5.8物資入庫5.8.1物資入庫根據物資的種類辦理入庫：5.8.1物資入庫時，倉管人員依據倉庫管理控制程序進行驗收入庫。手續(xù)辦理完畢 后，倉管員開具入庫單并錄入 K3系統。5.8.2物資驗收不合格，倉管員按照不合格品控制程序有關規(guī)定執(zhí)行。對于不合格的物資，倉管員要將不合格物資隔離存放并標

14、識。5.9發(fā)票入賬5.9.1米購發(fā)票到公司后，由米購員、米購部會計、米購部經理依次對米購發(fā)票、入庫 單、磅單(如需要)進行核對，核對無誤的發(fā)票由采購部會計負責在公司財務系 統內進行發(fā)票勾稽，然后經采購部經理、財務部往來會計、財務部經理審核后由 財務部往來會計登記入賬。5.10賬目核對5.10.1由財務部主導，采購部參與對供應商的往來賬目定期核對， 只有賬目核對無誤后，文件編號：HJZ/QMP19-2017現行版本B米購管理控制程序修改次第00頁次8/8才能申請付款；如賬目核對有誤，雙方須再次核對，直至核對無誤。5.11付款5.11.1采購人員對賬目核對無誤的供應商提出付款申請，采購部經理、財務

15、部經理和總 經理進行審批。5.11.2財務部依據領導審批后付款申請，安排付款。5.12其他5.12.1對于固定資產（如設備）的米購，按照設備設施控制程序執(zhí)行。5.12.2物流運輸商管理按照運輸商管理規(guī)定執(zhí)行。5.12.3對于工裝、模具類物料的采購按照工裝模具控制程序執(zhí)行。5.12.4其他外包過程可參考本程序文件。5.12.5關于危險化學物資的采購要求5.12.5.1化學危險品的米購人員必須了解有關法律、法規(guī)、規(guī)章和安全知識、職業(yè)技術、 職業(yè)衛(wèi)生防護應急救援知識，方可上崗作業(yè)。5.12.5.2:部分?；罚缙?、酒精等，需向當地有關部門取得批準，按照要求米購。5.12.5.3當米購人員進行化學

16、品米購時，應向供應商索取規(guī)格書、物質安全資料MSDS表，以確認符合規(guī)定。5.12.5.4米購化學危險物資時，米購員需要求供方提供必要的化學品安全數值清單，有毒 有害物資原輔材料的化學成分和運輸、包裝、儲存條件說明等資料。5.12.6關于勞保防護物資的采購要求5.12.6.1:勞保防護物資的米購人員需了解有關法律、法規(guī)及專業(yè)知識的培訓。5.12.6.2米購的特種勞動防護用品（如安全帽、安全帶、防塵口罩、絕緣勞保鞋等）必須 具有相應的生產許可證、產品合格證和安全鑒定證，采購時要做好供貨資質審查 和備案。6績效指標績效指標測量方法測量周 期績效目 標責任部 門6.1采購合格率%當月合格批次數/當月購

17、進批次數 *100%月99.5%采購部6.2到貨及時率%當月準時到貨批次數/當月總到貨批次數*100%月99.5%采購部6.3與供應商對賬準確率%與供方對賬相符數/對賬數*100%季度99%采購部6.4超額運費（元）超出應有運費的費用月無采購部文件編號：HJZ/QMP19-2017現行版本B米購管理控制程序修改次第00頁次9/87記錄名稱文件編號保存年限責任部門7.1詢價單HJZ/QMR19-01-2017二年采購部7.2比價表HJZ/QMR19-02-2017二年采購部7.3采購訂單HJZ/QMR19-03-2017三年采購部7.4價格構成表HJZ/QMR19-04-2017三年采購部7.5產品檢驗/化驗通知單HJZ/QMR19-05-2017二年采購部7.6每周臨時性物資購買 申請單HJZ/QMR19-06-2017一一年采購部7.7年度米購計劃HJZ/QMR19-07-2017二年采購部7.8月度米購計劃HJZ/QMR19-08-2017二年采購部7.10工作處理及審批單HJZ/QMR19-09-2017二年采購部7.11采購物資分類清單HJZ/QMR19-10-2017二年采購部8相關文件8.1HJZ/QMP13-2017設備設施控制程序8.2HJZ/QMP20-2017供應商管理控制程序