供應(yīng)商管理制度

1、供應(yīng)商管理制度一、 目的指導(dǎo)對影響產(chǎn)品質(zhì)量的供方進行選擇、評審和管理，保障合格供方有能力向公司持續(xù)、穩(wěn)定地提供合格產(chǎn)品及服務(wù)。并對供方的社會責(zé)任履行進行監(jiān)督和管理，使其滿足社會責(zé)任體系的要求。二、 使用范圍適用于采購物資供方的合格評審和管理。注: 供應(yīng)商和分包商在本程序中統(tǒng)稱為供方。三、 職責(zé)1技術(shù)部明確對采購物資的檢驗項目和方法，指導(dǎo)新供方小批次試用過程的工藝驗證。2供應(yīng)部負(fù)責(zé)尋找采購物資的供方，聯(lián)系樣品供應(yīng)，獲取供方的相關(guān)信息與資料；組織對供方的綜合評審、建立合格供方檔案；采取必要的行動要求和協(xié)助供方對上級供應(yīng)商的社會責(zé)任進行管理。3質(zhì)量管理部組織對供方提供的樣品進行分析、試驗或驗證，組織

2、新供方提供物資的小批量試用并對試用情況進行跟蹤驗證，出具試用報告。四、 工作程序1 新供方的初選1） 供應(yīng)部根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售需要，對采購物質(zhì)進行分類：a類物質(zhì)： 構(gòu)成最終產(chǎn)品的主要部分或關(guān)鍵部分，直接影響產(chǎn)品質(zhì)量，如聚乙烯固體顆粒、色母、吸水母料、涂塑粉末、無縫鋼管、鋼絲、焊劑、焊絲等；b類物資： 構(gòu)成最終產(chǎn)品的非主要部分或關(guān)鍵部分，一般不影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量，即使略有影響，也不影響使用性能。如防護材料等。2）供應(yīng)部選擇供方，對于a 類物質(zhì)的供方應(yīng)要具備以下條件方可入選：（1）供方必須是合法經(jīng)營的企業(yè)。其證明材料有企業(yè)法人執(zhí)照、企業(yè)經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證等，對特種行業(yè)的，還要有特種行業(yè)許可證、

3、強制認(rèn)證等相關(guān)證件。（2）供方必須有專職的質(zhì)量檢驗部門和人員。（3）供方應(yīng)具備一定的設(shè)備物流能力及檢測能力（提供主要生產(chǎn)設(shè)備、檢測設(shè)備明細(xì)）。對關(guān)鍵性的指標(biāo)，供方必須有自行檢測的能力。（4）取得 gbt9001 /iso9001 認(rèn)證證書或通過本公司的體系審查。（5）具備相應(yīng)的服務(wù)力量和社會責(zé)任履職能力。3）供應(yīng)部根據(jù)以上評選準(zhǔn)則，發(fā)出邀請函進行招標(biāo)和選擇國內(nèi)、國際在該行業(yè)知名的公司進行評審資料收集和初選，在此基礎(chǔ)上提出備選供應(yīng)商清單。2. 新供方的評選1）供應(yīng)部通知有意向供貨的備選供方提供樣品，對于有檢驗標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)文件的樣品和項目，有質(zhì)量管理部組織進行檢驗；對于沒有相應(yīng)技術(shù)要求的樣品和項目，

4、由技術(shù)部負(fù)責(zé)提出指標(biāo)要求，有質(zhì)量管理部組織進行檢驗和試驗。檢驗數(shù)據(jù)或試驗報告經(jīng)供應(yīng)部部長審定后，存入供方檔案。2）樣品檢測合格的新供方，由主持公司運營的副總決定是否到供方處進行現(xiàn)場考察或采用其他方式進一步調(diào)研， a 類物資應(yīng)到供方處做全面考察，b 類物資根據(jù)必要性可以到供方處考察評審內(nèi)容：（1）a 類物資的供方評審內(nèi)容包括：a. 企業(yè)概況、經(jīng)營狀況、技術(shù)能力、工藝裝備、供貨能力、市場業(yè)績、質(zhì)量保證能力、社會責(zé)任履職能力等。b. 企業(yè)自我評定、價格競爭力。c. 必要時，做工廠檢查。（2）b類物資的供方評審內(nèi)容包括：a. 企業(yè)概況、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、質(zhì)量保證能力、社會責(zé)任履職能力等。b. 企業(yè)自

5、我評定、價格競爭力。c. 必要時，做工廠檢查。3）工廠檢查（需要時）副總經(jīng)理認(rèn)定進行工廠檢查時，質(zhì)量管理部系統(tǒng)策劃到供方考察的計劃，成立質(zhì)量、技術(shù)和供應(yīng)部門聯(lián)合評估小組，編寫供方調(diào)查表，其主要內(nèi)容可包括：企業(yè)自我評定、技術(shù)能力、經(jīng)營狀況、工藝設(shè)備、供貨能力、市場業(yè)績、檢驗?zāi)芰?、質(zhì)量保證能力等；有供應(yīng)部聯(lián)絡(luò)組織實施工廠檢查，并組織將考察結(jié)果形成供方調(diào)查報告，報副總經(jīng)理審批后納入供方檔案。根據(jù)結(jié)果副總確定是否進行小批試用。4）小批試用經(jīng)批準(zhǔn)可進行小批試用時，供應(yīng)部負(fù)責(zé)組織進行小批量試用計劃。提報計劃管理部下發(fā)生產(chǎn)計劃。質(zhì)量管理部按計劃組織來料進貨檢驗、試用驗證和過程信息反饋，并最終出具小批量試用報

6、告，明確試用結(jié)論，經(jīng)生產(chǎn)車間、技術(shù)部門會簽，質(zhì)量管理部部長審核，報副總經(jīng)理批準(zhǔn)。5）試用合格后，供應(yīng)部組織質(zhì)量、技術(shù)等部門根據(jù)樣品驗證、工廠檢查、小批試用等相關(guān)信息，對該供方進行綜合評價，評價方式為會議或傳遞評價，并填寫合格供方審批表，報副總經(jīng)理審批后，將綜合評價合格證列入合格供方清單中。6）供應(yīng)部經(jīng)理記錄以上評定結(jié)果，以及評定所引發(fā)的任何必要措施。根據(jù)評定結(jié)果對供方進行分析、比較，有效識別并控制風(fēng)險，選擇出合格的供方，填寫合格供方名錄，附送合格供方的評定資料報總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)送至相關(guān)部門。批準(zhǔn)后的合格供方名錄將作為選擇供方和采購的依據(jù)并根據(jù)各供方動態(tài)適時進行修訂。7）對顧客要求控制的采購產(chǎn)品，

7、供應(yīng)部應(yīng)邀請顧客參加對供方的評價和選擇；每年對供方評價時都應(yīng)邀請大客戶參與。3資格管理1）評價方法每年對合格供方進行一次綜合評價。評價從產(chǎn)品質(zhì)量（分值為50 分） 、價格（分值為30 分） 、服務(wù)（分值 20 分） ，三個維度進行，滿分為100 分。2）評價準(zhǔn)則評價得分在80 分以上， 保持合格供方資格。介于 6080 分之間的供方可列為備選合格供方（限期整改、限量采購），并正式通知供方給予為期3 個月的整改期限，若業(yè)績有改善（重新評分超過80 分）時可繼續(xù)給予合格供方資格；低于60 分取消合格供方資格。3）根據(jù)評價結(jié)論，給予備選合格供方資格的供應(yīng)商，供應(yīng)部聯(lián)絡(luò)組織，參照“四、工作程序2、新供

8、方的評選3）工廠檢查” 在整改期內(nèi)對供應(yīng)商進行一次工廠整改驗證，并同時做出溝通，以便發(fā)現(xiàn)改善機會、推動供方有效改善。4供方變更管理1）供方的變更包含但不只限于以下內(nèi)容：a. 停產(chǎn)或型號升級b. 主要的過程、工藝更改c. 關(guān)鍵設(shè)備、工裝、模具更改d. 主要原材料來源變更或替代e. 設(shè)計更改、優(yōu)化、性能參數(shù)或產(chǎn)品規(guī)格變更f. 外觀（含外形、尺寸及公差、顏色、標(biāo)識、表面材料、包裝方式等項目）更改2）當(dāng)上述變更發(fā)生時，供方必須立即以書面（電子郵件或紙質(zhì)文件）方式正式通知甲方。通知內(nèi)容包括但不限于：a. 明確詳細(xì)的更改原因及影響度說明b. 更改生效時間c. 受影響的產(chǎn)品清單d. 供方對更改的認(rèn)定數(shù)據(jù)和報

9、告e. 可提供更改后樣品時間f. 用戶投訴或反饋渠道3）從合格供方采購超出認(rèn)定的產(chǎn)品范圍時，同類產(chǎn)品型號擴展時，樣品檢驗/試用合格后，直接進入批量使用；產(chǎn)品類別擴展時，應(yīng)參照“四、工作程序2、新供方的評選”進行重新評審。4）當(dāng)供方改名時，應(yīng)及時修改合格供方名錄并將供方改名信息以通知的形式傳達(dá)到相關(guān)部門。5）當(dāng)關(guān)鍵原材料和配件合格供方需要變更時，質(zhì)量管理部及時將此信息和相關(guān)資料通知產(chǎn)品認(rèn)證單位，經(jīng)批準(zhǔn)防可批量投用。6）質(zhì)量管理部對供方變更產(chǎn)品后的前三批次的供貨進行加嚴(yán)抽樣檢驗，生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)追蹤產(chǎn)品應(yīng)用情況，并將結(jié)果反饋給質(zhì)量管理部。5. 供應(yīng)商檔案管理1）供應(yīng)商檔案管理對象：（1）從時間序列來劃

10、分：老供應(yīng)商、新供應(yīng)商、未來供應(yīng)商。新供應(yīng)商和未來供應(yīng)商為重點管理對象。（2）從交易過程來劃分：包括曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的供應(yīng)商、正在進行交易的供應(yīng)商和即將進行交易的供應(yīng)商。對于第一類供應(yīng)商，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對于第二類的供應(yīng)商，需逐步充實和完善其檔案管理內(nèi)容；對于第三類供應(yīng)商，檔案管理的重點是全面搜集和整理資料，為即將展開的交易業(yè)務(wù)準(zhǔn)備資料。（3）從供應(yīng)商性質(zhì)來劃分：特殊公司（與本公司有特殊業(yè)務(wù)等）、普通公司等。這類供應(yīng)商因其性質(zhì)、供應(yīng)特點、供應(yīng)方式、供應(yīng)量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。（4）從供應(yīng)數(shù)量和市場地位來劃分：包括主力供應(yīng)商（供貨時間長、供應(yīng)量大等），

11、一般供應(yīng)商。不言而喻，供應(yīng)商檔案管理的重點應(yīng)放在主力供應(yīng)商上。2）供應(yīng)商管理內(nèi)容（1）供應(yīng)商基礎(chǔ)資料，即公司所掌握的供應(yīng)商最基本的原始資料，是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料，是供應(yīng)商檔案管理的起點和基礎(chǔ)。供應(yīng)商基礎(chǔ)資料主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、 e-mail、網(wǎng)址、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人；公司概況、設(shè)備狀況、人力資源狀況、主要產(chǎn)品及原材料等。（2）供應(yīng)商特征：供應(yīng)能力、發(fā)展?jié)摿?、企業(yè)規(guī)模和知名度等。（3）業(yè)務(wù)狀況：主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。（4）交易活動現(xiàn)狀：主要包括供應(yīng)商的交貨狀況、存在的問題、

12、保持的優(yōu)勢、未來的對策；企業(yè)信譽與形象、信用狀況、財務(wù)狀況等。3）供應(yīng)商檔案管理方法（1）建立供應(yīng)商檔案。作為供應(yīng)商檔案管理的基礎(chǔ)工作，是建立供應(yīng)商檔案。采用表的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。供應(yīng)商檔案主要記載各供應(yīng)商的基礎(chǔ)資料，這種資料的取得，主要有三種形式：a 提供供方調(diào)查表，由供應(yīng)商填寫。b由采購員通過平常的業(yè)務(wù)活動或其他各種渠道了解、收集供應(yīng)商的相關(guān)資料。c 通過本公司和供應(yīng)商已發(fā)生的采購情況（包括產(chǎn)品性能、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等實際情況）。然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息，對供應(yīng)商的相關(guān)資料進行整理、核實匯總，填入供應(yīng)商檔案。（2）通過采購員與供應(yīng)商溝通建立供應(yīng)商檔案卡的主要做法是

13、：編制供應(yīng)商信息周報，由匯總整理，周會時上報供應(yīng)部經(jīng)理，據(jù)此建立綜合的供應(yīng)商檔案。4）供應(yīng)商檔案管理注意事項（1）供應(yīng)商檔案管理應(yīng)保持動態(tài)性。供應(yīng)商檔案管理不同于一般的檔案管理。如果一經(jīng)建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要根據(jù)供應(yīng)商情況的變化，不斷地加以調(diào)整，消除過舊資料；及時補充新資料，不斷地供應(yīng)商的變化，進行跟蹤記錄。（2）供應(yīng)商檔案管理的重點不僅應(yīng)放在現(xiàn)有供應(yīng)商上，而且還應(yīng)更多地關(guān)注意向供應(yīng)商，為公司選擇新應(yīng)商，開拓新市場提供資料。（3）供應(yīng)商檔案管理應(yīng)“ 用重于管 ” ，提高檔案的質(zhì)量和效率。不能將供應(yīng)商檔案束之高閣，應(yīng)以靈活的方式及時全面地提供給業(yè)務(wù)人員和有關(guān)人員。同時，應(yīng)利用供應(yīng)

14、商檔案，作更多的分析，使死檔案變成活資料。（4）借閱供應(yīng)商檔案時，必須辦理借閱手續(xù)。請借閱人員注明借閱期限。6特殊情況需從合格供方名錄外的供方購買產(chǎn)品時，應(yīng)由供應(yīng)部提出申請，副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，質(zhì)量管理部制定質(zhì)量計劃予以過程控制。未經(jīng)批準(zhǔn)而從合格供方清單外的供方購買產(chǎn)品時，進貨檢驗人員拒檢，倉庫不得辦理入庫，保證認(rèn)證產(chǎn)品的一致性。7對供方新設(shè)計和開發(fā)的材料，由供應(yīng)部根據(jù)材料重要程度制定評定準(zhǔn)側(cè)，對供方重新評價，并對材料組織驗證，在合同中明確對供方的要求。8供方管理過程產(chǎn)生的記錄，執(zhí)行記錄控制程序五、相關(guān)文件記錄控制程序- 附錄一六、相關(guān)記錄供方調(diào)查表- 附錄二供方評定記錄表- 附錄三合格供方名錄-

15、 附錄四供方資料卡、附件一：記錄控制程序記錄控制程序1 目的對質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制，以提供對產(chǎn)品、過程和體系符合要求及體系有效運行的證據(jù)。2 范圍適用于為證明產(chǎn)品、過程和體系符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的記錄。3 職責(zé)3.1 各部門負(fù)責(zé)各自記錄的編號。3.2 各部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理各自記錄控制情況。3.3 各部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門使用的記錄。3.4 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核本部門編制的記錄格式。3.5 人力資源部負(fù)責(zé)記錄編號的備案，記錄銷毀的審核。4 工作程序4.1 記錄的標(biāo)識、編號。各部門負(fù)責(zé)對各自記錄進行編號，各填寫人員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)記錄的標(biāo)識，以便于識別與檢索，記錄的標(biāo)識編

16、號按文件編碼規(guī)則執(zhí)行。4.2 記錄填寫4.2.1記錄填寫要準(zhǔn)確、及時、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改。如因某種原因不能填寫的項目，應(yīng)能說明理由，并將該項用杠劃去。各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。4.2.2如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，不能采取涂抹的方式，而應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，并簽上更改人的姓名及日期。4.3 記錄的保存、保護。4.3.1各部門必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，以便于檢索。 并存放于通風(fēng)、 干燥的地方，所有的記錄應(yīng)保持清潔，字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄。4.3.2各部門編制 記錄清單（附備案的原始記錄樣本），將部門所有與質(zhì)量管理體系運行

17、有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號、保存期限等內(nèi)容。各部門應(yīng)建立本部門記錄清單。4.3.3各部門每半年要對本部門記錄的使用、收集、保管情況進行檢查。4.4 記錄的發(fā)放、借閱和復(fù)制各部門保管的記錄應(yīng)便于檢索，需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫文件借閱、復(fù)制記錄，由記錄管理人登記備案。4.5 記錄的銷毀處理對超過保存期限的記錄，或因其他特殊情況需要銷毀時，由部門主管填寫文件銷毀記錄交各部門確認(rèn)，交人力資源部審核，由人力資源部授權(quán)人執(zhí)行銷毀。4.6 記錄格式4.6.1各部門的記錄格式，由各部門主管負(fù)責(zé)組織編制，各部門主管審核，管理者代表批準(zhǔn)。4.6.2各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計更改

18、，部門主管審核， 管理者代表批準(zhǔn)。執(zhí)行文件控制程序有關(guān)文件更改的規(guī)定。5 相關(guān)文件文件控制程序6 記錄附錄二：供方調(diào)查表供方調(diào)查表供應(yīng)商名稱供應(yīng)商地址郵政編碼聯(lián)系電話 /傳真聯(lián)系人提供產(chǎn)品 /服務(wù)企業(yè)概況企業(yè)性質(zhì)員工構(gòu)成員工總數(shù)人，其中技術(shù)人員人管理體系已通過認(rèn)證未通過準(zhǔn)備在月內(nèi)認(rèn)證 目前無認(rèn)證計劃主要生產(chǎn)設(shè)備主要生產(chǎn)工藝主要檢驗設(shè)備主要試驗設(shè)備生產(chǎn)能力月供貨能力正常交付周期主要客戶簡介客戶提供產(chǎn)品占生產(chǎn)比例客戶提供產(chǎn)品占生產(chǎn)比例客戶提供產(chǎn)品占生產(chǎn)比例企業(yè)自我評定附錄三：供方評定記錄表供方評定記錄表供方名稱電話傳真地址聯(lián)系人本公司主要采購的產(chǎn)品：供方簡介及質(zhì)量能力評價（附對其質(zhì)量管理能力調(diào)查報告或體系認(rèn)證證書及供方或其顧客提供的其他證明材料共頁） ：供應(yīng)部簽名