數(shù)碼照片管理與歸檔規(guī)范

1、數(shù)碼照片管理與歸檔規(guī)范1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了數(shù)碼照片歸檔、整理、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用和銷(xiāo)毀的基本要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織數(shù)碼照片的收集、歸檔與管理工作。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單 (不包括勘誤的內(nèi)容) 或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。gb/t 2887-2011 計(jì)算機(jī)場(chǎng)地通用規(guī)范gb/t 11821-2002 照片檔案管理規(guī)范gb/t 17235.1-1998 信息技術(shù)

2、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第 1 部分 : 要求和指南gb/t 17235.2-1998 信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第 2 部分 : 一致性測(cè)試gb/t 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范gb/t 20163-2006 中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式da/t 15-1995 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范da/t 18-1999 檔案著錄規(guī)則da/t 38-2008 電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范3 術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1 數(shù)碼照片 digital photos 用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并

3、可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。3.2 數(shù)碼照片檔案 digital photographic records機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的數(shù)碼照片。3.3 exif信息exchangeable image file information數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過(guò)程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。注1：主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號(hào)、拍攝日期和時(shí)間、分辨率、光圈、快門(mén)、感光度等信息。3.4 照片組 photos group 有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。注2：如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目等反映同一問(wèn)題或事由的若干張數(shù)碼照

4、片為一個(gè)照片組，全部存儲(chǔ)到同一層級(jí)文件夾內(nèi)。4 歸檔4.1.1 記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的數(shù)碼照片。4.1.1.1 本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重要會(huì)議的數(shù)碼照片；4.1.1.2 本單位重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的數(shù)碼照片；4.1.1.3 領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國(guó)際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的數(shù)碼照片；4.1.1.4本單位勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的數(shù)碼照片；4.1.1.5本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。4.1.2 記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。4.1.3 記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名

5、勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。4.1.4 其他具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。4.2保管期限數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30 年和 10 年。4.3歸檔時(shí)間數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，最遲在第二年6 月底前完成歸檔。4.4.1歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容和exif 信息進(jìn)行修改和處理。4.4.2對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。4.4.3歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)

6、為jpeg 、tiff 或 raw 格式， 推薦采用 jpeg格式。4.4.4歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說(shuō)明。文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。4.4.5數(shù)碼照片可通過(guò)存儲(chǔ)到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔，也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。4.4.6歸檔時(shí)，應(yīng)參照gb/t 18894-2002對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測(cè)。5 整理和著錄5.1 分類(lèi)和排列“保管期限 - 年度 - 照片組”分類(lèi)。5.2.1整理過(guò)程中，應(yīng)對(duì)數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名?！啊?格式命名。保管期限代碼：分別用“yj” 、 “30” 、 “10”

7、代表永久、 30 年、 10 年。年度：為4 位阿拉伯?dāng)?shù)字。照片組號(hào)：為 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開(kāi)始順序編號(hào)。張?zhí)枺簽? 位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“ 0001”開(kāi)始順序編號(hào)。示例1：2009 年某單位拍攝的一組xx 工作會(huì)議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久” ，存儲(chǔ)格式為jpeg 。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：yj-2009-0001-0001.jpg。5.3著錄數(shù)碼照片檔案的著錄項(xiàng)目見(jiàn)附錄a，建立數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)可參見(jiàn)附錄b。6 存儲(chǔ)和保管6.1 存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)數(shù)碼照片檔案可采用建立層級(jí)文件夾的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。一般應(yīng)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)非系統(tǒng)

8、分區(qū)建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級(jí)文件夾，并以保管期限代碼、年度和照片組號(hào)命名層級(jí)文件夾。示例2：某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計(jì)算機(jī)硬盤(pán)的非系統(tǒng)分區(qū)d盤(pán)根目錄下， 2009年該單位拍攝的一組xx工作會(huì)議的數(shù)碼照片為2009 年第一組照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在以下路徑下： d： 數(shù)碼照片檔案 yj20090001 6.2 存儲(chǔ)載體6.2.1數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用硬磁盤(pán)、磁帶和一次寫(xiě)光盤(pán)作為數(shù)碼照片檔案長(zhǎng)期保存的存儲(chǔ)載體。6.2.2數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲(chǔ)為一式3 套，一套封存保管，一套供查閱利

9、用，一套異地保存。6.2.3存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)有專(zhuān)門(mén)的裝具，且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存） 、載體序號(hào)、保管期限、起始年度、終止年度和存入日期等。6.3.1在線存儲(chǔ)的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合gb/t 2887-2011 的要求。6.3.2離線存儲(chǔ)在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合da/t 15-1995 的要求。6.3.3離線存儲(chǔ)在光盤(pán)上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合da/t 38-2008 的要求。6.3.4 對(duì)存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿(mǎn)2 年、光盤(pán)每滿(mǎn)4 年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10% ，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

10、6.3.5對(duì)存儲(chǔ)在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)每4 年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4 年。7 利用和鑒定銷(xiāo)毀7.1利用數(shù)碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行，利用時(shí)應(yīng)確保數(shù)碼照片檔案的信息安全。7.2 鑒定銷(xiāo)毀依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)已到保管期限的數(shù)碼照片檔案開(kāi)展鑒定、銷(xiāo)毀工作。附錄 a 數(shù)碼照片檔案著錄項(xiàng)目及說(shuō)明數(shù)碼照片檔案應(yīng)至少包括以下著錄項(xiàng)目：全宗號(hào)、保管期限、年度、部門(mén)、照片組號(hào)、張?zhí)?、參?jiàn)號(hào)、攝影者、時(shí)間、組題名、文字說(shuō)明、文件格式、開(kāi)放狀態(tài)。全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。保管期限：照片所劃定的保管期限，包括永久、30 年、 10年。年度：形成年度，采用4 位阿拉伯

11、數(shù)字。部門(mén)：歸檔部門(mén)，采用部門(mén)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，并保持一致和穩(wěn)定。照片組號(hào)：為4 位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的組從“0001”開(kāi)始順序編號(hào)。張?zhí)枺簽?4 位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一組內(nèi)數(shù)碼照片從“0001”開(kāi)始順序編號(hào)。參見(jiàn)號(hào)：與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。時(shí)間：數(shù)碼照片拍攝時(shí)間。采用8 位阿拉伯?dāng)?shù)字，依次為：年代 4 位，月和日各2 位，不足的在前補(bǔ)“0” 。組題名：本組照片所共同反映的主要內(nèi)容。文字說(shuō)明： 本張照片的說(shuō)明，包括人物、 地點(diǎn)、事由等要素。文件格式：本張照片的計(jì)算機(jī)文件類(lèi)型，包括jpeg 、tiff或 raw 。開(kāi)放狀態(tài)：本張照片是否開(kāi)放的標(biāo)記，開(kāi)放為“y”, 不開(kāi)放為“ n” 。附錄 b 數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)及字段表字段名稱(chēng)字段名字段類(lèi)型字段長(zhǎng)度全宗號(hào) qzh字符型 6 保管期限 bgqx 字符型