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文檔簡介

1、考 勤 管 理1、 考勤管理工作流程:準備工作、出勤記錄、請假審批、休假安排、匯總核實、資料存檔、結束工作。 1、準備工作:考勤制度準備、考勤設備準備、考勤管理人員準備等。 2、出勤記錄:真實記錄員工上下班的作息時間,保留原始記錄憑證。 3、請假審批:處理非正常出勤,具體如處理事假、病假、特殊例假、調休等。 4、休假安排:主要三方面:加班員工進行調休處理、安排員工享受帶薪年假、安排員工在法定假日休假。 5、匯總核實:每個月將一次自然月的員工考勤記錄匯總,整出考勤匯總信息,交全部員工簽名核實。 6、資料存檔:將員工確認后的考勤資料整理歸檔,并以此為企業(yè)計發(fā)員工工資的依據(jù)。 7、結束工作:重點在于

2、檢查前述環(huán)節(jié)是否有差錯。2、 考勤管理的準備工作,具體如下內容: 1、制定企業(yè)的考勤管理制度。 2、根據(jù)考勤管理制度設計考勤方法,準備相關設備。 3、做好考勤設備使用前的人員信息輸入工作,核對應該進入考勤系統(tǒng)的人員人數(shù)(因應員工增減時有調整)。 4、通知全員,告知如何使用考勤方法和相關設備,防止因不知或不明使用發(fā)生的錯誤考勤記錄。 5、確認企業(yè)采用何種工時制,并相應設置妥考勤設備。 6、落實負責日常考勤記錄工作的工作人員,如一級考勤的考勤員和人資部二級考勤的管理者等。3、 考勤表式考勤:電子考勤系統(tǒng)出現(xiàn)以前較為廣泛應用,此法尤其適用于工作時間不固定、經常不能準時上下班的員工,企業(yè)也可以用彈性工

3、作時間進行考勤這些情況。 1、考勤表式考勤之考勤表格式:表1-部門員工考勤表()月序號姓名日期12345678931小計(出勤天數(shù))星期實出勤事假病假1上午下午2上午下午說明:考勤記錄符號:出勤: 病假: 曠工: 曠 出差:出 公休:休 調休:調考勤員簽字: 部門經理簽字: 2、 月底缺勤核對的工作內容有:一是核對請假審批彈單的內容,做好考勤記錄;二是分別處理請假審批單的審批內容(A、事假的,按事假符號“”作事假記錄及統(tǒng)計處理;B、病假的,根據(jù)考勤管理制度規(guī)定,需要請病假的員工提供公司規(guī)定的醫(yī)院開具的病假單,憑之作病假處理,按病假符號“”進行病假記錄及統(tǒng)計處理,若不能提供有效病假證明,是按事假

4、處理;C、員工因公出差、公休、調休、休年假或者其他特殊休假如婚喪產護產假等,都要核對休假內容并分別記錄在考勤表上;D、員工缺勤且沒有書面的請假審批單,或者請假未被批準的,按曠工記錄)-上述所有缺勤的考勤記錄,月底都要與員工進行書面的核對簽字確認手續(xù)(可請員工在考勤表的“小計”旁邊簽名)表2-請假審批單員工姓名崗 位計劃請假時間 天休假時間自 年 月 日至自 年 月 日止休假內容事假 病假 其他請假理由審批部門主管(經理)意見: 簽名: 日期:人力資源部意見: 簽名: 日期:銷假記錄部六確認該員工已于 年 月 日上班,實際請假 天部門經理簽名: 日期:注:本表單由部門經理簽署有效;請假時間超過三

5、天(含)的,交人力資源部審批備案。表3-休假審批單員工姓名崗 位計劃休假時間 天休假時間自 年 月 日至自 年 月 日止休假內容年假 公假 調休請假理由審批部門主管(經理)意見: 簽名: 日期:人力資源部意見: 簽名: 日期:銷假記錄部門確認該員工已于 年 月 日上班,實際請假 天部門經理簽名: 日期:3、 各出勤情況核對確認后,將考勤表及缺勤員工的各類審批單匯總交人資部。注:曠工記錄的核對工作尤其要重視,一定要獲得員工簽字確認(可作為解除勞動合同的舉證釜底抽薪據(jù)之一);考勤表一定要是原始記錄狀態(tài)呈現(xiàn),不可為了整而重新抄寫一遍。4、 打卡式考勤:暨ID卡考勤,每個員工一張ID卡來完成考勤的一種

6、半自動化的考勤方式,由ID考勤機、ID考勤卡、考勤軟件組成。ID考勤的具體工作流程是: 1、設置基礎數(shù)據(jù):公司名稱、使用年份、口令、密碼等。 2、設置企業(yè)組織的各個部門基本信息:部門名稱、考勤管理者權限、班次、上下班時間、假期休假日期調整、匯總表格式、考勤記錄打印格式、考勤記錄核對格式等。 3、輸入人事檔案信息:員工姓名、性別、ID編號、在職狀態(tài)、入職日期等。 4、發(fā)放ID考勤卡、請員工領取簽收并做記錄。 5、每個工作日,員工要刷卡進行自己出勤情況的考勤,考勤管理員則每天做考勤系統(tǒng)記錄的檢查,關注記錄的準確性,檢查以下有關內容:A、是否有員工忘記刷卡;B是否有員工刷卡了但沒顯示;C、是否有員工

7、代理刷卡;D、是否有員工請假;E、是否有員工因為擔心遲到受罰,而有意不刷卡。存在這些問題時,須等解決問題后方可確認考勤結果是妥當?shù)摹?6、自然月底,考勤管理員將ID考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)導出,以各部門為單位(人多可分組)進行打印。 7、將打印件交各部門經理或班組長,令其憑之向員工核對考勤記錄數(shù)據(jù)準確性,尤其是缺勤部分和遲到、早退、曠工等記錄的核實。 8、請員工核對ID考勤打印件上信息并簽字確認(必須步驟)。 9、將簽字確認后的ID考勤打印件收回交人力資源部,作為計核工資依據(jù)。 10、使用ID考勤系統(tǒng)注意事項: A、注意ID卡有效性的保護,防止不能刷卡現(xiàn)象發(fā)生,不能用時立即更換; B、ID卡遺失應隨即作廢

8、立補新卡; C、企業(yè)制度應明文規(guī)定請人代刷或替人刷卡行為將受處罰,是不誠信行為; D、月底必須堅持工作流程第6步暨”將ID考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)據(jù)導出,以各部門為單位(人多可分組)進行 打印,并請員工親自核對簽字”這一步操作; E、平時注意ID考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保存和保管,謹防數(shù)據(jù)丟失; F、必須將每月ID考勤記錄打印件簽字后的書面資料作為考勤資料保存,不可僅依賴電子數(shù)據(jù)。5、 加班管理:首先要嚴格制定加班管理制度并嚴各遵此執(zhí)行,進行加班審批,報備人資部核準,進行有效的加班考勤。加班管理要注意以下幾點: 1、嚴控加班時間:相關工作,要注意幾方面:A、遵守法律規(guī)定,嚴控加班時間。中華人民共和國勞動法36、37

9、、38、39、41、43、44條有規(guī)定。B、企業(yè)的加班管理制度必須具備以下兩條:一是各部門經理、凡遇到需要安排本部員工下班班延長時間、周末上班、法定節(jié)假日上班的,必須上報公司得到總經理的審批并報備人資部,未經批準和報備的,不得安排加班;二是未經公司安排和批準而自行加班的,其考勤記錄無效。C、實行標準工時制的企業(yè),可采用這些方法控制加班時間:平時下班后不輕易延時下班;周末(六、日)不輕易安排上班;法定節(jié)假日除不可停止運作的部門和崗位,其余部門及人員一律放假不安排上班。D、實行綜合計時制具有倒班性質的企業(yè),一定是獲得上報上級主管部門批準實施。做好倒班作業(yè)的考勤記錄,每月進行一次加班時間的確認清理,

10、并支付相應加班費 2、加班時間的有效性必須經過企業(yè)一勞動者的認定與核實。企業(yè)安排勞動者加班一般是先申請后實施,有時實際加班時間與申請的可有產生偏差,這時需要企業(yè)和勞動者就實際加班時間進行確認,并檢查時內是否完成了規(guī)定的勞動量。這種確認可避免以下錯誤的發(fā)生:A、加班時間被員工自行放大,或者未經批準擅自加班;B、企業(yè)安排勞動者加班忽視記錄,或故意不作記錄;C、企業(yè)不重視加班考勤記錄的完整性,導致資料缺失,以至于日后發(fā)生加班費支付爭議時,因舉證困難而敗訴。 3、確認加班時間后,一寧要支付加班費或調休:加班時間被確認后,企業(yè)一定要在工資表的“加班費”有所體現(xiàn),切不可以一個月的總數(shù)形式支付,更不可不支付

11、。6、 各類假期的管理:勞動者工作期間可享各種假期,但要遵守法律法規(guī)和企業(yè)的福利規(guī)章制度執(zhí)行,具體如: 1、事假:勞動者因個人私事不能正常出勤而請假,此時企業(yè)不須支付勞動報酬。 2、病假:勞動者因個人身體不適,生病期間需要就醫(yī)而申請一段時間的停止勞動休息,此時企業(yè)須遵照國家和地方政府有關醫(yī)療期時間的限制和醫(yī)療期工資待遇的規(guī)定執(zhí)行。具體見勞動部關于發(fā)布企業(yè)職工患病或非因工負傷醫(yī)療期規(guī)定的通知,第2、3、4、5、6、7、8條規(guī)定,以及地方政府有關規(guī)定細則。 3、工傷假:勞動者因公負傷被認定工傷而停工就醫(yī)期或休息。這個時期稱為停工留薪期,一般不超12月,傷情嚴重或情況特殊者,經設區(qū)的市級勞動能力鑒定

12、委員會確認,可適當延長,但延長不得超過12個月。在此期間,勞動者享受的待遇,工傷保險條例有詳細規(guī)定,大致情況如下簡表: 表4-工傷保險條例中的工傷待遇完全喪失勞動能力大部分喪失勞動能力部分喪失勞動能力一級傷殘二級傷殘三級傷殘四級傷殘五級傷殘六級傷殘七級傷殘八級傷殘九級傷殘十級傷殘一次性傷殘補助金保留勞動關系,退出工作崗位,享受一次性傷殘補助金待遇保留原勞動關系,由用人單位安排適當工作27個月25個月23個月21個月18個月16個月13個月11個月9個月7個月按月支付傷殘津貼按月支付傷殘津貼,標準以本人工資的基數(shù)難以安排工作的,由原單位按月支付傷殘津貼90%85%80%75%70%60% 4、婚

13、假:勞動者在工作期,因結婚可以申請休息的假期,其期限要參照國家及地方政府的法律法規(guī)規(guī)定,期間工資照發(fā),差旅費勞動者自理,一般假期時限為1至3天,另可根據(jù)路程遠近,給予路程假,地方政府如有規(guī)定晚婚方面條例的,還有可能增加晚婚假7天。具體情況,因地制宜。 5、喪假:勞動者因親屬離世所申請的假期,休假期間待遇,員工所享待遇與婚假情況相同。 6、探親假:一般企業(yè)都安排有年假或法守假休假,此項已較少應用。休假期內員工所享待遇與婚假情況相同。 7、帶薪年假:根據(jù)職工帶薪年休假條例企業(yè)職工帶薪年休假實施辦法實行,具體條例需詳記,實際休年假要早作安排,并且留下有效的書面文件存檔-,具體細節(jié),后附文詳述。七、女

14、工“三期”管理:按有關法律法規(guī)執(zhí)行(懷孕期、產假期、哺乳期,簡稱“三期”)。后附文說述。女工“三期”管理需要注意以下事項: 1、制定關于女工計劃生育方面的規(guī)章制度,尤其需要將一些違反計生政策的行為,以及企業(yè)相應的處理辦法列入企業(yè)管理制度中。 2、將規(guī)章制度關于要求女工遵紀守法的條款約定到與其簽訂的勞動合同中,既可使其具備法律效力,還可提醒女工注意。 3、不可在錄用前要求女性承諾“不懷孕、不生育”(即使簽定了此類條款,也是無效的)。 4、女工在“三期”內,不得以任何理由解除或者終止其勞動合同,即使是裁員也不行。除非她嚴重違反法律法規(guī)或者嚴重違反企業(yè)制度的行為。 5、嚴格按照法規(guī)執(zhí)行女工“三期”時

15、的工資待遇。 6、女工在“三期”的休假期,企業(yè)人資管理者要與之保持聯(lián)系,方便及時解決問題。 7、女工若自己提出身體不適,決定離崗在家休時,必須獲得女工的書面離職申請書,方可為其辦理離職手續(xù)。 8、現(xiàn)實工作中,容易出錯的兩方面:A、女工在符合計生政策規(guī)定的“三期”內,企業(yè)不按法規(guī)處理;B、女工違反計生政策,但企業(yè)沒有規(guī)章制度可循規(guī)蹈矩,勞動合同又沒有約定。-故:對女工的勞動合同管理,需要注意這兩點!8、 員工出差管理:此項工作主要由企業(yè)自主管理,一般先制定員工出差管理制度;然后企業(yè)要求凡因公出差的員工就出差的相關事宜,一律要依照員工出差管理制度實行。具體出差管理制度,企業(yè)自定。實際工作中,人資管

16、理者或者出差員工所在部門經理,針對此項工作,要注意以下: 1、出差員工的考勤管理:出差前必須按規(guī)定填寫出差審批表,獲批準后,通知部門考勤員及人資部開始按員工出差處理考勤,出差結束回到公司要及時通知部門考勤員及人資部,按正常上下班作息時間考勤。 2、員工出差時段遇假日的管理:員工出差遇周末休息或法定假休息等如何處理?企業(yè)應在員工出差管理制度中做出相關規(guī)定,人資管理者要做好解釋和相關認定工作。 3、每天保持與出差員工的聯(lián)系:不僅是業(yè)務需要,也利于及時處理出差員工遇到意外等情況。尤其是長期出差的員工,或者異國他鄉(xiāng)出差的員工,人資管理者一定要與其保持聯(lián)系。 4、出差員工遇到意外的處理:若出差員工有超過

17、48小時無法聯(lián)系,包括家人和朋友也不知音訊時,可以按照員工意外處理方式進行處理,直到出差員工有下落為止。 5、出差員工家人的關愛:出差員工長期在外,人資管理者應代表公司,對員工家人進行一些問候或者走訪,細致貼心而又人性化的管理,很有必要也不難。 9、 考勤資料存檔:具體有以下幾方面: 1、考勤資料整理:A、每月考勤表、ID考勤記錄表、員工請假審批單、病假單、休假審批單、出差審批單等B、員工的加班審批單及加班時間確認簽字單。 2、考勤資料歸檔:每月進行一次考勤資料的整理歸檔工作。一般一部門一檔案袋整理歸檔,并且按檔案管理方式保存。 3、考勤資料保存時限:沒有特別規(guī)定,能說明員工出勤情況為準。一般

18、保存時限為三年較合適。(從勞動爭議的時效-一年來看,從離職員工的勞動合同資料保存至少兩年來看,考勤資料保存越全越久,越對企業(yè)有利)附文1:帶薪年假相關法律法規(guī)及實施辦法職工帶薪年休假條例第2條 :機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位、民辦非企業(yè)單位、有雇工的個體工商戶等單位的職工連續(xù)工作1年以上的,享受帶薪年假(以下簡稱年休假)。單位應當保證職工享受年休假。職工在年休假期間享受與正常工作期間相同的工資收入。第3條 :職工累計工作已滿1年不滿10年,年休假5天;已滿10年不滿20年的,年休假10天;已滿20年的,年休假15天。企業(yè)職工帶薪年休假實施辦法第3條 :職工邊續(xù)工作滿12個月以上的,享受帶薪年休假

19、(以下簡稱年休假)。第4條 :年休假天數(shù)根據(jù)職工累計工作時間確定。職工在同一或者不同用人單位工作期間,以及依照法律、行政法規(guī)或者國務院規(guī)定視同工作期間,應該計為累計工作時間。第5條 :職工新進用人單位且符合本辦法第三條規(guī)定的,當年度年休假天數(shù),按照在本單位剩余日歷天數(shù)折算確定,折算后不足1整天的部分不享受年休假。前款規(guī)定的折算方法為:當年度在本單位剩余日歷天數(shù)/365天*職工本人全年應當享受的年休假天數(shù)。第6條 :職工依法享受的探親假、婚喪假、產假等國家規(guī)定的假期以及因工傷停工留薪期間不計入年休假假期。第9條 :用人單位根據(jù)生產、工作的具體情況,并考慮職工本人意愿,統(tǒng)籌安排年休假。用人單位確因

20、工作需要不能安排職工年休假或者跨1個年度安排年休假的,應征得職工本人同意。第10條 :用人單位經職工同意不安排年休假或者安排職工年休假天數(shù)少于就休假天數(shù),應當在本年度內對職工應休未休年休假天數(shù),按照其日工資心入的300%支付未休年休假工資報酬,其中包含用人單位支付職工正常工作期間的工資收入。用人單位安排職工年休假,但是職工因本人原因且書面提出不休年休假的,用人單位可以只支付其正常工作期間的工資收入。第11條 :計算未休年休假工資的報酬的日工資收入按照職工本人的月工資除以月計薪天數(shù)(21.75天)進行折算。前款所稱月工資是指職工在用人單位支付其未休年休假工資報酬前12個月剔除加班工資后的月平均工

21、資。在本用人單位工作時間不滿12個月的,按實際月份計算月平均工資。職工在年休假期間享受與正常工作期間相同的工資收入。實行計件工資、提成工資或者其他績效工資制的職工,日工資收入的計發(fā)辦法按照本條第一款、第二款規(guī)定執(zhí)行。第12條 :用人單位與職工解除或者終止勞動合同時,當年底未安排職工休滿應休年休假的,應當按照職工當年已工作時間折算慶休未休年休假天數(shù)并支付未休年休假工資報酬,但折算后不足1整天的部分不支付未休年休假工資報酬。前款規(guī)定的折算方法為:當年度在本單位已過日歷天數(shù)/365天*職工本人全年應當享受的年休假天數(shù)當年度已安排年休假天數(shù)。用人單位當年已安排職工年休假的,多于折算應休年休假的天數(shù)不再

22、扣回。企業(yè)關于休年假的安排,具體操作辦法:有的企業(yè)是人資管理者口頭告訴員工“你可以休年假*天,過期作廢”;有的企業(yè)設有考勤請假系統(tǒng),系統(tǒng)自動告知員工可以休多少天年假,員工可于系統(tǒng)內查詢并申請,獲批準后休年假。種種方式都是可行的,人資工作的重點在于證明企業(yè)已經安排員工休年假,是員工自己放棄休年假或者已休,如何進行呢? 1、員工休年假的計時時間安排:員工入職時間不統(tǒng)一,因此不可能按照自然年份對其年假做同樣的安排,但工作一段時間后的某一年份內,在職員工的時間是統(tǒng)一的,可以按照自然年慫做一樣的安排,具體可以這樣:A、新員工進入可以休年假期時,第一次安排年假的時間截止日期為年底(12月31日),即按“以

23、自然年度內可享受年假天數(shù)”的辦法操作;B、新員工第二次享受的個假天數(shù)計時段,與全體員工的自然年份計時段一致;C、安排每個員工的年假計進段以自然年份進行,即每年的1月1日至12月31日。 2、每年度初,發(fā)放年假憑證以示安排:員工享受年假是法定的、強制的,企業(yè)必須做好相關書面記錄工作如:A、制作年假憑證附表5-年假憑證 年假憑證(正面)員工姓名: 年假憑證(反面)1、 休年假須提前申請;2、 有效期內,自己按排申請休假;3、 不能休假的須提前上報,由公司另行安排,否則逾期作廢;4、 年假憑證妥善保管,遺失不補; 休假 天 有效期:2011年12月31日止 (蓋章有效)B、發(fā)放年假憑證,請員工簽收領

24、取年假憑證;C、員工休年假申請時,必須提交年假憑證; 3、年假安排之后的跟蹤管理工作:主要有以下幾方面:A、人資部每季度以部門為單位,將各員工已休和未休年假的情況書面形式通知各部門經理,使他們能及時掌握有關情況,采取能休則休,不影響正常工作的情況下,盡量安排員工休年假;B、接近年末還有剩余年假的員工,允許其在辦妥相關審批手續(xù)后,延后與春節(jié)一起使用;C、員工確實因工作需要無法休年假的,或采取累計至下一年繼續(xù)使用的辦法,或在當年度以300%的年假工資支付的辦法處理并結束;注:一般帶薪年假經過芝排之后,就由員工自行決定如何使用,比如允許員工沖抵事假、病假等等,但需要在辦理請假手續(xù)時注明,并與員工本人

25、進行書面確認。附文2-關于女工“三期”管理的法律法規(guī)中華人民共和國人口與計劃生育法第二十五條:公民晚婚晚育,可以獲得延長婚假、生育假的獎勵或者其他福利待遇。第二十六條:婦女懷孕、生育和哺乳期間,按照國家有關規(guī)定享受特殊勞動保護并可以獲得幫助和補償。中華人民共和國勞動法第五十九條:禁止安排女職工從事礦山井下、國家規(guī)定的第四級體力勞動強度的勞動和其他禁忌從事的勞動。第六十條:不得安排女職工在經期從事高處、低溫、冷水作業(yè)和國家規(guī)定的第三級體力勞動強度的勞動。第六十一條:不得安排女職工在情孕期間從事國家規(guī)定的第三級勞動強度的勞動和孕期禁忌從事的勞動。對懷孕七個月以上的女職工,不得安排其延長工作時間和夜

26、班勞動。第六十二條:女職工生育享受不少于九十天的產假。第六十三條:不得安排女職工在哺乳未滿一周歲的嬰兒期間從事國家規(guī)定的第三級體力勞動強度的勞動和哺乳期禁忌從事的其他勞動,不得安排延長工作時間和夜班勞動。中華人民共和國勞動合同法第四十二條:勞動奢侈有以下情形之一的,用人單位不得依照本法第四十條、第四十一條的規(guī)定解除勞動合同:女職工在孕期、產期、哺乳期的。上海市計劃生育獎勵與補助若干規(guī)定第2條 (晚婚晚育獎勵):晚婚的公民,在國家規(guī)定的婚假基礎上,增加晚婚假7天。晚婚假一般應當與婚假合并連續(xù)使用。晚婚假期間享受婚假同等待遇。符合條例規(guī)定生育的晚育婦女,在國家規(guī)定的產假基礎上,增加晚育假30天,其

27、配偶享受晚育護理假3天。晚育假一般應該與產假合并連續(xù)使用,晚育護理假應該在產婦產假期間使用。晚育假期間享受產假同等待遇;晚育護理假期的工資,按照本人正常出勤應得的工資發(fā)給。晚婚假、晚育假、晚育護理假遇法定節(jié)假日順延。女職工勞動保護特別規(guī)定第4條 :用人單位應當遵守女職工禁忌從事的勞動范圍的規(guī)定。用人單位當將本單位屬于女職工禁忌從事的勞動范圍的崗位書面告知女職工。女職工禁忌從事的勞動范圍由本規(guī)定的附錄列示。國務院安全生產監(jiān)督管理部門會同國務院人力資源社保保障行政部門、國務院衛(wèi)生行政部門根據(jù)經濟社會發(fā)展情況,對女職工禁忌從事的勞動范圍進行調整。第5條 :用人單位不得因女職工懷孕、生育、哺乳降低其工

28、資、予以辭退、與其解除勞動或者聘用合同。第6條 :女職工孕期不能適應原勞動的,用人單位應當根據(jù)醫(yī)療機構的證明,予以減輕勞動量或者安排其他能夠適應的勞動。對懷孕7個月以上的女職工,用人單位不得延長勞動時間或者安排夜間勞動,并應當在勞動時間內安排一定的休息時間。懷孕女職工在勞動時間內進行產前檢查,所需時間計入勞動時間。第7條 :女職工生育享受98天產假,其中產前可以休假15天;難產的,增加產假15天;生育多胞胎的,每多生一個嬰兒,增加產假15天。女職工懷孕未滿4個月流產的,享受15天產假;懷孕滿4個月流產的,享受42天產假。第8條 :女職工產假期間的生育津貼,對已參加生育保險的,按照用人單位上年度職工月平均工資的標準由生育保險基金支付;對未參加生育保險的,按照女職工產假前工資的標準由用人單位支付。女職工生育或者流產的醫(yī)療費用,按照生育保險的項目和標準,對已參加生育保險的,由生育保險基金支付;對未參加生育保險的,由用人單位支付。第9條 :對哺

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