技術(shù)文件發(fā)放回收、保管管理規(guī)定

1、修訂履歷 Docume nt modificati on record修訂日期Revisi on date版本Versions修訂內(nèi)容Revisi on content修訂人Revised by部門制訂審核批準(zhǔn)發(fā)布部門實(shí)施日期Established Dept.Prepared byChecked byApproved byRelease Dept .Implemented Date品管部品管部1 目的 Purpose規(guī)定了技術(shù)文件管理職責(zé)、版本控制、發(fā)放、收回、保密等管理要求。2范圍Scope適用于公司技術(shù)文件發(fā)放、收回與保密管理。3 術(shù)語(yǔ)和定義 Terms and definitions下列

2、術(shù)語(yǔ)和定義適用于本規(guī)定技術(shù)文件企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件、產(chǎn)品工藝文件、FME A控制計(jì)劃以及其它技術(shù)文件。有效版本技術(shù)文件符合審批程序并蓋有紅色印章的最新版本的技術(shù)文件新品試制階段技術(shù)文件指在新品試制階段使用的設(shè)計(jì)文件和工藝文件。小批量試產(chǎn)階段技術(shù)文件指產(chǎn)品進(jìn)入小批量生產(chǎn)時(shí)使用的設(shè)計(jì)文件和工藝文件4 職責(zé)和權(quán)限 Responsibility and authority技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件登記、歸檔、流轉(zhuǎn)和保管等日常管理工作。負(fù)責(zé)確定文件發(fā)放種類和數(shù)量，發(fā)放至生產(chǎn)部門、品管部的技術(shù)文件均需過(guò)塑后下發(fā)。 對(duì)下發(fā)到各部門技術(shù)文件的管理情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，對(duì)違反本規(guī)定的責(zé)任人進(jìn)行處罰。 技術(shù)文件的歸檔

3、、登記、流轉(zhuǎn)、使用與管理按技術(shù)文件管理規(guī)定執(zhí)行。使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的管理，建立必要的登記賬目，格式參考附錄G負(fù)責(zé)技術(shù)文件的登記、流轉(zhuǎn)、保管、使用與管理等工作。5 流程圖 Flow diagram輸入：體系標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、日常工作等引出的文件資料的需求。流程圖僅限管理文件（技術(shù)文件及行政文件參考相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）流程Processes責(zé)任Responsibility說(shuō)明Explain輸出Output<>F制/修訂部門、品管部體系管理員體系標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、日常工作 等引岀的文件資料的需求。文件制訂/更改通知單1制/修訂部門技術(shù)文件參考技術(shù)文件管理規(guī) 定，行政文件參考行政文件管

4、理規(guī)定，文件應(yīng)包含總部的要求。文件草案*No> Yes歸口領(lǐng)導(dǎo)審核對(duì)文件內(nèi)容的適用性等進(jìn)行確 認(rèn)。如果需要再修改，返回流程2 執(zhí)行內(nèi)部郵箱9管理及維護(hù): IH IB -JB管理者代表會(huì)簽，如果有問(wèn)題，返回流程2執(zhí)行。0A流程總經(jīng)理文件批準(zhǔn)。如果需要再修改，返 回流程2執(zhí)行。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)品管部體系管理員管理體系文件以紙質(zhì)方式發(fā)布， 發(fā)布時(shí)將PDF文檔發(fā)內(nèi)部郵箱給 各部門領(lǐng)導(dǎo)。內(nèi)部郵箱從事行政部對(duì)使用、關(guān)聯(lián)部門人員進(jìn)行教育 培訓(xùn)/品管部體系管理員/文件使用人所有使用、關(guān)聯(lián)部門根據(jù)文件的 規(guī)定或要求執(zhí)行。/品管部體系管理員文件制訂部門確認(rèn)文件是否適用 及修改，如果需要修改，按流程2 執(zhí)行文件制訂/

5、更改通知單內(nèi)部郵箱品管部體系管理員對(duì)公司共享文件夾文件進(jìn)行管 理，所有打印的紙質(zhì)文件，由接 收部門自行管理。/6、內(nèi)容和要求 Con te nts and dema nds技術(shù)文件有效版本控制 經(jīng)鑒定產(chǎn)品的技術(shù)文件企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)復(fù)印件：在封面上蓋有市技術(shù)監(jiān)督局“企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)備案專用章”（黒色），簽字頁(yè)加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期）”章。設(shè)計(jì)文件、工藝文件復(fù)印件：在每頁(yè)上加蓋紅色技術(shù)文件（含日期）”章，設(shè)計(jì)文件標(biāo)題欄標(biāo)注階段標(biāo)記，A為試產(chǎn)鑒定，B為投產(chǎn)鑒定。產(chǎn)品標(biāo)志圖復(fù)印件：在每頁(yè)上加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期）”章。對(duì)策表復(fù)印件：在每頁(yè)上加蓋紅色技術(shù)文件（含日期）”章。外來(lái)文件復(fù)印件：在每頁(yè)上加蓋紅

6、色“外來(lái)技術(shù)文件（含日期）”章。新產(chǎn)品技術(shù)文件新品試制階段企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)復(fù)印件，在封面上加蓋紅色“試制資料一次性使用有效（含日期）”章。設(shè)計(jì)文件復(fù)印件：在每頁(yè)上加蓋紅色“試制資料一次性使用有效（含日期）”章工藝文件（初樣試驗(yàn)評(píng)估后編制的）復(fù)印件：在每頁(yè)上加蓋紅色“試制資料一次性使用有效（含日期）”章。新品小批量試產(chǎn)階段企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)復(fù)印件：在封面上加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期）”章，指尚未備案的。設(shè)計(jì)文件、工藝文件復(fù)印件：在每頁(yè)上加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期）”章，標(biāo)題欄無(wú)階段標(biāo)記。外發(fā)技術(shù)文件格式與用章用于采購(gòu)、包裝材料與制作工裝的技術(shù)部文件加蓋紅色“外協(xié)技術(shù)文件（含日期）”章外來(lái)技術(shù)文件的處理技術(shù)

7、部接收外來(lái)電子檔文件需轉(zhuǎn)化成公司文件必須為技術(shù)文件的格式，出具“0A技術(shù)通知單”流程審批，并記錄轉(zhuǎn)化后的文件編號(hào)（在外來(lái)文件接收登記表顯示）。審批流程后歸檔，復(fù)印件加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期） ”章下發(fā)； 外來(lái)紙質(zhì)文件不需轉(zhuǎn)化直接復(fù)件加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期） ”章下發(fā)；外來(lái)文件接收登記表格式參考附錄D。技術(shù)文件的發(fā)放與收回管理要求技術(shù)部根據(jù)生產(chǎn)和工序狀況，確定發(fā)放與產(chǎn)品有關(guān)的整套或部分技術(shù)文件數(shù)量，見(jiàn)附錄A、附錄B。零件外協(xié)只發(fā)放零件圖紙。 由各部門指定專人辦理技術(shù)文件簽收手續(xù)，資料員缺勤等，由部門領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)代理人簽收。各部門資料員對(duì)收到技術(shù)文件進(jìn)行登記，保持最新有效版本的管理，登記表格式

8、參考附錄F,并負(fù)責(zé)退回所有失效的舊版技術(shù)文件。技術(shù)部資料員負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各使用部門的版本控制和管理情況。 技術(shù)文件（包括更改文件）發(fā)放試制新品“加蓋試制資料一次性使用有效（含日期） ”章，轉(zhuǎn)為小批量試生產(chǎn)時(shí)，技術(shù)部接到批準(zhǔn)歸檔的（階段轉(zhuǎn) 移確認(rèn)審批表二）后，下發(fā)整套技術(shù)文件加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期） ”章，下發(fā)份額見(jiàn)表、 ， 使用部門將原下發(fā)的技術(shù)文件（蓋試制內(nèi)部文件）章的，三天內(nèi)將原下發(fā)技術(shù)文件交技術(shù)部資料員處，由資料員 集中銷毀因工作需要或使用時(shí)間過(guò)長(zhǎng)看不清或遺失并能合理說(shuō)明原因的， 管審核，主管副總批準(zhǔn)后發(fā)放。模具設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)或?qū)Ｓ迷O(shè)備開(kāi)發(fā)需要的技術(shù)文件，由技術(shù)部啟動(dòng) 文件使用單位自行進(jìn)行

9、文件的銷毀（但需建立文件銷毀清單）由使用部門在 0A技術(shù)類流程上提出申請(qǐng)， 部門主OA流程，主管副總批準(zhǔn)后發(fā)放，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)完成后，登記表格式參考附錄 G,技術(shù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督。產(chǎn)品圖紙更改或新增需要下發(fā)到外協(xié)廠家的，技術(shù)部只下發(fā)一份供外協(xié)廠家使用的零件技術(shù)圖紙加蓋紅色“外協(xié)OA流程，申請(qǐng)相技術(shù)文件（含日期） ”章，如該零件存在不只一個(gè)外協(xié)廠家情況時(shí)，由采購(gòu)中心相關(guān)負(fù)責(zé)人開(kāi)啟 應(yīng)的零件圖紙。經(jīng)0A流程批準(zhǔn)的技術(shù)通知發(fā)放。批準(zhǔn)后歸檔，紙質(zhì)復(fù)印件加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期） ”章下發(fā)舊版技術(shù)文件收回 各部門工作現(xiàn)場(chǎng)的所有失效舊版文件，由各部門專職或兼職和管理員負(fù)責(zé)如數(shù)收回，于三天內(nèi)交技術(shù)部 由技術(shù)部資料員辦

10、理舊版收回銷毀清單登記，并組織統(tǒng)一銷毀, 登記表格式見(jiàn)附錄 G。技術(shù)部定期抽查文件使用部門的版本管理情況。違規(guī)處罰，查到一項(xiàng)不符合項(xiàng)，扣除責(zé)任人 10 元，所在部門領(lǐng)導(dǎo) 10 元，以此類推，罰單格式見(jiàn)附錄 C。 用于外協(xié)件技術(shù)文件其版本有效性由采購(gòu)中心按記錄表附錄H要求負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督。供外協(xié)使用的零件技術(shù)文件，其版本有效性由采購(gòu)中心負(fù)責(zé)監(jiān)督和管理，生產(chǎn)廠家收到“記錄表”及文件后，應(yīng) 于收件當(dāng)天在“記錄表”上選擇舊版文件處置方式并簽字蓋章，將“記錄表”傳真至采購(gòu)中心，因新、舊版本技 術(shù)文件混合使用而造成經(jīng)濟(jì)損失，由生產(chǎn)廠家自行負(fù)全責(zé)。文件收發(fā)登記表格式見(jiàn)附錄F。由于技術(shù)文件未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)退回所有

11、失效技術(shù)文件的，或在各環(huán)節(jié)仍在使用無(wú)效技術(shù)文件的，所造成的后果由 使用單位承擔(dān)全部責(zé)任。技術(shù)文件的保密與使用管理產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程輸出的任何載體形式的技術(shù)文件均屬于公司的保密技術(shù)文件，該類文件的發(fā)放、歸檔等均有技術(shù)部 負(fù)責(zé)。公司任何個(gè)人均不得隨意打印、復(fù)制、傳遞和使用。 因工作需要外出攜帶技術(shù)文件，必須經(jīng)部門主管或公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意，攜帶人應(yīng)保證技術(shù)文件的安全。 公司各崗位人員保留與個(gè)人崗位工作有關(guān)的技術(shù)文件，與崗位工作無(wú)關(guān)的技術(shù)文件應(yīng)主動(dòng)交還歸口技術(shù)部資料管理員。若無(wú)法判斷歸口部門的，應(yīng)報(bào)部門主管，由部門主管處理。提供給顧客或供應(yīng)商的技術(shù)文件均為受控版本，對(duì)外接口部門應(yīng)當(dāng)與顧客或供方簽定包含技術(shù)文件

12、保密的相關(guān)條 款，并納入供貨、技術(shù)、質(zhì)量協(xié)議，要求顧客或供方不得向第三方泄密。公司各崗位人員應(yīng)嚴(yán)格按照條款要求使用和保管好公司技術(shù)文件，若違反上述任何一條款規(guī)定并造成經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)賠償全部經(jīng)濟(jì)損失，情節(jié)嚴(yán)重的，直接追究法律責(zé)任7、相關(guān)文件 Releva nt docume nts技術(shù)文件管理規(guī)定8、相關(guān)表單 Releva nt recordsFM-設(shè)計(jì)文件發(fā)放部門與份數(shù)FM-工藝文件發(fā)放部門與份數(shù)違規(guī)罰款通知單外來(lái)文件接收登記表文件收發(fā)記錄表舊文件回收銷毀清單記錄表附錄A設(shè)計(jì)文件發(fā)放部門與份數(shù)、部.門名稱 設(shè)計(jì)文件名稱備注產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整檢驗(yàn)說(shuō)明零件或產(chǎn)品圖裝配圖裝配部件圖產(chǎn)品標(biāo)志圖包裝設(shè)計(jì)文

13、件附錄B工藝文件發(fā)放部門與份數(shù)部門工藝文件名稱備注工藝文件工序操作檢驗(yàn)指導(dǎo)卡產(chǎn)品裝配工序操作卡PEMEA控制計(jì)劃工藝流程圖工序圖附錄C違規(guī)罰款通知單部門檢查日期違規(guī)人員姓名連帶責(zé)任人違規(guī)內(nèi)容處罰依據(jù)處罰結(jié)論檢查部門檢查人檢查部門主管日期備注附錄D外來(lái)文件接收登記表序 號(hào)產(chǎn)品名稱文件名稱/圖號(hào)數(shù) 量文件來(lái)源接收人接收日期備注（文件下發(fā)、內(nèi)部轉(zhuǎn)化、文件編號(hào)）附錄E文件收發(fā)記錄表序 號(hào)產(chǎn)品文件名稱文件編號(hào)發(fā)文情況舊圖收回情況文件發(fā)放原因分發(fā)人收回人部門收文人日 期數(shù)量收回人日期附錄G舊文件回收銷毀清單記錄表文件名稱文件圖號(hào)回收部門回收份數(shù)回收人回收日期銷毀人銷毀日期備注附錄H外協(xié)用技術(shù)文件發(fā)行回收記錄表TO供方名稱FM電子有限公司收件人發(fā)行人員供方地址發(fā)行日期收件人郵箱地址傳真：（注明收件后請(qǐng)及時(shí)回復(fù)）?公司：公司向貴單位發(fā)行以下零件技術(shù)文件，請(qǐng)查收。序號(hào)文件名稱材料/零件名稱文件編號(hào)總頁(yè)數(shù)文件性質(zhì)備注注：文件性質(zhì)代號(hào)：A表示新設(shè)計(jì)或編制； B表示更改文件；C表示作廢收回文件； D表示其它 貴公司收到文件后，請(qǐng)配合以下事項(xiàng)：（表示重點(diǎn)；表示一般）1、收到該發(fā)行收回記錄表后請(qǐng)簽名，并回傳發(fā)行人員。2、貴公司之前收到