外貿(mào)部工作流程

1、外貿(mào)部工作流程1. 交易的磋商：交易的磋商包含有詢盤、報盤、還盤及接盤四個環(huán)節(jié)。在這四個環(huán)節(jié)中我們應(yīng)該做到：1）做客戶檔案(客戶編號、客戶編碼、客戶檔案編號、客戶基本信息, 處于供應(yīng)鏈中的位置, 年采購能力, 銷售區(qū)域等; 以及所詢問產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量及我司是否能夠生產(chǎn))，記錄并存檔。2）以統(tǒng)一的格式對外報價（見附件）。所有的報價單由各區(qū)業(yè)務(wù)員整理，經(jīng)區(qū)域及部門經(jīng)理確認后方可對外統(tǒng)一報價；特殊價格或特殊付款方式需得到總經(jīng)理書面批準后，方可對外報價。3）做詢盤的回復(fù)時，原則上，在24小時內(nèi)給予客戶答復(fù)；特殊情況需要商量的，在24小時內(nèi)不能提供準確信息的，需向客戶說明我們會在什么時間內(nèi)給予

2、回復(fù)。4）在正式接盤之前，必須要明確貨物的品名、型號、數(shù)量、交貨期、起運港、到達港、包裝要求、付款方式、質(zhì)量要求及柜型等。5）形式發(fā)票編號規(guī)則：（1）自營部分：公司代碼（ZT）+年份的后兩位數(shù)+ - +公司自營部分總訂單數(shù)+客戶代碼+月份兩位數(shù)+此客戶今年的訂單總數(shù)。如：ZT08-083HBG1104，其中ZT代表浙江中臺工具有限公司，08代表2008年，083代表自營部分第83票訂單，客戶代碼為HBG，11代表11月份訂購的，04代表HBG今年訂購的第四票訂單。（2）代理部分：代理公司代碼（HW）+年份的后兩位數(shù)+ - +公司代理部分總訂單數(shù)+客戶代碼+月份兩位數(shù)+此客戶今年的訂單總數(shù)。如：

3、HW08-049MUR0906，其中HW代表臺州海外責任有限公司（如有客戶指定的代理公司則編指定，08代表2008年，049代表代理部分第49票訂單，客戶代碼為MUR，09代表9月份訂購的，06代表MUR今年訂購的第六票訂單。2. 業(yè)務(wù)審核：1） 業(yè)務(wù)員收到客人的訂單后，填寫信息訂單記錄或特殊合同評審表（見附件）。2） 對信息訂單記錄或評審表上的項目如實填寫，盡可能將各種預(yù)計費用都列明。3） 合同審批需附上客人的訂單的COPY件及客人對產(chǎn)品的詳細要求。4） 對產(chǎn)品的品名、型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、金額、裝箱尺寸、毛凈重、交貨期、產(chǎn)品的顏色要求、相關(guān)零部件要求、客戶的特殊要求及付款方式進行審核，并

4、在合同評審一覽表臺帳中給予記錄。由業(yè)務(wù)員簽字后交由部門負責人審批，并交至財務(wù)審批。5） 常規(guī)產(chǎn)品交貨期：3045天，如采用信用證的交貨期延長至60天； 特殊產(chǎn)品或不常規(guī)或不經(jīng)常做的產(chǎn)品的交期：60天。6） 如訂單金額較大；有傭金或折扣等條款的，要經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。3. 評審時間要求：常規(guī)合同，自接到合同起24小時內(nèi)審核完畢。特殊合同，填寫特殊合同評審記錄，交由相關(guān)部門進行評審，期限為三天。4. 對已評審的合同，由業(yè)務(wù)員在合同上簽字并蓋上浙江中臺工具有限公司合同章，以傳真或E-mail的形式發(fā)給客戶以示確認。對于客戶要求以正本確認的合同，評審人員必須將正本合同寄給客戶。并在快件發(fā)送記錄中予以記

5、錄。5. 明確生產(chǎn)要求：各業(yè)務(wù)員收按銷售訂單的要求將生產(chǎn)要求明確，在確定了具體船期并滿足下列情況方可下達生產(chǎn)任務(wù)通知單。1）L/C：通常在交貨期之前一個月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)由業(yè)務(wù)員和單證員分別審核信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期是否接受，是否存在軟條款，是否有特殊要求及其它問題，如有疑問，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即和客人聯(lián)絡(luò)，需要改證的請客人立即改證； 填寫信用證審核記錄表。2）T/T：采用30%預(yù)付的客戶，必須確認客人的訂金已經(jīng)收到。記錄收款金額、時間及責任人。3）D/P，D/A或后T/T：采用此種方式的客戶，必須由部門負責人或總經(jīng)理同意并簽字確認。6. 業(yè)務(wù)交接：業(yè)務(wù)員將銷售訂單及信息訂

6、單記錄或產(chǎn)品要求評審表在客人確認以后交給跟單員。填寫合同交接情況一覽表記錄。雙方人員簽字確認。同時將銷售訂單各COPY一份給單證、內(nèi)務(wù)（作銷售統(tǒng)計）、財務(wù)。7. 下生產(chǎn)任務(wù)通知單：制單員將按照已評審的合同編制生產(chǎn)任務(wù)通知單。將編制好的生產(chǎn)任務(wù)通知單交由相關(guān)業(yè)務(wù)員及部門經(jīng)理審核及復(fù)核。將已復(fù)核完畢的生產(chǎn)任務(wù)通知單打印，交至計劃部門審核。填寫生產(chǎn)任務(wù)通知單交接情況一覽表記錄。雙方人員簽字確認。8. 計劃部審批：計劃部按照要求對生產(chǎn)任務(wù)通知單進行審核。期限為自接到生產(chǎn)任務(wù)通知單起8小時內(nèi)審核完畢，將準確的生產(chǎn)日期填寫在生產(chǎn)任務(wù)通知單上，并返回至銷售部。9. 返回銷售部：制單員接到計劃部返回的生產(chǎn)任務(wù)

7、通知單后，檢查生產(chǎn)任務(wù)通知單上的各項要求是否可以滿足，并將相應(yīng)的結(jié)果通知各業(yè)務(wù)員。A、按期完成生產(chǎn)的，由制單員填寫合同執(zhí)行情況一覽表，由業(yè)務(wù)員和制單員共同對生產(chǎn)部生產(chǎn)進度進行監(jiān)督；B、不能按期生產(chǎn)的，制單員填寫生產(chǎn)任務(wù)通知單變更記錄，交給業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員接到通知后與相關(guān)方進行溝通，執(zhí)行并填寫合同更改情況一覽表程序。將已審核完畢的生產(chǎn)任務(wù)通知單復(fù)印一式兩份，原本留存，副本一份交給計劃部，另一份交給包裝設(shè)計人員。并由相關(guān)責任人在記錄單上簽字。10. 包裝設(shè)計與制作：1） 采購人員負責制作合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商進行評定，填寫供方評定記錄表。存檔。2） 定期對供應(yīng)商評價。向出現(xiàn)質(zhì)量問題及交貨不及時的供

8、應(yīng)商發(fā)出限期整改通知單限期整改，視質(zhì)量、交貨及服務(wù)等情況對供應(yīng)商重新評價。填寫供方業(yè)績評定表。3） 接到生產(chǎn)任務(wù)通知單后，按照生產(chǎn)任務(wù)通知單的要求制作包裝。4） 制作包裝采購訂單之前，業(yè)務(wù)員需通知設(shè)計人員并與設(shè)計人員一起將包裝作業(yè)指導書制作完成。將制作好的包裝作業(yè)指導書交給采購，且電子與紙質(zhì)存檔備查。（2009-7-9）5） 常規(guī)包裝：應(yīng)立即以采購訂單通知供應(yīng)商按照要求生產(chǎn)。6） 非常規(guī)包裝（新客戶、新產(chǎn)品、新品牌或原有包裝風格或參數(shù)更改等）：A 如客戶提供菲林片的，采購應(yīng)立即以采購訂單通知供應(yīng)商打樣確認或生產(chǎn)；B 如客戶提供設(shè)計稿的，采購應(yīng)立即以采購訂單通知供應(yīng)商設(shè)計或打樣；C 如客戶只提供

9、品牌的需我司設(shè)計的，業(yè)務(wù)應(yīng)立即將客戶品牌以及品牌的風格發(fā)給設(shè)計人員并通知設(shè)計人員設(shè)計。包裝設(shè)計時間不得超過2天；D 將設(shè)計好的設(shè)計稿交給相應(yīng)的供應(yīng)商，讓供應(yīng)商確認包裝印刷的可能性、適用性與方便性，并讓供應(yīng)商填寫包裝印刷可能性確認報告回傳至公司存檔備查；E 將經(jīng)由供應(yīng)商確認的設(shè)計稿或打樣稿交由業(yè)務(wù)員發(fā)給客戶確認?？蛻舸_認時間周期不得多于10天，特殊情況附情況說明。如客戶長時間不確認包裝的，業(yè)務(wù)員有責任且有義務(wù)通知客戶產(chǎn)品交貨期將在客戶確認包裝之后15天；同時業(yè)務(wù)必須通知相關(guān)人員機器必須在包裝確認后才能生產(chǎn)。F 客戶確認完畢后，立即通知供應(yīng)商在接到通知后七天內(nèi)生產(chǎn)完畢。供應(yīng)商接到通知后，在24小時

10、內(nèi)將采購訂單蓋章或簽字回傳（特殊情況除外）。G 采購填寫采購訂單確認記錄。H 供應(yīng)商在印刷之前，必須將印刷稿發(fā)回公司確認，唯有確認過的包裝才能予以印刷，否則由此造成的錯誤或損失將由個人承擔，公司一概不負責任。包裝設(shè)計注意事項：A）所有的參數(shù)、認證標志必須符合公司的認證證書標準；B）對于沒有認證的產(chǎn)品，在產(chǎn)品包裝上不得出現(xiàn)任何認證標志，且參數(shù)要符合公司的規(guī)定；C）如果客戶堅持要用客戶的參數(shù)，可以讓客戶自己提供證書給我司，以備相關(guān)單位或個人查詢；D）涉及到注冊商標的圖案或品牌，必須在拿到客戶的商標注冊證及客戶的授權(quán)書后才能進行后續(xù)設(shè)計與生產(chǎn)；E）參照認證部門提供的認證產(chǎn)品一覽表中相應(yīng)的規(guī)定。7）

11、采購訂單上要求有制單、審核、生產(chǎn)、檢驗，制單人簽字后交由相應(yīng)業(yè)務(wù)員簽字。新客戶或新產(chǎn)品或第一次印刷的包裝檢驗工作由包裝設(shè)計人員負責確認簽字；常規(guī)包裝檢驗工作由包裝采購人員負責確認簽字，如確認不了的交由相關(guān)人員確認并簽字。對于已經(jīng)確認好的包裝，包裝設(shè)計人員負責建立包裝檔案，并在存檔的包裝上注明確認日期、存檔日期、客戶名稱、責任人。8） 編制包裝資料到廠計劃，通知倉庫，包裝資料到廠計劃里含有合同號、生產(chǎn)廠家、品名、型號、數(shù)量、下單日期、到達日期等。雙方簽字。9） 對于檢驗不合格的包裝，根據(jù)檢驗提供的不合格產(chǎn)品記錄填寫糾正與預(yù)防措施處理單發(fā)給供應(yīng)商，與供應(yīng)商協(xié)調(diào)并限期整改。記錄。10） 將協(xié)調(diào)的結(jié)果

12、通知相關(guān)部門保證供應(yīng)物資及時到位。11） 原則上，所有的包裝輔料須提前交貨期三天到達工廠倉庫，并經(jīng)由檢驗簽字確認包裝是否可行。如未能如期到達，必須書面說明原因。12） 制作包裝輔料檔案，按客戶、供應(yīng)商、類別、品牌、訂單等進行歸類。包括：外盒、內(nèi)盒、刀模、包裝、鉆頭及其它。存檔。11. 訂單更改：1） 當實際發(fā)生與合同/訂單不一致導致原合同/訂單數(shù)量、交貨期、技術(shù)要求等進行更改時，執(zhí)行訂單更改程序；2） 屬本公司提出要求修改的，業(yè)務(wù)人員及時與顧客聯(lián)系協(xié)商，達成一致之后，簽訂合同/訂單更改通知單；屬顧客提出修改的，對客戶修改的部分重新評審，填寫合同/訂單更改評審表，在合同評審一覽表中予以記錄，簽訂

13、合同/訂單更改通知單；3） 制單員根據(jù)簽訂的合同/訂單更改通知單，制作生產(chǎn)任務(wù)通知更改單，執(zhí)行生產(chǎn)任務(wù)通知單審核與發(fā)放程序，并將原生產(chǎn)任務(wù)通知單收回，蓋作廢章。12. 車間生產(chǎn)：1） 各業(yè)務(wù)員在機器生產(chǎn)之前10天內(nèi)以生產(chǎn)確認單的形式與客戶確認機器生產(chǎn)具體日期；2） 以交貨確認單的形式與客戶確認具體交貨日期；3） 如機器不能如期生產(chǎn)，以延遲生產(chǎn)/交貨確認單的形式與客戶確認生產(chǎn)交貨日期；4） 車間應(yīng)在銷售部規(guī)定的時間內(nèi)、包裝到位后開始生產(chǎn)機器；5） 車間在生產(chǎn)之前應(yīng)詢問銷售部跟單員此票是否還有什么變化；跟單員及時通知業(yè)務(wù)員，此票已經(jīng)安排生產(chǎn)，由業(yè)務(wù)員親自到現(xiàn)場跟蹤生產(chǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保產(chǎn)品質(zhì)

14、量、數(shù)量及交貨時間。13. 車間包裝：包裝人員確保產(chǎn)品包裝按質(zhì)按量、提前生產(chǎn)日期兩天將所有包裝物調(diào)到位，對包裝本身的質(zhì)量負責，并責令倉庫及時清點，并將清點單據(jù)簽字后交到銷售部，包裝人員負責跟蹤。確保車間包裝順利進行。14. 驗貨：1） 任何時候都不能出現(xiàn)驗貨員到工廠后機器還沒有包裝或機器沒有生產(chǎn)完畢的情況。2） 跟單根據(jù)訂單要求統(tǒng)籌安排驗貨計劃表，各業(yè)務(wù)按照此驗貨計劃表驗證包裝情況后通知客戶驗貨。3） 客戶來公司驗貨的前兩天，業(yè)務(wù)必須與相關(guān)人員核實機器包裝是否完成。如果沒有完成，則確定一個具體的驗貨日期并通知客戶何時到工廠驗貨。4） 公司成品驗貨員及時對正在包裝的產(chǎn)品或包裝完畢的產(chǎn)品驗收，并出

15、具成品出廠驗貨報告。5） 如果是客人自己或是客人指定的驗貨公司來驗貨，跟單員必須在產(chǎn)品生產(chǎn)之前一周通知客人何時來我司驗貨，并將確定的驗貨時間通知生產(chǎn)部及品質(zhì)部。6） 如果是客人指定的第三方驗貨公司來驗貨，跟單員必須在產(chǎn)品生產(chǎn)之前或交貨期之前二周與驗貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗貨時間，并將確定的時間通知生產(chǎn)部及品質(zhì)部。在跟單記錄上注明驗貨時間并填寫驗貨通知單。7） 客戶驗貨時，最好由業(yè)務(wù)陪同一起驗貨，及時掌握驗貨情況。8） 客戶驗貨結(jié)束，業(yè)務(wù)須及時與驗貨人員溝通驗貨情況，并索要驗貨報告。如驗貨結(jié)果是肯定的，業(yè)務(wù)通知單證、船務(wù)繼續(xù)后續(xù)工作；如驗貨結(jié)果有待于商定的，業(yè)務(wù)與驗貨人員及時溝通，達成共識。15. 制

16、備基本文件：1） 業(yè)務(wù)在訂單確認后將相關(guān)基本單據(jù)（包括Pro forma Invoice, Packing List）交給單證員,；2） 告知單證客戶需要何種單據(jù)，以交單單據(jù)記錄書面通知，并有雙方簽字確認。3） 單證按照業(yè)務(wù)提供的資料將外銷合同、商檢、報關(guān)、保險、產(chǎn)地、財務(wù)及客人清關(guān)等單據(jù)在合理的時間內(nèi)做好并交至相應(yīng)單位及人員，做好記錄，填寫正式單據(jù)交接一覽表并有相應(yīng)人員簽字確認。16. 商檢：1） 對于國家法定商檢的商品，單證在交貨期之前一個星期將商檢單證做好交給辦證員，并督促辦證員將商檢及時辦好。2） 辦證員應(yīng)了解國家政策、法規(guī)及與產(chǎn)品相關(guān)的進出口規(guī)則，定期宣傳與講解。3） 因公司委托報關(guān)

17、行報關(guān)，不同的貨代有不同的報關(guān)行，每個報關(guān)行對一些產(chǎn)品的HS編碼的認識不盡相同，單證員在做單證時應(yīng)先咨詢相關(guān)的報關(guān)行，貨物的HS編碼是否正確。4） 每票貨輸入商檢之前，辦證員必須與相關(guān)部門或個人確認產(chǎn)品一致性，有必要的情況下，親臨現(xiàn)場指導。但必須要保證，所報貨物與現(xiàn)行的法律法規(guī)、出入境檢驗檢疫及產(chǎn)品本身的屬性相吻合。5） 定期輔導與商檢工作有關(guān)但對商檢沒有認識的人員。6） 確保商檢操作系統(tǒng)正常運行，定期對商檢系統(tǒng)進行維護。 備注：1）為了準確有效地提供商檢換證憑條，公司或外貿(mào)公司單證員必須將相應(yīng)的商檢資料于產(chǎn)品包裝完成日期之前三至四天提供給辦證員，以便辦證員方便、快捷、順利地辦理商檢；2）提供

18、后的單據(jù)要真實有效，不得隨意更改；3）商檢換證憑條將于包裝完成之后至少二天時間才能提供，請各業(yè)務(wù)員在核算交期時務(wù)必要考慮進去；4）商檢換證憑條的有效期為二個月，請業(yè)務(wù)、儲運與船務(wù)把握有效時間。（2009-7-11）17. 租船訂倉：1） 如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。2） 訂單確認后，業(yè)務(wù)與客戶確認貨代或船公司的相關(guān)信息。并將信息傳達給單證。3） 單證拿到相應(yīng)的資料后，將貨代或船公司資料存檔。4） 單證盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況。5） 單證確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達

19、到客人要求的交貨期。并將準確的工廠發(fā)貨或拖柜日期（不是船期）通知跟單。6） 應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（SHIPPING ORDER），通常在開船一周前拿到定倉紙。7） 如果是由賣方支付運費，應(yīng)盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。8） 如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求，等內(nèi)容。 9） 向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，

20、柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。18. 安排拖車及出貨：1）貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等2）制作一份裝車資料給跟單，列明裝柜時間、柜型、品名、數(shù)量、毛凈重、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。3）要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時

21、間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。4）業(yè)務(wù)員須將裝貨的過程、集裝箱號碼、封條號碼、車牌號碼及整個車型拍照。對特殊訂單的，須留存一臺樣機備查，做裝船樣封存記錄。19. 委托報關(guān)：在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。20. 保險：1）按CIF條款成交的貨物，我方需向保險公司投保。投保時應(yīng)填制投保單和支付保險費（保險費保險金額

22、15;保險費率），并隨附商業(yè)發(fā)票，保險公司憑以出具保險單。值得注意的問題有：（1）投保險種和費率（2）保賠地點（3）保賠金額，一般情況下是按合同金額的110%投保。但有的客戶會有不同的要求，此時需按客戶的要求對貨物投保。（4）保險日期，至少為裝船日期的前一天。21. 索取預(yù)錄單：在正式報關(guān)之前，單證員及時向報關(guān)行索取預(yù)錄單進行核對，并將預(yù)錄單COPY一份給財務(wù)，以便財務(wù)申報核銷。22. 獲取正本運輸文件：1） 最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按照L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等&#

23、160;2） 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內(nèi)容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本3） 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應(yīng)做記錄。23. 準備其它文件：1）商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。 2）FORMA原產(chǎn)地證書：F

24、ORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。3）一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。 4）裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計抵港日，貨物及

25、數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。 5）裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。 24. 交單：1） 采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。 2） 采用后T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。3） 如

26、果前T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。4） 采用D/P或D/A的，備齊全部單證并嚴格審核，確保沒有錯誤，交由銀行托收。采用此種方式值得注意的是客戶咨信必須要好。咨信不好的客戶，即使單證本身完美無缺，仍然要冒著客戶拒絕付款，而不得不把貨物賤賣或返運回國內(nèi)的風險。5） 無論采取何種付款方式交單的，單證員必須在得到業(yè)務(wù)員書面確認后方可交單。6） 業(yè)務(wù)員的書面確認包括：貨款是否收齊、正確的交單地址、遞交何種單據(jù)等。單證須將此書面確認存檔。25. 業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時在客戶交易記錄上做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)

27、計等。 26. 文件存檔：將登記好的每單業(yè)務(wù)連同涉及到的相關(guān)資料（含郵件記錄）與客戶檔案一起存放在檔案柜中備查。并將檔案編號。27. 收匯：1） 除前T/T以外的所有付款方式，各業(yè)務(wù)員必須在規(guī)定的時間內(nèi)將貨款收回，并將客戶付款的水單打印一份并COPY給內(nèi)務(wù)和財務(wù)各一份。記錄。2） 業(yè)務(wù)員將貨款的收款日期及收款金額填寫進客戶交易記錄備注一欄。注意事項：外匯管理局相關(guān)規(guī)定3） 為完善企業(yè)貨物貿(mào)易出口收匯管理，加強出口交易與收結(jié)匯的真實性及其一致性的核查，自2008年7月14日起，外匯管理局對出口收結(jié)匯實施監(jiān)管；4） 出口收結(jié)匯核查系統(tǒng)分為一般貿(mào)易、進料加工貿(mào)易、其它貿(mào)易、來料加工貿(mào)易、預(yù)

28、收貨款、無貨款報關(guān)等；5） 所有貿(mào)易項下收匯款全部要先入待核查帳戶；6） 為方便銀行及時入帳及申報，各業(yè)務(wù)員需提供一份清單，注明合同號、貨幣金額、匯出方國別、匯款人名稱、款項性質(zhì)，并附合同；7） 通知客戶匯款時在匯款附言中寫明“goods”28. 帳目整理與核對：統(tǒng)計負責對外貿(mào)部發(fā)生的所有業(yè)務(wù)往來的帳目（包括貨物發(fā)出、應(yīng)收帳款、收款及發(fā)票等）登記與核對，并于每月4日之前上交公司財務(wù)。務(wù)必保證往來帳目準確、及時。29. 售后服務(wù)：前期的所有工作包含交易的磋商、備貨、租船訂倉及收匯核銷已經(jīng)完成，好像我們的工作也已經(jīng)結(jié)束。其實不然，我們的工作才剛剛開始，且售后服務(wù)是銷售工作中至關(guān)重要的一環(huán)。如果售后

29、服務(wù)工作沒有做好，就會導致客戶沒有后續(xù)訂單，甚至客戶的流失。30. 顧客信息的收集、分析與處理1） 業(yè)務(wù)員負責監(jiān)視顧客滿意與不滿意信息。2） 對顧客以面談、電話、傳真、郵件及信函等方式進行的咨詢、提供的建議，由業(yè)務(wù)員解答、記錄和收集；暫時未能解答的，要詳細記錄并與相關(guān)部門研究后予以答復(fù)。3） 各業(yè)務(wù)員利用外出的各種活動，及時掌握市場動態(tài)和顧客需求動向，通過各種展會，積極與顧客溝通，收集有關(guān)信息及時反饋給公司有關(guān)部門。31. 顧客投訴處理1） 每季度向各地經(jīng)銷商（老客戶）發(fā)出銷售情況反饋表，要求填寫銷售、質(zhì)量等情況及顧客意見和建議等，依此匯總整理出售出成品質(zhì)量報告，傳遞給品質(zhì)部，由品質(zhì)部組織原因

30、分析，視情況發(fā)出糾正和預(yù)防措施處理單，責成有關(guān)部門采取糾正或預(yù)防措施，并跟蹤實施效果。將實施的結(jié)果反饋給顧客。2） 負責有效地處理顧客投訴，填寫顧客投訴記錄，及顧客投訴及不合格分析處理報告相關(guān)內(nèi)容并傳遞給相關(guān)部門加以解決，跟蹤實施效果，將實施的結(jié)果反饋給顧客。32. 顧客滿意程度調(diào)查1） 每年年底，向顧客發(fā)送顧客滿意程度調(diào)查表，調(diào)查顧客對公司產(chǎn)品、服務(wù)的滿意程度，收集相關(guān)意見和建議；調(diào)查表的回收率爭取達到80%以上，以便于統(tǒng)計分析。2） 對上述調(diào)查表進行統(tǒng)計分析，確定顧客的需求與期望，及公司需改進的方面，得出定性（形成資料）或定量（如產(chǎn)品損耗率、顧客投訴率、退貨率等）的結(jié)果。當定量數(shù)據(jù)接近或低

31、于控制下限時，應(yīng)采用因果圖或排列圖尋找主要原因，發(fā)出糾正和預(yù)防措施處理單給責任部門，采取相應(yīng)的糾正、預(yù)防措施，并監(jiān)督實施效果。33. 顧客檔案的補充1） 客戶編號及編碼。編號規(guī)則： ZT080001共8位數(shù)。其中ZT代表中臺；08為2008年（2009年為09，2010年為10，以此類推）；0001為客戶的編號，編號不分先后，編號一直累加，如2009年第一個客戶編號則為：ZT090×××，三個×則是總的客戶數(shù)。編碼規(guī)則：CNJHQ8共6個字母。其中前兩個字母為國家代碼，如CN代表中國，IN代表印度，RU代表俄羅斯；第三個字母代表客戶所在城市的第一個字母；

32、后三個字母為客戶公司代碼，不夠的用數(shù)字8代替。2） 客戶檔案編號編寫規(guī)則同客戶編號的編寫規(guī)則，但需在ZT后加上字母D，后續(xù)編號相同。依據(jù)客戶交易記錄上的順序依次存放記錄。3） 將客戶訂購的每批產(chǎn)品相關(guān)重要信息補充完畢，如合同號、品名、型號、數(shù)量及金額。4） 填充客戶的反饋信息及客戶的相關(guān)要求。5） 及時更新客戶檔案。34. 客戶檔案建立辦法1） 客戶檔案2） 報價一覽表3） 報價單4） 訂購產(chǎn)品一覽表5） 每票合同交易完成后，填寫客戶交易記錄。6） 保存記錄必須有：a) 形式發(fā)票O(jiān)R合同（必須具有供需雙方的授權(quán)委托人簽字和公司印章及簽定時間）b) 信息訂單記錄（一般合同）、產(chǎn)品要求評審表（特殊

33、合同）c) 信用證（付款方式為信用證的）d) 信用證審核表e) 生產(chǎn)任務(wù)通知單f) 包裝生產(chǎn)任務(wù)通知單g) 包裝跟蹤記錄h) 合同更改評審表（如合同要求發(fā)生變更）i) 訂單更改通知單j) 成品出廠檢驗報告（含出貨圖片或出貨樣機）k) 訂倉單l) 商業(yè)發(fā)票m) 裝箱單n) 商檢換證憑單o) C/O或FORM Ap) 保險單（CIF條款）q) 發(fā)貨清單r) 出貨圖片（圖片拍攝的方式為：1、外紙箱2、打開外包裝拍內(nèi)包裝排列3、內(nèi)包裝4、塑（鐵）盒5、打開塑（鐵）盒6、機器7、電線8、插頭9、說明書10、商標11、鉆頭12、其它。將這些圖片按順序排列在Word文檔上用彩色打印機打出）s) 裝船通知t)

34、 報關(guān)單u) 提單v) 進倉單（散貨）w) 海運費及包干費發(fā)票x) 客戶付款單據(jù)（含客戶付至代理公司、代理公司付給我司）y) 此票的注意事項，如：質(zhì)量要求、顏色要求、付款要求、裝柜要求及其它。7） 銷售情況反饋表8） 售出成品質(zhì)量報告9） 顧客滿意程度調(diào)查表10） 顧客投訴記錄11） 顧客投訴及不合格分析處理報告12） 糾正與預(yù)防措施處理單13） 客戶回訪記錄14） 客戶服務(wù)記錄35. 客戶動態(tài)分析1） 單位客戶銷售動態(tài)坐標分析a) 橫坐標為時間（以月份為單位）：縱坐標為銷售額（以萬元為單位可根據(jù)與客戶每筆交易時間間隔的密集程度及每次額度的大小，確定橫縱坐標的基本單位量）；b) 根據(jù)交易發(fā)生的

35、時間與金額（量）在坐標中標出每次交易的交點；c) 將各交點連線，則構(gòu)成了某客戶銷售動態(tài)分析圖。 d) *圖例分析：1、由各交點間水平距離可看出客戶購貨周期變化：2、由各交點問垂直距離可看出客戶單次購貨額度變化；3、觀察各交點連線可了解與客戶合作的進展變化：4、連續(xù)兩個以上年度的坐標圖放在一起，可以讀出該客戶對本公司產(chǎn)品的采購規(guī)律。e) 意義：管理者可通過坐標曲線的走勢，結(jié)合市場反饋信息，及時尋突變化的原因，發(fā)揚優(yōu)勢，改善不足、提高對客戶的服務(wù)水平。2） 單位客戶資信動態(tài)坐標分析  a) 橫坐標為時間（以天數(shù)為單位）,縱坐標為對客戶的銷售次數(shù)；b) 根據(jù)每次回款天數(shù)在圖中描出交點；不完全回款可在交點上方以X標識：c) 將各交點連線，構(gòu)成某客戶資信動態(tài)分析圖。  d) 圖例分析：&