公司文件控制程序

1、第頁共6 頁公 司 文 件 控 制 程 序前言本程序是依據(jù)gb/t19001-2008質(zhì)量管理體系要求、gb/t50430 2007 工 程 建 設 施 工 企 業(yè) 質(zhì) 量 管 理 規(guī) 范 、gb/t28001-2011職業(yè)健康安全管理體系要求 、gb/t24001-2004環(huán)境管理體系要求及使用指南標準所建立的一體化管理體系程序文件之一，文件編號為yhhhj1-2020b/0 。本程序為 b版/0 次于 2020 年 5 月 1 日正式發(fā)布本程序編寫人：本程序?qū)徍巳耍罕境绦蚺鷾嗜耍罕境绦驓w檔管理部門：技術質(zhì)安部本程序歸口解釋部門：技術質(zhì)安部第頁共6 頁1 目的確保一體化管理體系文件處于受控狀

2、態(tài)，從而達到溝通意圖、統(tǒng)一行動的作用。及時獲取并使用有效版本，防止文件機密泄露、丟失、誤傳、保證管理體系有效運行。2 范圍適用于本公司與一體化管理體系有關的所有文件，包括管理體系文件，技術文件和外來文件等。3 職責和權限3.1 總經(jīng)理負責管理手冊批準、發(fā)布。3.2 管理者代表批準發(fā)布程序文件。3.3 總工程師負責質(zhì)量計劃 ( 施工組織設計 ) 、專項施工方案、管理方案及有關技術文件的批準發(fā)布。3.4 支持性文件 / 作業(yè)指導書由各部門、專業(yè)公司及項目部編制，經(jīng)負責人審批后發(fā)布。3.5 技術質(zhì)安部3.5.1 負責對管理手冊、程序文件的控制和管理。3.5.2 編制、發(fā)布本部門主控的支持性文件/ 作

3、業(yè)指導書。3.5.3 負責建立本部門受控文件清單，上報、發(fā)放、回收、修改、作廢等工作，并作好記錄。3.5.4 負責與標準化管理有關的國家標準、規(guī)定有效性的確認及清單的傳遞。3.5.5 為質(zhì)量計劃（施工組織設計）的主控部門，審核各項目實施性施組、專項施工方案、管理方案并備案保存；3.5.6 參與相關程序文件的會審，編制、發(fā)放本部門主控的支持性文件/ 作業(yè)指導書。3.5.7 負責公司“法律法規(guī)及其它要求有效版本清單”的建立和發(fā)布； 對施工技術、環(huán)境管理及質(zhì)量、安全相關的規(guī)程規(guī)范的適用性、有效性進行確認。3.6 工程部負責各項目竣工資料的歸檔整理。3.7 辦公室第頁共6 頁3.7.1 負責轉發(fā)政府主

4、管部門、上級單位的來文。3.7.2 收集國家、行業(yè)主管部門發(fā)布的法律、法規(guī)，并負責法律、法規(guī)清單的確認及傳遞等工作。3.8 人力資源部負責收集國家、行業(yè)主管部門發(fā)布的有關職業(yè)健康和勞動保護的法律、法規(guī)的確認及傳遞等工作。3.9 各職能部門負責組織實施本部門主控的程序文件。編制、發(fā)布本部門主控的支持性文件/ 作業(yè)指導書 , 做好本部門相關文件收發(fā)、登記等管理工作。3.10 專業(yè)公司、項目部3.10.1 負責實施性施工組織設計的編制，并予以執(zhí)行，嚴格按有關技術標準及圖紙、規(guī)范施工，確保符合相關技術條款及檢驗規(guī)程的要求。3.10.2 負責本單位支持性文件 / 作業(yè)指導書的編制及實施， 做好施工圖紙等

5、外來文件適用性的評審和控制，按要求進行文件的收發(fā)記錄，按有關職能部門要求，對相關文件進行管理。3.11 本公司文件為二級管理，與管理體系運行相關的所有部門、專業(yè)公司和項目部有權對本部門控制的文件進行編制、審批、發(fā)放、更改、回收等管理。4 工作程序4.1 文件的分類4.1.1 為便于控制，根據(jù)本公司的實際情況，將文件分為：4.1.1.1 一體化管理體系文件， 如管理手冊、程序文件、支持性文件及作業(yè)指導書、職業(yè)健康安全與環(huán)境管理方案等。4.1.1.2 實施性文件，如質(zhì)量計劃（施工組織設計）、專項施工方案、有關質(zhì)量、健康和安全的檢查 / 檢驗計劃、技術交底、監(jiān)理通知、來往函件、合同及設計文件 （包括

6、施工圖紙）等。4.1.1.3 外來文件，如與產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全有關的法律、法規(guī)，技術標準、圖集、施工規(guī)程、規(guī)范等。 （項目設計文件、施工圖紙等作為顧客財產(chǎn)同時還應執(zhí)行外來文件管理要求）4.1.2 對外來文件應進行編號，對其有效性、適用性進行識別，確保其可用；由各職能部門控制其發(fā)放。第頁共6 頁4.1.3 記錄作為一種特殊類型的文件，其空白表單按一般管理體系文件進行控制。填寫完畢的記錄按記錄控制程序進行控制。4.2 文件的發(fā)放及接收4.2.1 所有文件在發(fā)布前均應保證確保其適應和充分性的批準。4.2.1.1 文件發(fā)布前均應得到審核、批準，必要時應由各部門進行會簽以確保文件是充分和適宜的

7、。4.2.1.2 各類文件的審核和批準按各部門職責和權限及各級人員職責相關條文執(zhí)行。4.2.1.3 文件發(fā)放均應填寫文件發(fā)放登記表，應確保在使用處可獲得適當文件的有效版本，文件發(fā)放范圍經(jīng)授權的審批人批準后，才能實施。受控文件的接收部門或個人應有分發(fā)受控號，各部門之間受控文件的發(fā)放依據(jù)工程部確認的體系文件分發(fā)受控號進行分發(fā)。4.2.1.4 各部門內(nèi)部復制、轉發(fā)受控文件，應向文件主管部門提出申請，申請應注明復制原因、份數(shù)、增發(fā)范圍等內(nèi)容，并根據(jù)批準的增發(fā)受控號進行分發(fā)。4.3 文件的標識4.3.1 各部門所發(fā)放的文件應編號，體系文件編號方式如下：（1）管理手冊： jwhc/gms版本號（2）程序文

8、件：jwhc/dp - 版本號對應程序順序號（3）質(zhì)量計劃（施工組織設計） ：jwhc/qp專業(yè)公司或項目部分發(fā)號標段名簡稱公司行政文件的標識、編號、格式、歸檔等按國家有關文書檔案管理規(guī)定執(zhí)行。支持性文件 / 作業(yè)指導書及其它文件的編號、標識、格式等由發(fā)文部門自行確定。4.3.2 受控文件適當?shù)奈恢脩獦嗣黜摯a、文件的版次及分發(fā)號，同時應通過文件第頁共6 頁修改登記表識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)及其有效性。4.3.3 文件應進行狀態(tài)標識，文件狀態(tài)分“受控”、 “非受控”、 “作廢” 、 “保留”四類，四類狀態(tài)印章樣式見附表。由發(fā)文部門文件資料管理員進行狀態(tài)標識，在文件的適當位置蓋印章，對于不便直接標識

9、的文件，應在文件收、發(fā)記錄或文件清單體現(xiàn)其狀態(tài)4.3.4 各部門文件資料管理員應制訂本部門主控的受控文件清單，對本部門所持有的其它文件應在本程序4.1.1條款規(guī)定基礎上細化分類，形成各類文件清單，并實行動態(tài)管理，隨時更新。4.3.4 收文部門文件資料管理員應做好收文記錄，及時轉發(fā)。4.4 文件評審與更改4.4.1 當外在因素發(fā)生變化，可能造成原文件不適宜時，應進行評審，對于本公司管理體系文件則定期進行評審；文件評審由主管部門組織，通過收集各方反饋信息，并結合內(nèi)審、管理評審及第三方審核結論對文件進行評審，以確定是否需要更改。文件評審方法可以包括會議評審、書面評審等。4.4.2 管理手冊和程序文件

10、更改時，由文件更改提出部門的負責人填寫文件更改申請單說明更改原因，對重要的更改還要附有充分的依據(jù)，交工程部審查，由工程部責成原文件編制部門進行更改。更改內(nèi)容經(jīng)原渠道審批后，由工程部下發(fā)文件更改通知單，通知單應說明更改內(nèi)容、范圍、修訂狀態(tài)等，按原文件發(fā)放范圍進行新、舊文件的發(fā)放、回收。同時對更改情況進行驗證。4.4.3 實施性文件（包括施組、技術交底、作業(yè)指導書等）更改參考管理體系文件更改程序的，其申請及發(fā)放程序可適當簡化，但相關人員仍應對更改后的內(nèi)容進行審批，并確保作廢文件撤出及新版文件的發(fā)放。4.4.4 外來文件的更改由主控部門或文件使用部門資料管理員收集相關更改信息（如設計變更、行業(yè)規(guī)程、

11、規(guī)范變更信息等）進行更改，并應確保所有使用場合均得到相應的更改。4.4.5 更改方法（1）劃改將需要更改的尺寸，文字等用細實線劃掉，被劃部分應仍能清楚地看頒出更改前的內(nèi)容，然后，填注新的尺寸、文字等。（2）換頁第頁共6 頁當文件經(jīng)多次使用或更改而污損不能再用時，或一次更改內(nèi)容較多時，則應換頁。無論劃改還是換頁都應在該文件的修改記錄或相應位置上注明修改情況。（3）換版文件需進行大幅度修改時應進行換版。要規(guī)定原版次文件作廢時間及換發(fā)新版文件實施時間。除按規(guī)定送有關部門外，文件一律不外借。內(nèi)部借閱或查閱，須填寫文件資料借閱登記表 ，并經(jīng)部門負責人批準后，方可借閱或查閱，并在指定日期內(nèi)歸還。4.5 文

12、件歸檔4.5.1 各職能部門按年度將本部門主控的文件進行匯總整理，將屬檔案管理階段的文件形成清單進行歸檔處理。4.5.2 各專業(yè)公司、項目部文件的歸檔4.5.2.1 對于已通過竣工驗收的項目部，其持有的管理體系文件包括其復印件，均應上交技術質(zhì)安部。對于回收后的體系文件，技術質(zhì)安部有權按需要進行分發(fā)，原文件受控標識及分發(fā)號可繼續(xù)沿用，但技術質(zhì)安部應出具文件持有人變更說明。4.5.2.2 專業(yè)公司、項目部竣工資料按行業(yè)相關竣工資料檔案管理辦法進行整理，驗收通過后，報工程部歸檔。移交時應提供竣工資料移交清單，由工程部資料管理員按要求登記、存檔。專業(yè)公司根據(jù)自身特點對竣工資料還應備份存檔，由專業(yè)公司資

13、料管理員按要求登記、存檔。4.5.2.3 階段驗收資料 （如截流前驗收、 蓄水驗收、啟動驗收等） 暫由項目部保存，通過竣工驗收后，隨竣工資料一并移交工程部。4.6 文件的作廢與銷毀4.6.1 作廢文件須加蓋“作廢”標識，如須留存，則應得到批準，并加蓋“保留”標識。4.6.2 對確實無保留價值的文件，由相關職能部門填寫文件資料銷毀申請單，申請單應注明銷毀原因，數(shù)量、時間等，如需保留還應注明留存數(shù)。經(jīng)文件發(fā)布批準人批準后，在監(jiān)督下進行銷毀，并填好文件資料銷毀登記表，注明銷毀方式、時間、地點、數(shù)量等，由執(zhí)行人及監(jiān)督人簽名。4.6.3 對有保密要求的文件則應執(zhí)行國家或行業(yè)關于涉密文件的處理辦法。4.6

14、.4 文件的檢索采用文件清單（收發(fā)文）和網(wǎng)上信箱進行查詢。第頁共6 頁5 相關文件5.1 yhhhj2-2020b/0 記錄控制程序5.2 jwhc/dp25-2020b/0法律法規(guī)與其它要求管理程序5.3 行業(yè)規(guī)程、規(guī)范相關的竣工資料檔案管理辦法6 記 錄6.1 jwhc/rc01-001 文件發(fā)放登記表6.2 jwhc/rc01-002 收文登記表6.3 jwhc/rc01-003 文件更改申請單6.4 jwhc/rc01-004 文件更改通知單6.5 jwhc/rc01-005 文件資料借閱登記表6.6 jwhc/rc01-006 文件處理單6.7 jwhc/rc01-007 文件資料移交清單6.8 jwhc/rc01-008 文件資料歸檔登記表6.9 jwhc/rc01-009 文件資