淺析檔案管理中存在的問題及對策

1、    淺析檔案管理中存在的問題及對策    王丹+柴宏摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的持續(xù)提升和事業(yè)單位整體水平的持續(xù)進(jìn)步，新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作得到了越來越廣泛的關(guān)注。本文從闡述事業(yè)單位檔案管理工作中的問題入手，對新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作對策進(jìn)行了分析。關(guān)鍵詞：檔案；管理在我國事業(yè)單位的發(fā)展過程中檔案管理工作一直是其中重要的組成部分，而事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)行需要對于存在的問題進(jìn)行有效的解決，因此在這一前提下對于新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行研究和分析就具有極為重要的現(xiàn)實意義。1 單位檔案管理中存在的問題1.1 管理制度混亂事業(yè)單位檔案管理的

2、首要問題就是檔案管理制度非常混亂，很大一部分事業(yè)單位對檔案管理不夠重視，沒有建立相關(guān)的管理制度，有的雖然建立了管理制度，但是執(zhí)行力度非常差，制度常常流于形式。檔案管理人員的責(zé)任心也非常的差，大堆大堆的檔案在檔案室堆積如山，檔案的收集也不全面，丟失現(xiàn)象非常普遍。特別是一些外借的檔案，沒有履行相關(guān)的外借手續(xù)，有借無還的現(xiàn)象經(jīng)常存在，也有很多人鉆檔案制度管理的空子，私自對檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行涂改，嚴(yán)重的損害了檔案的真實性。1.2 利用率非常低眾所周知的是，雖然檔案資料沒有辦法直接轉(zhuǎn)化成社會財富，但是它所能夠提供的信息卻對社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都有著非常重要的推動作用，這一點，即使是很多的專業(yè)檔案管理人員也沒有認(rèn)

3、識到，所以在我國事業(yè)單位的檔案管理過程中，出現(xiàn)了重收藏輕利用的局面，非常重視對檔案的歸類和收藏，但是對于檔案的利用價值卻沒有很好的宣傳，所以即使是單位的員工，對于檔案的利用效益都不夠了解。也正是由于對檔案的利用價值缺乏足夠的認(rèn)識，所以事業(yè)單位的檔案管理存在信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高的問題。1.3 檔案管理手段非常落后計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及提高了人們處理信息的效率，因此，非常普遍的運用在日常的生活與辦公過程中，它的管理手段也在不斷地進(jìn)步，遺憾的是，大部分事業(yè)單位并沒有積極地將這項技術(shù)引入到日常的檔案管理過程中去，而依然采用人工管理的手段，檔案管理的效率非常低，出錯率也非常的高。除此之外，

4、檔案管理的辦公地點條件也非常簡陋，檔案柜陳舊老化，檔案室的建設(shè)相當(dāng)?shù)穆浜蟆?.4 缺乏專業(yè)的檔案管理人員檔案管理工作是一項對工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求非常高的職業(yè)，不得不提的是，現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理人員絕大多數(shù)不具備相關(guān)的工作經(jīng)驗和專業(yè)的檔案管理理論知識，無論在專業(yè)素質(zhì)還是文化層次上都有欠缺。知識結(jié)構(gòu)的不合理是一方面，檔案管理人員素質(zhì)不高的另一方面表現(xiàn)在他們的工作態(tài)度上，由于上級管理人員對于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態(tài)度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收集與處理。2 提高單位檔案管理水平的建議2.1 健全制度事業(yè)單位的

5、檔案管理制度應(yīng)該有所完善，所以在建立時應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則。首先，檔案管理的相關(guān)制度的建立應(yīng)該遵循科學(xué)性和合理性的原則，建立的制度應(yīng)該從自身單位的實際情況出發(fā)，滿足自身單位的檔案管理特點，進(jìn)而更好的進(jìn)行本單位的檔案管理的相關(guān)工作。第二，事業(yè)單位檔案管理制度應(yīng)該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應(yīng)該將可操作性作為最終的目標(biāo)，進(jìn)而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導(dǎo)性的作用。其次，檔案管理制度的建立應(yīng)該能夠約束員工也能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，這種雙向的約束性可以較好的發(fā)揮檔案管理制度的管理性，事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)起著引導(dǎo)和榜樣的作用，可以促進(jìn)檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應(yīng)該將嚴(yán)肅性作為原則。為了更

6、好的執(zhí)行檔案管理制度，在檔案管理的執(zhí)行中應(yīng)該將其權(quán)威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應(yīng)該做到獎罰分明。2.2 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)各級行政事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促；其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導(dǎo)的原則，通過等級升降來實施動態(tài)管理；同時應(yīng)參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實施，從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化

7、和科學(xué)化建設(shè)。2.3 開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準(zhǔn)確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機(jī)輔助管理，利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過

8、網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。2.4 檔案的保管實踐證明，檔案保管是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)且責(zé)任重大的工作，也是實現(xiàn)檔案科學(xué)管理的重要內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)，做好檔案保管，既要有硬件，也要有軟件。所為硬件，是指有良好的庫房，標(biāo)準(zhǔn)的裝具，以及必要的保護(hù)設(shè)施。所為軟件，就是檔案管理人員對檔案的保護(hù)知識、保管方法、保密意識和需要認(rèn)真執(zhí)行的檔案管理制度。基層單位的檔案保管硬件往往因為條件的限制而比較簡陋，這就更需要檔案管理人員注意日常的巡查，注意檔案庫房的溫度、濕度的控制與調(diào)節(jié)，注意防盜、防水、防火、防霉變、防蟲蛀、防有毒有害氣體等各種

9、因數(shù)對檔案的危害。借閱檔案要嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，辦理借閱登記手續(xù)，借出和歸還時都要做到當(dāng)面清點，歸還的檔案資料按順序放回原位，以便日后次查找。保證巳歸檔的資料安全、完整。2.5 引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，做好培訓(xùn)工作對于當(dāng)前很多的單位來講，檔案管理工作沒有專門的工作人員，這無疑對單位的檔案管理工作十分的不利。所以，要加強(qiáng)對單位的檔案管理工作人才的引進(jìn)。在引進(jìn)人才的過程中，要注意選擇那些有一定的檔案管理基礎(chǔ)知識，并且具備了與單位相關(guān)的知識和技術(shù)的高素質(zhì)人才。對于那些有專門檔案管理人員的單位來講，要通過定期的培訓(xùn)和考核制度，有效的提高單位檔案管理工作人員的素質(zhì)。同時，還要要求員工嚴(yán)格的遵守工作規(guī)范，對于文件資料的處理要嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行處理。3 結(jié)束語隨著我國國民經(jīng)濟(jì)整體水平的持續(xù)提升和事業(yè)單位發(fā)展速度的持續(xù)加快，新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作得到了越來越多的重視。因此事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對于工作中存在的問題有著清