大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討_3

1、    大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討    呂文杰摘 要：本文從大數(shù)據(jù)背景下某檔案管理案例分析入手，探討了大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理機制的轉變，并提出了大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理效率提升的路徑，旨在為廣大同行提供有價值的技術建議，以供參考。關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；轉變；對策引言隨著信息技術的不斷發(fā)展，我國迎來了大數(shù)據(jù)時代，人們的生活方式和思維模式都在受到大數(shù)據(jù)時代的影響，對于檔案管理工作也產(chǎn)生了很大的沖擊，檔案管理部門需要在實踐中認真思考并且積極探索，只有建立有效的資源保護機制，才能保證管理業(yè)務流程順應大數(shù)據(jù)發(fā)展需求。在對管理結構和管理框架進行信息和

2、數(shù)據(jù)分析的基礎上，要對管理模式和管理技術手段進行有效整合，提高檔案管理部門的行政職能水平，提升管控機制和業(yè)務指導水平，確保整體檔案管理框架符合實際發(fā)展需求，從而順利提升檔案管理項目的實效性，有效融合大數(shù)據(jù)機制，實現(xiàn)整體檔案管理項目技術框架的升級。1.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理機制的轉變1.1大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理體系的轉變在大數(shù)據(jù)時代，最明顯的變化就在于檔案數(shù)量的增多，且整體檔案服務項目的質(zhì)量和要求也在不斷提高。傳統(tǒng)的檔案管理機制已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化管理的實際需求，這就需要相關管理人員提高項目認知，在傳統(tǒng)管理結構之上建立更加多元化的基礎理論，從而保證大數(shù)據(jù)檔案管理框架和管理體系的完整度。第一，要

3、建立有效的大數(shù)據(jù)觀念，建立有效的定量評估標準，對閾值進行綜合分析。第二，要建立有效的大檔案觀，將數(shù)據(jù)轉化成檔案，從而建立有效的數(shù)據(jù)管控和處理機制。在大數(shù)據(jù)時代背景下，將一切信息進行歸檔已經(jīng)成為可能，管理人員能將檔案的范圍擴散到最大，實現(xiàn)整體信息檔案和管理機制項目的綜合處理，確保數(shù)據(jù)的及時抓取，從而實現(xiàn)檔案結構的多元化發(fā)展，確保檔案項目能具備應有的價值和數(shù)據(jù)有效性。第三，要建立有效的大服務觀，提高數(shù)據(jù)結構中技術的革新結構，確保整體計算機服務項目中計算機信息的完整度，實現(xiàn)綜合服務結構，提高檔案管理的管理價值。1.2大數(shù)據(jù)時代背景下檔案資源體系的轉變在大數(shù)據(jù)時代背景下，建立檔案管理機制能確保檔案數(shù)據(jù)

4、的來源和內(nèi)容更加豐富。前者主要是針對檔案系統(tǒng)中的信息管控，借助大數(shù)據(jù)的技術手段，能提高檔案收集的實際價值，確保檔案數(shù)據(jù)更加網(wǎng)絡化以及社會化，提高檔案項目的管控機制，建立有效的檔案管理也是為了助力相關企業(yè)對數(shù)據(jù)進行整合。后者是借助檔案數(shù)量提高檔案管理質(zhì)量的管控機制，確保檔案管控價值和管理力度的強化，從而提升大數(shù)據(jù)結構的有效性，促進數(shù)據(jù)的海量規(guī)模得到有效實現(xiàn)。特別是在檔案管理過程中利用異構化數(shù)據(jù)，能保證檔案數(shù)據(jù)價值密度的提高。1.3大數(shù)據(jù)時代背景下檔案利用服務體系的轉變傳統(tǒng)的檔案管理項目只是針對固定的部門，其中主要是企事業(yè)單位、公務員以及公職職工，檔案的數(shù)據(jù)和信息量非常巨大，但是收益群體較為集中。

5、在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理項目的需求和對象更加完整，檔案管理項目更加傾向于人民群眾服務，并對城市發(fā)展以及市民提供相應服務，要實現(xiàn)建設智慧城市的目標。1.4大數(shù)據(jù)時代背景下檔案安全保障體系的轉變在檔案管理項目建立過程中，最重要的參數(shù)因素就是要保證管理結構的安全性，需要管理人員提高安全認知意識，建構更加有效的管理措施，確保整體管理效果能符合實際需求。傳統(tǒng)檔案管理項目中，人工處理會存在很多人為失誤，這就會對信息數(shù)據(jù)的保管造成影響。而大數(shù)據(jù)管理結構中，數(shù)據(jù)由后臺進行即時管理和操作，改建中的檔案管理項目在保管條件以及應急處理方面也存在一定優(yōu)勢，能保證對不同類型檔案進行綜合保管。2.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理效

6、率提升的路徑分析2.1強化資源聚焦力度，保證檔案管理資源體系完整。在大數(shù)據(jù)時代背景下，要對檔案管理項目進行綜合管控，確保檔案資源項目的工作開展機制符合檔案管理的需求。特別要注意的是，在對檔案資源建設方面，要保證館藏結構和服務機制順應企業(yè)發(fā)展需求，確保工作項目符合實際發(fā)展需求，建立完整的檔案管理措施，以服務經(jīng)濟社會的發(fā)展需求，也能為廣大人民群眾提供服務路徑，實現(xiàn)數(shù)據(jù)時代半結構數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)的綜合管控，實現(xiàn)檔案資源管理能力的綜合提升。2.2創(chuàng)新檔案管理服務，實現(xiàn)服務體系升級。在服務項目建立過程中，要對整體管控措施和管理結構進行分析，確保服務體制的優(yōu)化，實現(xiàn)整體知識服務體系結構健全的目標，有效盤

7、活檔案資源項目，也順利提升檔案資源的開放進程，確保企業(yè)在大數(shù)據(jù)時代背景下資源信息數(shù)字化戰(zhàn)略目標得以達成，提升民眾的參與水平和參與熱情，一定程度上擴大檔案資源的控制結構，并且優(yōu)化相關管理人員的工作效率。2.3運行三位一體檔案管理機制，強化檔案管理的安全性。在檔案管理項目運行過程中，最重要的就是要保證管理項目的安全性，確保整體管控結構和管理項目符合網(wǎng)絡環(huán)境要求，提高資源安全管理的實際效果。在實際保護機制中，要對物理保護、人防戰(zhàn)略、技術防御等方面進行綜合管控。其中要著重關注技術防御，要在建立檔案信息系統(tǒng)安全保密防護體系的同時，提高大數(shù)據(jù)存儲備份能力。3.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的制度和服務創(chuàng)新3.1

8、制度創(chuàng)新如何保證大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理信息系統(tǒng)能適應不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在大數(shù)據(jù)時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業(yè)務管理、大數(shù)據(jù)管理是密不可分的。制度創(chuàng)新要從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務規(guī)范、技術規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標準規(guī)范體系。筆者所在企業(yè)，在辦公自動化系統(tǒng)的應用各階段，已建立或正在建立的制度。3.2服務創(chuàng)新大數(shù)據(jù)時代，文件與檔案工作的服務方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務相比，發(fā)生了巨

9、大的變化，提供了前所未有的和創(chuàng)新空間。創(chuàng)新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務的要求就越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。信息服務強調(diào)主動服務。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內(nèi)容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工，并轉化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務。4.結語總而言之，在大數(shù)據(jù)時代背景下，要建立健全完整的檔案管控措施，就要根據(jù)實際情況提高管控手段和管理機制，確保檔案管理項目的優(yōu)化發(fā)展。作為檔案工作者須主動掌握時代的節(jié)拍，在檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理，升華管理理念，擺脫困惑，使檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的含量。參考文獻1董宇，安小米，錢澄等.大數(shù)據(jù)視角下國外科技檔案管理研究進展與特點j.檔案與建設，2014，19（07）：15-19.2張冉妮，楊松平.大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究j.蘭臺