會計(jì)電算化對會計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響

1、    會計(jì)電算化對會計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響    朱曉霞【摘 要】 會計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)工作中的簡稱，是用計(jì)算機(jī)代替人工記賬，以及部分替代人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策。本文就當(dāng)前會計(jì)電算化面臨的問題進(jìn)行了分析，同時提出了會計(jì)電算化對會計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響及發(fā)展策略，以利于促進(jìn)會計(jì)工作規(guī)范化，提高工作質(zhì)量和工作效率?！娟P(guān)鍵詞】 會計(jì)電算化內(nèi)部控制管理1. 會計(jì)電算化面臨的主要問題分析1.1電子數(shù)把會計(jì)從業(yè)站點(diǎn)加入收藏夾據(jù)的審核和確認(rèn)。在現(xiàn)有的會計(jì)電算化環(huán)境下，多數(shù)會計(jì)還保持著傳統(tǒng)的憑證審核和編制方式。但是，隨著會計(jì)

2、電算化的進(jìn)一步發(fā)展，電子原始數(shù)據(jù)經(jīng)審核和確認(rèn)后，就可自動生成電子記賬憑證，而由這些記賬憑證直接生成的賬簿和報(bào)表都是派生性的數(shù)據(jù)。所以，賬簿和報(bào)表的正確性、真實(shí)性完全取決于審核和確認(rèn)的電子數(shù)據(jù)。1.2會計(jì)無紙化存在的問題。在手工會計(jì)環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均記錄于紙張之上，這些數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的痕跡；但是，在會計(jì)電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，對數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別是否是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。因此，確保這些電子數(shù)據(jù)是原始數(shù)據(jù)，是無紙信息系統(tǒng)的關(guān)鍵。1.3會計(jì)電算化工作中的安全問題。現(xiàn)有的會計(jì)軟件系統(tǒng)在設(shè)計(jì)、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象，以致軟件投

3、入運(yùn)行后暴露諸多隱患，如數(shù)據(jù)把會計(jì)從業(yè)站點(diǎn)加入收藏夾庫呈開放狀態(tài)、易于打開等。這類現(xiàn)象和問題目前尚未得到徹底的改變。1.4對審計(jì)工作環(huán)境的影響。正確處理好會計(jì)電算化與審計(jì)的關(guān)系，會計(jì)電算化是對傳統(tǒng)手工會計(jì)進(jìn)行了改造和革新后產(chǎn)生的，它將在企業(yè)現(xiàn)代化管理中扮演重要角色。會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的誕生，不僅給傳統(tǒng)會計(jì)帶來革新而且也給傳統(tǒng)審計(jì)帶來巨大沖擊。2. 會計(jì)電算化對會計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響2.1內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，給會計(jì)工作增加了新的工作內(nèi)容，同時也增加了新的控制措施，如計(jì)算機(jī)硬件及軟件分析、編程、維護(hù)人員與計(jì)算機(jī)操作人員內(nèi)部控制，以及計(jì)算機(jī)機(jī)內(nèi)及磁盤內(nèi)會計(jì)信息安全保護(hù)、計(jì)算機(jī)病

4、毒防治、計(jì)算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等。2.2內(nèi)部控制形式的變化。手工操作下的一些內(nèi)部控制，如編制科目、憑證匯總表，總賬、明細(xì)賬的核對，在電算化中沒有了存在的必要性；其部分內(nèi)部控制功能在電算化后轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)內(nèi)，如憑證借貸平衡校驗(yàn)、余額平衡檢查等功能。因此，內(nèi)部控制也由單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋妗?.3會計(jì)業(yè)務(wù)的功能調(diào)整。在一般情況下，作為電算化會計(jì)信息系統(tǒng)基礎(chǔ)的會計(jì)軟件很難全面滿足上述的多元化要求。但同時，在會計(jì)軟件的數(shù)據(jù)庫中又確實(shí)存儲著足以產(chǎn)生相關(guān)會計(jì)報(bào)告所需的數(shù)據(jù)，這顯然是一種功能上的缺陷，對此有兩種方案可供選擇：第一種方案，要求會計(jì)軟件提供上述功

5、能；第二種方案，根據(jù)工作需要即時進(jìn)行數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的人工折取操作。若采用第一種方案，系統(tǒng)成本會增大，且很難保證能夠滿足所有的即時需求；若采用第二種方案，則對相關(guān)會計(jì)人員的職業(yè)素質(zhì)有很高的要求，并要求他們必須具備很強(qiáng)的計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件的使用技能。筆者認(rèn)為，應(yīng)該將二者結(jié)合起來，從而制定電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的實(shí)施方案，即既要求會計(jì)軟件提供可以預(yù)見的各項(xiàng)公用功能，又同時設(shè)立會計(jì)數(shù)據(jù)分析員崗位，進(jìn)行必要的會計(jì)數(shù)據(jù)人工折取處理工作。3. 加強(qiáng)電算化系統(tǒng)管理的內(nèi)部制度建設(shè)，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行3.1嚴(yán)格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng)。操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護(hù).操作過程控制主要通過制訂一套完整而嚴(yán)格的操作規(guī)定來

6、實(shí)現(xiàn).操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)，操作程序和注意事項(xiàng)，并形成一套電算化系統(tǒng)文件.如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志，規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范，規(guī)定軟盤專用以防病毒感染.系統(tǒng)維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)，硬件維護(hù)主要包括：（1）定期進(jìn)行檢查并做好記錄；（2）在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時進(jìn)行故障分析并做好記錄.而軟件維護(hù)包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)3種。3.2強(qiáng)化人員素質(zhì)的培養(yǎng)是根本。會計(jì)信息系統(tǒng)是一個較為復(fù)雜的人機(jī)系統(tǒng)，會計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用與維護(hù)需要運(yùn)用較為復(fù)雜的信息技術(shù)、會計(jì)知識。它首先需要有一支既熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)，又精通會計(jì)業(yè)務(wù)的隊(duì)伍，在這支隊(duì)伍中，最重要的組成人員是保證系統(tǒng)正常運(yùn)行、解決

7、系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)這樣或那樣問題的系統(tǒng)維護(hù)與管理人員，即系統(tǒng)管理員。其次，由于信息技術(shù)發(fā)展異常迅速，會計(jì)工作規(guī)范性進(jìn)程的不斷發(fā)展與完善，無論計(jì)算機(jī)方面的新技術(shù)，還是會計(jì)業(yè)務(wù)的新要求，都對會計(jì)電算化工作不斷地提出更高要求，這就需要系統(tǒng)管理員首先掌握、理解會計(jì)電算化的各項(xiàng)新要求，及時調(diào)整、更新系統(tǒng)，從而更好地服務(wù)于會計(jì)電算化工作。3.3嚴(yán)格機(jī)構(gòu)和人員的管理與控制。會計(jì)核算軟件投入正式使用后，對原有會計(jì)機(jī)構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整，對各類人員制定崗位責(zé)任制度.會計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位.基本會計(jì)崗位可包括：會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算各崗、稽核、會計(jì)檔案管理等工作崗位；電算化會計(jì)崗位包括

8、：直接管理、操作、維修計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)等工作崗位.機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為.如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。3.4分清崗位職責(zé)。要求會計(jì)人員進(jìn)一步學(xué)習(xí)體會在會計(jì)電算化條件下的崗位分工，明確職責(zé)。加強(qiáng)對操作員崗位尤其是系統(tǒng)管理員及電算主管的權(quán)限的約束。在一般情況下，電算主管和系統(tǒng)管理員應(yīng)由兩人分別擔(dān)當(dāng)，尤其是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)條件的會計(jì)軟件，從軟件的規(guī)模、電算化工作的強(qiáng)度與會計(jì)業(yè)務(wù)的工作量上都要求由專門的系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。當(dāng)然，在單位會計(jì)人員不多、會計(jì)業(yè)務(wù)量不大、會計(jì)軟件為單機(jī)運(yùn)行時，電算主管與系統(tǒng)管理員是一個人的情況也

9、是允許的。無論從會計(jì)工作的分工、工作的內(nèi)容、所負(fù)責(zé)任等方面來講，電算主管都是本單位的業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人，系統(tǒng)管理員應(yīng)服從電算主管的工作安排，系統(tǒng)管理員的權(quán)限并不是“無限大”的，其所做各項(xiàng)工作都應(yīng)對電算主管負(fù)責(zé)。3.5用現(xiàn)代審計(jì)活動的控制方式?，F(xiàn)代審計(jì)活動一般分為查詢審核、證實(shí)存在和系統(tǒng)分析三個階段。在查詢審核階段，電算化會計(jì)應(yīng)能為審計(jì)提供新的查詢線索。因此，電算化會計(jì)軟件應(yīng)提供關(guān)于“憑證總賬報(bào)表”三者之間的雙向查詢功能。在證實(shí)存在階段，電算化會計(jì)系統(tǒng)應(yīng)提供多種會計(jì)核算方法處理過程供用戶和審計(jì)員選擇，并編寫一套審計(jì)測試預(yù)留通道。系統(tǒng)分析階段是現(xiàn)代審計(jì)重要的過程。系統(tǒng)分析過程的重點(diǎn)是加強(qiáng)電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制。美國注冊會計(jì)師協(xié)會在第3號審計(jì)準(zhǔn)則公告中將電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制分為一般控制和應(yīng)用控制兩類。一般控制是指對會計(jì)電算化過程的組織、電算化會計(jì)系統(tǒng)的研制開發(fā)及應(yīng)用環(huán)境等方面進(jìn)行的控制。而應(yīng)用控制是為適應(yīng)各種會計(jì)處理的特殊要求而建立的能預(yù)防、檢測和更正錯誤、處理舞弊行為的控制措施。因此，應(yīng)用控制與會計(jì)軟件開發(fā)密切