淺析文書檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

1、    淺析文書檔案管理歸檔整理操作方法和技巧    何亞靜摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，人們的檔案受重視程度也越來越高。只有科學(xué)合理的操作方法和技巧才能使檔案管理歸檔發(fā)揮其在人員管理中的重要作用。這也就使得如何在檔案管理歸檔整理過程中既能做到科學(xué)、合理，又能達(dá)到較高的工作效率成為相關(guān)工作者所面臨的重大課題。本文將從日常的歸檔整理方法和技巧等方面進(jìn)行簡單的論述。關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔整理;操作方法;技巧1 文書檔案年度整理歸檔的基本原則1.1保證其內(nèi)在聯(lián)系在文書檔案的年度整理歸檔工作當(dāng)中，工作人員需要遵循文書檔案的形成規(guī)律，并且保持其內(nèi)在聯(lián)系，對其不

2、同價值進(jìn)行合理區(qū)分。對于該項工作的開展，保存并不是最終目標(biāo)，提供利用才是根本目的，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)切實遵循文書檔案之間的形成規(guī)律，并且保持其聯(lián)系的同時對其價值加以區(qū)分，這樣可以便于文書檔案在日后得到有效利用。1.2便于保管及利用在文書檔案的年度整理歸檔工作當(dāng)中，相關(guān)人員也需要確保文書檔案便于保管以及利用，這也是檢驗文書檔案年度整理歸檔實用性的標(biāo)準(zhǔn)。從某種角度而言，保管與利用是相輔相成、互相影響且互相制約的關(guān)系，相關(guān)人員不能片面強(qiáng)調(diào)兩者中的某一方面而忽視另一部分。相關(guān)單位在該項工作當(dāng)中也不能取消分類處理的原則，工作人員一定要將便于保管及利用作為基本的出發(fā)點，這樣才能切實實現(xiàn)文書檔案年度整理歸檔的基本

3、目的。1.3區(qū)分價值相關(guān)人員在進(jìn)行文書檔案年度整理歸檔的時候，需要依照相關(guān)規(guī)定要求，對不同文書檔案的價值以及范圍進(jìn)行區(qū)分處理，還要劃定相應(yīng)的保存期限。對不同價值的文書檔案進(jìn)行區(qū)分之后，可以讓其更為集中，為日后文書檔案的利用奠定較好基礎(chǔ)。文書檔案的客體形成之后，就與未來的用戶存在了某種潛在價值，而文書檔案價值只有在客體被實際利用之后，才能轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實價值。2 文書檔案整理與歸檔工作中存在的問題2.1文書檔案管理意識不足正所謂“意識是行動的先驅(qū)”，在實際的文書檔案管理過程中，由于單位領(lǐng)導(dǎo)人員及文書管理工作人員對規(guī)范化檔案管理制度缺乏深入的理解，導(dǎo)致缺乏正確的行為意識，在日常的工作過程中，忽略了文書檔

4、案資料管理的安全性和完整性，導(dǎo)致文書檔案分類錯誤、原件丟失等情況時有發(fā)生。2.2缺乏完善的管理流程在實際的工作中，由于缺乏完善的文書管理處置流程，導(dǎo)致辦公室在進(jìn)行相關(guān)文書處理時，實際的執(zhí)行力度不夠，工作人員無法實現(xiàn)文書交接工作的順利進(jìn)行，嚴(yán)重影響工作效率的提升。2.3檔案工作人員工作繁重在實際的工作中，部分文書檔案管理人員身兼數(shù)職，工作量大、工作時間長，由于精力有限，導(dǎo)致在進(jìn)行文書收集、歸納、分類等工作中常出現(xiàn)一定程度的紕漏，導(dǎo)致文書管理水平較低，不利于規(guī)范化管理的可持續(xù)發(fā)展。3 檔案的整理歸檔的方法和技巧3.1文件材料收集文件收集是進(jìn)行檔案整理歸檔的基礎(chǔ)，在日常的工作中不能完整的收集到相關(guān)的

5、信息，那么歸檔整理也就無法真實完整的反映出檔案所記錄的信息，不能為其他的管理工作提供有效的參考。所以，文件材料收集必須保證其完整。其中，尤其要加強(qiáng)完善日常文件的記錄制度，尤其是收發(fā)文、印章使用登記制度。3.2文件歸檔價值判斷整理過程中必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定細(xì)則，刪除不符合條件的文件材料，符合條件的歸檔文件則進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化整理。不符合整理歸檔的文件材料主要有：第一，重復(fù)文件材料。重復(fù)存在的發(fā)文及外部單位收文。第二，權(quán)責(zé)之外的文件材料。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎勵非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。第三，未生效文件。未生效的文件便不需

6、要進(jìn)行整理歸檔。3.3檔案分類與保管期限的劃分檔案分類一般采用機(jī)構(gòu)或者問題分類法進(jìn)行分類。保管期限劃分為“永久”、“定期”。定期中再實行標(biāo)時制，一般分為30 年和10 年。3.4檔案整理第一，按“件”整理：“件”是檔案整理裝訂的常用單位，一般以每份文件為一件（即自然件），文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件。原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文、報告與批示等，可作為一件，（也可分開各為一件），報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。第二，檔案排列：一般遵循正文在前，定稿在后;正本在前，附件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來文在后;中文（譯文）在前，其它文字（原文）在后

7、;圖樣和文字材料混合組成的，文字材料在前，圖樣在后等。第三，同一年度的文件材料在同一保管期限內(nèi)排列，不同年度、不同保管期限的文件不能放在一起。同一保管期限內(nèi)，按照時間等其他標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行順序排列，并且排列順序應(yīng)保持相對固定。3.5檔案編號檔案編號是檔案管理的起點和基礎(chǔ)，其作用是使分類或排列更加明顯。通過對檔案資料的編號，便可以很輕松的知道檔案資料所處的位置，為今后的檔案管理以及資料的利用提供便利。檔案管理歸檔編號依據(jù)可以是分類方案也可以是排列順序，并加蓋歸檔章。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。3.6檔案編目檔案目錄的編寫應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示

8、歸檔文件的全貌。第一，件號：檔案資料在分類方案的最低一級類目內(nèi)，文件的排列順序號。第二，責(zé)任者：主要是指資料的編寫者或單位。第三，文號：簡單來說就是檔案的發(fā)文順序號，主要是年度、順序號等。第四，題名：也就是文件名，盡量與文件名稱一致。如果沒有標(biāo)題，檔案管理工作人員可根據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充擬題。第五，日期：以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如20080708等方式進(jìn)行填寫。第六，頁數(shù)：文件的總體頁數(shù)、資料中有插圖的必須單獨(dú)作為一頁。第七，備注：備注是檔案整理歸檔不可缺少的部分，對于檔案的一些說明或注意事項都需要填寫在備注里。3.7檔案裝訂裝訂要使檔案整體對齊，方便裝訂和利用，逐件裝訂，左側(cè)、下側(cè)對齊，盡量用棉線，采用“三孔一線”方式裝訂。3.8檔案裝盒第一，裝盒原則。檔案裝盒應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)編碼順序裝入檔案盒，并且要和歸檔文件目錄所標(biāo)注的排列順序一致，從而確保按照目錄中的文件條目能夠準(zhǔn)確無誤的找到檔案實體。檔案用完要及時的放回，否則會給下次查檔帶來不便。第二，檔案盒最好使用無酸紙制作，或者向我國檔案管理部門直接訂購，從而保證所保存檔案資料的安全存檔。第三，檔案盒標(biāo)注。通常情況下，在檔案盒脊或底部填寫全宗號、年度、保管期限、