公司印鑒證件檔案管理及使用程序

1、公司印鑒 /證件/ 檔案管理及使用程序目的：1. 明確公司印鑒、證件、檔案的保管程序及使用原則；2. 確保印鑒、證件、檔案使用符合公司及相關(guān)法規(guī)，保證公司權(quán)益。范圍：1. 帶有公司名稱的各種印鑒2. 各種證件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、各類許可證等）3. 財(cái)務(wù)、工程、文書(shū)檔案職責(zé)：1. 總經(jīng)理秘書(shū)1.1 負(fù)責(zé)公司印鑒的保管及加蓋，并保持相關(guān)記錄1.2 負(fù)責(zé)各種文書(shū)檔案1.3 更新部門(mén)常規(guī)報(bào)表 / 資料明細(xì)表1.4 負(fù)責(zé)啟動(dòng)并跟進(jìn)部門(mén)常規(guī)報(bào)表 / 資料明細(xì)表時(shí)效性的周期評(píng)審 工作2. 人事行政部經(jīng)理或其指定責(zé)任人負(fù)責(zé)2.1 開(kāi)具公司介紹信2.2 保管及提供公司各種證件、印鑒資料2.3 確保證件的有效性，完成相關(guān)

2、審驗(yàn)手續(xù)2.4 審批員工與外部機(jī)構(gòu)往來(lái)中，涉及個(gè)人資料 / 信息等證明的印鑒使 用申請(qǐng)3. 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)接收和保管財(cái)務(wù)檔案4. 工程部負(fù)責(zé)接受和保管工程資料5. 印鑒/ 證件使用者5.1 確保印鑒證件的安全性6. 部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)6.1 保持部門(mén)內(nèi)的印鑒及相關(guān)記錄6.2 審核和批準(zhǔn)印鑒 / 證件使用申請(qǐng)6.3 審核部門(mén)常規(guī)報(bào)表 / 資料明細(xì)表7. 法務(wù)協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)7.1 審批公司合同 / 協(xié)議的格式7.2 審批公司印鑒 /證件/ 檔案使用申請(qǐng)單8. 總經(jīng)理負(fù)責(zé)8.1 批準(zhǔn)公司印鑒 /證件/ 檔案使用申請(qǐng)單8.2 批準(zhǔn)部門(mén)常規(guī)報(bào)表資料明細(xì)表8.3 批準(zhǔn)公司印鑒 / 證件外出攜帶8.4 批準(zhǔn)公司印鑒的更換

3、申請(qǐng)程序：1 印鑒使用管理1.1 常規(guī)性報(bào)表文件資料1.1.1 公司建有 AD-002-FM部門(mén)常規(guī)報(bào)表資料明細(xì)表，該表中所 列的各項(xiàng)記錄為總經(jīng)理批準(zhǔn)的，與所列記錄有關(guān)的資料不需要 填寫(xiě) AD-003-FM公司印鑒 / 證件/檔案使用申請(qǐng)單即可加蓋公 司印鑒。1.1.2 AD-002-FM部門(mén)常規(guī)報(bào)表資料明細(xì)表中的“編號(hào)”欄由部 門(mén)縮寫(xiě)字母加兩位數(shù)字組成（如： HR01）。1.1.3 各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé) AD-002-FM部門(mén)常規(guī)報(bào)表資料明細(xì)表 的填寫(xiě)，部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后交總經(jīng)理秘書(shū)存檔備查。1.1.4 該表中所各條記錄的責(zé)任人及相關(guān)審核人員對(duì)該記錄涉及的相 關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)。1.1.5 總經(jīng)理

4、秘書(shū)確認(rèn)需加蓋印鑒的報(bào)表 / 文件/ 資料與 AD-002-FM部 門(mén)常規(guī)報(bào)表資料明細(xì)表記載的情況一致后，才可加蓋公司 印鑒，兩頁(yè)以上資料必須加蓋騎縫章。印鑒管理者和使用者均 需簽字確認(rèn)，記錄于 AD-004-FM公司印鑒使用記錄。1.1.6 如需加蓋公司印鑒的文件為機(jī)密文件不方便總經(jīng)理秘書(shū)看到（在 AD-002-FM部門(mén)常規(guī)報(bào)表 / 資料明細(xì)表中應(yīng)以星號(hào)特別 標(biāo)出），則相關(guān)人員將文件內(nèi)容用白紙覆蓋，只露出文件名 稱，總經(jīng)理秘書(shū)負(fù)責(zé)審核文件名稱是否與 AD-002-FM部門(mén)常規(guī) 報(bào)表/ 資料明細(xì)表中相符，確認(rèn)無(wú)誤后相關(guān)人員在總經(jīng)理秘書(shū) 監(jiān)督下對(duì)該文件蓋章，兩頁(yè)以上資料文件必須加蓋騎縫章。1.1

5、.7 已加蓋印鑒的常規(guī)類報(bào)表 / 文件 / 資料，因填報(bào)內(nèi)容有誤需要重 新填報(bào)后再加蓋印鑒的須按本文 1.2 條款執(zhí)行。1.1.8 各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)保持 AD-002-FM部門(mén)常規(guī)報(bào)表 / 資料明細(xì) 表的有效性，總經(jīng)理秘書(shū)負(fù)責(zé)日常運(yùn)作中對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督及審 核，如有需要，相關(guān)人員可隨時(shí)提出對(duì)明細(xì)表的修改。每半年 由總經(jīng)理秘書(shū)組織相關(guān)人員進(jìn)行一次有效性評(píng)審工作。1.2 非常規(guī)性報(bào)表 / 文件/ 資料1.2.1 必須填寫(xiě) AD-003-FM公司印鑒 / 證件/ 檔案使用申請(qǐng)單，經(jīng)相 關(guān)人員審核后由總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得授權(quán)。1.2.2 總經(jīng)理秘書(shū)對(duì)獲批準(zhǔn)的申請(qǐng)單進(jìn)行編號(hào)，并將該編號(hào)填寫(xiě)于 AD- 003-

6、FM公司印鑒 / 證件 /檔案使用申請(qǐng)單中，以便于管理、 記錄及追溯。編號(hào)由六位編碼組成， YYMMX（XYY 代表年份， MM 代表月份， XX為順序號(hào)）。1.3 部門(mén)持有的業(yè)務(wù)印鑒1.3.1 部門(mén)內(nèi)印鑒的使用需獲得部門(mén)經(jīng)理的批準(zhǔn)，并由部門(mén)經(jīng)理或其 指定人員保持 AD-004-FM公司印鑒使用記錄。1.4 印鑒申請(qǐng) / 更換/ 取消1.4.1 申請(qǐng)新制或更換公司內(nèi)印鑒，需獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)，填寫(xiě) AD-003- FM公司印鑒 /證件/ 檔案使用申請(qǐng)單，由行政部安排至市公 安部門(mén)指定地點(diǎn)制作。制作完畢的印鑒發(fā)放需保留簽字確認(rèn)的 記錄，填寫(xiě) AD-006-FM印模備案表，由人事行政部經(jīng)理或其 指定責(zé)

7、任人保留。1.4.2 財(cái)務(wù)印鑒的更換程序及所需資料按照國(guó)家及地方職能部門(mén)的相 關(guān)要求執(zhí)行。1.4.3 失效的印鑒應(yīng)獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在人事行政部經(jīng)理與責(zé)任部 門(mén)經(jīng)理共同監(jiān)督下銷毀，記錄于 AD-009-FM印鑒檔案銷毀記錄。1.5 印鑒外出攜帶1.5.1 印鑒外出攜帶必須填寫(xiě) AD-003-FM公司印鑒 /證件/ 檔案使用申 請(qǐng)單，獲總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借用。同時(shí)口頭通知總經(jīng)理秘書(shū) 說(shuō)明需攜帶印鑒外出的目的、時(shí)間及返回時(shí)間，以方便其協(xié)調(diào) 印鑒使用需求?？偨?jīng)理秘書(shū)保留 AD-004-FM公司印鑒使用記 錄。1.5.2 攜帶者須確保印鑒的使用符合公司規(guī)定，并將加蓋印鑒的報(bào)表 / 文件 / 資料的復(fù)印件

8、帶回公司存檔或描述印鑒使用范圍及內(nèi)容。 加蓋印鑒時(shí)兩頁(yè)以上資料 / 文件必須加蓋騎縫章。1.5.3 攜帶者必須隨身妥善保管公司印鑒，不得轉(zhuǎn)交他人。需在用印 后的當(dāng)日立即返回公司，并直接將印鑒及用印資料的復(fù)印件交 給總經(jīng)理秘書(shū)。 AD-004-FM公司印鑒使用記錄應(yīng)注明印鑒借 出和歸還的時(shí)間，由總經(jīng)理秘書(shū)保留該記錄。1.5.4 無(wú)論任何原因造成印鑒丟失 / 破損，攜帶者必須在第一時(shí)間向人 事行政部經(jīng)理報(bào)告，確保印鑒遺失申報(bào)的及時(shí)，防止造成對(duì)公 司的任何損失。1.6 介紹信的使用1.6.1 人事行政部經(jīng)理或其指定責(zé)任人負(fù)責(zé)開(kāi)具公司介紹信。1.6.2 所有介紹信都應(yīng)寫(xiě)明被介紹人的姓名、職務(wù)、接洽事項(xiàng)

9、、要 求、接洽單位名稱等。印刷的介紹信還要填上有效期限，留好 存根，存根內(nèi)容與介紹信內(nèi)容保持一致，有騎縫章。總經(jīng)理秘 書(shū)負(fù)責(zé)核實(shí)及用印。1.6.3 AD-002-FM部門(mén)常規(guī)報(bào)表 / 資料明細(xì)表中未明確的用于證明 公司及員工身份的介紹信需填寫(xiě) AD-003-FM公司印鑒 / 證件/ 檔 案使用申請(qǐng)單。2 證件使用管理2.1 相關(guān)部門(mén)對(duì)有關(guān)證件進(jìn)行年檢時(shí)，由人事行政部經(jīng)理將所需證件及資料準(zhǔn)備齊全交使用人員，并保留AD-005-FM公司證件 / 檔案使用記錄。2.2 相關(guān)部門(mén)需要將公司有關(guān)證件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照）的復(fù)印件提供給外部 時(shí)，需要在復(fù)印件上加蓋限制性印章，限定適用范圍、目的等。2.3 公司在辦

10、理變更、修改合同章程等工作使用證件須獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)，填寫(xiě) AD-003-FM公司印鑒 / 證件/ 檔案使用申請(qǐng)單。2.4 相關(guān)部門(mén)向可口可樂(lè)裝瓶廠或其它業(yè)務(wù)合作伙伴提供證件復(fù)印件須經(jīng) 部門(mén)經(jīng)理和人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，人事行政部經(jīng)理保留 AD-005-FM 公司證件 / 檔案使用記錄。2.5 證件外出攜帶2.5.1 證件外出攜帶均需填寫(xiě) AD-003-FM公司印鑒 /證件/ 檔案使用申 請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后向行政部借用，人事行政部經(jīng)理保 留 AD-005-FM公司證件 / 檔案使用記錄。2.5.2 攜帶者必須隨身保管公司證件，不得丟失、涂改、損壞、出 租、轉(zhuǎn)借他人，不得用于倒手轉(zhuǎn)包工程，用畢后直

11、接返回公司 立即將其交還人事行政部經(jīng)理，由人事行政部經(jīng)理保留 AD-005- FM公司證件 / 檔案使用記錄，違反上述規(guī)定需承擔(dān)相應(yīng)的法 律責(zé)任。2.5.3 無(wú)論任何原因造成證件丟失，攜帶者均須在第一時(shí)間向公司有 關(guān)人員報(bào)告，以確保證件遺失申報(bào)的及時(shí)。3 檔案管理3.1 組織機(jī)構(gòu) : 人事行政部為公司檔案專管部門(mén)，并指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、 協(xié)調(diào)和組織公司的建檔立卷工作，對(duì)檔案資料文件進(jìn)行整理、立卷、 歸檔，并建立檢索工具，提供檔案利用服務(wù)。3.2 檔案分類：3.2.1 財(cái)務(wù)檔案（或會(huì)計(jì)檔案）3.2.2 科技檔案（工程檔案和設(shè)備檔案）3.2.3 文書(shū)檔案3.3 檔案收集 / 移交/ 登記3.3.1

12、科技檔案3.3.1.1 應(yīng)由工程責(zé)任部門(mén)在工程竣工通過(guò)驗(yàn)收后向工程部移交 工程檔案。移交內(nèi)容包括：3.3.1.1.1 工程檔案移交清單；3.3.1.1.2 地下管線工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文 件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖；3.3.1.1.3 地下管線竣工測(cè)量成果；3.3.1.1.4 其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料（電子文件、工 程照片、錄像等）。3.3.1.2 歸檔的科技文件、材料必須為原件。書(shū)寫(xiě)不得用鉛筆或 圓珠筆，筆記必須工整。實(shí)驗(yàn)記錄要求使用統(tǒng)一的實(shí)驗(yàn) 記錄本，做到格式統(tǒng)一、圖樣清晰，簽字手續(xù)完備。3.3.1.3 設(shè)備檔案：工程設(shè)備： 同土建連在一起的設(shè)備檔案應(yīng)同土建工程檔案一起整理，隨

13、工程竣工文件一起收集 歸檔。外購(gòu)設(shè)備： 大型外購(gòu)設(shè)備應(yīng)由設(shè)備使用部門(mén)保留設(shè)備 的開(kāi)箱驗(yàn)收清單（或裝箱單），設(shè)備安裝 調(diào)試工作產(chǎn)生的記錄性文件和驗(yàn)收文件。3.3.1.4 新改、擴(kuò)建項(xiàng)目完工后，項(xiàng)目責(zé)任人按DD-001-PM設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)控制綱要中記錄保持的要求，將需要存檔的 文件整理后，交行政部存檔。3.3.2 財(cái)務(wù)檔案3.3.2.1 財(cái)務(wù)部需將形成的會(huì)計(jì)檔案按照歸檔要求，整理、立 卷、裝訂成冊(cè)，內(nèi)容包括：3.3.2.1.1 會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總 憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。3.3.2.1.2 會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固 定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬薄。3.3.2.1.3 財(cái)務(wù)

14、報(bào)告 類：月 度、 季度、年 度財(cái)務(wù)報(bào) 告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō) 明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。3.3.2.1.4 其他類：其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清 冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。3.3.3 文書(shū)檔案3.3.3.1 檔案管理人員收到上級(jí)的來(lái)文，填寫(xiě)AD-008-FM收文簿并打印 AD-007-FM天津津美飲料有限公司收文處 理單，由執(zhí)行副總經(jīng)理批閱。3.3.3.2 上級(jí)來(lái)文及往來(lái)重要公文，都需總經(jīng)理秘書(shū)辦理收文登 記、編號(hào)手續(xù)。3.3.3.3 上級(jí)來(lái)文及往來(lái)重要公文，登記后貼上AD-007-FM天津津美飲料有限公司收文處理單，經(jīng)執(zhí)行副總經(jīng)理簽 閱意見(jiàn)后轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)

15、傳閱和辦理。3.3.3.4 秘書(shū)應(yīng)跟蹤文件的傳閱，了解辦理情況并催辦歸檔。如 發(fā)現(xiàn)文件短少，應(yīng)及時(shí)追查。3.3.3.5 傳閱責(zé)任人應(yīng)對(duì)傳閱文件內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)與公司 TCCQS運(yùn)行相關(guān)的文件需按照 DM-003-PR外來(lái)文件管理 程序的規(guī)定填寫(xiě) DM-019-FM外來(lái)文件適用性評(píng)審記 錄進(jìn)行評(píng)審。3.4 檔案保管3.4.1 保管期限3.4.1.1 歸檔的檔案應(yīng)確定保管期限，分永久、長(zhǎng)期、短期三 種。三種保管期限的具體年限可根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)期限及實(shí) 際需求確定。永久保存：具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用及研究?jī)r(jià)值的長(zhǎng)期保存： 16-50 年短期保存： 15 年以下 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限從長(zhǎng)。3.4.1.2 各類檔案保管期限參考外來(lái)文件 LA-QG-13企業(yè)綜合檔 案室檔案保管期限表。3.4.2 財(cái)務(wù)部將財(cái)務(wù)檔案存放在檔案庫(kù)，并編制檢索工具，便于提供 利用。3.5 檔案利用（查閱 / 復(fù)制）3.3.4 查閱檔案時(shí)，不準(zhǔn)圈劃、勾點(diǎn)、污損、涂改、剪裁、抽換，更 不準(zhǔn)損壞、丟失，借閱人員要對(duì)檔案的完整、安全和使用范圍 負(fù)