中國建設(shè)銀行信貸業(yè)務(wù)手冊III8 信貸檔案管理

1、中國建設(shè)銀行信貸業(yè)務(wù)手冊 第三篇 第八章 信貸檔案管理第八章 信貸檔案管理8.1 概 述8.1.1 定義信貸檔案指建設(shè)銀行在信貸業(yè)務(wù)的受理、調(diào)查評價、審批、發(fā)放和貸后管理過程中形成的具有法律意義、史料價值及查考利用價值的資料，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等。各類信貸業(yè)務(wù)的檔案資料范圍（見附件3-8-1）。信貸檔案管理是指信貸檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。8.1.2管理原則 信貸檔案管理實行逐級建檔、統(tǒng)一管理的原則。各級行負責(zé)收集和管理本級行的信貸檔案，每筆信貸業(yè)務(wù)的全部檔案資料原則上集中在經(jīng)辦行。8.1.3 管理部門在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以前，由信

2、貸業(yè)務(wù)部門牽頭負責(zé)信貸檔案管理；在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以后，統(tǒng)一移交檔案部門管理。各級行信貸業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專（兼）職信貸檔案管理人員，對信貸檔案實行專柜保管，并負責(zé)本部門信貸檔案的收集、整理、保管和移交歸檔工作。8.1.4 分類根據(jù)信貸檔案形成和利用特點，信貸檔案可分為管理類檔案和經(jīng)營類檔案。8.1.5 保管期限信貸檔案的保管期限分永久和定期二種。各類信貸檔案的保管期限如下：1.經(jīng)營類信貸檔案的保管期限：凡屬于國家重點建設(shè)項目和具有史料價值的項目，應(yīng)永久保管；屬于一般大中型建設(shè)項目的，應(yīng)保管15年；屬于小型建設(shè)項目、流動資金貸款、個人貸款及其它信貸項目的檔案材料，應(yīng)保管5年。2.管理

3、類信貸檔案的保管期限為5年。信貸檔案的保管期限，從貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的下一年開始計算。8.2 操作程序8.2.1 整理立卷每筆信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦人員應(yīng)及時將信貸檔案材料向本部門指定的檔案管理人員移交并辦理交接手續(xù)，本部門所有信貸檔案應(yīng)集中管理。信貸檔案的整理立卷要求如下： 1.信貸檔案以信貸項目為單位組卷，材料多的可組成多個卷。卷內(nèi)資料按信貸業(yè)務(wù)管理和操作順序進行排列。 2.屬于個人貸款和流動資金貸款等形成材料較少的信貸業(yè)務(wù)，其檔案采取軟卷皮方式以卷為單位裝訂（軟卷皮封面格式見附件3-8-2），然后將若干案卷合裝一個檔案盒（檔案盒式樣見附件3-8-3），每個檔案盒可裝若干卷信貸檔

4、案。其他信貸檔案采取一卷一盒的方式，盒內(nèi)資料以件為單位裝訂。3.每個以件為單位裝訂的案卷，均應(yīng)編制信貸檔案卷內(nèi)目錄（見附件3-8-4）一式二份，其中一份放卷首，另一份作為檢索工具，在辦理移交手續(xù)時隨信貸檔案一同移交給檔案部門。4.以件為單位裝訂的案卷，每件資料首頁的左上角（留出裝訂線）應(yīng)編寫與卷內(nèi)目錄相一致的件號，同時，每件資料都應(yīng)在有效張頁正面的右上角編寫張?zhí)枺ㄈ缥募旧碛写蛴№撎柕?，不必重?fù)編寫頁號）；以卷為單位裝訂的案卷不編件號，只在卷內(nèi)每一有效張頁正面的右上角編寫張?zhí)枴?.將案卷按照“客戶信貸（建設(shè)）項目信貸業(yè)務(wù)發(fā)生時間”的順序進行分類排列。即首先區(qū)分不同的客戶，然后將同一客戶的全部信

5、貸檔案按不同的信貸（建設(shè)）項目分開，同一信貸（建設(shè)）項目下再按照信貸業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序依次進行排列。6.按照案卷的排列順序編制歸檔號。7.按以下要求逐卷填寫案卷封面和卷盒脊背各項目：（1）全宗名稱及全宗號?！叭诿Q”一欄填寫本行全稱，或?qū)⒈拘腥Q印制在固定位置；“全宗號”一欄填寫上級檔案管理部門給定本機構(gòu)的檔案全宗號。（2）經(jīng)辦部門。填寫經(jīng)辦該業(yè)務(wù)的具體部門。（3）檔案類別。填寫“管理類信貸檔案”（簡稱“管理”）或“經(jīng)營類信貸檔案”（簡稱“經(jīng)營”）。（4）客戶名稱。公司類客戶填寫單位全稱，個人類客戶填寫姓名。（5）案卷標(biāo)題。填寫標(biāo)準(zhǔn)為：甲方名稱+乙方名稱+項目名稱（或業(yè)務(wù)品種及用途）（6）合

6、同生效日和到期日。填寫信貸合同或證書正式生效和規(guī)定期限的到期日。（7）保管期限。按有關(guān)保管期限的規(guī)定填寫。（8）信貸業(yè)務(wù)辦結(jié)時間。填寫貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的時間。（9）卷內(nèi)件（張）數(shù)。以件為單位裝訂的案卷，填寫卷內(nèi)實有文件件數(shù)，其數(shù)字應(yīng)與卷內(nèi)目錄“件號”的尾數(shù)相一致；以卷為單位裝訂的案卷，填寫卷內(nèi)實有文件張數(shù)。（10）年度。填寫歸檔年度。（11）盒號。填寫檔案盒排列的順序號。（12）歸檔號。填寫本部門統(tǒng)一編制的歸檔號。（13）目錄號、案卷號。由檔案部門統(tǒng)一編制。信貸檔案中的信貸審批會議材料可以一次會議組成一卷，材料多的也可組成數(shù)卷。卷內(nèi)材料以件為單位裝訂，每一案卷均應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄

7、，一卷裝一盒，然后以會議時間順序排列案卷并編制歸檔號。立卷完成后，對于信貸業(yè)務(wù)從發(fā)放至貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢期間形成的后續(xù)歸檔材料，部門信貸檔案管理員應(yīng)隨時進行補充歸檔。 部門信貸檔案管理人員對信貸檔案資料的齊全完整負責(zé)。發(fā)現(xiàn)缺件，信貸檔案管理人員有權(quán)要求信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員按規(guī)定補齊。因特殊情況不能補齊的，信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對缺件原因作出書面說明。8.2.2 移交歸檔1.各類信貸業(yè)務(wù)檔案材料均應(yīng)在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢后一次全部歸檔。2.信貸檔案每年歸檔一次。信貸檔案管理員應(yīng)于每年3月底之前，將上一年度執(zhí)行完畢的信貸業(yè)務(wù)檔案向檔案部門移交歸檔。3.部門信貸檔案管理員應(yīng)將全部歸檔案

8、卷按照不同的保管期限分開，同一保管期限內(nèi)再區(qū)分不同的客戶以及同一客戶內(nèi)不同的信貸（建設(shè)）項目，然后按照貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的先后順序進行排列。4.移交時，部門信貸檔案管理員應(yīng)按照案卷排列順序填寫信貸檔案案卷目錄（見附件3-8-5）一式二份及信貸檔案移交表一式兩份。信貸檔案移交表經(jīng)移交部門負責(zé)人、經(jīng)手人和檔案部門接收人簽字后，由移交部門和檔案部門各執(zhí)一份。信貸檔案案卷目錄一份留本部門備查，另一份代替移交清單隨信貸檔案一同移交給檔案部門。各級行檔案部門對本行各信貸業(yè)務(wù)部門移交的信貸檔案，應(yīng)進行統(tǒng)一的分類、排列和編目。信貸檔案采用“移交部門保管期限客戶信貸（建設(shè)）項目貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)

9、執(zhí)行完畢的時間順序”的分類排列方法，即首先按移交部門分類，同一移交部門內(nèi)按照永久、15年、5年的順序排列，同一保管期限內(nèi)再區(qū)分不同的客戶以及同一客戶內(nèi)不同的信貸（建設(shè)）項目，然后按照貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的先后順序進行排列。在分類排列的基礎(chǔ)上，對同一年度已結(jié)清貸款本息或已執(zhí)行完畢的全部信貸檔案，統(tǒng)一編制分年度流水案卷號，并編制信貸檔案案卷目錄。本級行每年形成一個信貸檔案案卷順序號及一本案卷目錄。8.2.3 檔案資料的使用 各級行要建立檔案借閱管理制度。辦理檔案借閱時，應(yīng)按照檔案保密和借閱管理制度，嚴格執(zhí)行借閱范圍和履行借閱手續(xù)，保證檔案的完整和安全。建設(shè)銀行保存的各門類檔案主要供本行內(nèi)

10、部使用，外單位人員借用時，需持單位介紹信，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱使用。8.2.4 清退銷毀對于保管期滿的信貸檔案，應(yīng)由檔案部門會同信貸業(yè)務(wù)部門共同組成的鑒定小組進行鑒定，提出存毀意見。對經(jīng)鑒定需銷毀的信貸檔案，應(yīng)按照總行相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；對保管期滿但仍具有一定查考利用價值的信貸檔案，應(yīng)視情況繼續(xù)保管三年以上，確無保存價值時方可進行銷毀。附件 3-8-1信貸檔案的歸檔范圍一、管理類信貸業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍（一）客戶信用評級報告（或客戶評價報告）（原件）、擔(dān)保評價報告、信貸業(yè)務(wù)評價報告、項目評估報告、項目評估復(fù)審意見書、企業(yè)信用等級評定表及證書（復(fù)印件）（二）額度授信材料（三）與建設(shè)銀行簽定的信貸業(yè)務(wù)

11、合作協(xié)議（四）企業(yè)分立、合并、轉(zhuǎn)制（全套材料）、更名等文件（五）企業(yè)主要資產(chǎn)的權(quán)屬證明材料（六）信貸業(yè)務(wù)審批會議材料和審批項目清單（七）信貸業(yè)務(wù)審批通知書、審查表、合規(guī)性審核單、審批表（會簽審批表）等項目審批材料（八）下級行按信貸業(yè)務(wù)有關(guān)規(guī)定報送的信貸項目申報表及附屬證明材料。（九）信貸資產(chǎn)風(fēng)險分類認定工作審批記錄及下級行按信貸業(yè)務(wù)有關(guān)規(guī)定報送的申報表及附屬證明材料（十）呆壞帳核銷申報書及附屬證明材料，以及地方財政監(jiān)察專員辦事機構(gòu)審查意見和上級行的審查處理意見（十一）其它需要歸檔的材料二、經(jīng)營類信貸業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍（一） 基本材料1營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)、社會團體等機構(gòu)證明（復(fù)印件）2法定代表人身份證

12、明或法人授權(quán)委托證明書（原件或復(fù)印件）、簽字樣本（原件），法人代表更換文件，董事簽字樣本（原件）3法人（組織機構(gòu)）代碼證（復(fù)印件）、稅務(wù)登記證明（復(fù)印件）、生產(chǎn)經(jīng)營許可證（復(fù)印件）、產(chǎn)品質(zhì)量認證書（復(fù)印件）等4貸款卡（證）（復(fù)印件）、最近貸款卡查詢記錄和企業(yè)信用等級認定書5公司合同或章程（復(fù)印件）、成立文件6會計事務(wù)所出具的驗資報告，企業(yè)主要資產(chǎn)明細材料7客戶近3年及近期的財務(wù)報告（原件或復(fù)印件），以及有權(quán)部門對年度財務(wù)報表的審查證明、8信貸業(yè)務(wù)申報書9開戶證明（復(fù)印件）10有權(quán)部門批準(zhǔn)成立事業(yè)單位機構(gòu)設(shè)置的文件（復(fù)印件）11客戶信用評級報告（客戶評價報告）、企業(yè)信用等級評定表及證書（復(fù)印件）

13、12內(nèi)部授信材料13信貸資產(chǎn)風(fēng)險分類認定工作底稿和客戶背景材料14與建設(shè)銀行簽定的信貸業(yè)務(wù)合作協(xié)議15企業(yè)分立、合并、轉(zhuǎn)制（全套材料）、更名等文件16企業(yè)主要資產(chǎn)的權(quán)屬證明材料17建筑安裝企業(yè)另需材料：承建資格證書（復(fù)印件）、資質(zhì)等級證書（復(fù)印件）、建筑安裝企業(yè)施工安全資質(zhì)證（復(fù)印件）18房地產(chǎn)企業(yè)另需材料：資質(zhì)等級證書（復(fù)印件）、土地使用權(quán)證或土地使用出讓合同、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程開工許可證、商品房（預(yù)）銷售許可證（如有）19外貿(mào)企業(yè)另需材料：進出口經(jīng)營權(quán)許可證（復(fù)印件）、允許持有外匯限額的批文（復(fù)印件）20三資企業(yè)另需材料：外商企業(yè)投資登記證書（復(fù)印件）、合資外

14、方的資信調(diào)查材料21信貸業(yè)務(wù)申請書及附件（原件），有效的商品購銷合同22董事會等同意申請信貸的證明或具有同等效力的證明（原件）23第三方提供保證所需文件：（1）同意保證意向書（原件）（2）董事會同意提供擔(dān)保的決議或具有同等效力的證明（原件）（3）保證人基本情況材料，包括：營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、 法定代表人身份證明（原件或復(fù)印件）、簽字樣本（原件）、 法人組織機構(gòu)代碼證（復(fù)印件）、 貸款證（卡）（復(fù)印件）、 公司合同或章程（復(fù)印件）、 客戶近3年及近期財會報告（原件或復(fù)印件）、 有權(quán)部門批準(zhǔn)成立事業(yè)單位機構(gòu)設(shè)置的文件（復(fù)印件）、 擔(dān)保評價報告（原件）、履行保證責(zé)任通知書24抵押或質(zhì)押方式所需文件：

15、（1）同意抵、質(zhì)押意向書（原件）（2）抵押（質(zhì)）物評估報告（原件）（3）評估單位資格證明（復(fù)印件）（4）抵押物（質(zhì)物）權(quán)利證書，如土地使用權(quán)證、房屋產(chǎn)權(quán)使用證（復(fù)印件）（5）有處分權(quán)人同意抵押（質(zhì)押）的證明文件，包括：董事會同意抵（質(zhì)）押的決議或具有同等效力的證明（原件）、 第三人同意提供抵（質(zhì)）押的書面申明（原件）、 全體共有人同意抵（質(zhì)）押的證明（原件）、 海關(guān)同意抵（質(zhì)）押的聲明等（原件）、 國有資產(chǎn)管理部門對企業(yè)關(guān)鍵設(shè)備同意抵押的證明（原件）、其它有權(quán)機構(gòu)同意抵（質(zhì)）押的證明（原件）（6）抵（質(zhì)）押人有關(guān)身份證明（原件或復(fù)印件）（7）抵（質(zhì)）押物保險單據(jù)（原件或復(fù)印件）（8）抵（質(zhì)）押

16、登記證明（原件）（9）質(zhì)物不予掛失的登記證明（原件）25信貸業(yè)務(wù)評價報告（原件）26信貸審批決策文件（原件）27各類信貸合同（原件）28各類保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同（原件）29合同審計表（復(fù)印件）（如有）30核定貸款指標(biāo)通知單（放款通知書）31貸款轉(zhuǎn)存憑證（提款通知單）32信貸業(yè)務(wù)發(fā)放（辦理）后至回收期間（1）歷次信貸資產(chǎn)檢查報告及信貸后評價報告（原件）（2）提前還款申請書（3）調(diào)整利率通知書（4）信貸到期通知書（5）提前歸還貸款通知書（6）催收利息通知書（7）逾期貸款（墊款）催收通知書及回執(zhí)（8）貸款展期申請書及調(diào)查評價報告（原件）（9）展期還款協(xié)議書及擔(dān)保文件（原件）（10）貸款還款憑

17、證或外匯支付憑證（11）不良資產(chǎn)化解專題報告（原件）（12）擔(dān)保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書（原件）（13）起訴通知書回執(zhí)（原件）（14）涉及訴訟、仲裁等法律文件（原件），包括委托代理協(xié)議、起訴狀、立案通知書、答辯狀、判決書、調(diào)解書、上訴狀、撤訴申請書、財產(chǎn)保全申請書、支付保全申請書、破產(chǎn)清償申請書、強制執(zhí)行申請書、財產(chǎn)處理情況、裁定書及資產(chǎn)管理報告等文件材料（15）還款記錄、收回本息結(jié)清憑證（復(fù)印件）（16）其他需要歸檔的材料33企業(yè)歷次重大投資、經(jīng)營決策、資產(chǎn)重組、兼并等事項對我行信貸資產(chǎn)質(zhì)量影響分析報告34有權(quán)部門下達的下年度投資框架計劃或建設(shè)單位提出的下年度投資建議計劃（復(fù)印件

18、）35設(shè)備、材料訂貨合同清單（二）固定資產(chǎn)貸款另需材料1項目建議書原件及批準(zhǔn)文件復(fù)印件（如有）2可行性研究報告原件及批準(zhǔn)文件復(fù)印件3初步設(shè)計原件及批準(zhǔn)文件復(fù)印件（如有）4環(huán)保、土地、規(guī)劃、安全生產(chǎn)等部門的批準(zhǔn)文件5核準(zhǔn)受理通知書、核準(zhǔn)批準(zhǔn)文件、企業(yè)中長期發(fā)展建設(shè)規(guī)劃及其批準(zhǔn)文件復(fù)印件（如有）6項目概算材料（原件或復(fù)印件）7項目融資意向（原件）、自籌資金證明、其他銀行貸款審批文件或項目其他資金來源證明文件8貸款意向書（含意向性貸款承諾書）、貸款承諾書（復(fù)印件）9項目立項計劃及年度投資計劃及貸款計劃下達文件（原件或復(fù)印件）10申請政府補助、轉(zhuǎn)貸、貼息的資金申請報告及其批準(zhǔn)文件原件（如有）11信貸業(yè)

19、務(wù)發(fā)放（辦理）后至回收期間（1）項目建設(shè)過程中的各種動態(tài)材料（2）項目年度財務(wù)計劃及財務(wù)決算（3）開工報告及批復(fù)（如有）（4）竣工驗收報告（如有）（5）竣工決算及批復(fù)（如有）12貸款經(jīng)營主責(zé)任人報告 （四）房地產(chǎn)開發(fā)貸款另需材料1購建住房合同、協(xié)議或其它證明文件（復(fù)印件）2開發(fā)建設(shè)項目可行性研究報告及批準(zhǔn)文件（復(fù)印件）3開發(fā)建設(shè)項目擴建設(shè)計及批準(zhǔn)證件（復(fù)印件） 4有權(quán)部門批準(zhǔn)的項目建設(shè)、實施和開發(fā)的文件和計劃（復(fù)印件）5開工許可證（復(fù)印件）6預(yù)售許可證（復(fù)印件）（五）商業(yè)匯票承兌另需材料1商業(yè)承兌匯票留存聯(lián)（復(fù)印件）2商品交易合同3銀行承兌協(xié)議（原件）、保證金交存憑證（復(fù)印件）4墊款通知書5對

20、連續(xù)申請承兌的客戶，還應(yīng)保存上一次商品、勞務(wù)交易確已履行的證明，如增值稅發(fā)票（復(fù)印件）、貨運憑證（復(fù)印件）等。（六）票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)另需材料1申請貼現(xiàn)的商業(yè)匯票（正面及背面復(fù)印件）2申請人與其前手之間的增值稅發(fā)票和商品發(fā)運單據(jù)（復(fù)印件），或者其他能夠證明票據(jù)合法持有的證明3會計部門對票據(jù)合法有效性審查的反饋意見及票據(jù)真實性查詢記錄4貼現(xiàn)憑證留存聯(lián)及貼現(xiàn)業(yè)務(wù)會審單（復(fù)印件）5企業(yè)存款帳戶對賬單（復(fù)印件）（七）保證業(yè)務(wù)另需材料1交存保證金的會計憑證（原件）2出具保函協(xié)議書（原件）3反擔(dān)保函4墊款通知單5收回并注銷的保函（原件）6企業(yè)存款帳戶對賬單（復(fù)印件）7其它有關(guān)材料如投標(biāo)須知、中標(biāo)通知、邀請投標(biāo)通

21、知等（八）信貸證明另需材料銀行信貸證明書（原件）出具銀行信貸證明協(xié)議書（原件）如發(fā)放貸款，有關(guān)流動資金貸款的所有資料（九）銀團貸款另需銀團貸款合同（原件）及有關(guān)文件（十）外匯貸款另需材料1外匯貸款項目推薦函（原件）2進出口貿(mào)易融資額度申請書（原件）3進出口許可證、批文等4一級分行推薦外匯貸款項目情況表5外匯貸款項目備選通知書6外匯貸款項目報批函7地方外匯管理分局委托我行籌資的函8地方外匯管理分局委托我行籌資的批文9不可撤銷現(xiàn)匯擔(dān)保書10不可撤銷人民幣擔(dān)保書11不可撤銷外匯額度擔(dān)保書12外匯貸款工貿(mào)協(xié)議書13設(shè)備技術(shù)等進口的商務(wù)合同及貿(mào)易商務(wù)合同14外匯借款合同15轉(zhuǎn)貸協(xié)議（原件）16進出口貿(mào)易

22、融資合同（原件）17配套資金落實情況18項目貸款專戶報告19項目貸款工作大事記（十一）汽車貸款另需材料1與建設(shè)銀行特約經(jīng)銷商簽訂的購車合同或協(xié)議（復(fù)印件）2法人購車計劃落實證明文件（復(fù)印件）3購車發(fā)票（原件）、行駛證（復(fù)印件）、保險單證（復(fù)印件）4購車自籌資金證明及有關(guān)車輛、牌照證明文件5有效身份證明（復(fù)印件）6借款人穩(wěn)定經(jīng)濟收入或償債能力證明（原件）、納稅證明材料7個人客戶信用評價報告8還款承諾書（十二）個人住房貸款另需材料1房屋銷售許可證（現(xiàn)房）或房屋預(yù)售許可證（期房）（復(fù)印件）2開發(fā)商或售房單位的階段性連帶責(zé)任承諾材料（原件3商品房預(yù)售合同或商品房出售合同（還款前保存原件，還款后保存復(fù)印件）4有效身份證明（復(fù)印件）5住房保險單（還款前保存原件，還款后保存復(fù)印件）6已交付首付款的有關(guān)證明7借款人穩(wěn)定經(jīng)濟收入或償債能力證