物業(yè)公司收樓入伙操作流程

1、物業(yè)公司收樓入伙操作流程1 總則1.1 有序組織業(yè)戶入伙，提供便捷、高效的顧客服務(wù)，是地產(chǎn)銷售和后續(xù)物業(yè)服務(wù)的重要內(nèi)容，地產(chǎn)公司所在項目部、營銷中心和物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)相互配合，嚴(yán)密策劃和組織新項目的業(yè)戶集中入伙工作。1.2 新項目集中入伙工作由地產(chǎn)區(qū)域公司、營銷中心主導(dǎo)，物業(yè)服務(wù)中心全力配合。1.3 物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)配合地產(chǎn)所在項目部履行房屋保修義務(wù)，在保修期內(nèi)工程質(zhì)量問題必須得到及時、有效的處理，切實(shí)維護(hù)業(yè)戶合法權(quán)益和中民置業(yè)的品牌形象。2 相關(guān)職責(zé)界定2.1 物業(yè)區(qū)域分公司運(yùn)營總監(jiān)（副總經(jīng)理）協(xié)同地產(chǎn)營銷中心負(fù)責(zé)組織成立交樓入伙工作小組，制定交樓入伙工作方案，組織交樓準(zhǔn)備工作，確定入伙時間。2

2、.2 項目所在地產(chǎn)營銷部、項目部、財務(wù)部、施工單位參與入伙工作。2.3 物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)具體編制物業(yè)入伙方案，按計劃準(zhǔn)備及組織實(shí)施入伙管理工作。2.4 物業(yè)區(qū)域分公司、物業(yè)管理部負(fù)責(zé)各項目入伙管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.5 地產(chǎn)所在項目部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)監(jiān)理公司和施工單位參與交樓驗(yàn)收工作。3 工作程序3.1 成立入伙工作小組3.1.1 組成人員：由地產(chǎn)所在項目部總經(jīng)理、營銷總監(jiān)、物業(yè)區(qū)域公司運(yùn)營總監(jiān)（副總經(jīng)理）和物業(yè)服務(wù)中心主任組成，營銷總監(jiān)、物業(yè)區(qū)域公司運(yùn)營總監(jiān)（副總經(jīng)理）擔(dān)任組長，物業(yè)服務(wù)中心主任擔(dān)任副組長。3.1.2 人員分工：接待組(負(fù)責(zé)客戶引導(dǎo)、業(yè)戶身份核驗(yàn)、資料接收及發(fā)放)、收費(fèi)組、驗(yàn)收組、

3、發(fā)鑰匙組、咨詢及后勤保障組，入伙當(dāng)天現(xiàn)場總指揮為物業(yè)服務(wù)中心主任。3.2 入伙策劃3.2.1 在入伙前，入伙須知及其它需提示的內(nèi)容與入伙通知書一起由地產(chǎn)營銷中心向業(yè)戶送發(fā)，向業(yè)戶明示入伙須知信息。3.2.2 物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)配合項目營銷中心做好業(yè)戶集中入伙工作，擬訂項目集中入伙方案。項目集中入伙方案經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心主任和項目所在公司營銷部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，報物業(yè)區(qū)域公司、物業(yè)總部管理部備案。物業(yè)總公司收到入伙方案的日期應(yīng)與預(yù)定的入伙日期至少提前25天。3.2.3 入伙過程中涉及的所有收費(fèi)項目，且在房產(chǎn)銷售合同中未明確約定的，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)必須在入伙方案審批前報物業(yè)總公司批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。3.2.4 新

4、項目集中入伙方案中應(yīng)包含對可能的緊急的識別、評價，以及相應(yīng)的處置預(yù)案，并對全體入伙參與人員進(jìn)行有效培訓(xùn)。3.2.5 入伙方案的內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：a) 入伙的時間及實(shí)施地點(diǎn)；b) 入伙工作目標(biāo)及接待能力要求；c) 入伙手續(xù)辦理的流程；d) 接待現(xiàn)場布置要求；e) 可能緊急情況及處置預(yù)案要求；f) 負(fù)責(zé)入伙工作的人員安排及職責(zé)；g) 入伙過程中使用的文件和表格；h) 入伙準(zhǔn)備工作的安排及要求；I) 所需費(fèi)用預(yù)算。3.3 交樓入伙準(zhǔn)備工作3.3.1 人員培訓(xùn)a) 按人員分工，明確各組的任務(wù)及與其它組的銜接要求；b) 對工作流程、注意事項及入伙中業(yè)戶普遍關(guān)注的收費(fèi)、驗(yàn)收、房屋質(zhì)量保修、裝修等問題進(jìn)行

5、培訓(xùn)，參考依據(jù)為服務(wù)中心客服部擬寫入伙工作統(tǒng)一說辭。3.3.2 入伙發(fā)放資料及記錄的準(zhǔn)備交樓入伙工作小組在業(yè)戶入伙前15 個工作日準(zhǔn)備好用于入伙的必要的資料，并由物業(yè)服務(wù)中心整理匯總備用。1)入伙發(fā)放資料包括(不限于)：a) 入伙通知書（營銷）；b) 入伙須知（營銷）；c) 入伙流程圖(營銷)；d) 業(yè)主臨時公約（物業(yè)）；e) 住戶手冊（d、e項可匯編為一本）；f) 房屋質(zhì)量保證書（地產(chǎn)）；g) 房屋使用說明書（地產(chǎn)）；h) 物業(yè)管理費(fèi)批文；i) 物業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)文本（物業(yè)）；j) 裝修手冊（物業(yè)）。2) 記錄包括(不限于)：a) 業(yè)戶情況登記表；b) 入伙流程簽認(rèn)單；c) 區(qū)域防火責(zé)任書

6、；d) 房屋交接驗(yàn)收表；e) 整改項目報告。3.3.3 入伙前與業(yè)主的溝通為了使入伙工作順利開展，在地產(chǎn)項目所在營銷中心寄發(fā)入伙通知書時，將業(yè)主須知的相關(guān)資料一同寄發(fā)。3.3.4 入伙現(xiàn)場環(huán)境布置要求a) 總體環(huán)境應(yīng)布置成喜慶、熱烈的場面（紅色背影），襯托出中民品牌及企業(yè)文件；b) 入伙辦理的區(qū)域必須保持干凈衛(wèi)生、井然有序，必要時采用燈籠、彩旗、彩帶、擺放花籃、盆栽花木等進(jìn)行裝飾；c) 入伙現(xiàn)場辦理地址、辦理時間、入伙注意事項、入伙流程等標(biāo)識，相關(guān)場地、道路應(yīng)有明顯、溫馨的指路牌；d) 工作人員按分工不同應(yīng)有明確的工作區(qū)域，避免出現(xiàn)慌亂現(xiàn)象、服務(wù)人員著裝整齊，精神飽滿；e) 在許可條件下，現(xiàn)場

7、設(shè)置盡量考慮滿足人們輕松地等候或進(jìn)行辦理入伙的環(huán)境；f) 辦公現(xiàn)場資料擺放整齊有序。3.4 入伙手續(xù)的辦理備注：此表為業(yè)主到達(dá)現(xiàn)場時由交房陪同人員發(fā)放，業(yè)主按表中項目順序逐項辦理，每辦理一項必須由經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，不得跨越項目順序辦理，辦理完畢由最后一項經(jīng)辦人核對所有簽名并回收。3.4.2 地產(chǎn)所在項目營銷中心、財務(wù)部負(fù)責(zé)核對業(yè)戶入伙通知書，查驗(yàn)以下業(yè)戶證件并填寫業(yè)主資料：QQ截圖20150605181422.png (69.71 KB, 下載次數(shù): 0)下載附件  保存到相冊 入伙手續(xù)的辦理前天 18:16 上傳項目        內(nèi)

8、容        處理狀況        經(jīng)辦人驗(yàn)證填表        交房通知書        驗(yàn)收確認(rèn)、回收存檔                身份證或護(hù)照、戶口本、結(jié)婚證（被委托人需要出示身份證原件及業(yè)主委托書等）        與合同業(yè)主資料相符，復(fù)印存檔       

9、        填寫業(yè)主資料登記表        業(yè)主填寫完整、交物業(yè)核查后存檔        繳交費(fèi)用        根據(jù)產(chǎn)權(quán)面積測算，存在面積差的簽定合同補(bǔ)充協(xié)議        補(bǔ)充協(xié)議一式三份                根據(jù)合同約定繳交專項維修資金與管道燃?xì)忾_戶費(fèi)      &#

10、160; 代收款，開收據(jù)                根據(jù)產(chǎn)權(quán)面積測算，存在差額的按合同約定處理產(chǎn)權(quán)面積差價        核對、開發(fā)票收款        物管簽繳        簽署遵守業(yè)戶手冊及管理規(guī)約承諾書收取業(yè)戶手冊及臨時管理規(guī)約        業(yè)主簽字，回執(zhí)存檔            &

11、#160;   簽署區(qū)域防火責(zé)任協(xié)議書、XX裝修承諾書        業(yè)主簽字，存檔                商品房住宅質(zhì)量保證書商品房住宅使用說明書        業(yè)主簽收，雙方各執(zhí)一份                預(yù)交物業(yè)管理費(fèi)、裝修保證金等        開發(fā)票收款    &

12、#160;           填寫銀行卡代扣單據(jù)        用于物業(yè)費(fèi)代扣        業(yè)主驗(yàn)房        業(yè)主驗(yàn)房        工程人員、物業(yè)人員陪同                填寫房屋交接驗(yàn)收表        業(yè)主簽字    &

13、#160;   復(fù)核確認(rèn)鑰匙兩書        發(fā)放鑰匙及禮品并簽收（A鑰匙  條，B鑰匙 條，C信箱鑰匙條）        業(yè)主簽字                填寫房屋交接書        業(yè)主簽字                填寫鑰匙托管承諾書    

14、0;   業(yè)主簽字        a) 購房合同原件；b) 業(yè)戶身份證或護(hù)照原件；c) 單位購房的查驗(yàn)須出示單位營業(yè)執(zhí)照副本；d) 委托他人辦理的須出示業(yè)戶委托書，并留存。3.4.3a)確認(rèn)業(yè)戶身份無誤后，營銷部向業(yè)戶簽發(fā)交房流程表。b)地產(chǎn)財務(wù)部根據(jù)產(chǎn)權(quán)面積測算，存在面積差的簽定合同補(bǔ)充協(xié)議，存在差額的按合同約定處理產(chǎn)權(quán)面積差價；c) 地產(chǎn)財務(wù)部根據(jù)合同約定繳交專項維修資金與管道燃?xì)忾_戶費(fèi)。3.4.4 物業(yè)入伙接待組a) 核對入伙通知書，并留存根聯(lián)；b) 留存業(yè)戶證件復(fù)印件，填寫業(yè)戶情況登記表，簽署區(qū)域防火責(zé)任書；c) 與業(yè)戶簽定業(yè)戶手冊及臨

15、時管理規(guī)約；d) 經(jīng)辦人在業(yè)戶手冊及臨時管理規(guī)約最后一頁遵守業(yè)戶手冊及管理規(guī)約承諾書簽字確認(rèn)；e) 請業(yè)戶在入伙流程簽認(rèn)單文件欄上簽字確認(rèn)。3.4.5 收費(fèi)組依照法規(guī)、政府批文和公司要求，收取物業(yè)管理費(fèi)等有關(guān)費(fèi)用，并與業(yè)戶共同在入伙流程簽認(rèn)單收費(fèi)欄簽字確認(rèn)。3.4.6 驗(yàn)收組a) 在業(yè)戶交納完入伙費(fèi)用后，驗(yàn)收組通知水電工開通該業(yè)戶物業(yè)的水電，攜同施工單位、監(jiān)理公司，與業(yè)戶對房屋進(jìn)行驗(yàn)收；b) 將水電表初始讀數(shù)及驗(yàn)收情況登記在房屋交接驗(yàn)收表中；c) 房屋驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收組與業(yè)戶在房屋交接驗(yàn)收表及入伙流程簽認(rèn)單中簽字確認(rèn)；d) 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題，按3.6 進(jìn)行。驗(yàn)收完成后驗(yàn)收組與業(yè)戶在房屋交接驗(yàn)收表

16、及入伙流程簽認(rèn)單中注明并簽字確認(rèn)。3.4.7 鑰匙發(fā)放組a) 房屋驗(yàn)收無問題或業(yè)戶要求在搬入后再行維修的，鑰匙發(fā)放組將業(yè)戶房屋鑰匙全部交給業(yè)戶；b) 房屋驗(yàn)收有問題的，鑰匙發(fā)放按3.6 進(jìn)行。組在將業(yè)戶房屋鑰匙交給業(yè)戶時，經(jīng)業(yè)戶同意留下一套鑰匙(在收樓問題整改報告中記錄)，供維修使用；c) 業(yè)戶領(lǐng)取鑰匙后，在鑰匙領(lǐng)取登記表及入伙流程簽認(rèn)單上簽字確認(rèn)；鑰匙托管的，填寫鑰匙托管承諾書，在表單備注欄注明；d) 交房管家將住戶手冊、裝修手冊、房屋質(zhì)量保證書、房屋使用說明書發(fā)給業(yè)戶保存，并請業(yè)戶在入伙資料交收登記表上的“入伙資料收取欄”簽字確認(rèn)，入伙手續(xù)辦理完畢。3.5 所有資料和業(yè)戶檔案由物業(yè)服務(wù)中心

17、負(fù)責(zé)收集、整理和保存。3.6 房屋交收問題的整改3.6.1 驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題時，業(yè)戶在房屋交接驗(yàn)收表中記錄交給驗(yàn)收人員，將鑰匙委托給驗(yàn)收人員便于維修，并在回執(zhí)欄中填寫相關(guān)記錄并保留回執(zhí)欄；3.6.2 物業(yè)服務(wù)中心根據(jù)房屋交接驗(yàn)收表內(nèi)容向地產(chǎn)驗(yàn)收整改維修隊下達(dá)工程維修作業(yè)單，地產(chǎn)公司所在項目部須督促盡快維修，以免影響業(yè)戶裝修；3.6.3 維修完成并通過物業(yè)服務(wù)中心檢驗(yàn)后，物業(yè)服務(wù)中心聯(lián)系業(yè)戶前來復(fù)驗(yàn)，向業(yè)戶交回所保留的鑰匙并請其在房屋交接驗(yàn)收表中簽字確認(rèn)。3.7 集中入伙辦理過程中，地產(chǎn)公司所在項目部、營銷中心、物業(yè)服務(wù)中心必須確保：任何存在疑慮或不滿意見的業(yè)戶均能及時地與公司高層管理人員溝通，避免現(xiàn)場服務(wù)人員的