探究基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

1、探究基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑姜安民，大慶市紅崗區(qū)疾病預(yù)防控制中心【摘要】隨著現(xiàn)代社會發(fā)展速度的不斷加快，基層事業(yè)單位要想提髙自身的實(shí)力，就必須 要不斷加大對檔案管理的重視度，不斷對現(xiàn)有的檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，這樣基 層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的速度才能得到提升。本文就基層事業(yè)單位檔案管理 現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行研究，希望能夠在一定程度上提高基層事業(yè)單位檔案管理的 水平?！娟P(guān)鍵詞】基層事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化；隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算技術(shù)發(fā)展速度的不斷提升，基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的速 度已經(jīng)開始變得越來越快了，要想提高檔案管理的準(zhǔn)確率，我們就必須要不斷提高檔案管理 的水平，這樣檔案信息傳

2、遞的速度才能得到提升，檔案管理的效率才能得到提高?，F(xiàn)在我國 基層事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的時候仍舊存在著很多問題，針對這些問題我們必須要找到解 決的措施，這樣基層事業(yè)單位檔案的公共服務(wù)性才能得到提高。一、基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問題1檔案管理制度不夠完善現(xiàn)在我國檔案事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的時候仍舊有很多不足z處，比如：檔案組卷不 一致、檔案卷序號，標(biāo)題不完善等的現(xiàn)彖，甚至在基層事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中還 存在檔案資料沒有目錄的現(xiàn)象。很多一層事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行管理的時候，還仍舊存在著 保密、收集等相關(guān)管理措施不科學(xué)等現(xiàn)象，這種現(xiàn)象嚴(yán)重的制約了我國檔案發(fā)展的速度，很 多基層事業(yè)單位的檔案

3、管理人員在對檔案進(jìn)行管理的時候，經(jīng)常出現(xiàn)對于一些管理制度留于 表面工作的現(xiàn)象，針對這種現(xiàn)象我們必須要對其進(jìn)行改進(jìn)，這樣檔案的可靠性才能得到提升。2檔案檢索效率比較低現(xiàn)在很多事業(yè)單位仍舊采用手工檢索的方式來對檔案進(jìn)行檢索，這種方法不僅嚴(yán)重的拉 低了檔案管理的效率，述在一定程度上拉低了檔案檢索的速度。隨著計算機(jī)應(yīng)用范闔的不斷 擴(kuò)大，很多事業(yè)單位也逐漸開始釆用計算機(jī)檢索的方式來對檔案進(jìn)行檢索，但是很多基層事 業(yè)單位在進(jìn)行計算機(jī)檢索方式運(yùn)用的時候出現(xiàn)了非常大的理解偏差，這就使得很多基層部門 不斷加大對檢索工具開發(fā)的投入力度，不斷增加檔案檢索的工具，認(rèn)為越多的檔案檢索工具 就代表檔案管理的速度就會變得越

4、來越快，但是在進(jìn)行實(shí)際的檔案檢索的過程屮，我們可以 發(fā)現(xiàn)檔案檢索的效率，并不是以檢測數(shù)暈多少來確定的，而是由檢測設(shè)備的精準(zhǔn)度決定的。3檔案利用率低、管理人員意識薄弱盡管檔案管理對基層事業(yè)單位的發(fā)展改革具有很重要的作用，有利于基層事業(yè)單位回顧 過去，學(xué)習(xí)從前有利于未來工作的開展，不管是經(jīng)濟(jì)效益還是社會影響都能在無形屮給事業(yè) 單位帶來提高，但是長期以來許多基層事業(yè)單位并沒有有效地利用檔案屮的資源信息，管理 人員的意識也很薄弱，忽視了這方面的管理，也損失其中隱含的效益。二、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵及要求1實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理的無紙化21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，信息大爆炸的時代。隨著計算機(jī)

5、信息技術(shù)的不斷發(fā)展和 普及，多樣化的文字的保存形式與日俱增，無紙化的信息儲存形式越來與深入人心，傳統(tǒng)儲 存媒介大都是以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，無紙化檔案儲存技術(shù)的發(fā)展讓檔案管理更加地方便快捷，同 時又能節(jié)約資源做到環(huán)境友好型的發(fā)展。2加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化、微縮化我們必須要不算提高檔案管理的數(shù)字化和微縮化，在進(jìn)行基層爭業(yè)單位檔案管理的時候, 必須要不斷加大對計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用力度，這樣才能夠快速的將檔案的文字和圖形轉(zhuǎn)化為電 子檔案，讓檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，然后再通過微縮技術(shù)來將電子檔案轉(zhuǎn)化微電子文件，這樣不僅 可以降低檔案的管理成本，同時還能夠在一定程度上提高檔案的效率和正確性。傳統(tǒng)的檔案 管理方式不僅非常占空問

6、，檔案檢索的效率還非常低，甚至如果保管不當(dāng)?shù)脑掃€有可能會導(dǎo) 致檔案出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，因此我們必須要不斷加強(qiáng)對檔案信息化管理的重視度，這樣檔案的 保存壽命才能得到延長。3促進(jìn)檔案管理的市場化基層事業(yè)單位檔案管理是記錄社會發(fā)展，歷史進(jìn)程的關(guān)鍵手段。是一個服務(wù)當(dāng)代、惠及 后世的長遠(yuǎn)大計，是十分珍貴的不可再生的信息資源獲取手段。我們應(yīng)當(dāng)促進(jìn)檔案管理的市 場化運(yùn)作，這樣做不僅能夠提高普通大眾對于檔案管理的保護(hù)意識，進(jìn)一步完善皋層事業(yè)單 位檔案管理的機(jī)制，還能進(jìn)一步發(fā)掘檔案材料的價值，最人限度利用檔案的優(yōu)勢。三、現(xiàn)代化手段在基層事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用1完善檔案檢索體系在檢索檔案時目錄起到了很大的作用，隨著

7、當(dāng)今科技的發(fā)展，目錄管理也發(fā)生了巨大的 變化，我們可以開發(fā)專門的軟件對檔案目錄以及有關(guān)的分類標(biāo)準(zhǔn)，借助計算機(jī)，實(shí)現(xiàn)電腦自 動對其進(jìn)行匯總與統(tǒng)計。這樣既能方便文檔檢索，乂能縮短檢索時間，提高工作效率。2在管理檔案庫房時應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，基層事業(yè)單位在檔案管理方面建立了相應(yīng)的管理系統(tǒng)，利 用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，維護(hù)檔案管理的環(huán)境，嚴(yán)格控制庫房溫度、適度、防火防 盜等，采用智能化手段對檔案庫房進(jìn)行現(xiàn)代化管理，建立一套現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房對應(yīng)的 管理體系，有效地保護(hù)檔案。3加強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的輔助工作基層事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)工作流程包括收集、保存、整理、鑒定、運(yùn)用、

8、統(tǒng)計等。在基層 事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的整個流程中，產(chǎn)生了很多檔案信息，造成檔案管理工作繁瑣難，因此我 們要加強(qiáng)基層事業(yè)單位業(yè)務(wù)的輔助工作，這樣既方便工作人員執(zhí)行操作，乂能及時將檔案存 儲入庫，確保信息的實(shí)時性。4利用電子存儲技術(shù)促進(jìn)基層事業(yè)單位檔案向無紙化發(fā)展基層事業(yè)單位檔案的無紙化發(fā)展首先，應(yīng)應(yīng)利用現(xiàn)代科技建立系統(tǒng)完善的數(shù)據(jù)庫，使檔 案管理更加的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。英次，對咅像信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，加快存儲讀取的速度。再 者就是加強(qiáng)授權(quán)管理，給基層事業(yè)單位檔案管理提供最大的便利。5建立并完善基層事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)時代，基層事業(yè)單位應(yīng)抓住機(jī)遇，促進(jìn)由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存模 式向現(xiàn)

9、代化管理模式轉(zhuǎn)型,跟上時代步伐，滿足工作需求?；鶎邮聵I(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展導(dǎo)向， 建立適當(dāng)范圍的局域網(wǎng)，這樣既能有效地保護(hù)信息資源的管理，又能提高檔案資源的利用率, 從而提高共享率，創(chuàng)造最大效益。四、基層事業(yè)單位檔案管理屮現(xiàn)代化手段問題及改進(jìn)建議雖然依靠現(xiàn)代化科技，利用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以使事業(yè)單位的檔案管理工作在很大程 度上節(jié)約工作時間，提高工作效率以及準(zhǔn)確率，但是同時也存在很多問題。我國對文檔管理 標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一的問題。文件通過文檔口時，會將文件的前面兩個階段當(dāng)作文件，后面兩個階 段當(dāng)做檔案，導(dǎo)致文檔操作各個階段相互獨(dú)立，致使文檔分離。最后，要加大基層事業(yè)單位 檔案管理研究力度，引進(jìn)復(fù)合型人才，

10、開發(fā)新型軟件，提高檔案管理工作效率，及時檢測評 估網(wǎng)絡(luò)安全，確保檔案的安全可靠。五、總結(jié)綜上所述，在對基層事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的過程中，我們必須要対傳統(tǒng)的方案管理方 法進(jìn)行創(chuàng)新，不斷引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，這樣基層事業(yè)單位檔案管理的水平才能得到提 高?；鶎邮聵I(yè)單位必須要對現(xiàn)有的檔案管理體制進(jìn)行改進(jìn)，這樣基層事業(yè)單位檔案管理事業(yè) 的發(fā)展速度才能得到提升，基層事業(yè)單位發(fā)展的速度才能變得越來越快。有關(guān)部門必須要不 斷加大對檔案管理人才培養(yǎng)的重視度，這樣基層事業(yè)單位檔案人才隊(duì)伍才能得到擴(kuò)大，實(shí)現(xiàn) 檔案現(xiàn)代化的速度才能得到提升。參考文獻(xiàn)趙建國解析梁式轉(zhuǎn)換層建筑施工技術(shù)分析j.工程技術(shù)：引文版， 2016(12