物資驗收管理制度

1、物資驗收管理制度1 總則1.1 本制度規(guī)定了公司物資驗的依據(jù)、時限、組織方式、程序及 不合格物資的處理方法1.2 本制度適用于 XX 公司的物資驗收管理工作。2 職責2.1 商務(wù)管理部：除勞保類、零星辦公用品外 ,公司所有的設(shè)備、 消耗材料等物資驗收歸口管理部門， 組織、 實施物資全過程驗收。2.2 庫房管理員： 負責核對物資的數(shù)量、 規(guī)格、種類、 生產(chǎn)廠家、 生產(chǎn)日期、標簽、外包裝等進行核對驗收。2.3 使用部門（單位） ：按照驗收規(guī)范、訂貨協(xié)議和質(zhì)量要求， 進行檢驗或試驗，并填寫檢驗報告單。2.4 基建管理部：負責機組大小修、技改、基建等重要物資的質(zhì) 量驗收，并填寫檢驗報告單。3 管理內(nèi)容

2、與要求3.1 物資驗收的依據(jù)3.1.1 物資采購計劃。3.1.2 訂貨合同、技術(shù)協(xié)議。3.1.3 供貨單位的裝箱單、發(fā)票、貨運單、圖紙、隨機資料、合 格證等。3.1.4物資驗收規(guī)范：使用部門應(yīng)根據(jù)待驗物資的重要性及特性等，制定相關(guān)物資的驗收規(guī)范作為驗收的依據(jù)3.2 物資到庫驗收的時限（按工作日計算）3.2.1大型、新型設(shè)備和專用備品、材料在到貨后七天內(nèi)驗收完畢；3.2.2低值易耗品及主要輔機備品配件在到貨后四天內(nèi)驗收完畢；3.2.3一般機電產(chǎn)品、消耗材料到貨后三天內(nèi)驗收完畢；3.2.4批量進口物資的驗收，應(yīng)根據(jù)具體情況，一般不得超過十五天；3.2.5物資到貨后 , 采購員立刻電話或書面通知使用

3、部門， 在驗收規(guī)定時限內(nèi)，若使用部門未協(xié)同采購員進行驗收，則視為使用部 門默認到貨物資合格， 由物資待驗區(qū)轉(zhuǎn)為入庫， 并作好詳細記錄， 同時把詳細情況報送計劃經(jīng)營部進行登記考核.后續(xù)引發(fā)的責任問題由使用部門承擔。3.2.6 對于物理試驗和化學成分試驗的物資，相關(guān)部門應(yīng)在 10 日 內(nèi)驗收完畢，需要委托國家相關(guān)專業(yè)部門驗收的，由相關(guān)部門負 責處理，并在 15 日內(nèi)完成驗收工作。3.3 驗收的分級及參加人員3.3.1 設(shè)備類：大型（價值 10 萬元以上）及專用設(shè)備驗收時必 須由使用部門點檢工程師以上、工程技術(shù)檔案管理員、商務(wù)管理 部采購員、庫房保管員及供應(yīng)廠商共同參加驗收；小型通用設(shè)備（10 萬元

4、以下）驗收時由使用部門（單位）技術(shù)管理人員、商務(wù) 管理部采購員、庫房保管員等共同參加驗收。3.3.2 備品配件：3.3.2.1 主機、主要輔機備品配件、零星進口件驗收時，必須由 使用部門（單位）點檢工程師以上、商務(wù)管理部采購員、庫房保 管員參加驗收。3.3.2.2 一般備品配件由使用部門點檢員以上人員、商務(wù)管理部 采購員、庫房保管員參加驗收。3.3.3 低值易耗品、 消耗材料： 由使用人員、 商務(wù)管理部采購員、 庫房保管員參加驗收。3.3.4 對于危險品物資必要時應(yīng)還必須有基建管理部參加，并當 日到貨當日驗收，不得過夜。3.4 物資驗收的程序和要求3.4.1 驗收程序：3.4.1.1 倉庫保管

5、員檢查供方的 送貨單是否已注明物資的編碼、 名稱、數(shù)量、規(guī)格和訂單編號等內(nèi)容。3.4.1.2 倉庫保管員檢查供方提供的質(zhì)量證明文件其是否已提 供，文件是否齊全。3.4.1.3 倉庫保管員核對采購入庫物資是否與采購合同的數(shù) 量、規(guī)格和種類相符，有無超訂單或無訂單的現(xiàn)象。3.4.1.4 倉庫保管員檢查其外包裝上是否已按要求貼上物資標 簽，標簽上是否已標明物資編碼、名稱、數(shù)量、規(guī)格、生產(chǎn)廠商和生產(chǎn)日期等內(nèi)容3.4.1.5 倉庫保管員抽查其包裝內(nèi)的數(shù)量、規(guī)格、種類是否與所貼 的標簽一致。3.4.1.6 使用部門質(zhì)量檢驗人員接到通知后，按訂貨協(xié)議和質(zhì)量 要求，進行檢驗和試驗，檢驗后應(yīng)做檢驗記錄，并填寫物

6、資驗收 單，檢驗報告一式兩份，一份歸商務(wù)管理部保管，另一份歸使用 部門保管。3.4.1.7 質(zhì)量檢驗人員對其合格與否不能作出判定時，應(yīng)立即呈 報上級主管，由上級主管作出判定3.4.1.8 未檢驗物資存放于待驗區(qū)3.4.1.9 不合格物資存放于不合格品區(qū)， 由采購人員負責處理不合 格物資的退貨。3.4.2 實物驗收驗收：對實物驗收，包括數(shù)量和質(zhì)量兩個方面3.4.2.1 物資數(shù)量驗收： 數(shù)量驗收是保證物資數(shù)量準確不可缺少的 措施，通常由保管部門負責進行，數(shù)量驗收的具體要求是：(1). 計重物資的數(shù)量驗收要求(如油品、鋼材等) ： 計重物資一律按凈重計算。 國產(chǎn)金屬材料以理論換算交貨的，按理論換算驗

7、收。 定尺和按件標明重量的物資，可以抽查。抽查比例根據(jù)貨物廠 家的信譽運輸情況的和包裝來決定，一般可抽查10 20% ，如以往對該廠的產(chǎn)品檢查無問題，運輸途中良好，包裝完好者也可 少驗，反之則多驗或全驗。物資到達批量多時，可抽驗的絕對數(shù)就多，因此抽驗的比例可適當減少，但也不得少于5 ，其余包裝嚴密和捆裝完好者抽查無問題，就不再逐件過磅。抽查不符和 規(guī)定要求或有問題時，應(yīng)全部重新過磅，也可加倍抽查，再有問 題，則全部重新過磅。不能換算或抽查的物資，一律全部過磅計量。 凡計重物資驗收時均應(yīng)注意按層次分割，標明重量，力求入庫 一次過磅清楚，以便復(fù)查和出庫，減少重復(fù)勞動。（1）. 計件物資的數(shù)量驗收要

8、求（如軸承、閥門、專用備件等）：計件物資應(yīng)全部清查件數(shù)（帶有附件和成套的機電設(shè)備須清查 主件、部件、零件和工具等） 。固定包裝的小件物資，如內(nèi)包裝完整，可抽驗內(nèi)包裝 5 15% ，無差錯或其他問題時，可不再拆驗內(nèi)包裝。 用其他方法計量的物資 （木材、膠帶、玻璃等 ）按規(guī)定的計量方法 進行檢查。 貴重物資應(yīng)酌情提高檢驗比例或全部檢驗。3.4.2.2 物資的質(zhì)量檢查：包括規(guī)格、尺寸、光潔度、色彩、保 養(yǎng)狀況、氣味等。一般情況下，商務(wù)管理部只負責對物資的外觀 形態(tài)和一般質(zhì)量進行檢驗。例如對普通鋼材所懸系的鋼印標記、 爐號與質(zhì)量證明書的核對的檢驗；對于優(yōu)質(zhì)鋼材、鋼球，經(jīng)核對 質(zhì)量證明書后，由使用部門做

9、好物理試驗和化學成分試驗；對于 透平油、噴淋油、抗燃油、酸、堿、鹽、藥品、三材等大宗運行 材料，除核對質(zhì)量證明書后，由使用部門進行化學成分及其它相 關(guān)檢驗并出具的檢驗報告，檢驗報告必須檢驗部門蓋章、簽字； 對于大型電機、由使用部門進行相關(guān)試驗；對于進口閥門按廠家 說明書驗收，國產(chǎn)閥門一般應(yīng)抽查 20% ，若對于同一批次閥門驗 收發(fā)現(xiàn) 30% 不合格則全部退貨；對于進口以及國產(chǎn)軸承要求全部 驗收。3.4.2.3 對于訂貨合同或技術(shù)協(xié)議中規(guī)定需經(jīng)試用若干時間或需 安裝調(diào)試再進行結(jié)算的物資，除了具備以上兩項檢驗程序外，還 必須有使用部門出具的使用報告或安裝調(diào)試驗收情況報告（輔助 設(shè)備大小修驗收單）

10、。這兩項報告必須有使用部門相關(guān)人員簽字蓋 章。3.4.2.4 對于價值不高的急需物資，在正常工作日以外到貨的， 經(jīng)商務(wù)管理部經(jīng)理同意后，保管員可會同使用部門先行驗收、出 庫，事后及時向應(yīng)參加驗收人員通報情況。3.5 驗收人員職責：3.5.1 驗收時， 所有參加人員都要樹立高度的責任心， 認真負責、 一絲不茍。按計劃、合同中的型號參數(shù)、材質(zhì)、技術(shù)要求、配套 范圍、數(shù)量嚴格檢查，查數(shù)量有無短少、查外觀有無損壞、查參 數(shù)有無差錯、查質(zhì)量是否符合要求、配套是否齊全。對驗收中存 在的問題，做好詳細記錄，分清責任范圍，并由經(jīng)辦人及時聯(lián)系 解決。3.5.2 驗收中的隨機資料圖紙使用說明等原件必須交工程檔案

11、管理員統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有。3.5.3 所有參加驗收人員必須本著公平、公正的原則，以科學的 手段，嚴格按技術(shù)標準進行驗收，任何人不得私自隱瞞驗收中存 在的技術(shù)、質(zhì)量問題，更不得將存在的問題無原則擴大化，造成 不必要的糾紛。3.5.4 對驗收中存在的具體問題，由商務(wù)管理部按照驗收人員的 意見向供貨廠商提出退換、 索賠等解決辦法， 任何人不得以“私了 的方式。3.5.5 驗收人員應(yīng)各負其責，提出各自的觀點和意見，得出科學 的結(jié)論，并如實填寫由商務(wù)管理部出具的物資驗收記錄單，并簽 字確認。對驗收完不履行簽字手續(xù)者，按拒絕參加驗收條款承擔 責任。3.6 不合格物資的處理方法及責任劃分3

12、.6.1 不合格物資處理方法：經(jīng)驗收后不合格的物資，不管由于 誰的過錯，采購員都應(yīng)積極的與供貨廠商聯(lián)系，解決問題，辦理 索賠，退貨等，盡力滿足生產(chǎn)需要，減少損失。3.6.2 責任劃分：3.6.2.1 因型號、參數(shù)、技術(shù)標準、材質(zhì)要求報錯，到貨后不能 使用者，責任由計劃提報部門負責；3.6.2.2 到貨物資型號、參數(shù)、技術(shù)要求、材質(zhì)、數(shù)量與采購計 劃不符，造成到貨后不能使用和庫存物資積壓者，責任由采購員 負責；3.6.2.3 物資在鐵路運輸、 裝卸過程中造成外部損壞、 數(shù)量短少、 以及事故造成的物資內(nèi)部損壞者，由采購員負責與鐵路部門辦理 簽證、索賠，因運輸員原因造成的經(jīng)濟損失，責任由運輸員負責；

13、3.6.2.5 物資在庫內(nèi)裝卸過程中，由于搬運、起吊人員技術(shù)、責 任問題造成損壞者，由搬運、起吊人員負責；3.6.2.6 商務(wù)管理商委托外單位汽車長途運輸貨物，或我公司汽 車運輸而無押運人員 , 到貨后按運輸清單清點驗收，發(fā)生丟失、損 壞、短少者，由商務(wù)管理商協(xié)調(diào)承運部門和承運人負責；3.6.2.7 物資到貨后，由于保管員未及時驗收、保管不當、管理 不善等原因造成物資丟失、損壞、變質(zhì)、變形、數(shù)量短少等，責 任由保管員負責。3.7 責任者的考核因違反本制度 ,按公司有關(guān)規(guī)定、制度對責任人、責任部門進行考 核。4 檢查與評價4.1 物資到貨后，倉庫保管員未按時在到貨登記本上填寫所列項 目，扣罰責任

14、人 50 元 /次；4.2 物資未在規(guī)定的時間內(nèi)驗收完畢， 每遲一天扣罰責任人 50 元， 扣罰責任部門 100 元 /次；驗收不合格的物資， 驗收人員未及時書 面通知商務(wù)管理部處理， 每遲一天扣罰責任人 50 元，扣罰責任部 門 100 元 /次；商務(wù)管理部未在規(guī)定時間內(nèi)處理， 每遲一天扣罰責 任人 50 元，扣罰責任部門 100 元/次。4.3 物資到貨后應(yīng)參與配合驗收或檢驗部門， 接到通知后未及時參 加驗收或配合檢驗，貽誤了工作進度，自商務(wù)管理部書面要求的 時間算起， 每遲一天扣罰責任人 50 元，扣罰責任部門 100 元 /次， 商務(wù)管理部未及時通知， 每遲一天扣罰責任人 50 元，扣

15、罰責任部 門 100 元 / 次；4.4 物資驗收后驗收人員應(yīng)及時在驗收單 （入庫單） 上簽字， 驗收 不合格須注明不合格原因，驗收人員驗收后不簽字或不注明原因 者每發(fā)現(xiàn)一次扣罰責任人 100 元；因驗收人員技術(shù)水平或責任心 問題，把合格品驗收為不合格品或把不合格品驗收為合格品（在 驗收規(guī)定的驗收時間內(nèi)則免于考核） ，扣罰責任人 100 元 /次，扣 罰責任部門 100 元 /次；4.5 對于一些需要做物理試驗和化學成分試驗的物資， 商務(wù)管理部 未及時通知相關(guān)部門， 每遲一天扣罰責任人 50 元，扣罰商務(wù)管理 部 100 元 /次；商務(wù)管理部已通知相關(guān)部門但相關(guān)部門未按要求及 時檢驗，每遲一天

16、扣罰責任人 50 元，扣罰責任部門 100 元 /次；4.6 物資在庫內(nèi)裝卸過程中，由于搬運、起吊人員技術(shù)、責任問 題造成損壞者，扣罰責任部門 100 元/次 .4.7 物資在鐵路運輸、 裝卸過程中造成外部損壞、 數(shù)量短少、 以及 事故造成的物資內(nèi)部損壞者， 由采購員負責與鐵路部門辦理簽證、 索賠，因運輸員原因造成的經(jīng)濟損失，扣罰責任部門 100 元 /次； 5 附則5.1 本制度由商務(wù)管理部起草，商務(wù)管理部負責解釋；5.2 本制度自批準下發(fā)之日起實施， 其他原相關(guān)制度若與本制度沖突，以本制度為準；6 附錄1物資驗收記錄單2設(shè)備開箱驗收記錄單附錄 1XX 公司物資驗收記錄單所屬單位年月日供貨單位采購方式市場采購到貨日期驗收日期驗收記錄人合同號驗收內(nèi)容物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量生產(chǎn)廠家質(zhì)量備注驗收意見使用部門（單位）監(jiān)理公司商務(wù)管理部 保管供貨單位附錄 2 設(shè)