一般物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程制度范本格式

1、1.4 一般物資采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程一、業(yè)務(wù)目標(biāo)1 經(jīng)營(yíng)目標(biāo)1.1 建立“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一儲(chǔ)備、統(tǒng)一結(jié)算”的物 資采購(gòu)供應(yīng)管理體制。1.2 按質(zhì)按量按時(shí)和經(jīng)濟(jì)高效地滿(mǎn)足生產(chǎn)建設(shè)物資需求。1.3 在全球范圍內(nèi)搜尋資源，追求物資采購(gòu)性能價(jià)格比最優(yōu)和 供應(yīng)總成本最低。1.4 實(shí)行框架協(xié)議采購(gòu)，提高物資供應(yīng)工作效率。1.5 強(qiáng)化物資供應(yīng)過(guò)程控制，增強(qiáng)物資供應(yīng)工作主動(dòng)權(quán)。2 財(cái)務(wù)目標(biāo)2.1 資金支付安全。2.2 會(huì)計(jì)核算真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)。2.3 減少資金占用。3 合規(guī)目標(biāo)3.1 物資采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、規(guī)范有序、合法合規(guī)。3.2 物資采購(gòu)合同或協(xié)議符合國(guó)家法律、 法規(guī)、外貿(mào)政策和股 份公司內(nèi)部規(guī)章制

2、度。除原油、成品油、燃料油、股份公司內(nèi)供潤(rùn)滑油等以外的物資統(tǒng)稱(chēng)一般物資。除原油、成品油以外的物資統(tǒng)稱(chēng)一般物資。二、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1 經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)1.1 分散對(duì)外采購(gòu)，不能形成整體和批量采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，造成采購(gòu)資金浪費(fèi)和流失。1.2 國(guó)內(nèi)外采購(gòu)割裂， 不能在全球范圍內(nèi)搜尋資源， 對(duì)全球供 應(yīng)市場(chǎng)行情缺乏了解、跟蹤、分析和研究，價(jià)格監(jiān)管不 力，導(dǎo)致采購(gòu)性能價(jià)格比不合理。1.3 物資需求計(jì)劃不準(zhǔn)確、不及時(shí)，變更頻繁，不能有效滿(mǎn)足 生產(chǎn)建設(shè)物資需求，造成物資積壓。1.4 物資供應(yīng)過(guò)程控制能力弱， 物資采購(gòu)供應(yīng)不及時(shí)、 采購(gòu)物 資質(zhì)量不能滿(mǎn)足生產(chǎn)技術(shù)要求，影響正常生產(chǎn)建設(shè)。1.5 供應(yīng)商選擇不當(dāng)，指定或變相指定供應(yīng)商，

3、造成經(jīng)濟(jì)損 失，滋生腐敗。1.6 重復(fù)儲(chǔ)備、庫(kù)存結(jié)構(gòu)不合理，儲(chǔ)備資金占用大。1.7 物資采購(gòu)合同或協(xié)議對(duì)買(mǎi)賣(mài)雙方的權(quán)利、義務(wù)和違 約責(zé)任等表述不清，或未經(jīng)審核變更合同、協(xié)議條款，導(dǎo) 致經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。1.8 物資采購(gòu)一單一詢(xún)價(jià)、一單一招標(biāo)、一單一簽約，供需關(guān) 系動(dòng)蕩，供應(yīng)費(fèi)用增加。2 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)2.1 資金分散使用，付款時(shí)間、方式、金額不恰當(dāng)造成資金 效益的流失。2.2 結(jié)算不及時(shí)，多記、錯(cuò)記、漏記物資入庫(kù)、庫(kù)存或應(yīng)付 賬款，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整。3 合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)3.1 制度不健全或有漏洞，執(zhí)行制度不到位和監(jiān)督考核不力導(dǎo)致違紀(jì)違規(guī)問(wèn)題發(fā)生。3.2 物資采購(gòu)合同或協(xié)議不符合國(guó)家法律、 法規(guī)、

4、 外貿(mào)政策和 股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。三、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn)1 物資供應(yīng)職責(zé)界定1.1 物資裝備部負(fù)責(zé)制定股份公司物資供應(yīng)管理規(guī)章制度， 對(duì)各分（子）公司物資采購(gòu)供應(yīng)實(shí)施監(jiān)管。1.2 物資裝備部（國(guó)際事業(yè)公司）按照總部集中采購(gòu)物資目 錄，負(fù)責(zé)在全球范圍內(nèi)搜尋資源，實(shí)施總部集中采購(gòu)。 總部直接集中采購(gòu)物資由物資裝備部（國(guó)際事業(yè)公司） 實(shí)施采購(gòu)。總部組織集中采購(gòu)由物資裝備部（國(guó)際事業(yè) 公司）牽頭組織優(yōu)選確定供應(yīng)商短名單、采購(gòu)價(jià)格及浮 動(dòng)幅度，與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議；分（子）公司采取合同 方式執(zhí)行框架協(xié)議，國(guó)產(chǎn)物資由分（子）公司實(shí)施采購(gòu) 操作，進(jìn)口物資由國(guó)際事業(yè)公司實(shí)施采購(gòu)操作。1.3

5、 總部直接集中采購(gòu)物資 ,物資裝備部（國(guó)際事業(yè)公司）與 分（子）公司簽訂年度供應(yīng)協(xié)議。物資裝備部（國(guó)際事 業(yè)公司）供應(yīng)各分公司上述物資，以總部集中采購(gòu)物資 調(diào)撥單來(lái)履行年度供應(yīng)協(xié)議。1.4 分（子）公司授權(quán)一個(gè)物資供應(yīng)部門(mén)對(duì)物資計(jì)劃、供應(yīng) 商、價(jià)格、質(zhì)量、儲(chǔ)備等實(shí)行歸口管理，對(duì)未列入總部 集中采購(gòu)物資目錄的生產(chǎn)建設(shè)物資實(shí)施集中采購(gòu)，實(shí)行 供應(yīng)與管理結(jié)合。分（子）公司自行采購(gòu)物資原產(chǎn)地在國(guó)外、且需動(dòng)用外匯或價(jià)值 50 萬(wàn)美元以上的，由國(guó)際事 業(yè)公司實(shí)施采購(gòu)操作?！綞RP】各分（子）公司相關(guān)部門(mén)依據(jù)總部集中采購(gòu)物資目錄，正確配置工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)描述字 段。1.5 物資供應(yīng)部門(mén)內(nèi)部實(shí)行計(jì)劃、采購(gòu)、質(zhì)檢、合同

6、審核、申請(qǐng)付款等環(huán)節(jié)相互監(jiān)督的分段管理模式。【ERP】各分（子）公司物資供應(yīng)部門(mén)在 ERP 系統(tǒng)中設(shè)計(jì)計(jì)劃、采購(gòu) 等崗位的權(quán)限時(shí)，應(yīng)遵從內(nèi)部牽制及不相容原則。2 物資計(jì)劃編制與審核2.1 【ERP】主數(shù)據(jù)維護(hù)員按規(guī)定程序?qū)徟蟮奈锪现鲾?shù)據(jù) 維護(hù)到 ERP 系統(tǒng)，做到一物一碼。2.2 分（子）公司須明確各類(lèi)物資需求計(jì)劃的審核部門(mén)。物資 需用單位根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)需要準(zhǔn)確、及時(shí)編制物資需求計(jì) 劃，由本單位負(fù)責(zé)人審核， 經(jīng)相關(guān)部門(mén)按規(guī)定權(quán)限審批后， 報(bào)物資供應(yīng)部門(mén)。 項(xiàng)目需求計(jì)劃以設(shè)計(jì)圖紙和材料表為依 據(jù)。【ERP】審批后的需求計(jì)劃（項(xiàng)目需求計(jì)劃依據(jù)設(shè)計(jì) 圖紙和材料表） 要及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地錄入 （或批

7、量導(dǎo)入） ERP系統(tǒng)。有PM、PS等模塊的，相關(guān)需求計(jì)劃通過(guò)系 統(tǒng)集成，自動(dòng)生成。超過(guò)需求日期 3 個(gè)月以上的未完成 計(jì)劃要及時(shí)核銷(xiāo)， 手工創(chuàng)建的由物資供應(yīng)部門(mén)核銷(xiāo)， 系統(tǒng) 自動(dòng)創(chuàng)建的由相關(guān)模塊核銷(xiāo)。2.3 分（子）公司物資需用單位和各職能管理部門(mén)在編制、審 核物資需求計(jì)劃時(shí)不得指定或變相指定供應(yīng)商，對(duì)獨(dú)家 代理、專(zhuān)有、專(zhuān)利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨(dú)家、專(zhuān)有 資料，報(bào)分管需用單位的副經(jīng)理審批。2.4 分（子） 公司物資供應(yīng)部門(mén)依據(jù)審批的物資需求計(jì)劃綜合平衡資源后，及時(shí)編制物資采購(gòu)計(jì)劃 ,由物資供應(yīng)部門(mén)負(fù) 責(zé)人審批?！綞RP】啟用MRP功能，完成物料綜合平衡 和采購(gòu)申請(qǐng)的創(chuàng)建，可根據(jù)需要進(jìn)行手工編

8、輯，并按規(guī) 定權(quán)限審批，手工創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)須經(jīng)審批后方可創(chuàng)建。 超過(guò)交貨日期 3 個(gè)月的未完成采購(gòu)申請(qǐng)要及時(shí)核銷(xiāo)。3 采購(gòu)渠道的確定與控制3.1 物資裝備部負(fù)責(zé)組織建立中國(guó)石化統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。【ERP1供應(yīng)商準(zhǔn)入按規(guī)定審批后，分（子）公司通過(guò)供 應(yīng)商電子檔案管理系統(tǒng)申請(qǐng)、錄入、修改供應(yīng)商主數(shù)據(jù) 以及供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，啟用供應(yīng)商產(chǎn)品目錄增強(qiáng)過(guò)程控 制采購(gòu)渠道。3.2 總部直接集中采購(gòu)在總部直接集中采購(gòu)供應(yīng)商名單內(nèi)選 擇供應(yīng)商，特殊情況報(bào)物資裝備部主任審批?？偛拷M織 集中采購(gòu)在總部組織集中采購(gòu)供應(yīng)商短名單內(nèi)選擇供應(yīng) 商，特殊情況報(bào)物資裝備部分管副主任審批。企業(yè)自行 采購(gòu)在中國(guó)石化供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)內(nèi)選擇供應(yīng)

9、商，特殊情況報(bào) 分（子）公司分管副經(jīng)理審批。3.3 物資供應(yīng)部門(mén)按照公平、公正和競(jìng)爭(zhēng)的原則，擇優(yōu)確定 供應(yīng)商。需要簽訂技術(shù)協(xié)議的，由物資供應(yīng)部門(mén)牽頭組 織技術(shù)交流和技術(shù)談判，設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、技術(shù)、機(jī)動(dòng)、裝 備等部門(mén)對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行審核和簽字確認(rèn)。3.4 【非ERP】物資供應(yīng)部門(mén)建立供應(yīng)商考核臺(tái)帳，從價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)量化 考核?！綞RP】采購(gòu)訂單執(zhí)行完成的當(dāng)月，物資供應(yīng)部門(mén) 在 ERP 系統(tǒng)中針對(duì)價(jià)格、質(zhì)量、供貨周期、服務(wù)對(duì)供應(yīng) 商進(jìn)行動(dòng)態(tài)量化考核，并通過(guò)接口上傳至中國(guó)石化電子 商務(wù)網(wǎng)。4 采購(gòu)價(jià)格確定與控制4.1 物資供應(yīng)部門(mén)采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)比價(jià)采購(gòu)等 多

10、種方式，科學(xué)理性地確定采購(gòu)價(jià)格。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化程度高、 需求計(jì)劃性強(qiáng)、價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的物資，通過(guò)集中招標(biāo)簽訂 框架協(xié)議， 根據(jù)具體物資需求， 以合同方式執(zhí)行框架協(xié)議?！綞RP1物資供應(yīng)部門(mén)根據(jù)集中招標(biāo)結(jié)果， 創(chuàng)建框架協(xié)議， 依據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購(gòu)訂單。4.2 物資裝備部分析研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì) ,至少每月發(fā)布采購(gòu)指導(dǎo)價(jià)格。分（子） 公司物資供應(yīng)部門(mén)不得突破采購(gòu)指導(dǎo)價(jià)格，特殊情況由 物資供應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批?！綞RP1分（子）公司物資供應(yīng)部門(mén)在 ERP 系統(tǒng)內(nèi)及時(shí)、準(zhǔn)確地維護(hù)總部發(fā)布的物資 采購(gòu)指導(dǎo)價(jià)，啟用指導(dǎo)價(jià)格控制程序?qū)Σ少?gòu)價(jià)格進(jìn)行控 制。超過(guò)指導(dǎo)價(jià)的，由物資供應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審

11、批。4.3 物資供應(yīng)部門(mén)建立采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，每月開(kāi)展一次主要 物資的市場(chǎng)供求形勢(shì)及價(jià)格走勢(shì)商情分析，并形成報(bào)告。5 框架協(xié)議和采購(gòu)合同簽訂與審批5.1 物資供應(yīng)部門(mén)根據(jù)確定的供應(yīng)商、價(jià)格等內(nèi)容，擬訂框 架協(xié)議或采購(gòu)合同，準(zhǔn)確描述條款，明確雙方權(quán)利、義 務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署框架協(xié)議或采購(gòu)合同?！綞RP】上網(wǎng)采購(gòu)物資通過(guò)接口下載詢(xún)比價(jià)信息和上傳采 購(gòu)訂單；非上網(wǎng)采購(gòu)物資依據(jù)詢(xún)價(jià)單、框架協(xié)議創(chuàng)建采 購(gòu)訂單（獨(dú)家采購(gòu)、寄售采購(gòu)和委托加工采購(gòu)除外）， 完善采購(gòu)訂單條款后， 按規(guī)定權(quán)限審批。 電子商務(wù)和 ERP 系統(tǒng)內(nèi)的同一采購(gòu)訂單須保持一致。 總部直接集中采購(gòu)物資，各分 （子 ）公司直接下載調(diào)

12、撥單或 采購(gòu)合同。5.2 各分（子）公司對(duì)總部直接集中采購(gòu)年度供應(yīng)協(xié)議項(xiàng)下的 調(diào)撥單或合同、總部組織集中采購(gòu)和企業(yè)自行采購(gòu)框架協(xié) 議項(xiàng)下的合同須履行物資供應(yīng)部門(mén)內(nèi)部審批手續(xù)。5.3 【ERP】對(duì)于超過(guò)合同有效期 3個(gè)月以上未執(zhí)行完成的采 購(gòu)訂單，分（子）公司物資供應(yīng)部門(mén)要及時(shí)核銷(xiāo)。維護(hù) 采購(gòu)訂單交貨容差時(shí)依據(jù)分（子）公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6 供應(yīng)過(guò)程控制6.1 物資供應(yīng)部門(mén)加強(qiáng)供應(yīng)過(guò)程控制， 依據(jù)采購(gòu)合同中確定的 主要條款，跟蹤監(jiān)督合同履行情況 ,對(duì)出現(xiàn)異常的要出具 書(shū)面報(bào)告并提出解決方案。6.2 物資供應(yīng)部門(mén)對(duì)長(zhǎng)周期重要設(shè)備和關(guān)鍵材料組織實(shí)施制 造過(guò)程監(jiān)造和檢驗(yàn)，擇優(yōu)確定監(jiān)檢單位，簽訂監(jiān)造、檢

13、驗(yàn)合同，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定最 終監(jiān)造和檢驗(yàn)報(bào)告。6.3 物資供應(yīng)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度需要和物資特性， 選擇合 理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，負(fù)責(zé)辦理運(yùn)輸、投保、報(bào)關(guān)、 商檢等事宜。6.4 分（子）公司制訂必檢物資目錄。對(duì)必檢物資，分（子） 公司物資供應(yīng)部門(mén)組織質(zhì)量檢驗(yàn)，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)判定 質(zhì)量狀況，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)；對(duì)驗(yàn)證放行物資，分 （子）公司物資供應(yīng)部門(mén)檢查質(zhì)量保證書(shū)、商檢證書(shū)或 合格證等證明文件。倉(cāng)儲(chǔ)保管人員對(duì)符合合同要求的合 格物資辦理驗(yàn)收入庫(kù)。6.5 直接運(yùn)抵現(xiàn)場(chǎng)的物資，由分（子）公司物資需用單位、 物資供應(yīng)部門(mén)等有關(guān)人員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收（必檢物資檢驗(yàn)部門(mén) 人員須參加），辦理

14、交接手續(xù)，并簽字確認(rèn)。6.6 經(jīng)檢驗(yàn)不符合合同約定質(zhì)量技術(shù)要求的物資， 物資供應(yīng)部 門(mén)依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對(duì) 延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，物資供應(yīng)部門(mén)要按照合 同約定索賠。6.7 一般物資儲(chǔ)備管理參見(jiàn) 7.2 存貨管理業(yè)務(wù)流程。7 采購(gòu)資金使用和控制7.1 股份公司和各分（子）公司采購(gòu)資金集中使用。由物資 裝備部（國(guó)際事業(yè)公司）實(shí)施采購(gòu)的貨款，委托中國(guó)石 化財(cái)務(wù)有限公司實(shí)行內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算。7.2 采購(gòu)資金支付由采購(gòu)人員依據(jù)采購(gòu)合同或總部供應(yīng)物資調(diào)撥單、入庫(kù)單（【ERP】或寄售采購(gòu)物資結(jié)算清單）、 發(fā)票等付款憑據(jù)填制付款申請(qǐng)，按規(guī)定權(quán)限審批后提交 分（子）公司財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)

15、人員核實(shí)無(wú)誤（【ERP】在ERP 系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行發(fā)票檢驗(yàn)）后付款，并進(jìn)行賬務(wù)處理， 相關(guān)會(huì)計(jì)憑證由不相容崗位人員進(jìn)行稽核。7.3 依據(jù)采購(gòu)協(xié)議或合同約定，采用預(yù)付款、分期付款、信 用證等特殊付款方式的，按權(quán)限和財(cái)務(wù)有關(guān)規(guī)定審批。 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和財(cái)務(wù)人員對(duì)預(yù)付款等負(fù)責(zé)跟蹤，參見(jiàn) 7.1應(yīng)收款項(xiàng)管理業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)3.3 。8 績(jī)效評(píng)價(jià)、考核與監(jiān)督8.1 物資裝備部和分（子）公司物資供應(yīng)部門(mén)每季度開(kāi)展一 次針對(duì)物資計(jì)劃、采購(gòu)渠道、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)質(zhì)量、采 購(gòu)成本、協(xié)議或合同簽約與履行情況等物資采購(gòu)供應(yīng)活 動(dòng)專(zhuān)項(xiàng)分析，并形成報(bào)告。8.2 物資裝備部對(duì)各分 （子）公司實(shí)施季度物資供應(yīng)管理績(jī)效 考核。分（子）公

16、司將物資需求計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、 儲(chǔ)備管理等方面的關(guān)鍵指標(biāo)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核，獎(jiǎng)懲 兌現(xiàn)。分（子）公司對(duì)需求計(jì)劃提報(bào)不準(zhǔn)確、不及時(shí)、 造成物資積壓或影響生產(chǎn)建設(shè)的，追究提報(bào)單位和審核 部門(mén)責(zé)任。四、 相關(guān)制度目錄 （制度后標(biāo)號(hào)為內(nèi)控手冊(cè)配套規(guī)章制度 匯編目錄索引號(hào)）1234567891011關(guān)于印發(fā) 中國(guó)石化物資供應(yīng)管理規(guī)定 的通知 （中國(guó)石 化物 2007207 號(hào)）關(guān)于印發(fā) 中國(guó)石化總部集中采購(gòu)實(shí)施辦法 的通知 （中國(guó)石化物 2007169 號(hào)） 1.9.9關(guān)于調(diào)整總部集中采購(gòu)物資目錄的通知（中國(guó)石化物2006696 號(hào)） 1.9.8關(guān)于印發(fā) 中國(guó)石化物資采購(gòu)渠道管理暫行規(guī)定 （石化股份

17、物管 2003 72 號(hào)） 2.9.2關(guān)于印發(fā) 中國(guó)石化網(wǎng)上采購(gòu)管理規(guī)定 的通知 （石化股 份物管 2002 22 號(hào)） 2.9.1關(guān)于印發(fā)中國(guó)石油化工股份有限公司對(duì)外貿(mào)易管理規(guī) 定的通知（石化股份外 2003274 號(hào)） 1.9.1 ERP 系統(tǒng)運(yùn)行及應(yīng)用規(guī)范 （試行） 2.10.1關(guān)于印發(fā) 中國(guó)石化物資招標(biāo)采購(gòu)管理辦法 的通知 （中 國(guó)石化物 2006 519 號(hào)） 1.9.6關(guān)于印發(fā)中國(guó)石油化工股份有限公司合同管理實(shí)施細(xì)則 （ 試 行 ） 的 通 知 （ 石 化 股 份 法 2003 419 號(hào) ） 1.12.1 關(guān)于印發(fā)重要設(shè)備材料監(jiān)造管理辦法的通知（石化 股份物 2006 509 號(hào)） 1.9.5關(guān)于印發(fā)中國(guó)石化物資供應(yīng)質(zhì)量管理規(guī)定的通知（中 國(guó)石化物 2007 182 號(hào)）12 關(guān)于印發(fā)中國(guó)石化總部直接集中采購(gòu)內(nèi)部轉(zhuǎn)帳結(jié)算實(shí) 施細(xì)則的通知（財(cái)務(wù)計(jì)