論提高中職院校檔案管理的對策

1、論提高中職院校檔案管理的對策【摘 要】檔案管理工作隨著社會的發(fā)展而發(fā)展。現(xiàn)如今檔案學(xué)已成 為一門專業(yè)的學(xué)科，由此可見，檔案管理工作在社會發(fā)展中起的作用越來 越大，也越來越重到人們的關(guān)注。學(xué)校的檔案管理是整個檔案學(xué)管理的一 部分重要內(nèi)容，它在整個學(xué)校管理中所扮演的角色越來越重要。【關(guān)鍵詞】檔案管理；管理制度；工作條件；電子檔案一、中職院校檔案管理工作的重要性檔案管理工作隨著社會的發(fā)展而發(fā)展?，F(xiàn)如今檔案學(xué)已成為一門專業(yè) 的學(xué)科，由此可見，檔案管理工作在社會發(fā)展中起的作用越來越大，也越 來越重到人們的關(guān)注。學(xué)校的檔案管理是整個檔案學(xué)管理的一部分重要內(nèi) 容，它在整個學(xué)校管理屮所扮演的角色越來越重要。因

2、為學(xué)校檔案是全校 教職員工教育、教學(xué)管理工作的真實記錄，是學(xué)校管理、教學(xué)和教研等活 動的結(jié)晶；它不僅記載著全校師生員工的德、能、勤、績等原始資料，同 時也反映了學(xué)校最基本的職能活動；一個學(xué)校的管理水平、辦學(xué)特色，都 可以從檔案中反映出來。所以學(xué)校檔案管理是衡量一所學(xué)校管理水平的重 要標(biāo)志之一。充分有效地開展學(xué)校檔案管理工作，意義是重大的。無論是在總結(jié)教 育經(jīng)驗、掌握教育規(guī)律方面，還是在維護學(xué)校教學(xué)、評估學(xué)校管理水平方 面，都具有非常重要的作用。近些年來，國家教育部出臺多項政策，要加 強對中職院校的管理，提高中職院校的辦學(xué)水平。我國的中職學(xué)校正面臨 著重人的變革，檔案工作做為中職院校學(xué)校管理工作

3、的重耍組成部分，也 面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。適應(yīng)國家教育形勢的新發(fā)展，提高中職學(xué)校檔案管理 水平已是迫切需要了。二、提高中職院校檔案管理的對策(-)健全檔案管理制度，完善科學(xué)的檔案管理機制。制度是丁作的 保障。高效的工作效率是以完善的工作制度和科學(xué)的管理機制為前提條件 的。所以要提高中職院校的檔案工作管理水平，首先要健全檔案管理制度, 它是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的最可靠保證。具體的制度要做到以下 方面：一是檔案管理制度，包括歸檔制度、保管、保密、保管、鑒定、銷 毀制度等；做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫 房管理有措施等。二是與檔案工作相關(guān)的制度，包括立卷制度、文書處理 辦法

4、、檔案人員崗位責(zé)任制等；做到職責(zé)要明確，分工要科學(xué)，監(jiān)察要到 位，責(zé)任要落實等。其次，要冇科學(xué)的檔案管理機制。在中職院校的檔案 管理，耍實行統(tǒng)一集中管理和各部門科室分散配合的相結(jié)合的管理模式。 一方面要建立綜合檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、 設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團隊等各種門類和載體的檔案。另一方面，又 要充分利用各職能部門檔案管理靈活、対檔案信息反應(yīng)靈敏的優(yōu)點，為其 專門配備一名兼職檔案工作人員，專門負責(zé)收集和職能管理本處室的檔案 資料；這些就形成了整個學(xué)校的檔案工作齊抓共管的局面，可以有效的保 障學(xué)校的各種資料齊全完整。(二)提高檔案管理人員業(yè)務(wù)索質(zhì)，改善工作條件。檔案

5、工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著學(xué)校檔案管理工作的成效。業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案人員履 行職責(zé)的知識水平和實踐能力。因此，必須提高中職院校檔案管理人員的 包括知識水平和實踐能力在內(nèi)的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，首先，創(chuàng)新是進步的靈魂, 檔案管理人員也不能固步自封，而應(yīng)當(dāng)重視觀念更新，不斷研究新的檔案 管理理論，多學(xué)習(xí)多比較其它單位、其它部門的檔案管理經(jīng)驗，不斷豐富 自己的管理水平，這是其提高檔案工作局面的關(guān)鍵所在。其次，檔案管理 人員應(yīng)當(dāng)提高自己的業(yè)務(wù)技能。檔案工作從根本上而言，既是一項常規(guī)業(yè) 務(wù)性工作，同時又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的檔案 人員，既要冇扎扎實實的檔案管理的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理水

6、平和 服務(wù)精神。再次,檔案管理人員還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管 理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一專多能的檔 案工作人才。另外，改善工作條件也是提高管理水平的重要條件之一。檔 案部門的經(jīng)費，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切 的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費屮給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè) 備，以便于開展工作。檔案庫房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃，逐步改 善工作條件，維護檔案的完整與安全。（三）實施信息化電子檔案建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準化。信息化管 理是現(xiàn)代化管理的必然趨勢，檔案的信息化管理是整個社會信息化發(fā)展的 一個重要組成部分。要充分利用計算機網(wǎng)

7、絡(luò)等現(xiàn)代化工具開發(fā)信息資源， 將手工查詢向網(wǎng)絡(luò)查詢轉(zhuǎn)變。檔案室耍把紙質(zhì)檔案升級為數(shù)字化信息，完 成檔案的數(shù)？化丁作，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，把電子文件檔案化和傳統(tǒng)檔 案電子化。學(xué)校條件許可時，可開設(shè)多媒體閱覽室，利用多媒體技術(shù)傳遞 文字信息，從而提高檔案信息的利用效率和水平。力爭達到檔案管理的系 統(tǒng)化、信息化，從而更好地保護好檔案，延長檔案的壽命，更有效地保障 檔案資源的開發(fā)和利用。提高檔案管理現(xiàn)代化水平后，應(yīng)該在手工操作的 基礎(chǔ)上，利用微機、掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，運用光、電、聲等技術(shù)對 檔案的整理、檢索工具的制作、檔案的保護等，實現(xiàn)檔案管理的信息化。與檔案的信息化相適應(yīng)，檔案的管理也應(yīng)該h趨標(biāo)

8、準化。首先，管理 上要與時俱進，要止確樹立中等院校檔案管理理念，制訂一整套科學(xué)嚴密 的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機制、在原紙質(zhì)檔案立卷的基礎(chǔ) 上，實現(xiàn)檔案的電了化升級，并力爭做到各個部門之間的檔案信息共亨； 其次，管理上也要以人為本，加強對相關(guān)人員的培訓(xùn)。原紙質(zhì)檔案的工作 人員經(jīng)過多年實踐，己具備相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗，己形成相對穩(wěn)定的骨隊伍，有 較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門也都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負責(zé)督 促檢查立港工作。因此，在電子檔案的升級過程中，文件管理也要以人為 本，要充分發(fā)揮原有工作人員富有工作經(jīng)驗的優(yōu)勢，去承擔(dān)此項工作。電 子檔案的處理手法與紙質(zhì)文檔不同，需耍新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的工 作人員要通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn),盡快掌握信息管理自動化的基本知識 和技能，擔(dān)負起電子文件管理工作的重任，要將電子文件管理工作并列入 整個信息管理工作程序當(dāng)