采購管理系統(tǒng)

1、logo第七章第七章 采購管理采購管理主講人：主講人：xxx主要內(nèi)容主要內(nèi)容采購業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容采購業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容 采購業(yè)務(wù)的處理采購業(yè)務(wù)的處理月末結(jié)賬月末結(jié)賬 一、采購業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容 采購請(qǐng)購采購請(qǐng)購( (可省略可省略) ) 采購訂貨采購訂貨( (可省略可省略) ) 采購到貨采購到貨( (可省略可省略) ) 采購入庫采購入庫 采購發(fā)票采購發(fā)票 采購結(jié)算采購結(jié)算 確定采購成本確定采購成本 采購付款結(jié)算采購付款結(jié)算請(qǐng)購 采購請(qǐng)購是采購業(yè)務(wù)的起點(diǎn)，可以根據(jù)審采購請(qǐng)購是采購業(yè)務(wù)的起點(diǎn)，可以根據(jù)審核后的采購請(qǐng)購單生成采購訂單。核后的采購請(qǐng)購單生成采購訂單。 業(yè)務(wù)處理：在采購管理系統(tǒng)中填制并審業(yè)務(wù)處理：在

2、采購管理系統(tǒng)中填制并審核請(qǐng)購單。采購系統(tǒng)核請(qǐng)購單。采購系統(tǒng):請(qǐng)購請(qǐng)購-請(qǐng)購單請(qǐng)購單 訂貨 訂貨是指企業(yè)與供應(yīng)商簽訂采購合同或采訂貨是指企業(yè)與供應(yīng)商簽訂采購合同或采購協(xié)議，確認(rèn)要貨需求。購協(xié)議，確認(rèn)要貨需求。 業(yè)務(wù)處理：在采購管理系統(tǒng)中填制并審核業(yè)務(wù)處理：在采購管理系統(tǒng)中填制并審核采購訂單。采購系統(tǒng)采購訂單。采購系統(tǒng):采購訂貨采購訂貨-采購訂單采購訂單 到貨 采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務(wù)員根據(jù)送貨單填寫，確認(rèn)節(jié)，一般由采購業(yè)務(wù)員根據(jù)送貨單填寫，確認(rèn)對(duì)方所送貨物、數(shù)量、價(jià)格等信息。對(duì)方所送貨物、數(shù)量、價(jià)格等信息。 業(yè)務(wù)處理：在采購管理系

3、統(tǒng)中填制到貨單，業(yè)務(wù)處理：在采購管理系統(tǒng)中填制到貨單，采購系統(tǒng)采購系統(tǒng):采購到貨采購到貨-到貨單到貨單 采購入庫 采購入庫是指供應(yīng)商提供的貨物驗(yàn)收合格采購入庫是指供應(yīng)商提供的貨物驗(yàn)收合格后，放入指定倉庫的業(yè)務(wù)。倉庫管理員要填制后，放入指定倉庫的業(yè)務(wù)。倉庫管理員要填制采購入庫單，采購入庫單可以直接錄入，也可采購入庫單，采購入庫單可以直接錄入，也可以由采購訂單或到貨單產(chǎn)生。以由采購訂單或到貨單產(chǎn)生。 業(yè)務(wù)處理：在采購管理系統(tǒng)中填制采購入業(yè)務(wù)處理：在采購管理系統(tǒng)中填制采購入庫單，采購系統(tǒng)庫單，采購系統(tǒng):入庫單入庫單-采購入庫單采購入庫單 采購發(fā)票 采購發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷售貨物的憑證，采購發(fā)票是供應(yīng)

4、商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購成本。發(fā)票類型增系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購成本。發(fā)票類型增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票。值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票。 業(yè)務(wù)處理：在采購管理系統(tǒng)中填制采購發(fā)業(yè)務(wù)處理：在采購管理系統(tǒng)中填制采購發(fā)票，采購系統(tǒng)票，采購系統(tǒng):采購發(fā)票采購發(fā)票-專用采購發(fā)票專用采購發(fā)票 采購結(jié)算 采購結(jié)算也叫采購報(bào)賬，是指采購核算人采購結(jié)算也叫采購報(bào)賬，是指采購核算人員根據(jù)采購發(fā)票和采購入庫單確定采購成本。員根據(jù)采購發(fā)票和采購入庫單確定采購成本。采購結(jié)算分為自動(dòng)結(jié)算和手工結(jié)算。采購結(jié)算分為自動(dòng)結(jié)算和手工結(jié)算。 業(yè)務(wù)處理：在采購管理系統(tǒng)中進(jìn)行采購結(jié)業(yè)務(wù)處理：在采購管理

5、系統(tǒng)中進(jìn)行采購結(jié)算，采購系統(tǒng)算，采購系統(tǒng):采購結(jié)算采購結(jié)算-手工結(jié)算或自動(dòng)結(jié)手工結(jié)算或自動(dòng)結(jié)算算 確定采購成本 采購結(jié)算后，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)采購入庫單和采購結(jié)算后，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)采購入庫單和采購發(fā)票確定其采購成本。對(duì)采購入庫單進(jìn)行采購發(fā)票確定其采購成本。對(duì)采購入庫單進(jìn)行記賬并生成入庫憑證。記賬并生成入庫憑證。采購付款結(jié)算 采購付款結(jié)算是在應(yīng)付款管理系統(tǒng)進(jìn)行的，采購付款結(jié)算是在應(yīng)付款管理系統(tǒng)進(jìn)行的，主要完成采購業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)入的應(yīng)付款項(xiàng)的形成和付主要完成采購業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)入的應(yīng)付款項(xiàng)的形成和付款處理情況。根據(jù)結(jié)算方式不同又分為賒購業(yè)款處理情況。根據(jù)結(jié)算方式不同又分為賒購業(yè)務(wù)和現(xiàn)付業(yè)務(wù)兩種情況。務(wù)和現(xiàn)付業(yè)務(wù)兩種情況。實(shí)

6、驗(yàn)資料 2008 2008年年6 6月月2 2日，業(yè)務(wù)員楊磊向上級(jí)主管日，業(yè)務(wù)員楊磊向上級(jí)主管提出請(qǐng)購要求，請(qǐng)購鼠標(biāo)提出請(qǐng)購要求，請(qǐng)購鼠標(biāo)200200只，單價(jià)只，單價(jià)4040元，元，供應(yīng)商為萬邦公司，業(yè)務(wù)員據(jù)此填制請(qǐng)購單，供應(yīng)商為萬邦公司，業(yè)務(wù)員據(jù)此填制請(qǐng)購單，需求日期為需求日期為20082008年年6 6月月5 5日。日。業(yè)務(wù)類型：業(yè)務(wù)類型： 請(qǐng)購業(yè)務(wù)請(qǐng)購業(yè)務(wù)實(shí)驗(yàn)資料 2008 2008年年6 6月月3 3日，上級(jí)主管同意向萬邦公日，上級(jí)主管同意向萬邦公司訂購鼠標(biāo)司訂購鼠標(biāo)200200只，單價(jià)為只，單價(jià)為4040元，要求到貨日元，要求到貨日期為期為20082008年年6 6月月5 5日。日。

7、業(yè)務(wù)類型：業(yè)務(wù)類型： 訂貨業(yè)務(wù)訂貨業(yè)務(wù)實(shí)驗(yàn)資料 2008 2008年年6 6月月5 5日，收到所訂購的鼠標(biāo)日，收到所訂購的鼠標(biāo)200200只。只。填制到貨單。填制到貨單。業(yè)務(wù)類型：業(yè)務(wù)類型： 到貨業(yè)務(wù)到貨業(yè)務(wù)二、采購業(yè)務(wù)的處理 單貨同到業(yè)務(wù)單貨同到業(yè)務(wù) 暫估入庫業(yè)務(wù)暫估入庫業(yè)務(wù) 現(xiàn)付業(yè)務(wù)現(xiàn)付業(yè)務(wù) 退貨業(yè)務(wù)退貨業(yè)務(wù)1、單貨同到的處理流程填制并審核采購入庫單填制并審核采購入庫單填制采購發(fā)票填制采購發(fā)票采購結(jié)算采購結(jié)算將入庫單進(jìn)行記賬將入庫單進(jìn)行記賬生成入庫憑證生成入庫憑證審核采購發(fā)票并生成憑證審核采購發(fā)票并生成憑證填制付款單并生成憑證填制付款單并生成憑證1 12 23 34 45 56 6物流資金

8、流實(shí)驗(yàn)資料 20082008年年6 6月月5 5日，將所收到的貨物驗(yàn)收入原材日，將所收到的貨物驗(yàn)收入原材料倉庫，同時(shí)收到該筆貨物的專用發(fā)票一張，票料倉庫，同時(shí)收到該筆貨物的專用發(fā)票一張，票號(hào)號(hào)61236123，采購部將發(fā)票交給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部確認(rèn)，采購部將發(fā)票交給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部確認(rèn)此業(yè)務(wù)所涉及的應(yīng)付賬款和采購成本。此業(yè)務(wù)所涉及的應(yīng)付賬款和采購成本。業(yè)務(wù)類型：業(yè)務(wù)類型：單貨同到單貨同到 設(shè)置采購專用發(fā)票的發(fā)票號(hào)設(shè)置采購專用發(fā)票的發(fā)票號(hào)”完全手工編號(hào)完全手工編號(hào)”1 1、在庫存管理系統(tǒng)中錄入并審核采購入庫單在庫存管理系統(tǒng)中錄入并審核采購入庫單2 2、在采購管理系統(tǒng)中根據(jù)采購入庫單生成采購發(fā)票、在采購

9、管理系統(tǒng)中根據(jù)采購入庫單生成采購發(fā)票3 3、在采購管理系統(tǒng)中進(jìn)行采購結(jié)算、在采購管理系統(tǒng)中進(jìn)行采購結(jié)算4 4、在存貨核算系統(tǒng)中記賬并生成入庫憑證、在存貨核算系統(tǒng)中記賬并生成入庫憑證5 5、在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并生成應(yīng)付憑證、在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并生成應(yīng)付憑證6 6、在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中填制付款單并生成憑證、在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中填制付款單并生成憑證實(shí)驗(yàn)步驟： 采購結(jié)算后，采購入庫單和采購發(fā)票不能修采購結(jié)算后，采購入庫單和采購發(fā)票不能修改和刪除，必須先取消采購結(jié)算。改和刪除，必須先取消采購結(jié)算。 取消采購結(jié)算在取消采購結(jié)算在“結(jié)算單列表結(jié)算單列表”窗口，單擊窗口，單擊刪除按鈕即可。

10、刪除按鈕即可。注意注意 在應(yīng)付款管理系統(tǒng)可以采用立即制單的方在應(yīng)付款管理系統(tǒng)可以采用立即制單的方式生成憑證，也可以通過式生成憑證，也可以通過”制單處理制單處理“菜單菜單進(jìn)行批量制單。進(jìn)行批量制單。注意注意單貨同到業(yè)務(wù)總結(jié)所涉及的子系統(tǒng)：采購、存貨、庫存、應(yīng)付款系統(tǒng)。填制的原始單據(jù)：采購發(fā)票、采購入庫單、付款單借：在途物資借：在途物資 應(yīng)交稅費(fèi)應(yīng)交稅費(fèi)貸：應(yīng)付賬款貸：應(yīng)付賬款借：原材料借：原材料 貸：在途物資貸：在途物資借：應(yīng)付賬款借：應(yīng)付賬款 貸：銀行存款貸：銀行存款2、暫估入庫業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供了三種處理方式： 月初回沖月初回沖 單到回沖單到回沖 單到補(bǔ)差單到補(bǔ)差 月初回沖是指月初時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成月

11、初回沖是指月初時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成與暫估入庫單完全相同的紅字回沖單，與暫估入庫單完全相同的紅字回沖單，暫估處理后，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)發(fā)票生成藍(lán)暫估處理后，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)發(fā)票生成藍(lán)字回沖單。字回沖單。月初回沖單到回沖 單到回沖是指進(jìn)行暫估處理時(shí)，系單到回沖是指進(jìn)行暫估處理時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成紅字回沖單和藍(lán)字回沖單。統(tǒng)自動(dòng)生成紅字回沖單和藍(lán)字回沖單。單到回沖填制采購發(fā)票填制采購發(fā)票采購結(jié)算采購結(jié)算暫估處理暫估處理紅字回沖單制單紅字回沖單制單藍(lán)字回沖單制單藍(lán)字回沖單制單1 12 23 34 4審核采購發(fā)票審核采購發(fā)票并生成憑證并生成憑證5 5實(shí)驗(yàn)資料： 2008 2008年年6 6月月9 9日，收到益民公司提供的上月

12、日，收到益民公司提供的上月已驗(yàn)收入庫的已驗(yàn)收入庫的5050個(gè)主板的專用發(fā)票一張，票號(hào)個(gè)主板的專用發(fā)票一張，票號(hào)66886688，發(fā)票單價(jià)為，發(fā)票單價(jià)為620620元，進(jìn)行暫估報(bào)銷處理，元，進(jìn)行暫估報(bào)銷處理，確定采購成本及應(yīng)付賬款。確定采購成本及應(yīng)付賬款。業(yè)務(wù)類型：業(yè)務(wù)類型：暫估業(yè)務(wù)暫估業(yè)務(wù)1 1、在采購管理系統(tǒng)中根據(jù)采購入庫單生成采購發(fā)票、在采購管理系統(tǒng)中根據(jù)采購入庫單生成采購發(fā)票2 2、在采購管理系統(tǒng)中進(jìn)行手工結(jié)算、在采購管理系統(tǒng)中進(jìn)行手工結(jié)算3 3、在存貨核算系統(tǒng)中進(jìn)行暫估成本處理并生成憑證、在存貨核算系統(tǒng)中進(jìn)行暫估成本處理并生成憑證（查詢暫估處理前后的存貨明細(xì)賬）（查詢暫估處理前后的存貨

13、明細(xì)賬）4 4、在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并生成應(yīng)付憑證、在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并生成應(yīng)付憑證5 5、在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中填制付款單并生成憑證、在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中填制付款單并生成憑證實(shí)驗(yàn)步驟： 思考題思考題 為什么在采購管理系統(tǒng)中采用手工結(jié)算進(jìn)行為什么在采購管理系統(tǒng)中采用手工結(jié)算進(jìn)行采購結(jié)算時(shí)，看不到采購入庫單？采購結(jié)算時(shí)，看不到采購入庫單？（注：上月暫估入庫業(yè)務(wù)）（注：上月暫估入庫業(yè)務(wù)） 答：看不到采購入庫單是由于選擇結(jié)算范圍時(shí)，答：看不到采購入庫單是由于選擇結(jié)算范圍時(shí)，沒有修改結(jié)算日期。沒有修改結(jié)算日期。單到回沖業(yè)務(wù)總結(jié)所涉及的子系統(tǒng)：采購、存貨、應(yīng)付款系統(tǒng)。填制的原始單據(jù)：采購

14、發(fā)票 付款單借：在途物資 應(yīng)交稅費(fèi)貸：應(yīng)付賬款借：原材料 貸：在途物資系統(tǒng)自動(dòng)生成的原始單據(jù)：紅字回沖單、藍(lán)字回沖單 借：原材料（紅）貸：應(yīng)付賬款（紅）借：應(yīng)付賬款 貸：銀行存款單到補(bǔ)差 單到補(bǔ)差是指報(bào)進(jìn)行暫估處理時(shí)，單到補(bǔ)差是指報(bào)進(jìn)行暫估處理時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成調(diào)整單，調(diào)整金額為實(shí)際系統(tǒng)自動(dòng)生成調(diào)整單，調(diào)整金額為實(shí)際金額與暫估金額的差額。金額與暫估金額的差額。3、現(xiàn)付業(yè)務(wù) 現(xiàn)付業(yè)務(wù)是指當(dāng)采購業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，立即現(xiàn)付業(yè)務(wù)是指當(dāng)采購業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，立即付款。即以現(xiàn)金或支票付款。付款。即以現(xiàn)金或支票付款。采購業(yè)務(wù)(現(xiàn)付業(yè)務(wù))的處理流程填制并審核采購入庫單填制并審核采購入庫單填制采購發(fā)票填制采購發(fā)票采購結(jié)算采購

15、結(jié)算將入庫單進(jìn)行記賬將入庫單進(jìn)行記賬生成入庫憑證生成入庫憑證審核采購發(fā)票審核采購發(fā)票生成采購憑證生成采購憑證1 12 23 35 56 6物流資金流現(xiàn)付處理現(xiàn)付處理4 47 7實(shí)驗(yàn)資料： 2008 2008年年6 6月月1212日，向益民公司購買鍵盤日，向益民公司購買鍵盤350350只，單價(jià)只，單價(jià)8080元元/ /只，驗(yàn)收入原料庫。同時(shí)收到只，驗(yàn)收入原料庫。同時(shí)收到專用發(fā)票一張，票號(hào)為專用發(fā)票一張，票號(hào)為8501185011，立即了以轉(zhuǎn)賬，立即了以轉(zhuǎn)賬支票形式（支票號(hào)支票形式（支票號(hào)z011z011）支付貨款。）支付貨款。業(yè)務(wù)類型：業(yè)務(wù)類型：現(xiàn)付業(yè)務(wù)現(xiàn)付業(yè)務(wù)1 1、在庫存管理系統(tǒng)中錄入采購入

16、庫單、在庫存管理系統(tǒng)中錄入采購入庫單2 2、在采購管理系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票進(jìn)行現(xiàn)付處理和采、在采購管理系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票進(jìn)行現(xiàn)付處理和采購結(jié)算購結(jié)算3 3、在存貨核算系統(tǒng)中記賬并生成憑證、在存貨核算系統(tǒng)中記賬并生成憑證4 4、在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并進(jìn)行現(xiàn)結(jié)制單、在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并進(jìn)行現(xiàn)結(jié)制單實(shí)驗(yàn)步驟： 現(xiàn)付業(yè)務(wù)總結(jié)所涉及的子系統(tǒng)：采購、存貨、庫存、應(yīng)付款系統(tǒng)。填制的原始單據(jù)：采購發(fā)票、采購入庫單借：在途物資借：在途物資 應(yīng)交稅費(fèi)應(yīng)交稅費(fèi)貸：銀行存款貸：銀行存款借：原材料借：原材料 貸：在途物資貸：在途物資 從入庫單角度來看從入庫單角度來看 從發(fā)票角度來看從發(fā)票角度來看4、

17、采購?fù)素洏I(yè)務(wù)從入庫單角度來看，分為兩種情況1、入庫單未記賬 即已經(jīng)錄入即已經(jīng)錄入“采購入庫單采購入庫單”，但尚未記入存貨明細(xì)賬。此時(shí)，但尚未記入存貨明細(xì)賬。此時(shí)又分又分三種情況：三種情況： 未錄入未錄入“采購發(fā)票采購發(fā)票” 如果是全部退貨，可刪除如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單采購入庫單”；如果是部分退貨，；如果是部分退貨，可直接修改可直接修改“采購入庫單采購入庫單”。 已錄入已錄入“采購發(fā)票采購發(fā)票”但未結(jié)算但未結(jié)算 如果是全部退貨，可刪除如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單采購入庫單”和和“采購發(fā)票采購發(fā)票”；如；如果是部分退貨，可直接修改果是部分退貨，可直接修改“采購入庫單采購入庫單”

18、” 和和“采購發(fā)票采購發(fā)票”。 已經(jīng)錄入已經(jīng)錄入“采購發(fā)票采購發(fā)票”并執(zhí)行了采購結(jié)算并執(zhí)行了采購結(jié)算 若結(jié)算后的發(fā)票沒有付款，此時(shí)可取消采購結(jié)算，再刪除或修若結(jié)算后的發(fā)票沒有付款，此時(shí)可取消采購結(jié)算，再刪除或修改改“采購入庫單采購入庫單”和和“采購發(fā)票采購發(fā)票”，若結(jié)算后的發(fā)票已付款，則，若結(jié)算后的發(fā)票已付款，則必須錄入退貨單。必須錄入退貨單。2、 入庫單已記賬 、 必須錄入退貨單。必須錄入退貨單。從發(fā)票角度來看，分為兩種情況(1) 采購發(fā)票未付款 當(dāng)入庫單尚未記賬時(shí)，直接刪除當(dāng)入庫單尚未記賬時(shí)，直接刪除“采購入庫單采購入庫單”和和“采購發(fā)票采購發(fā)票”，已結(jié)算的，已結(jié)算的“采購發(fā)票采購發(fā)票”需先取消結(jié)算再刪需先取消結(jié)算再刪除。當(dāng)入庫單已經(jīng)記賬時(shí)，必須錄入退貨單。除。當(dāng)入庫單已經(jīng)記賬時(shí)，必須錄入退貨單。(2) 采購發(fā)票已付款 此時(shí)無論入庫單是否記賬，都必須錄入退貨單此時(shí)無論入庫單是否記賬，都必須錄入退貨單。退貨處理操作流程填制并審核紅字采購入庫單填制并審核紅字采購入庫單填制紅字采購發(fā)票填制紅字采購發(fā)票采購結(jié)算采購結(jié)算將入庫單進(jìn)行記賬將入庫單進(jìn)行記賬生成入庫憑證生成入庫憑證審核采購發(fā)票審核采購發(fā)票生成憑證生成憑證1 12 23 34 4物流資金流5 5實(shí)驗(yàn)資料： 2008 2008年年6 6月月1515日，發(fā)