投標(biāo)管理制度及流程

1、 執(zhí)行日期：2016-12-01 編號(hào)：sdys-hr-2016 投標(biāo)管理制度及流程湖南三道云尚信息股份有限公司2016年12月投標(biāo)管理制度 第一條 目的 為進(jìn)一步加強(qiáng)公司市場(chǎng)開發(fā)工作，規(guī)范投標(biāo)工作的管理，明確投標(biāo)過(guò)程各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)、利，增加投標(biāo)工作的有效性和工作效率，充分調(diào)動(dòng)公司及各部門參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的積極性，特制定本管理辦法。 第二條 適用范圍 本管理辦法適用于公司對(duì)外的所有投標(biāo)活動(dòng)和項(xiàng)目。對(duì)于投標(biāo)工作，各個(gè)有關(guān)部門和參加人員必須認(rèn)真對(duì)待、相互配合，按時(shí)保質(zhì)完成各自的任務(wù)，保證投標(biāo)文件的質(zhì)量。第三條 職責(zé)分工3.1總經(jīng)理 1、負(fù)責(zé)投標(biāo)工作的組織與決策，負(fù)責(zé)參加重大開標(biāo)會(huì)議。2、負(fù)責(zé)最終投標(biāo)清

2、單的審核、投標(biāo)單價(jià)分析、投標(biāo)價(jià)格最終確定。3、負(fù)責(zé)投標(biāo)文件的審批工作。4、負(fù)責(zé)重大項(xiàng)目參與現(xiàn)場(chǎng)投標(biāo)和專家咨詢及現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)事件的處理。3.2技術(shù)部 主要職責(zé)： 1、應(yīng)在市場(chǎng)進(jìn)行充分的信息收集、市場(chǎng)調(diào)研的前提下，開展投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)工作。 2、負(fù)責(zé)招標(biāo)文件購(gòu)買（或通知行政部）與投標(biāo)文件遞交開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)的工作。 3、負(fù)責(zé)整個(gè)標(biāo)前業(yè)務(wù)接觸、投標(biāo)書的編制。4、 聯(lián)絡(luò)相關(guān)投標(biāo)人員（公司）確定行程。3.3系統(tǒng)集成部 系統(tǒng)集成部是投標(biāo)工作的主要執(zhí)行部門之一，主要職責(zé)： 1、負(fù)責(zé)投標(biāo)文件硬件部分的編制工作； 2、負(fù)責(zé)投標(biāo)澄清、產(chǎn)品比選、產(chǎn)品詢價(jià)、產(chǎn)品技術(shù)、標(biāo)后答疑等工作；3、 負(fù)責(zé)有關(guān)專業(yè)設(shè)備的基礎(chǔ)清單編制工作；4、 整合標(biāo)

3、書相關(guān)商務(wù)、技術(shù)部分，根據(jù)招標(biāo)要求，打印并裝訂成冊(cè)；5、 配合相關(guān)部門將已裝訂成冊(cè)的標(biāo)書，嚴(yán)格按照相關(guān)招標(biāo)文件中的相關(guān)要求封裝（如正副本的數(shù)量、需要單獨(dú)密封的條款、封條等相關(guān)的密封要求等）并遞交給相關(guān)人員6、負(fù)責(zé)標(biāo)書的初審工作；7、輔助職責(zé)：協(xié)助技術(shù)部參加標(biāo)前會(huì)、標(biāo)后投標(biāo)分析等工作。3.4行政部 1、在接到招標(biāo)公告后，第一時(shí)間通知相關(guān)部門或相關(guān)外圍單位（參標(biāo)單位或制造商單位）準(zhǔn)備投標(biāo)所需的材料，提供相關(guān)目錄清單，對(duì)標(biāo)書制作者傳答投標(biāo)書編制內(nèi)容的特殊要求。 2、按照公司的標(biāo)書制作標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)標(biāo)書的要求，編寫相關(guān)商務(wù)標(biāo)書；3、提醒相關(guān)人員及單位（如制造商、技術(shù)部分負(fù)責(zé)人、報(bào)價(jià)負(fù)責(zé)人等）相關(guān)標(biāo)書要求的

4、相關(guān)要求（如開標(biāo)時(shí)間、需要提交的資料等）； 4、財(cái)務(wù)工作人員負(fù)責(zé)銀行資信證明的開具、投標(biāo)保證金及履約保函的交納，相關(guān)財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告的提供工作，確保工作進(jìn)度及時(shí)、無(wú)誤； 5、公司人事相關(guān)工作人員負(fù)責(zé)相關(guān)資質(zhì)文件的更新（如年檢、變更或新申請(qǐng)等）； 6、公司人事相關(guān)工作人員負(fù)責(zé)提供公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等相關(guān)證件、資料的原件和復(fù)印件；7、負(fù)責(zé)公司印章的管理，確保用章環(huán)節(jié)的安全性及及時(shí)性。 第四條 投標(biāo)管理制度流程表投標(biāo)報(bào)名（資格預(yù)審）項(xiàng)目前期運(yùn)作初審購(gòu)買招標(biāo)文件安排文件編制按招標(biāo)文件條款及相關(guān)要求評(píng)審成本核算報(bào)價(jià)投標(biāo)文件初稿相關(guān)資料準(zhǔn)備復(fù)審定稿裝訂密封標(biāo)書投標(biāo)總結(jié)開標(biāo)19第5條 投標(biāo)流程管理

5、標(biāo)準(zhǔn)序號(hào) 名稱管理標(biāo)準(zhǔn)1項(xiàng)目前期運(yùn)作1前期運(yùn)作的項(xiàng)目需進(jìn)行登記。 2報(bào)名與資格審查1 投標(biāo)報(bào)名由行政部準(zhǔn)備，技術(shù)部或行政部人員進(jìn)行具體的辦理。2 資格預(yù)審材料或報(bào)名申請(qǐng)表由行政部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備收集，并提供簽收目錄清單。3.報(bào)名材料在行政部進(jìn)行存檔，并與招標(biāo)公告一并存檔（電子版）。3購(gòu)買招標(biāo)文件 1. 招標(biāo)文件購(gòu)買后，行政部須以郵件方式同時(shí)抄送給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理及投標(biāo)相關(guān)參與人員并提醒其重要條款等（電子版）紙質(zhì)版招標(biāo)文件應(yīng)將重要條款復(fù)印、掃描后以郵件方式發(fā)出并按要求填寫（招標(biāo)要求關(guān)鍵點(diǎn)明細(xì)表）附件一2.行政部負(fù)責(zé)招標(biāo)文件（紙質(zhì)或電子版）與報(bào)名申請(qǐng)表的一并保存、存檔。4投標(biāo)文件編制安排1行政部在接到招

6、標(biāo)文件后仔細(xì)閱讀招標(biāo)文件，根據(jù)相關(guān)要求填寫（標(biāo)書程序時(shí)間表）附件二2、 行政部根據(jù)招標(biāo)文件的要求，將所需材料清單下發(fā)到各部門或相關(guān)參標(biāo)公司（如資信證明、相關(guān)資質(zhì)、合作商等）3、 投標(biāo)文件的商務(wù)部分由行政部相關(guān)人員負(fù)責(zé)編制，投標(biāo)文件的技術(shù)部分由相關(guān)技術(shù)人員負(fù)責(zé)編制。5報(bào)價(jià)1、硬件、外部軟件部分由系統(tǒng)集成部跟技術(shù)部負(fù)責(zé)詢價(jià)列出相關(guān)相關(guān)參數(shù)（如：產(chǎn)品規(guī)格、報(bào)價(jià)、成本、利潤(rùn)等），內(nèi)部軟件部分根據(jù)公司對(duì)外報(bào)價(jià)表確定，由投標(biāo)負(fù)責(zé)人匯總，擬定報(bào)價(jià)清單及分項(xiàng)報(bào)價(jià)表初稿，經(jīng)技術(shù)顧問(wèn)、總經(jīng)理或董事長(zhǎng)共同商討后確定最終報(bào)價(jià)方案。2、投標(biāo)負(fù)責(zé)人接到報(bào)價(jià)總額后根據(jù)招標(biāo)文件的要求編寫報(bào)價(jià)清單及分項(xiàng)報(bào)價(jià)表。3、投標(biāo)負(fù)責(zé)人將

7、編寫完成的相關(guān)報(bào)價(jià)表發(fā)送給相關(guān)商務(wù)人員6投標(biāo)文件的審核（初審、復(fù)審）1、行政部（系統(tǒng)集成部或技術(shù)部）負(fù)責(zé)將投標(biāo)文件的商務(wù)、技術(shù)、投標(biāo)報(bào)價(jià)初稿以郵件的形式抄送給投標(biāo)負(fù)責(zé)人、技術(shù)顧問(wèn)及總經(jīng)理2、技術(shù)部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理及董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)投標(biāo)文件商務(wù)、技術(shù)及投標(biāo)報(bào)價(jià)的審核及意見、建議。7定稿裝訂 1、系統(tǒng)集成部負(fù)責(zé)將審核后最終版的商務(wù)、技術(shù)標(biāo)書及報(bào)價(jià)部分整合、裝訂及并按相關(guān)要求封裝。2、原則上所有投標(biāo)文件需在投標(biāo)出發(fā)前三天裝訂完畢，如無(wú)法完成，需及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理（董事長(zhǎng)）說(shuō)明情況，列出未辦事項(xiàng)清單。8投標(biāo)準(zhǔn)備1、 按照招標(biāo)文件的要求，行政部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備需要攜帶的相關(guān)證件的原件、復(fù)印件等，并提供簽收目錄清單。2、 項(xiàng)

8、目負(fù)責(zé)人與公司總經(jīng)理溝通標(biāo)書的遞交方式（遞交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人），遠(yuǎn)程的要留出充足的行車時(shí)間。3、 原則上非本地區(qū)招標(biāo)單位，投標(biāo)相關(guān)人員前一天需抵達(dá)開標(biāo)目的地。開標(biāo)前半小時(shí)抵達(dá)開標(biāo)報(bào)名地點(diǎn)。4、各部門按要求填寫（投標(biāo)流程關(guān)鍵點(diǎn)最終檢查確認(rèn)表）附件三9開標(biāo)開標(biāo)會(huì)議由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參加。投標(biāo)參與人員隨時(shí)配合銷售人員進(jìn)行開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)的投標(biāo)澄清工作10投標(biāo)總結(jié)1、推廣部負(fù)責(zé)投標(biāo)后的項(xiàng)目總結(jié)（由推廣部自行擬定）2、綜合部在投標(biāo)結(jié)束后填寫（標(biāo)書登記一覽表）附件四11投標(biāo)文件的存檔綜合部負(fù)責(zé)將最終版的投標(biāo)文件（包括商務(wù)、技術(shù)、報(bào)價(jià)）配合相關(guān)的招標(biāo)文件（電子版）、投標(biāo)報(bào)名表（電子版）按項(xiàng)目保存、存檔 附件一：招標(biāo)要求關(guān)鍵點(diǎn)

9、明細(xì)表投標(biāo)項(xiàng)目： 時(shí)間：無(wú)效標(biāo)（廢標(biāo)）條件 序號(hào) 無(wú)效標(biāo)條件已落實(shí)（） 未落實(shí)（×） 有疑問(wèn)（？）123456修改要求序號(hào) 修改要求清單 符合（） 不符合（×） 有疑問(wèn)（？）123456關(guān)于密封、裝訂的要求序號(hào) 密封、裝訂要求符合（）不符合（×）有疑問(wèn)（？）12345應(yīng)攜帶證件、業(yè)績(jī)等清單序號(hào) 應(yīng)攜帶證件、文件清單 已備（）未備（×） 有疑問(wèn)（？）12345附件二：標(biāo)書程序時(shí)間表標(biāo)書名稱：接標(biāo)時(shí)間接標(biāo)人開標(biāo)時(shí)間通知相關(guān)單位時(shí)間開標(biāo)地點(diǎn)預(yù)計(jì)封標(biāo)時(shí)間投標(biāo)保證金接收時(shí)間本公司資信證明接收時(shí)間本公司相關(guān)單位相關(guān)單位年度審計(jì)報(bào)告本公司制造廠商授權(quán)函、資格聲明、新年

10、檢的資質(zhì)文件相關(guān)單位技術(shù)標(biāo)本公司遞交時(shí)間報(bào)價(jià)合作單位遞交時(shí)間封標(biāo)時(shí)間商務(wù)標(biāo)制作人 附件二：標(biāo)書程序時(shí)間表標(biāo)書名稱：接標(biāo)時(shí)間接標(biāo)人開標(biāo)時(shí)間通知相關(guān)單位時(shí)間開標(biāo)地點(diǎn)預(yù)計(jì)封標(biāo)時(shí)間投標(biāo)保證金接收時(shí)間本公司資信證明接收時(shí)間本公司相關(guān)單位相關(guān)單位年度審計(jì)報(bào)告本公司制造廠商授權(quán)函、資格聲明、新年檢的資質(zhì)文件相關(guān)單位技術(shù)標(biāo)本公司遞交時(shí)間報(bào)價(jià)合作單位遞交時(shí)間封標(biāo)時(shí)間商務(wù)標(biāo)制作人附件三：投標(biāo)流程關(guān)鍵點(diǎn)最終檢查確認(rèn)表 項(xiàng)目名稱： 填寫日期：序號(hào)檢查確認(rèn)內(nèi)容 初審終審1標(biāo)書蓋章簽字的地方確保無(wú)遺漏？ 確認(rèn)（ ）不確認(rèn)（ ）確認(rèn)（ ） 不確認(rèn)（ ）2關(guān)于廢標(biāo)和無(wú)效標(biāo)條件沒有問(wèn)題 ？ 3標(biāo)書按招標(biāo)要求密封、裝訂？ 4按照招標(biāo)文件要求密封標(biāo)書（外封）？ 5檢查電子版投標(biāo)文件是否與紙質(zhì)一致？6對(duì)整個(gè)投標(biāo)文件有無(wú)疑問(wèn)？