文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1、文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程1.0目的規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。2.0適用范圍 適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作。3.0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有對外發(fā)文審批。3.2經(jīng)理負(fù)責(zé)日常文件的擬制與審核、用印管理。3.3各部門負(fù)責(zé)文件文號編制和文件打印，并派送、分發(fā)文件。3.6辦公室助理負(fù)責(zé)文件收集、歸檔、保管等工作。4.0程序要點(diǎn)4.1公文格式。4.1.1公文種類。a、按有關(guān)規(guī)定要求，常用行政文書包括：命令、指令；決定(決議）；指示；公告、通告(布告）；通知；通報；請示；批復(fù)；函；會議紀(jì)要；計劃；總結(jié)。b、根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn)，可引入以下文件類別：一一上行文：請示、

2、報告、計劃、總結(jié)；一一下行文：批復(fù)、決定、通知、通告、通報；一一平行文：函、會議紀(jì)要。4.1.2文件標(biāo)題：a) 行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，字間距要適當(dāng)，以清晰、美觀為原則;b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號黑體字，放在公文紙間隔線以下，文號上方居中位置。 4.1.3發(fā)文字號。簡稱文號，包括機(jī)關(guān)代字、年號和順序號三項內(nèi)容。a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。b)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。一一 物業(yè)公司文號：*發(fā)XX X X X X *號 文件序號 發(fā)文日期，前兩位為年份 公司代號如:物發(fā)00043015號，是指物業(yè)管理公司2000年4月30日所發(fā)的公司第15個文件；物管發(fā)00112192號，是指

3、物業(yè)管理處2000年11月21日所發(fā)的管理處第 92 號文件。a)文號統(tǒng)一使用5號宋體字，放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。b)公司文號由辦公室統(tǒng)一管理，管理處文號由管理處統(tǒng)一管理。4.1.4秘密等級和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度：a) 普通文件不加注明；b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣；c)急件必須在文件的左上角位位置注明“急件”字樣；d)為示區(qū)別，一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一使用2號宋體字。4.1.5主送機(jī)關(guān)。是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機(jī)關(guān)：a)應(yīng)放在文號下方，正文之上，專行頂格.結(jié)尾用“冒號”；b)主送機(jī)關(guān)不止一個時，要按其機(jī)關(guān)級別的高低、職權(quán)

4、范圍大小依次排列，中間用“頓號”隔開；c)根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用4號或小4號宋體字。4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題 以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：a)正文文字一律自左而右橫排；b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，每段開頭空兩個字；c)正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致；4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料：a)如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的右上側(cè)，專行空兩格注明“附件： 乂乂乂”字樣；如果附件較多，還須編上序號1、2、3末尾用分號，最后一個附件用句號結(jié)束；文件無附件的，無須注明；b)要寫明附件的全稱；c)附件

5、字體與正文相間。4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名：a) 落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相當(dāng)于書信中具名的位置；b） 如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行“（此頁無正文)”字樣；c)落款字體與正文相同。4.1.9日期：a)一般應(yīng)寫發(fā)文日期；b)會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期；c)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期；d)日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。4.1.10蓋章。是發(fā)文機(jī)關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外）：a)蓋章應(yīng)在

6、公文打印校對完之后進(jìn)行，由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記；b)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。4.1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分，位于末頁下端，包括：抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容：a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔，一般需用一直線分割以示區(qū)別；b)公文文尾字體與正文相同，另行頂格；c）抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對上級機(jī)關(guān)的抄送叫抄報。先寫抄報機(jī)關(guān)，再寫抄送機(jī)關(guān)；d）印刷時間指開印的時間，印刷機(jī)關(guān)和印刷時間排在一行，通常用兩條黑色橫線夾住，與版頭遙相呼應(yīng)；e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù)，位于底線的偏右側(cè)位置。4.2發(fā)文辦理

7、。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。4.2.1交擬和擬議。a)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員。b)擬稿人員接受任務(wù)后，對所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思：-深入領(lǐng)會意圖，掌握其精神實質(zhì)；-注意提煉觀點(diǎn)，選擇材料；-安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架；-如對原交擬意圖不清或需有重大修正時，須征得交擬人同意，不可擅自做主。4.2.2撰寫和審核(正規(guī)文件須打印，一般情況下，由公司行政部或管理處公共事務(wù)部負(fù)責(zé)打印，擬稿人進(jìn)行校對)。a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上，按照擬議的設(shè)計撰寫文稿，撰寫時應(yīng)注意：-不與國家法律、法規(guī)相違背；-把握各種文書的特點(diǎn)、規(guī)律

8、和寫作方法；-堅持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。b)交擬人對擬稿人的文件進(jìn)行審核：一一審查文稿內(nèi)容，看其主旨是否符合交擬原意，是否違法；一一所提的任務(wù)、措施或方法是否切實可行；一一所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng)；一一主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng)；一一文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。c)行政部經(jīng)理或管理處經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容：文稿體式和格式是否完備、規(guī)范；一一所用文種和名義是否恰當(dāng)；一一文件的密級和緊急程度是否恰當(dāng)；一一文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密，符合標(biāo)準(zhǔn)的，附上發(fā)文審批表交擬稿部門簽 署后報總經(jīng)理審批；不符合的退回擬稿部門。4.2.3簽發(fā)：總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱

9、讀文稿，實事 求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意 的寫出具體意見返還行政部或管理處重新撰寫。4.2.4蓋章和發(fā)放：a)蓋章部門管理人員(一般為行政部經(jīng)理/管理處經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加?。?一一總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章；一一蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章；一一須將蓋章文件至少保留一份存檔（對特殊約定的按約定處理)；一一對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。b)發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)下作要迅速、準(zhǔn)確、安全：一一發(fā)文登記：由相關(guān)部門將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后，依據(jù)發(fā)送范圍 (包括：主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫文件發(fā)放登記表；一一采

10、用快捷方式（電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件，并落實收到情況；一一將發(fā)放情況登記在文件發(fā)放登記表中；一一次年二月底將當(dāng)年的文件發(fā)放登記表與所發(fā)文件底稿移交相關(guān)人保管；重要文件接收方需簽收。4.3收文辦理。一般包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。4.3.1收拆。指文書的收進(jìn)和拆封。a)相關(guān)接收人或部門為收拆工作的部門。b)凡封套上寫明給某人或某部門的由相關(guān)人或部門拆封；寫明為具體部門或具體人收啟的信，由收信部門/人拆封，拆封時應(yīng)注意：-檢查信封內(nèi)文件是否齊全，發(fā)現(xiàn)問題，要做出必要的記載和及時處理；-取凈封內(nèi)的文件及附件，注意保持封套和文件的完好；-急件拆封后要立即登記分送，密

11、件一般交由部門負(fù)責(zé)人拆封。4.3.2登記。a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價值、使用期限長的公文，都要登記。b)以下文件無須進(jìn)行登記：一一各種無機(jī)密性的出版物；一一 一般性的簡報、資料 一一告之性的廣告；一一事務(wù)性的便函等。c)文書管理人員(一般為指定人員)將文件登記在收文登記簿內(nèi)，內(nèi)容包括：總流水號、收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文 日期、份數(shù)、處理情況、備注等，登記時應(yīng)注意：一一要將收到的文件編列總流水號，每年編一次；此編號應(yīng)與收文登記簿上的總流水號相同；一一需要辦復(fù)的文件，還要填寫公文處理單，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理；一一字跡要清晰

12、整潔；一一及時登記，不錯登、漏登、積壓。4.3.3 擬辦與批辦。a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核裁決：擬辦工作一般由主任或經(jīng)理辦理；如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng)，也可以直接由相關(guān)部門專業(yè)人員擬辦：一一擬辦時要仔細(xì)閱讀來文，同時要掌握本機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況；一一擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng)，明確具體，切實可行，簡明扼要；一一擬辦意見要填寫在公文處理單的“擬辦”欄內(nèi)，并簽署姓名，寫明日期。b)批辦是總經(jīng)理或管理處經(jīng)理針對擬辦意見作出的批示意見：一一屬公司文件的，由總經(jīng)理批辦；屬管理處文件的，由管理處經(jīng)理批辦；一一批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定；對擬辦意

13、見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?，?yīng)加以補(bǔ)充和修改；一一要求幾個部門合辦的，應(yīng)指明由哪個部門牽頭主辦；需要傳閱的，應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對象和范圍；一一需要傳達(dá)貫徹的，應(yīng)寫出由誰傳達(dá)和傳達(dá)范圍；一一如果擬辦意見有兩種以上方案，批辦時應(yīng)有所裁決；-批辦意見應(yīng)寫在公文處理單的“批辦”欄內(nèi)，并簽署姓名、日期。4.3.4承辦和傳閱。a)承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件；辦事是以實際行動落實收文內(nèi)容，如召開會議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場調(diào)查等：一一承辦時應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見，有時還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理；一一屬本部門獨(dú)立承辦的，要及時認(rèn)真辦理，不能退倭、拖拉；一一由本部門牽頭主辦的，應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見，主動與有關(guān)部門協(xié)商，整理、綜合協(xié)商意見，報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；一一承辦完畢，把承辦情況填寫在公文處理單的“處理結(jié)果”欄內(nèi)，并簽署姓名及日期。b)傳閱工作一般由辦公室辦理：一一安排傳閱應(yīng)先主后次，對主要領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)理應(yīng)優(yōu)先安排閱讀；一一傳閱范圍要適當(dāng)，不能隨意擴(kuò)大或縮?。灰灰桓鏖喿x人收退文件均應(yīng)直接與辦公室助理聯(lián)系，切不可在閱讀