高校檔案管理中存在的問題與對策研究

1、    高校檔案管理中存在的問題與對策研究    摘要：隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)展，以及高校檔案管理工作的不斷發(fā)展和改革，給高校檔案管理工作帶來很大壓力。本文探討了高校檔案管理工作中存在的高校檔案管理重視程度不高；管理人員專業(yè)性不足；檔案信息收集不全面等若干問題，并針對問題給予檔案管理工作理念需要創(chuàng)新；培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才；完善檔案管理工作制度等改革措施，以便促進(jìn)檔案管理工作更好的發(fā)展。關(guān)鍵詞：高校，檔案，管理一、高校檔案管理工作的重要意義高校檔案管理是高校進(jìn)行日常管理以及教學(xué)研究的重要保障，是衡量高校管理水平的重要指標(biāo)，近年來，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不

2、斷擴(kuò)展，給高校檔案管理工作帶來很大壓力。高校檔案管理工作發(fā)展相對落后，還存在一些問題和差距亟需加以解決，這些問題制約著檔案管理工作質(zhì)量的提高，本文探討高校檔案管理工作中存在的一些問題，并針對問題提出一些對策，提高檔案管理水平，讓檔案資源在深化高校改革、提高教學(xué)質(zhì)量等方面發(fā)揮重要作用。檔案是在不斷的社會實(shí)踐活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，其形式廣泛，包括了文字、圖表、聲像等。檔案是一種原始的文獻(xiàn)，具有歷史再現(xiàn)的本質(zhì)屬性，由于其具有研究和查考價值，因此，其在高校的管理中是一種必不可少的資源。此外，檔案是評價和衡量高校教學(xué)水平和管理水平的重要標(biāo)志，對維護(hù)高校自身權(quán)益、保證高校工作的連續(xù)性具有重要

3、意義。二、高校檔案管理工作存在的主要問題（一）管理方式落后目前，高校檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，缺乏現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，管理方式落后，與經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大形勢發(fā)展態(tài)勢不符，這也直接導(dǎo)致很多重要的檔案無法快速、便捷的查閱，降低工作效率的同時，與其他部門的配合出現(xiàn)脫節(jié)。（二）高校檔案管理重視程度不高很多高校不能重視檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案管理工作不能像其他部門那樣給學(xué)校帶來效率或是榮譽(yù)。認(rèn)為檔案只要能查到就行了，有的甚至是為了領(lǐng)導(dǎo)檢查時，適當(dāng)增補(bǔ)、完善，走走形式，對檔案管理工作的必要性認(rèn)識不夠，沒有意識到該項工作的重要性，檔案管理的宣傳力度也存在嚴(yán)重不足，檔案管理工作的保密性差，

4、甚至隨意堆放，有的高校甚至出現(xiàn)檔案丟失的情況，陳舊的檔案也不能及時的錄入電子文檔中。（三）管理人員專業(yè)性不足由于機(jī)構(gòu)對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致隨意安排人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作，管理人員素質(zhì)不高、專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案雜亂無章，置放錯亂，文檔與內(nèi)容不對應(yīng)，該清理的不清理，該完善的不完善，甚至因?yàn)楣軝n人員自身的疏忽大意，出現(xiàn)檔案信息泄露、丟失的情況。檔案管理應(yīng)該是專業(yè)性的工作，但高校管理人員不組織專業(yè)的檔案管理方面的培訓(xùn)，檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，甚至招一些退休的人員兼職作檔案管理工作，檔案工作質(zhì)量不能得到保證。（四）檔案信息收集不全面檔案收集缺乏系統(tǒng)的、完整的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息不準(zhǔn)確

5、，內(nèi)容不完全，過期信息、錯誤信息量不斷增加，還存在收集難、勘別難的問題。三、提高高校檔案管理工作的對策（一）創(chuàng)新檔案管理工作理念為了能夠?qū)n案更好的服務(wù)于高校的教學(xué)、建設(shè)以及整體發(fā)展，檔案管理中需要挖掘有效信息。這要求高校檔案巡查管理工作對專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員定期進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，并把檔案管理納入學(xué)校目標(biāo)管理考核體系。高校的管理層以及檔案管理人員都要對檔案管理工作具有深入的認(rèn)知，嚴(yán)格執(zhí)行檔案的集中統(tǒng)一管理，加大對檔案管理工作的資金投入力度，推動檔案管理工作的信息化建設(shè)，以此來滿足學(xué)校的發(fā)展需求。同時，建立激勵競爭機(jī)制，完善獎懲制度，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和主動性。（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的

6、檔案管理人才把高校檔案管理人員的培養(yǎng)納入高校的人才培養(yǎng)計劃，檔案管理人員必須具備熟練的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用等技術(shù)，對檔案的編目、立卷、著錄、保護(hù)以及歸類等能力必須提高。通過集中培訓(xùn)，外出學(xué)習(xí)等方式加強(qiáng)檔案管理工作者的專業(yè)技能。切實(shí)體會檔案管理工作保密工作的重要性，以相關(guān)的規(guī)章制度來約束檔案管理人員，如遵照檔案法中的相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)人員的教育。（三）實(shí)施信息化建設(shè)傳統(tǒng)的檔案管理工作在查閱、完善過程中均會耗費(fèi)大量的人力和物力，工作效率低，時間成本大，且檔案相關(guān)的信息分析與整理的差錯性增加，檔案管理質(zhì)量較差，因此，高校必須推動檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。1數(shù)據(jù)庫的建立必定會需要專業(yè)技術(shù)人才

7、針對檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的管理和維護(hù)，這也需要高校在資金投入，加強(qiáng)培養(yǎng)，引入相關(guān)的專業(yè)性人才，以便提高檔案管理工作的整理管理質(zhì)量。為了方便檔案的搜集、統(tǒng)計、分析、查閱等內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫需要增加檔案管理工作的檢索和標(biāo)注功能，同時確保陳舊檔案錄入的完整性和準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)庫實(shí)施加密處理，強(qiáng)化檔案管理工作的安全性。2（四）完善檔案管理工作制度提高高校檔案管理工作的規(guī)范化水平。包括崗位管理責(zé)任制度、檔案歸檔制度、檔案查閱制度、檔案保密制度、鑒定銷毀制度等。檔案管理工作者以及分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)必須明確，各類檔案的歸檔范圍、時間、期限必須明確，檔案查閱的審批、程序必須明確，對違反保密規(guī)定的情況必須追究，檔案銷毀、鑒定

8、必須審慎，檔案管理工作落實(shí)雙人雙鎖制度，確保檔案管理的安全性。3（五）檔案信息的分類和規(guī)劃須準(zhǔn)確深入挖掘檔案信息，檔案種類的劃分必須具有針對性，要完全針對檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行，提高檔案的利用效率。重視檔案信息的補(bǔ)充和完善，對殘缺的信息及時增補(bǔ)，保證錄入到系統(tǒng)中的信息是完整的、準(zhǔn)確的。加快檔案資源體系的構(gòu)建，以便利用檔案信息高質(zhì)量的服務(wù)于全校的師生。高校檔案管理是高校進(jìn)行日常管理以及教學(xué)研究的重要保障，是高校最基礎(chǔ)的管理工作，檔案管理是為了更好的為高校服務(wù)。為了能更好地為高校發(fā)展服務(wù)，高校檔案工作的管理應(yīng)更加規(guī)范化、法制化，檔案管理的手段更加現(xiàn)代化，不斷加大高校檔案管理工作的力度，全面提高檔案管理工作的專業(yè)化水平，實(shí)現(xiàn)高校檔案的有效利用。參考文獻(xiàn)：1賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考j.赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2015，（1）：181-182.2陳海英.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化