運用4S模式建設地方文獻數據庫芻議-以天津市南開區(qū)圖書館為例

1、    運用4s模式建設地方文獻數據庫芻議以天津市南開區(qū)圖書館為例     摘要：針對地方文獻數據庫建設中存在的問題，以天津市南開區(qū)圖書館為例，本文提出一種建設地方文獻數據庫的“4s”模式，即組織研究團隊，通過科學流程實現(xiàn)成果共享及建設符合質量標準的地方文獻數據庫。關鍵詞：地方文獻，研究團隊，科學流程，質量標準，成果共享21世紀是信息發(fā)展時代，全國各地區(qū)的經濟、科技和文化都迅猛發(fā)展，這給我國圖書館地方文獻建設提供了繁榮和發(fā)展的良好機遇。在現(xiàn)代信息社會中，電子出版物的普及和計算機網絡的廣泛應用，以及文獻的數字化使圖書館信息建設特色降低，而地方文獻

2、以其特有的地方內容和為地方的政治、經濟、文化建設服務的獨特作用在圖書館信息資源建設中凸顯特色。越來越多的區(qū)縣級圖書館相繼建立地方文獻的專庫、專室和數據庫。然而，作為文獻信息資源共享工程中的節(jié)點一區(qū)縣級圖書館，在地方文獻工作方面發(fā)展并不平衡，還存在著制約地方文獻數據庫建設的諸多問題：如地方文獻工作缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范，影響文獻數字化建設；對地方文獻的概念認識不一致，收藏范圍有差異；從事地方文獻工作的隊伍建設不足；地方文獻工作理論與實踐研究滯后等等，為此，筆者綜合思考，提出一種地方文獻建設的“4s”模式。所謂地方文獻建設的“4s”模式，是指組織研究團隊，通過科學流程建設符合質量標準的地方文獻數據庫

3、，并實現(xiàn)成果共享。1 地方文獻建設的研究團隊1.1 研究團隊的概念、特性和優(yōu)勢研究團隊是以知識工作者為主要成員，以知識、技能的共享、交叉為手段，將團隊成員各自擁有的特定知識資源重構、整合成為具有特定創(chuàng)新能力的團隊知識能力，來解決復雜的知識性任務的組織動態(tài)創(chuàng)新單元，具有協(xié)同工作、自我管理和全面培訓的特征。研究團隊的優(yōu)勢：一是事前設定知識性任務、提出目標問題，在組織中進行任務發(fā)布（基于任務認領）或者任務分配（基于行政分派）；二是事中，協(xié)調、支援團隊所需資源，進行過程激勵；三是事后，驗收團隊交付的成果，并進行系統(tǒng)的評價和管理，根據團隊業(yè)績予以激勵。在團隊任務執(zhí)行過程中，組織僅對知識團隊發(fā)揮協(xié)調和支持

4、作用，并不對其具體工作進行干預和管理。1.2 建設研究團隊的必要性地方文獻是記錄某地區(qū)知識的一種載體，反映了地區(qū)內自然環(huán)境和社會環(huán)境的沿革、發(fā)展及現(xiàn)狀。文獻科學涵蓋領域廣、內容深，其載體形式也是多種多樣，它既反映了地方特色，又體現(xiàn)了時代特色和社會發(fā)展的歷程。地方文獻數據庫建設又是一項系統(tǒng)工程，是一個獨立的特藏文獻體系，具有科學性、嚴謹性、特殊性。在制定規(guī)劃、實際設計、選用軟件和操作管理等重要環(huán)節(jié)需要政治、經濟、文化自然、計算機等各方面知識的支持，所以，由個人單獨開發(fā)案例，建設地方文獻數據庫是不可想象的；據有關統(tǒng)計：國內外的地方文獻數據庫建設無不是集體智慧的結晶。為此，組建一支素質精良、優(yōu)勢互補

5、的地方文獻數據庫建設研究團隊是開展地方文獻工作的前提和保證。他們擁有廣博的知識、專業(yè)技能和地方文獻學的素養(yǎng)，以及掌握計算機等現(xiàn)代化手段的能力，并把地方文獻工作放在最高的優(yōu)先地位，相互支持，公開地進行溝通，很自然的進行合作。具體包括：圖書館地方文獻管理者，史志科研人員，地方文獻數據庫維護人員和地方文獻采編人員等具有豐富實踐經驗的各方面研究人員。以天津市南開區(qū)圖書館為例，該館開展地方文獻工作的主導思想是突出南開老城廂的地域民俗特色。因為南開是天津衛(wèi)的發(fā)祥地，蘊含著豐富的文化底蘊，有建校百年的南開大學和南開中學等文物保護單位，建立一個能夠充分發(fā)揮區(qū)位優(yōu)勢、特色經濟，強化地域特色產業(yè)，最大限度地開發(fā)利

6、用好這些地方文獻，實現(xiàn)靜態(tài)的存在向動態(tài)的服務轉變。所謂地方文獻管理者，是指南開區(qū)地方文獻數據庫建設團隊的負責人。有來自文化旅游局的領導和圖書館的業(yè)務館長；為了推動區(qū)域文化與區(qū)域經濟的發(fā)展，該館還聘請了各大院校的教授、文廟史志研究員、天津民俗博物館等方面的一線研究人員擔任地方文獻數據庫建設核心成員。他們除了根據自身實踐與閱歷親自編寫一些地方文獻外，其重要職責是負責評閱其它地方文獻資料的搜集，并對那些需要修改的資料提出建設性的補充、完善意見；幫助地方文獻采編人員更加準確地理解文獻資料的特點和文獻編寫的要求，為地方文獻數據庫建設提供理論支撐和宏觀指導，并參與地方文獻數據庫的維護、建設質量的評估，以及

7、為其發(fā)展源源不斷地提供探索性的活動信息?？傊?，地方文獻數據庫建設團隊應該是一個研究性的工作團隊。成員們只有在團隊負責人領導下，合理分工、密切配合、知識互補，才能高效地建設高質量的地方文獻數據庫。2 數據庫建設的科學流程地方文獻數據庫建設應該是由制定目標、搜集素材、撰寫文獻、后期維護等系列環(huán)節(jié)，按照科學流程組成的一項復雜的系統(tǒng)工程。2.1 制定戰(zhàn)略目標階段第一步，總體規(guī)劃。圖書館根據區(qū)域文化與區(qū)域經濟發(fā)展需要，制訂一份地方文獻數據庫建設的總體規(guī)劃。還是以上述該館為例，結合市、區(qū)經濟發(fā)展的主要特點，利用區(qū)屬各類博物館、文物等旅游資源、豐富的文獻資料資源、以及館藏的優(yōu)勢，圍繞區(qū)政府確定的總體發(fā)展目標

8、，主要解決與區(qū)域旅游經濟活動相關的實際問題，牢牢把握讀者的主要需求，建立起一個與本地發(fā)展需要的新地方文獻信息服務體系，充分顯現(xiàn)該館在知識經濟時代為南開區(qū)旅游經濟建設發(fā)揮獨特的作用。第二步，確定地方文獻選題。圖書館的文獻選題大多都是圍繞本地區(qū)所有文化活動來展開，是社會文化基本的組成要素，同時它根植于本地文化發(fā)展的沃土而生存發(fā)展，其收藏的內容和范圍都受本土歷史文化影響和制約。天津市南開區(qū)圖書館在確定地方文獻選題上就是根據發(fā)展區(qū)域文化與區(qū)域經濟的總體規(guī)劃，圍繞南開區(qū)地方文脈的歷史資源，如鼓樓、文廟、天津民俗博物館等都處在南開區(qū)政治文化中心地域，保留著濃郁地方色彩的文化，還有極具地域特點和民族風俗的文

9、獻遺產，確定地方文獻數據庫的編寫主題，促進南開區(qū)旅游文化與旅游經濟建設。2.2 搜集素材階段搜集素材是建立地方文獻數據庫的基礎性、前提性工作。高質量的地方文獻需要有充足、詳實的素材。實踐表明，開發(fā)一個案例的大部分時間和精力往往用于前期的素材收集，而不是后期的文獻編寫。案例素材一般有兩個來源：一個是“搜訪”；另一個是“篩選”。從目前區(qū)縣圖書館采訪工作的基本方法來看，多數區(qū)縣圖書館的采訪工作實際是“等”，是根據被送上門的文獻信息進行選擇處理。以天津市南開區(qū)圖書館為例，按照圖書館常規(guī)采訪“等”的方法很難適應該館地方文獻數據庫建設工作的需要。為此，采訪工作總結出“搜訪”的工作方法。所謂“搜訪”，就是指

10、地方文獻采訪工作前，要先對有關文獻的信息進行一番搜索，有時甚至是很艱苦的搜尋。換言之，文獻采訪工作，必須了解地方文獻產生的源流，也就是說要隨時掌握地方文獻的生產情況以及互相傳播動態(tài)。南開區(qū)文獻工作者這樣總結，“采訪”主要指對公開文獻信息的采集，“搜訪”主要指對非公開文獻信息的訪求。唯其如此，才能夠運籌帷幄，或據守津要，或溯源而上，既不致發(fā)生重大的漏采現(xiàn)象，又不會盲目行動，造成大量無效勞動。所謂“篩選”就是整理調查資料階段。地方文獻工作者調查訪問回來之后應該及時整理調查記錄，發(fā)現(xiàn)存疑和遺漏的內容可以繼續(xù)通過電話、郵件等方式，請受訪者核實與補充，經過篩選之后，方可確認是否具有文獻價值。還要通過館藏

11、目錄系統(tǒng)了解已入選的地方文獻，利用館藏目錄系統(tǒng)對原已入藏的地方文獻進行全面的了解，認真查清新近采訪的文獻資料在歷史上的沿革與發(fā)展，這也是一項非常重要的工作。2.3 撰寫地方文獻階段通過搜訪素材，地方文獻編寫者已經掌握了豐富的資料。但是這些資料并非都可用或都適用。這就要求文獻編寫者對其進行深入分析，去偽存真、去粗取精，使之滿足文獻編寫要求，進行寫作構思。寫作構思是具體撰寫文獻前最重要的思考過程。這一過程需要確定文獻案例的邏輯結構、詳略取舍以及問題設計。撰寫案例初稿只是對前期工作成果的一個總結，對前期思考過程的一個固化與凝華。實踐證明，如果前期“搜訪”階段和步驟的工作做得好，撰寫文獻初稿便是水到渠

12、成的事。文獻初稿完成之后，應該首先由文獻編寫者自己進行修改，然后再交由地方文獻數據庫建設團隊中一線史志專家和文獻管理實踐者評閱。經過專家與管理實踐者過目審核，請一線專家提出一些建議，澄清文獻資料是否準確、充分，用語是否準確。根據專家意見對案例進行修改后，方可進入最后環(huán)節(jié)，將文獻資料交給團隊負責人審閱，并進一步完善。2.4 維護開發(fā)階段在文獻資料正式入選地方文獻數據前應該有一個試用過程，即將文獻資料用于博物館展覽陳列，使之接受公眾的檢驗，然后由文獻資料編寫者根據公眾反饋的意見結果，進一步對文獻資料進行修改、完善。這樣才能保證每一個收入文獻數據庫的資料都是優(yōu)秀的善本資料。對于正式入庫的文獻資料，要

13、進一步推廣開發(fā)，為了充分實現(xiàn)其功能，發(fā)揮其價值，還應該大力對外宣傳推廣，提供出版或共享服務。3 數據庫建設的質量標準3.1 地方文獻個案資料的質量標準把文獻資料個案例看作整個地方文獻數據庫的細胞，其質量決定整個數據庫的質量。文獻資料個案的質量應該滿足以下標準：第一，真實性原則。只有根據真實的史地素材編寫的文獻資料才具有文獻價值，發(fā)揮文獻資料的史志功能。未經實地調研而僅憑一般性的經驗或個人主觀意志編寫的資料，屬于虛構的民風民俗，這樣的資料被稱之為“安樂椅式資料”，不具備文獻價值。這對文獻數據庫建設與發(fā)展是極為不利的。第二，目的性原則。文獻資料必須與一定的文化內容、人文景觀等相對應，具有明確的開發(fā)

14、目的。如鼓樓、文廟和天津市民俗博物館的導游講解資料。第三，深刻性原則。在基于真實性原則的前提下，文獻資料應該具有一定的理論高度，有一定的理論與實踐相結合的深度。如果文獻資料的內容過于膚淺，史志工作者無法通過文獻資料獲取相應價值，這就失去了文獻價值。第四，典型性原則。文獻資料描述的史地文獻問題，應該是區(qū)域文脈的典型代表。通過該區(qū)域文獻資料的搜訪，清楚梳理出區(qū)域文化的發(fā)展脈絡，以及區(qū)域文化的全貌。第五，完整性原則。當前許多區(qū)縣圖書館編寫的文獻資料通常只有標題或部分資料。這種資料的內容結構不規(guī)范、不嚴謹。一個完整文獻資料應該包括以下幾個部分：（1）編號。編號是文獻資料在數據庫的標識代碼，如同一個人的

15、身份證號碼。編號有利于對地方文獻數據庫進行管理維護、檢索利用。（2）標題。標題是文獻資料的名稱，如同一個人的姓名。（3）篇首注釋。篇首注釋一般置于文獻資料首頁下方，用橫線與正文隔開，通常包括以下內容：文獻資料編寫者姓名與簡介；免責申明；版權說明。（4）正文。這是文獻資料的主體部分，介紹所涉及史地文物基本情況、背景信息，以及具體的人文背景。（5）使用說明。這也稱之為地方文獻注釋，是給使用此文獻的史志工作者提供的材料，通常包括以下內容：文獻資料正文中未提及的背景信息；文獻編寫者關于史地資料正文的評價和觀點；該文獻資料適用的范圍。盡管使用說明不具有權威性，但它對文獻資料使用的用戶或史志工作者提供的參

16、考性服務價值，不可小覷。3.2 地方文獻數據庫的質量標準第一，數量豐富。文獻數量是否充足是評價一個數據庫的重要標準。文獻數量太少，就難以稱之為“庫”，而且難以滿足史志工作者研究工作的需要。為地方文獻數據庫建設收集大量資料，形成一個資源豐富的數據庫。第二，門類齊全。數據庫中的文獻資料應該基本涉及不同的門類和領域；覆蓋不同規(guī)模、不同性質、不同行業(yè)、不同區(qū)域的機構，如天津曲藝、天津時調的資料，南開區(qū)文藝團體的史料文獻，天后宮媽祖文化與漕運發(fā)展史料等門類。第三，符合國情、市情、區(qū)情。地方文獻能充分體現(xiàn)地域特色，它不同于其它文獻。主要包括歷史文獻和現(xiàn)實文獻兩大部分，二者都是一個特定區(qū)域內自然、政治、經濟

17、、社會文化等不同領域在不同歷史階段的真實記錄，是對后人有借鑒意義的信息資源。以天津市南開區(qū)圖書館為例，該館收藏無論是豐富的歷史文獻，如記載“五四”運動期間周恩來、鄧穎超、郭隆真、馬駿、劉清揚這些走在時代前沿的進步青年，在天津東南城角草廠庵開會成立了天津愛國學生的進步團體“覺悟社”；還是可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)實資源，如收錄了在全國影響較大的許多著名作家的優(yōu)秀作品，南開區(qū)獲得國家級獎項近百余個，其中上世紀50年代創(chuàng)作的表演唱小糞車，我的好朋友獲國家原創(chuàng)獎，伴隨著與共和國同齡的一代人的成長；上世紀90年代以后，小品字據、快板書夸家鄉(xiāng)獲得十一屆群星獎金獎；還有多個小品被中央電視臺春節(jié)聯(lián)歡晚會選用，這些都是符合

18、國情、市情、區(qū)情的。由此看來，歷史文獻和現(xiàn)實文獻為南開區(qū)區(qū)域文化建設服務提供了豐富的文獻資源。當一種歷史文化在不同程度地影響著南開圖書館藏書建設的時候，南開圖書館又以本身所具有的一種義務來更好地回報社會，從而促進南開區(qū)以及天津市的地方文化建設，使之出現(xiàn)一種良性循環(huán)的局面。4 數據庫建設的成果共享“藏以致用”是現(xiàn)代圖書館與舊時藏書樓的主要區(qū)別，地方文獻的資源共享和有效利用是我們極力追求的目標，在區(qū)域內將地方文獻進行合理配置和集藏，統(tǒng)一數字化，整合上網，實現(xiàn)真正意義上的共建共享，是區(qū)域圖書館服務地方經濟建設的核心和圖書館學精神的體現(xiàn)。4.1 建立區(qū)域性“地方文獻信息中心”區(qū)域是一個地理空間概念，地

19、方文獻的地方作為獨具特色的區(qū)域文獻品牌，是資源共享的一個切入點。由于缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范，收藏的范圍和保存的形式都存在著差異，開發(fā)利用的角度也各有不同，制約了地方文獻的利用水平和服務質量，而區(qū)縣圖書館在文獻資源、人才結構和技術設備等方面具有優(yōu)勢，是區(qū)域其它信息機構所無法相比的，這些天時地利優(yōu)勢正是建立“地方文獻信息中心”的必備條件（以下簡稱“中心”）。“中心”在數據庫建設中，既是區(qū)域地方文獻工作的核心，又是地方文獻資源的調控機構。其主要職責是：在調查研究的基礎上，制定出區(qū)域地方文獻共建的總體目標、發(fā)展步驟，建立健全地方文獻集藏網絡，協(xié)調組織地方文獻資源的優(yōu)質配置，建立層次多元、各有側重、布局合

20、理、職責明晰的數據庫建設的網絡體系。4.2 項目管理“中心”在整個區(qū)域信息鏈中占具不可替代的地方文獻集藏中心的地位，要求集藏觀念從傳統(tǒng)狹隘的“占有”資源，向現(xiàn)代廣博的“擁有”資源轉變。在“中心”的統(tǒng)一管理下，實行項目管理負責制，將區(qū)域其它收有地方文獻的信息機構吸納為數據庫建設的成員，并直接負責項目的運作。待項目下達后，“中心”僅從項目任務、技術指導等方面進行協(xié)調、組織和管理，并根據各成員館地方文獻的收藏特色和不同需求的用戶群進行具體任務分配；各成員館也根據自己的特長、時間和精力做好項目任務的運作?！爸行摹痹趯^(qū)域地方文獻整合的基礎上，進行地方文獻的集成、管理、服務等最優(yōu)化配置，促進地方文獻服務的系統(tǒng)化、專業(yè)化和有序化。4.3 系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理既注重總體控制，又注重各個集成對象的獨立性，有著明顯的平等和靈活性。其功能包括：虛擬組織。成果共享的系統(tǒng)管理模塊擺脫了現(xiàn)行管理體制的物理束縛，使系統(tǒng)內有形的管理邊界虛擬化，拓展了服務領域，豐富了地方文獻信息資源，增強了地方文獻的使用價值。項目管理。對項目各要素進行綜合協(xié)調、合理搭配，形成互補、匹配的整體結構，使其產生功能放大作用。協(xié)同責任。凡加入數據庫建設的成員館，其責任、服務、利益是均等的。制度措施。強化制度的有效干預，使之建立一種必不可少的有效秩序，規(guī)范核心系統(tǒng)與成員館之間信息資源的交換和協(xié)調。建設以南開區(qū)圖書館為核心的“地方