采購作業(yè)的基本流程

1、采購作業(yè)的基本流程選購作業(yè)的根本流程1.確認(rèn)需求在選購之前應(yīng)先確定買哪些物料，買多少，何時買，由誰打算等。2.需求說明確認(rèn)需求之后，對需求的詳情，如品質(zhì)、包裝、售后效勞、運(yùn)輸及檢驗方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價格會談等作業(yè)能順當(dāng)進(jìn)展。3.選擇可能的供給來源依據(jù)需求說明在原有供給商中選擇成果良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公開征求。在選擇供給商時，企業(yè)應(yīng)考慮的主要因素有：(1)價格。物美價廉的商品是每個企業(yè)都想獲得的。相對于其他因素，雖然價格并不是最重要的，但比擬各個供給商供應(yīng)的價格連同各種折扣是選擇供給商不行或缺的一個重要指標(biāo)。(2)質(zhì)量。商品質(zhì)量也是一個非常重要的選擇供

2、給商的影響因素。商品質(zhì)量的選擇應(yīng)依據(jù)企業(yè)實際狀況而定，并不是質(zhì)量最好的就是最適應(yīng)的，應(yīng)力求用最低的價格買到最合適本企業(yè)質(zhì)量要求的產(chǎn)品。(3)效勞。效勞也是一個很重要的選擇供給商的影響因素。如更換次品、指導(dǎo)設(shè)備用法、修理設(shè)備等，類似這樣的一些效勞在選購某些工程時，可能會在選擇過程中起到關(guān)鍵作用。(4)位置。供給商所處的位置對送貨時問、運(yùn)輸本錢、緊急訂貨與加急效勞的回應(yīng)時間都有影響。在當(dāng)?shù)刭徶糜兄谶M(jìn)展地區(qū)經(jīng)濟(jì)，易于形成社區(qū)信譽(yù)以及良好的售后效勞。(5)供給商庫存政策。假如供給商的庫存政策要求自己隨時持有備件庫存，那么擁有平安庫存將有助于設(shè)備突發(fā)故障的解決。(6)柔性。那些情愿且可以回應(yīng)需求轉(zhuǎn)變、

3、承受設(shè)計轉(zhuǎn)變等要求的供給商應(yīng)予以重點(diǎn)考慮。4.適合價格的打算打算可能的供給商后進(jìn)展價格會談。5.訂單支配價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)必需予以說明。6.訂單追蹤與稽核簽約訂貨后，為求銷售廠商如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)根據(jù)合約規(guī)定，催促廠商按規(guī)定交貨，并予以嚴(yán)格驗收入庫。7.核對發(fā)票廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票。要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)選購部門核對后財務(wù)部門才能辦理付款。8.不符與退貨處理凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應(yīng)根據(jù)合約規(guī)定退貨，并馬上辦理重購，予以結(jié)案。9.結(jié)案凡驗收合格付款，或

4、驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失、績效好壞等，并簽報高級管理層或權(quán)責(zé)部門核閱批示。10.記錄與檔案維護(hù)凡經(jīng)結(jié)案批示后的選購文件，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題查考。檔案應(yīng)具有肯定保管期限的規(guī)定。在設(shè)計選購作業(yè)流程時，應(yīng)留意以下要點(diǎn)。1.選購構(gòu)造應(yīng)與選購數(shù)量、種類、區(qū)域相匹配一方面，過多的流程環(huán)節(jié)會增加組織流程運(yùn)作的作業(yè)與本錢，降低工作效率;另一方面，流程過于簡潔、監(jiān)控點(diǎn)設(shè)置不夠等，將導(dǎo)致選購過程操作失去掌握，產(chǎn)生物資質(zhì)量、供給、價格等問題。2.先后挨次及實效掌握應(yīng)留意其流暢性與全都性，并考慮作業(yè)流程所需的時限。例如，避開同一主管對同一選購文件

5、作數(shù)次的簽核;避開同一選購文件在不同部門有不同的作業(yè)方式;避開一個選購文件會簽部門太多，影響作業(yè)實效。3.關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置為便于掌握，使各項在處理中的選購作業(yè)在各階段均能被追蹤管理，應(yīng)設(shè)置關(guān)鍵點(diǎn)的管理要領(lǐng)或辦理時限。例如，國外選購、詢價、報階、申請輸入答應(yīng)證、出具信譽(yù)證、裝船、報關(guān)、提貨等均有管理要領(lǐng)或辦理時限。4.權(quán)責(zé)或任務(wù)的劃分各項作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核方法。比方，請購、選購、驗收、付款等權(quán)責(zé)應(yīng)予區(qū)分，并指定主辦單位。5.協(xié)作作業(yè)方式的改善例如，手工的作業(yè)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)管理系統(tǒng)幫助作業(yè)后，其流程與表格需作相應(yīng)的調(diào)整或重新設(shè)計。6.選購流程應(yīng)反映集體決策的思想由方案、設(shè)計、工藝、認(rèn)證、訂單、質(zhì)量等人員一起來打算供給商的選擇。處理程序應(yīng)合時宜，應(yīng)留意選購程序的準(zhǔn)時改良。早期設(shè)計的辦理程序或流程經(jīng)過假設(shè)干時日后應(yīng)加以檢查，并不斷改良與完善，以回應(yīng)組織的變更或作業(yè)上的實際需要。7.避開作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂留意改變性或彈性范圍以及偶發(fā)大事的處理規(guī)章。例如，在遇到“緊急選購及“外部受權(quán)時，應(yīng)有權(quán)宜的方法或流程來特殊處理。8.價值與程序相適應(yīng)程序繁簡或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或選購工程的重要性或價值的大小相適應(yīng)。但凡涉及數(shù)量較大、價值較高或簡單發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比擬嚴(yán)密的處理監(jiān)視;反之，那么可略微放