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文檔簡介
1、建筑工程有限公司材料采購 管理制度材料選購管理制度第一章總那么第一條目的為加強公司標(biāo)準(zhǔn)化管理,標(biāo)準(zhǔn)選購工作,保障工程進(jìn)度的正常持續(xù)進(jìn)展,選擇合格的供給商廠家并對選購過程進(jìn)展嚴(yán)格的掌握,確保供貨商供應(yīng)的物料滿足施工的規(guī)定要求,最大限度的降低本錢,特制定本制度。其次條適用范圍本方法適用于公司各工程工程施工材料物料選購時,方案審批的價格之審核、訂購、驗收、付款結(jié)算等,除另有規(guī)定外,悉以制度處理。第三條職責(zé)劃分1、由選購員全面負(fù)責(zé)對各工程材料物料的選購工作;2、由工程部經(jīng)理對工程部材料清單和材料用法方案方案單的數(shù)量、要求進(jìn)展具體審核把關(guān);3、由工程部對各類材料的質(zhì)量、技術(shù)要求把關(guān);4、由選購員對該工程
2、材料的數(shù)量、規(guī)格、價格掌握把關(guān)。其次章選購方案審批第一條選購方案的制定1、工程部應(yīng)根據(jù)應(yīng)依據(jù)圖紙、及實際需要制定材料方案單和用料方案表,確保材料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后報總經(jīng)理進(jìn)展審批;2、總經(jīng)理審批后,選購員根據(jù)工程部材料方案單和用料方案表制定選購方案表報總經(jīng)理審批,總經(jīng)理審批后,由選購員執(zhí)行選購方案。依據(jù)審批后的選購方案,選擇合格的供給商,進(jìn)展詢價、議價與工程技術(shù)人員技術(shù)溝通評選確定后,每種材料供給商不準(zhǔn)少于三家,由部門領(lǐng)導(dǎo)審核。1、供給商的選擇可以通過互聯(lián)網(wǎng)、宣揚冊合格供給商廠家中選?。?、長期報價選購,凡常常性用法,且用法量較大的材料,應(yīng)事先選定廠商,議定長期供給價格。1、已核定的
3、材料,必需常常分析理解或搜集資料,作為降低本錢之根據(jù);2、已核定之材料選購單價如需上漲或降低,應(yīng)附上書面之緣由說明;3、選購的數(shù)量或頻率有明顯增加時,應(yīng)要求供給商廠家適當(dāng)降低單價;價、比價和議價1、依據(jù)選購物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同,采購人員應(yīng)選擇至少三家符合選購條件的供貨商作為詢價對象;2、選購人員依據(jù)過去選購的狀況、市場改變狀況、以及公司本錢預(yù)算等狀況,確定選購目的價格;3、在得到供給商的報價信息后,選購人員對供給商的報價條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面工程部技術(shù)人員進(jìn)展核對,以保證供給商供應(yīng)的物料符合公司實際的選購要求,并對供給商所報的價格、交付期、售后效勞等方面
4、進(jìn)展分析比擬,以便選擇條件最優(yōu)的供給商;4、供給商供應(yīng)報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r,采購人員應(yīng)送請購部門確認(rèn);5、專用材料或用品,材料公司應(yīng)會同用法部門共同詢價與議價;6、對廠商的報價資料整理后,經(jīng)辦人員應(yīng)深化分析,以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠協(xié)商價。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi),選購人員應(yīng)與供給商進(jìn)行磋商,以使雙方最終在全部條款上達(dá)成全都;7、對重大的物資選購,無論是技術(shù)、商務(wù)會談,要保證參與人數(shù)不少于兩人。有關(guān)價格、選型及其他重要的技術(shù)、商務(wù)會談,要求有兩個以上的部門派人參與。第五條購前審批選購員與供貨商初步溝通并完成詢價后,在訂購匯簽單上具體填列以下事項,呈報負(fù)責(zé)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批:1、詢價
5、或議價結(jié)果及擬定“訂購供貨商“交貨期限與“報價有效期限等;2、注明與供貨商擬定的付款條件;3、需與供貨商簽訂長期合同的,選購員應(yīng)將草擬的長期合同書報相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。第六條價格復(fù)核與市場行情資料供應(yīng)1、選購員應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情,并建立供貨商資料,作為選購及價格審核的參考;2、選購員應(yīng)就公司工程部所提重要材料項,供應(yīng)市場行情資料,作為材料存量管理及核決價格的參考。第七條訂購作業(yè)選購人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“定購單后,應(yīng)與供給廠商進(jìn)一步接觸,進(jìn)展正式的質(zhì)量、價格和后續(xù)效勞會談。金額較大或批量選購的應(yīng)到對方生產(chǎn)工廠進(jìn)展實際考察,在充分理解對方的資信程度、供貨力量和現(xiàn)貨品質(zhì)后,向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向,并送
6、樣報驗,未通過報驗的材料不準(zhǔn)選購。第八條簽訂選購合同1、在選購作業(yè)所需的全部條款與供給商達(dá)成全都后,選購員需填寫正式的選購合同,合同需要列明至少以下條款:1供給商資料:包括名稱、地址、聯(lián)絡(luò)人、聯(lián)絡(luò)方式;2選購物料的具體描繪:包括品名、型號、規(guī)格等,如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特別要求需特殊注明;3訂單所選購的數(shù)量/重量;單位包裝數(shù)量/重量;包裝件數(shù);4價格:單價,合計價,合同總額,定金或預(yù)付款;5交付期:分批交付時應(yīng)明確每批的交付時間和交付數(shù)量;6付款方式;7所需的質(zhì)量證明檢驗單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗報告單等;8質(zhì)量保證條款:發(fā)生質(zhì)量問題是進(jìn)展退換或其他處理方法;9運輸方式和銷售發(fā)票的要求。2、選購單經(jīng)
7、部門經(jīng)理審核后,加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。到供給廠商處現(xiàn)場選購的,由受權(quán)代理人簽字,對方簽章后生效;選購單一式兩份,雙方各保存一份。材料公司負(fù)責(zé)選購合同的傳閱會簽和各部門的存檔。3、選購人員應(yīng)跟蹤掌握材料物料交貨期,準(zhǔn)時向供給商跟催交貨進(jìn)度。4、發(fā)貨前要求供給商在“送貨單上注明“訂購單編號及“包裝方式,以便驗收確認(rèn)。5、假設(shè)屬分批交貨者,選購人員應(yīng)在“訂購單上注明“分批交貨以資識別。6、長期訂貨和大額進(jìn)貨,原那么上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的方法進(jìn)展,應(yīng)與供給商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦,其次份存供給商,另需合同復(fù)印件四份分別交材料公司、核算中心、財務(wù)中心及工程部存檔。第九條緊急訂
8、貨選購人員接到主管經(jīng)理以電話聯(lián)絡(luò)的緊急選購案件,應(yīng)馬上進(jìn)展詢價、議價,快速辦理。第十條進(jìn)度掌握及事物聯(lián)絡(luò)除一般選購作業(yè)方式外,材料公司可依材料用法及選購特性,選擇以下一種最有利的方式進(jìn)展選購:1、集中方案選購:凡具有共同性的材料,須以集中方案辦理選購較為有利者,可核定材料工程,通知各請購部門依方案提出請購,材料公司定期集中辦理選購;2、長期報價選購:凡常常性用法,且用法量較大宗的材料,材料公司應(yīng)事先選定廠商,擬定長期供給價格,呈準(zhǔn)后通知各請購部門依需要提出請購。第十一條退貨作業(yè)對于檢驗不合格的材料退貨時,應(yīng)開立“材料退貨單并見附有關(guān)的“材料檢驗報告表呈主管簽認(rèn)后,憑此異樣材料出廠。第三章驗收與
9、付款第一條貨物進(jìn)廠驗收1、貨物進(jìn)場供給商交貨時,選購人員通知庫管員,實際清點件數(shù)或稱重,對貨物攜帶的有關(guān)證件進(jìn)展驗證,經(jīng)與選購清單或選購合同內(nèi)容核對相符后簽收,倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)覺不符時,即通知材料公司會同處理;2、對有專項質(zhì)量要求的材料物資,通知工程部派質(zhì)檢員驗收,驗收合格后由庫管出具入庫單并由庫管員簽字。其次條付款結(jié)算1、嚴(yán)格根據(jù)公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行;2、選購款項須按選購合同規(guī)定或選購單所商定的時間由材料公司統(tǒng)一支付;3、付款申請由選購人員或被托付選購人員提出,申請付款應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)選購合同要求和工程進(jìn)度狀況進(jìn)展,分清輕重緩急,必要時須提交驗收報告、物品入庫單
10、據(jù)和對方發(fā)票,申請付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已付款、余款,按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后,方可辦理付款手續(xù);4、只有在出現(xiàn)以下狀況時才可由選購人員借款或墊款進(jìn)展挺直支付:1緊急選購且不能準(zhǔn)時辦理財務(wù)支付手續(xù);2在外埠選購且供給商要求馬上付款時;3在現(xiàn)場調(diào)試期間急需材料的選購;41000元以下的零星選購。第三條進(jìn)度掌握及異樣處理1、材料公司應(yīng)特殊留意“選購單注明的到貨時間要求,把握到貨進(jìn)度;2、選購人員發(fā)覺供貨方發(fā)貨日期有延誤時,應(yīng)主動與供貨廠商聯(lián)絡(luò)催交,對異樣緣由準(zhǔn)時處理對策,匯通相關(guān)職能部門、分公司處理。第四條質(zhì)量評價用法單位應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所用法的材料質(zhì)量予以關(guān)注,依據(jù)用法效果對材料質(zhì)量提出評價,以利于進(jìn)一步工作。第四章附那么第一條參
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