項(xiàng)目范圍管理是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵

1、項(xiàng)目范圍管理是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵 一個(gè)項(xiàng)目從其一成立開(kāi)頭，項(xiàng)目各方干系人都會(huì)期望項(xiàng)目能夠依據(jù)既定的計(jì)劃一步步順當(dāng)?shù)貙?dǎo)向最終的成功。影響項(xiàng)目最終成功的因素是多方面的，包括項(xiàng)目管理的十大學(xué)問(wèn)領(lǐng)域（包括項(xiàng)目的整體管理、范圍管理、時(shí)間管理、費(fèi)用管理、質(zhì)量管理、人力管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、選購(gòu)管理、利益相關(guān)方管理），無(wú)一不對(duì)項(xiàng)目的最終成功產(chǎn)生積極影響。然而，要這十大學(xué)問(wèn)領(lǐng)域?qū)?xiàng)目成功產(chǎn)生的影響的輕重程度上進(jìn)行比較的話(huà)，項(xiàng)目范圍管理應(yīng)當(dāng)是其中最為重要的。 一、什么是項(xiàng)目范圍管理 1、項(xiàng)目范圍與項(xiàng)目范圍管理的定義 項(xiàng)目范圍是指產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所包括的所以工作及產(chǎn)生這些產(chǎn)品所用的過(guò)程。項(xiàng)目干系人必需在項(xiàng)目要產(chǎn)生什么

2、樣的產(chǎn)品方面達(dá)成共識(shí)，也要在如何生產(chǎn)這些產(chǎn)品方面達(dá)成一定的共識(shí)。 項(xiàng)目范圍管理是指對(duì)項(xiàng)目包括什么與不包括什么的定義與掌握過(guò)程。這個(gè)過(guò)程用于確保項(xiàng)目組和項(xiàng)目干系人對(duì)作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過(guò)程有一個(gè)共同的理解。 2、項(xiàng)目范圍與其它約束條件的相互影響 制約一個(gè)項(xiàng)目的條件是項(xiàng)目“三約束條件”范圍、時(shí)間、成本。在一個(gè)項(xiàng)目中這三個(gè)條件是相互影響、相互制約的，而且往往是由于范圍影響了時(shí)間和成本。項(xiàng)目一開(kāi)頭確定的范圍小，那么它需要完成的時(shí)間以及耗費(fèi)的成本必定也小，反之亦然。許多項(xiàng)目在開(kāi)頭時(shí)都會(huì)粗略地確定項(xiàng)目的范圍、時(shí)間以及成本，然而在項(xiàng)目進(jìn)行到一定階段之后往往會(huì)變成讓人感覺(jué)到不知道項(xiàng)目

3、什么時(shí)候才能真正結(jié)束，要使得項(xiàng)目結(jié)束究竟還需要投入多少人力和物力，整個(gè)項(xiàng)目就似乎一個(gè)無(wú)底洞，對(duì)項(xiàng)目的最終結(jié)束時(shí)間誰(shuí)的心里也沒(méi)有底。這種狀況的出現(xiàn)對(duì)于公司的高層來(lái)說(shuō)，他們是最不期望看到的，然而這樣的狀況出現(xiàn)并不罕見(jiàn)。造成這樣的結(jié)果就是由于沒(méi)有掌握和管理好項(xiàng)目的范圍?？梢?jiàn)項(xiàng)目的三約束中還是范圍的影響最主要。 二、造成范圍界定不清的原因 既然項(xiàng)目范圍界定不清是一種很常見(jiàn)的現(xiàn)象，而這種現(xiàn)象又是大家所不想見(jiàn)到的。那么，我們必需分析出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因。一般造成這種現(xiàn)象的出現(xiàn)有以下三方面的原因： 首先，是企業(yè)一級(jí)的責(zé)任沒(méi)有完善的項(xiàng)目管理體系來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目的管理。這種狀況是最糟糕的，假如是這種原因，那么項(xiàng)目的成敗

4、往往需要靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人的管理、領(lǐng)導(dǎo)能力。這種狀況項(xiàng)目成功的可能性特別小，大部分項(xiàng)目都是以失敗而告終。 第二，是企業(yè)及項(xiàng)目組共同的責(zé)任對(duì)項(xiàng)目沒(méi)能制定出清楚規(guī)范的范圍變更掌握過(guò)程。企業(yè)有管理體系，但不夠完善和規(guī)范，對(duì)項(xiàng)目組變更過(guò)程的制定沒(méi)能起到有效的指導(dǎo)作用。變更是不可避免的，只要有效地加以管理、掌握，同樣可以達(dá)到各方滿(mǎn)足的結(jié)果。 第三，是對(duì)范圍的定義不夠明確，做不到可量化、可驗(yàn)證程度。許多時(shí)候都是一些定性的要求、而不是定量的，例如“界面友好，可操作性強(qiáng)，提高用戶(hù)滿(mǎn)足度”等。類(lèi)似這些模糊的需求就是導(dǎo)致后續(xù)項(xiàng)目扯皮的根源。項(xiàng)目范圍的明確定義，有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理及系統(tǒng)分析員將起到至關(guān)重要的作用。 由以上

5、的論述，我們可以得出結(jié)論：完善的項(xiàng)目范圍管理是整個(gè)項(xiàng)目最終成敗的關(guān)鍵。那么，怎樣才能做好項(xiàng)目范圍管理呢？在對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行具體論述之前，我們先看兩個(gè)項(xiàng)目管理案例。 范圍管理案例 失敗案例：這是一個(gè)軟件開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目，整個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)行了兩年多之后項(xiàng)目何時(shí)結(jié)束還是處于不明確的狀態(tài)，因?yàn)橛脩?hù)不斷有新的需求出來(lái)，項(xiàng)目組也就要依據(jù)用戶(hù)的新需求不斷去開(kāi)發(fā)新的功能。這個(gè)項(xiàng)目實(shí)際是一個(gè)無(wú)底洞，沒(méi)完沒(méi)了地往下做，項(xiàng)目成員“肥的拖瘦，瘦的拖死”，實(shí)在做不下去只能跑了。大家對(duì)這樣的項(xiàng)目已經(jīng)完全丟失了信念。 這個(gè)項(xiàng)目其實(shí)就是一開(kāi)頭沒(méi)有很明確地界定整個(gè)項(xiàng)目的范圍，在范圍沒(méi)有明確界定的狀況下，又沒(méi)有一套完善的變更掌握管理流程，

6、任由用戶(hù)怎么說(shuō)，就怎么做，也就是說(shuō)一開(kāi)頭游玩規(guī)則沒(méi)有定好，從而導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目成了一個(gè)爛攤子。 成功案例：同樣是一個(gè)軟件開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目，這個(gè)項(xiàng)目也比上面案例講到的項(xiàng)目要小一些，這時(shí)候公司已經(jīng)開(kāi)頭實(shí)施cmm對(duì)軟件開(kāi)發(fā)活動(dòng)進(jìn)行管理，有相對(duì)完善的軟件開(kāi)發(fā)管理過(guò)程。項(xiàng)目在一開(kāi)頭就先明確用戶(hù)需求，而且需求基本上都是量化的、可檢驗(yàn)的。而且項(xiàng)目組在公司cmm的變更管理過(guò)程的框架指導(dǎo)下制定了項(xiàng)目的范圍變更掌握管理過(guò)程，在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，用戶(hù)的需求變更都是根據(jù)事先制定好的過(guò)程執(zhí)行。 因此，這個(gè)項(xiàng)目完成的比較成功，項(xiàng)目的時(shí)間和成本基本上是在一開(kāi)頭項(xiàng)目計(jì)劃的完成時(shí)間及成本的狀況下略有增加。 如何管理好項(xiàng)目范圍 既然已經(jīng)熟

7、悉到項(xiàng)目范圍管理如此重要，那么我們應(yīng)當(dāng)怎樣才能管理好項(xiàng)目的范圍呢？從上面的論證過(guò)程，我們清晰地看到造成項(xiàng)目范圍不好管理的一些原因，那么要管理好項(xiàng)目范圍就必需對(duì)癥下藥，才能管理好項(xiàng)目范圍。 首先，我們必需先了解項(xiàng)目范圍管理的一些科學(xué)過(guò)程。做好項(xiàng)目管理應(yīng)當(dāng)包含下面過(guò)程：?jiǎn)?dòng)、范圍計(jì)劃、范圍定義、范圍核實(shí)及范圍變更掌握。下面將詳述如何做好這些過(guò)程。 1、啟動(dòng)過(guò)程 啟動(dòng)是指組織正式開(kāi)頭一個(gè)項(xiàng)目或連續(xù)到項(xiàng)目的下一個(gè)階段。啟動(dòng)過(guò)程的一個(gè)輸出就是項(xiàng)目章程。項(xiàng)目章程是一個(gè)重要的文檔，這個(gè)文件正式承認(rèn)項(xiàng)目的存在并對(duì)項(xiàng)目供應(yīng)一個(gè)概覽。 啟動(dòng)過(guò)程明確指定這一過(guò)程有一個(gè)重要的輸出文檔項(xiàng)目章程，項(xiàng)目章程將粗略地規(guī)定項(xiàng)目

8、的范圍，這也是項(xiàng)目范圍管理后續(xù)工作的重要依據(jù)。項(xiàng)目章程中還將規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利以及項(xiàng)目組中各成員的職責(zé)，還有項(xiàng)目其它干系人的職責(zé)，這也是在以后的項(xiàng)目范圍管理工作中各個(gè)角色如何做好本職工作有一個(gè)明確的規(guī)定，以致后續(xù)工作可以更加有序地進(jìn)行。因此，千萬(wàn)不能忽視項(xiàng)目的啟動(dòng)過(guò)程。 2、范圍計(jì)劃過(guò)程 范圍計(jì)劃是指進(jìn)一步形成各種文檔，為將來(lái)項(xiàng)目決策供應(yīng)基礎(chǔ)，這些文檔中包括用以衡量一個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段是否已經(jīng)順當(dāng)完成的標(biāo)準(zhǔn)等。作為范圍計(jì)劃過(guò)程的輸出，項(xiàng)目組要制定一個(gè)范圍說(shuō)明書(shū)和范圍管理計(jì)劃。 要做好一個(gè)項(xiàng)目首先強(qiáng)調(diào)的就是周密地做好范圍計(jì)劃編制。范圍計(jì)劃編制是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作（項(xiàng)目范圍）漸進(jìn)明細(xì)和

9、歸檔的過(guò)程。做范圍計(jì)劃編制工作是需要參考許多信息的，比如產(chǎn)品描述，首先要清晰最終產(chǎn)品的定義才能規(guī)劃要做的工作，項(xiàng)目章程也是特別主要的依據(jù)，通常它對(duì)項(xiàng)目范圍已經(jīng)有了粗線條的商定，范圍計(jì)劃在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入和細(xì)化。 范圍說(shuō)明是在項(xiàng)目參與人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，作為將來(lái)項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說(shuō)明中至少要說(shuō)明項(xiàng)目論證、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目論證是商家的既定目標(biāo)，要為估算將來(lái)的得失供應(yīng)基礎(chǔ)；項(xiàng)目產(chǎn)品是產(chǎn)品說(shuō)明的簡(jiǎn)要概況；項(xiàng)目可交付成果一般要列一個(gè)子產(chǎn)品級(jí)別概括表，如：為一個(gè)軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目設(shè)置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊(cè)、人機(jī)交互學(xué)習(xí)程序等。任何沒(méi)有明確要求

10、的結(jié)果，都意味著它在項(xiàng)目可交付成果之外；項(xiàng)目目標(biāo)是要考慮到項(xiàng)目的成功性，至少要包括成本、進(jìn)度表和質(zhì)量檢測(cè)。項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)當(dāng)有標(biāo)志（如：成本、單位）和肯定的或相對(duì)的價(jià)值。盡量避開(kāi)不可量化的目標(biāo)（如：“客戶(hù)的滿(mǎn)足程度”），因?yàn)樗鼘⒆屇愕捻?xiàng)目擔(dān)當(dāng)很高的風(fēng)險(xiǎn)。 范圍管理計(jì)劃是描述項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理，項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相全都等問(wèn)題的。它也應(yīng)當(dāng)包括一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評(píng)估（比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少）。范圍管理計(jì)劃也應(yīng)當(dāng)包括對(duì)變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類(lèi)（當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被具體描述的時(shí)候，做到這點(diǎn)特殊困難，但肯定必要）等問(wèn)題的清晰描述。 3、范圍定義過(guò)程 范圍定義是

11、指將項(xiàng)目主要的可交付成果細(xì)分成較小的、更易管理的組分。這個(gè)過(guò)程中，項(xiàng)目組要建立一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)（wbs）。wbs的建立對(duì)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)意義特別重大，它使得原來(lái)看起來(lái)特別籠統(tǒng)、特別模糊的項(xiàng)目目標(biāo)一下子清楚下來(lái)，使得項(xiàng)目管理有依據(jù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)清晰明白。假如沒(méi)有一個(gè)完善的wbs或者范圍定義不明確時(shí)，變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長(zhǎng)工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。 制定好一個(gè)wbs的指導(dǎo)思想是逐層深入。先將項(xiàng)目成果框架確定下來(lái)，然后每層下面再把工作分解，這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時(shí)間感強(qiáng)，評(píng)審中簡(jiǎn)單發(fā)覺(jué)遺漏或多出的部分，也更簡(jiǎn)單被大多數(shù)人理解。 4、范圍核實(shí)過(guò)程 范圍核實(shí)是指

12、對(duì)項(xiàng)目范圍的正式認(rèn)定，項(xiàng)目主要干系人，如項(xiàng)目客戶(hù)和項(xiàng)目發(fā)起人等要在這個(gè)過(guò)程中正式接受項(xiàng)目可交付成果的定義。 這個(gè)過(guò)程是范圍確定之后，執(zhí)行實(shí)施之前各方相關(guān)人員的承諾問(wèn)題。一旦承諾則表明你已經(jīng)接受該事實(shí)，那么你就必需依據(jù)你的承諾去實(shí)現(xiàn)它。這也是確保項(xiàng)目范圍能得到很好的管理和掌握的有效措施。 5、范圍變更掌握過(guò)程 范圍變更掌握是指對(duì)有關(guān)項(xiàng)目范圍的變更實(shí)施掌握。主要的過(guò)程輸出是范圍變更、糾正行動(dòng)與教訓(xùn)總結(jié)。 再好的計(jì)劃也不可能做到一成不變，因此變更是不要避免的，關(guān)鍵問(wèn)題是如何對(duì)變更如何進(jìn)行有效的掌握。掌握好變更必需有一套規(guī)范的變更管理過(guò)程，在發(fā)生變更時(shí)遵循規(guī)范的變更程序來(lái)管理變更。通常對(duì)發(fā)生的變更，需要識(shí)別是否在既定的項(xiàng)目范圍之內(nèi)。