采購部考核指標(biāo)的設(shè)定

1、采購部考核指標(biāo)的設(shè)定第一節(jié)采購績效考核與評價的指標(biāo)體系一、采購績效評估的意義和原則采購績效評估的意義 采購作為企業(yè)生產(chǎn)運作的一個重要環(huán)節(jié)，它的 績效對企業(yè)整體目標(biāo)的實現(xiàn)起著很重要的作用。 采購在制定了采購方 針、戰(zhàn)略、目標(biāo)及實現(xiàn)相應(yīng)目標(biāo)的行動計劃后，在計劃實施時還需有 相應(yīng)的績效指標(biāo)，用于對采購過程進(jìn)行檢查控制，并在一定的階段對 工作進(jìn)行總結(jié)，在此基礎(chǔ)上再提出下一階段的行動目標(biāo)與計劃， 如此 循環(huán)往復(fù)，不斷改進(jìn)。采購績效評估是對采購工作進(jìn)行全面系統(tǒng)地 評價、對比從中判定采購所處整體水平的做法。 采購績效評估的意義 在于：第一，可以有效地保證采購目標(biāo)的實現(xiàn)，各個企業(yè)可根據(jù)其性質(zhì)和 狀況的不同，設(shè)

2、定不同的采購目標(biāo)，有的企業(yè)采購偏重于“防弊”，采購目標(biāo)要按期、按質(zhì)、按量；有的企業(yè)的米購目標(biāo)則注重“興利”，米購工作除了維持正常的產(chǎn)銷活動外，特別注重產(chǎn)銷成本的降低。為此， 各個企業(yè)需要針對采購所追求的主要目標(biāo)加以評估， 并督促目標(biāo)的實 現(xiàn)；第二，以提供改進(jìn)績效的依據(jù)，企業(yè)實行的績效評估制度，可以提 供客觀的標(biāo)準(zhǔn)來衡量米購目標(biāo)是否達(dá)成，也可以確定米購部門目前的工作績 效如何。正確的績效評估，有助于找出采購工作的缺陷所在，從而據(jù)此擬訂改善措施 第三，以作為個人或部門獎懲的參考，良好的績效評估方法，能將采 購部門的績效獨立于其他部門體現(xiàn)出來， 并反映采購人員的個人表現(xiàn)， 成為 各種人事考核的參考資

3、料，依據(jù)客觀的績效評估，達(dá)成公正的獎懲， 可以有效地調(diào)動采購人員積極性和開拓性， 發(fā)揮團(tuán)隊合作精神， 進(jìn)一 步地提高整個部門的效能。第四，可以為甄選和培養(yǎng)優(yōu)秀采購人員提供依據(jù)， 根據(jù)績效評估結(jié)果， 可針2對現(xiàn)有采購人員的工作能力缺陷， 擬定培養(yǎng)計劃， 有針對性的進(jìn)行專 業(yè)性的教育訓(xùn)練，有的放矢的招募人才，建立一支優(yōu)秀的采購隊伍。 第五，促進(jìn)各部門合作，建立利益共同體，采購部門的績效受其他部 門配合 程度的影響很大，因此，采購部門的職責(zé)是否明確，表單、流程是否 簡單、合理，付款條件及交貨方式是否符合企業(yè)管理規(guī)章制度，各部 門的目標(biāo)是否一致等， 都可以通過績效評估予以判定， 并可以改善部 門之間的

4、合作關(guān)系，提高企業(yè)整體運作效率。第六，提高采購人員的士氣，有效而且公平的績效評估制度，可以使 采購人員的努力成果獲得回饋和認(rèn)可。 采購人員通過績效評估， 可以與業(yè)務(wù) 人員或財務(wù)人員一樣， 顯示出對公司利潤的貢獻(xiàn)， 成為受到肯定的工 作伙伴。由此看出，采購績效評估不僅對采購工作，而且對企業(yè)整體 運作和效益都有著不可忽視的影響。 2 采購績效考核與評估的基本 原則 采購績效考核與評估的關(guān)鍵，一是要選擇適用的衡量指標(biāo)；二 是績效指標(biāo)的目標(biāo)值要合理； 三是確定績效指標(biāo)要符合有關(guān)原則。 一 套完整的采購績效考核評估體系是作好該項工作的必要保證。 采購 績效考核與評估指標(biāo)的設(shè)定主要考慮采購績效指標(biāo)的選樣要

5、同企業(yè) 的總體采購水平相適應(yīng)。 對于采購體系不太健全的單位， 剛開始可以 選擇批次、質(zhì)量合格率、準(zhǔn)時交貨等來控制和考核供應(yīng)商的供應(yīng)表現(xiàn)， 而平均降價幅度則可用于考核采購部門的采購成本業(yè)績。 隨著供應(yīng)商 管理程序的逐步健全、 采購管理制度的日益完善、 采購人員的專業(yè)化 水平以及供應(yīng)商管理水平的不斷提高， 采購績效指標(biāo)也就可以相應(yīng)地 系統(tǒng)化、整體化，并且不斷細(xì)化?？傊?，績效指標(biāo)的選擇要明確、盡 量量化，要能得到白己、顧客及相關(guān)的人員的認(rèn)同，現(xiàn)實可行。 確 定采購績效指標(biāo)目標(biāo)值時要考慮以下前提： 是顧客的需求。 二是所 選擇的目標(biāo)以及指標(biāo)要同本公司的大目標(biāo)保持一致。 三是具體設(shè)定目 標(biāo)時既要實事求是

6、、客觀可行，又要具有挑戰(zhàn)性，要以過去的表現(xiàn)作 為參考，更重要的是可與同行的佼佼者進(jìn)行比較。 二、采購績效考核與評估的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)3采購績效考核與評估的關(guān)鍵是要制定一套客觀的、 能夠充分展示采購 人員績效的、對考核對象有導(dǎo)向作用的指標(biāo)體系， 同時要制定相應(yīng)的、 合理的、適度的標(biāo)準(zhǔn)， 只有這樣才能真正發(fā)揮出采購績效和評估的監(jiān)督、激勵、懲罰的作用。 1 采購績效考核與評估的指標(biāo) 采購人員 在其工作職責(zé)上，必須達(dá)成適時、適量、適質(zhì)、適價及適基本任務(wù)， 因此，其績效評估自應(yīng)以此“五適”為中心，并以數(shù)量指標(biāo)作為衡量 績效的尺度。 1) 質(zhì)量績效指標(biāo)。質(zhì)量績效指標(biāo)主要是指供應(yīng)商的質(zhì) 量水平以應(yīng)商所提供的產(chǎn)品或

7、服務(wù)的質(zhì)量表現(xiàn)， 它包括供應(yīng)商質(zhì)量體 系、質(zhì)量水平等方面，可通過驗收記錄及銷售記錄來判斷。 (1) 商品 質(zhì)量。包括批次質(zhì)量合格率、商品抽檢缺陷率、商品免檢率、退貨率 等。 (2) 質(zhì)量體系。包括通過 ISO9000 的供應(yīng)商比例、商品免檢的供 應(yīng)商比例、 商品免檢的價值比例、 圍繞本公司的產(chǎn)品開展專項質(zhì)量改 進(jìn)的供應(yīng)商數(shù)目及比例、 參與本公司質(zhì)量改小組的供應(yīng)商人數(shù)及供應(yīng) 商比例等。 2) 數(shù)量績效指標(biāo)。當(dāng)采購人員為爭取數(shù)量折扣，以達(dá)到 降低價格的目的時，可能導(dǎo)致存貨過多的情況。 (1) 儲存費用指標(biāo)。 現(xiàn)有存貨利息及保管費用與正常存貨水準(zhǔn)利息及保管費用之差額。(2) 積壓商品處理損失指標(biāo)。處

8、理積壓商品的收入與其取得成本的差 額。存貨積壓愈多，利息及保管的費用愈大，積壓商品處理的損失愈 高，顯示采購人員的數(shù)量績效愈差。 3) 時間績效指標(biāo)。這項指標(biāo)主 要是用以衡量采購人員處理訂單的效率， 及對于供應(yīng)商交貨時間的控 制。延遲交貨，固然可能形成缺貨現(xiàn)象，但是提早交貨，也可能導(dǎo)致 買方負(fù)擔(dān)不必要的存貨成本或提前付款的利息費用。 (1) 緊急采購費 用指標(biāo)。緊急運輸方式的費用與正常運輸方式的費用差額。 (2) 缺貨 損失指標(biāo)。 除了直接減少的營業(yè)額損失外， 尚有企業(yè)形象受損等間接 損失。4)價格績效指標(biāo)。 價格績效是企業(yè)最重視及最常見的衡量標(biāo)準(zhǔn)。 透過 價格指標(biāo)，可以衡量采購人員議價能力以

9、及供需雙方勢力的消長情 形。通常用年采購總額、各4 采購人員年采購額、年人均采購額、各供應(yīng)商年采購額、供應(yīng)商年平 均采購額、 各采購商品年度采購基價及年均采購基價等。 它們一般是 作為計算采購相關(guān)指標(biāo)的基礎(chǔ)， 同時是展示采購規(guī)模、 了解采購人員 及供應(yīng)商負(fù)荷的參考數(shù)據(jù)， 是進(jìn)行購過程控制的依據(jù)和出發(fā)點， 常提 供給公司管理層參考。 而控制指標(biāo)則是展示采購改進(jìn)過程及其成果的 指標(biāo)如平均付款周期等。 5) 采購效率指標(biāo)。品質(zhì)、數(shù)量、時間及價 格績效指標(biāo)， 主要是衡量采購人員的工作效果的指標(biāo)， 而采購效率指 標(biāo)通常用來衡量采購人員的能力。 (1) 采購金額。 (2) 采購金額占銷 貨收入的百分比。

10、(3) 訂購單的件數(shù)。 (4) 采購人員的人數(shù)。 (5) 采購部門的費用。 (6) 新廠商開發(fā)個數(shù)。為使供應(yīng)來源充裕，對惟一 來源的商品， 常要求采購人員必須在期限內(nèi)增加供應(yīng)商家數(shù)， 此績效 指標(biāo)，可用唯一來源商品占所有主力商品的比率來衡量。 (7) 采購?fù)?成率。以該指標(biāo)衡量采購人員努力工作程度的績效指標(biāo)。完成率=本月累計完成件數(shù) / 月累計請購件數(shù)。完成件數(shù)有兩種計算標(biāo)準(zhǔn)，第一 種標(biāo)準(zhǔn)是由采購人員簽發(fā)訂購單即算， 另一種標(biāo)準(zhǔn)面必須等供應(yīng)商交 貨驗收完成才算。不過，采購人員若為提高采購?fù)瓿陕剩棺h價流于 形式或草率，則將得不償失。 (8) 錯誤采購次數(shù)。指末按照有關(guān)的請 購或采購作業(yè)程序處邵

11、的案件。 譬如錯誤的請購單位、 沒有預(yù)算的資 本支出請購案、 未經(jīng)購單位主管核準(zhǔn)的案件、 未經(jīng)采購單位主管核準(zhǔn) 的訂購單等。此誤次數(shù)，應(yīng)要求降至零。 (9) 訂單處理的時間。 2 采 購績效考核與評估的標(biāo)準(zhǔn) 1) 歷史績效。當(dāng)采購部門，無論是組織、 職責(zé)或人員等均沒有重大變動的情況下， 可選擇企業(yè)或公司歷史績效 作為評估日前績效的基礎(chǔ)。2) 標(biāo)準(zhǔn)績效。當(dāng)歷史績效難以取得或采購業(yè)務(wù)變化比較大的情況下， 可以使用標(biāo)準(zhǔn)績效作為衡量的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)績效設(shè)定要遵循三個原則。5(1) 標(biāo)準(zhǔn)要固定。標(biāo)準(zhǔn)績效一旦建立，就不能隨意變動，要有持續(xù)性 和連續(xù)性。 (2) 標(biāo)準(zhǔn)要富有挑戰(zhàn)性。標(biāo)準(zhǔn)的實現(xiàn)具有一定的難度，采

12、購部門和人員必須經(jīng)過努力才能完成。 (3) 標(biāo)準(zhǔn)是可實現(xiàn)的。 可實現(xiàn) 是指在現(xiàn)有內(nèi)外環(huán)境和條件下， 經(jīng)過努力，確實應(yīng)該可以達(dá)到的水平。 一般依據(jù)當(dāng)前的績效加以衡量設(shè)定。 3) 行業(yè)平均績效?？梢越梃b與 本企業(yè)采購組織、 職責(zé)以及人員等方面相似的同行其他企業(yè)或公司的 績效標(biāo)準(zhǔn)，也可以應(yīng)用整個行業(yè)績效的平均水準(zhǔn)。 4) 目標(biāo)績效。標(biāo) 準(zhǔn)績效是代表在現(xiàn)狀下“應(yīng)該”可以達(dá)成的工作績效；而目標(biāo)績效則 是在現(xiàn)狀下，非經(jīng)過一番特別的努力，否則無法完成的較高境界。目 標(biāo)績效代表企業(yè)或公司管理者對工作人員追求佳績效的“期望值” 。 第二節(jié) 采購績效考核與評估的方式和技巧 在設(shè)立采購績效考核與評估指標(biāo)同時， 也要

13、考慮如何實施采購考核與 評估。第一，誰來考核、評估 ?哪些部門、哪些人員作為人員 ?第二， 考核、評估周期多長 ?第三，有哪些評估程序 ?、采購績效考核與評估人員 1采購績效考核與評估人員的選擇 評估人員的選擇與評估的目標(biāo)有著密切的聯(lián)系， 要選擇最了解購工作 情況的 人員，與評估目標(biāo)實現(xiàn)關(guān)聯(lián)最緊密的部門參與評估。 常選擇 以下幾類部門和人員參與評估。 1) 采購部門主管。采購部門主管是 對所管轄的采購人員實施采績效考核與評估的第一人， 采購主管最熟 悉采購人員所做的工作務(wù)，以及工作績效的優(yōu)劣，因此，由采購主管 負(fù)責(zé)評估，可以更全、公平、客觀地評價每個采購人員的采購績效， 但也應(yīng)考慮主管進(jìn)評估可

14、能包含的一些個人情感因素， 而使評估結(jié)果 出現(xiàn)的偏頗。2)財務(wù)會計部門。 財務(wù)會計部門掌握著企業(yè)產(chǎn)銷成本的所有數(shù)， 全盤 管制著資6金的獲得與付出， 因此，財務(wù)會計部門可以從采購成本的節(jié)約對公司 利潤的貢獻(xiàn)，采購成本節(jié)約對資金周轉(zhuǎn)的影響等方面來評價采購部門 的工作績效。 3) 銷售部門。當(dāng)采購項目的品質(zhì)與數(shù)量對企業(yè)的產(chǎn)品 質(zhì)量與銷售影響重大時， 銷售主管人員應(yīng)參與采購部績效的評估。 4) 供應(yīng)商。供應(yīng)商與采購人員工作接觸最多、最頻繁，供應(yīng)商對企業(yè)采 購部門或人員的意見， 可以間接了解采購工作績效和采購員素質(zhì)。 但 對供應(yīng)商的意見要全面分析、正確對待。 5) 外界專家或管理顧問。 聘請外部采購專

15、家或管理顧問，針對全盤的采購制度、組織、人員及 工作績效，做客觀的分析， 可以避免企業(yè)各部門之間的本位主義和矛盾。 2 采購績效考核與評估方式 對采購人員進(jìn)行工作績效考核和 評估的方式，可以定期或不定期式進(jìn)行。 1) 定期績效考核與評估一 般以目標(biāo)管理的方式進(jìn)行， 即從各種績效指標(biāo)當(dāng)中， 選擇當(dāng)年度重要 性比較高的項目定為考核目標(biāo)， 年終目標(biāo)實際達(dá)成程度加以考核， 則 必能提升個人或部門的采購績效。 使用這種方法主要是以工作業(yè)績 為考核重點，比較客觀公正。 但應(yīng)避免人們會特意追求考核目標(biāo)的提 高，而忽略其他方面， 因此，要求目標(biāo)的選擇要高一些， 選擇要全面。 2) 不定期績效考核與評估一般以特

16、定項日方式進(jìn)行， 適用于新產(chǎn)品開 發(fā)計劃等，例如企業(yè)要求某項特定產(chǎn)品的采購成本要低于某一比例， 并以此成果給予采購人員適當(dāng)?shù)莫剳汀?這種評估方式對提高采購人 員的士氣襯很大幫助。二、采購績效的改進(jìn)方法和技巧 1績效改進(jìn)切人點 采購績效的改進(jìn)一般可以從三個方面人手， 第一， 營造良好的組織氛圍，充分發(fā)掘潛力。第二，以業(yè)界最佳指標(biāo)為奮進(jìn) 點，不斷尋找差距，優(yōu)化工作方法。第三，對采購商品供應(yīng)績效進(jìn)行 測評，通過排行榜方式，獎勵先進(jìn)，鞭策落后。7 任何采購組織，包括供應(yīng)商，融洽、和諧、流暢的工作氣氛是搞好各 項工作的基礎(chǔ)。 如果采購組織內(nèi)部存在劇烈的矛盾， 采購人員與供應(yīng) 商之間互相不信任， 缺乏合作

17、誠意，工作人員的首先感覺是如履薄冰， 處處小心行事， 本來全部精力應(yīng)投在刀刃上， 但事實上卻嚴(yán)重分散了 注意力。 采購工作人員要經(jīng)常把自己的業(yè)績與同行高水平相比，不要對已經(jīng)取得的成績沾沾自喜， 采購行業(yè)高手很多， 特別是有過多年 跨國采購經(jīng)驗的高級職員， 他們的經(jīng)驗值得借鑒學(xué)習(xí)。 采購組織的管 理職能部門，應(yīng)定期將采購人員的業(yè)績、供應(yīng)商的績進(jìn)行測量，并進(jìn) 行排名，再配以相應(yīng)的獎罰制度，這樣，采購業(yè)務(wù)就會不斷改善， 。 2績效改善措施 (1) 質(zhì)量改善措施。質(zhì)量的好壞多用“不合格數(shù)與 總商品數(shù)的比”來衡量，因此，可以采取以下辦法： 依據(jù)質(zhì)量數(shù) 值大小對供應(yīng)商進(jìn)行排名， 并定位出前幾名最差應(yīng)商，

18、令其在規(guī)定的 時間內(nèi)進(jìn)行改善，否則降級處分。 對有希望的供應(yīng)商幫助其進(jìn)行 質(zhì)量改進(jìn)，派出相關(guān)技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員、采購人員等組成的小 組，現(xiàn)場分析研究，與其一起制定改善方案。 (2) 成本降低措施。成 本問題多用價格差額比率來衡量。 按照比率對供應(yīng)商進(jìn)行排名， 對最差幾名供應(yīng)商的定價合理性進(jìn)行分析研究， 并令其限期改進(jìn)。 對表現(xiàn)較好沒有欺詐行為的供應(yīng)商， 通過幫助其改善包裝運輸方式等 途徑來降低商品成本。 對于有欺詐行為的供應(yīng)商， 要進(jìn)行罰款、 警告、 終止供貨合同等處分措施。 (3) 挑選供應(yīng)商措施。 多采用及時供應(yīng)率 來衡量供應(yīng)的好壞。 及時供應(yīng)率 =(商品及時供應(yīng)數(shù) / 商品需求總數(shù))

19、 *100% 因此，可采取以下改進(jìn)方法。 依據(jù)及時供應(yīng)率數(shù)值大小對 供應(yīng)商進(jìn)行排名，定位前幾名最差供應(yīng)商，分析原因所在，對屬于供 應(yīng)商原因物料，責(zé)令供應(yīng)商限期改善。對于市場行情較好的物料， 其穩(wěn)定性要求較高， 應(yīng)提前一段時間向 供應(yīng)商做8預(yù)測提醒，以便供應(yīng)商安排適量的庫存。 (4) 增加采購柔性措施。 拓 展供應(yīng)商， 重點商品保證三家以上供應(yīng)商供應(yīng)， 能避免獨家供應(yīng)商以 及飽和的供應(yīng)商群體。 (5) 考核實力措施。根據(jù)以下幾個方面，針對 具體供應(yīng)商設(shè)計“實力問卷調(diào)查表” ，通過打分方法獲得供應(yīng)商的實 力量化數(shù)值： 技術(shù)水平。 管理水平。 指標(biāo)穩(wěn)定性。 合作 意識。 溝通能力。 (6) 評價服務(wù)

20、措施。根據(jù)以下幾個方面，針對 具體供應(yīng)商設(shè)計“服務(wù)問卷調(diào)查表” ，通過打分方法獲得供應(yīng)商的服 務(wù)指標(biāo)量化數(shù)值。 商品退貨配合。 上門服務(wù)程度。 管理水 平。 服務(wù)意識。 競爭公正性表現(xiàn)。 溝通能力。 (7) 評定采 購工作效率措施。 采購工作效率： (期間采購成本總額 / 期間工作總 人數(shù) )*l00 。 通過以下改進(jìn)方法可以提高采購工作效率。 調(diào)查 行業(yè)平均水平和最高水平，分析研究尋找差距。 大多采購工作效 率數(shù)值正常度與采購流程設(shè)置的合理性有關(guān)。 流程簡單實用， 采購工 作效率就會提高。 (8) 測定人員流動比率 人員流動比率： ( 年流入 流出人數(shù) )人總?cè)藬?shù) *100 采購人員進(jìn)出比率

21、取值范圍應(yīng)是 7 15，總體保持平衡、與業(yè) 務(wù)需求相9匹配。 若<7，則可能因為違反“流水不腐”的自然原則，而發(fā)生 嚴(yán)的采購問題，進(jìn)而影響采購質(zhì)量、成本、供應(yīng)及時性等；若 >15， 則可能導(dǎo)致采購技術(shù)的交替?zhèn)鞑キh(huán)境不成熟， 從而導(dǎo)致工作人員采購 操作熟練程度不夠等問題。 (9) 測定供應(yīng)商流動比率。 供應(yīng)商流動比率；（ 年流入流出供應(yīng)商 ）*100 供應(yīng)商流動比率取值范圍有待 研究，總體上應(yīng)保證采購業(yè)務(wù)的正常開展。常值20%，理想數(shù)值為“零”。對壟斷技術(shù)供應(yīng)商盡量不采用，僅非常重要時才使用 獨家供應(yīng)商。 獨家供應(yīng)商比率在某種程度上也反映企業(yè)產(chǎn)品技術(shù) 的層次。新專利、 新技術(shù)商品的獨

22、家供應(yīng)的可能性較高，大眾商品通 常不會產(chǎn)生獨家供應(yīng)商。 （10） 確定訂單周期?！坝唵沃芷凇笔遣少徍?同中所確定采購商品從下單到完成人庫的時間差額。 （11） 提高庫存 周轉(zhuǎn)率的措施。 庫存周轉(zhuǎn)率： （年銷售額年平均庫存值 ）*100 % 根據(jù)市場預(yù)測計劃和采購市場的供應(yīng)行情， 及時進(jìn)行；搶占以支持市 場的銷售計劃，減少積壓。掌握產(chǎn)品的生命周期，對需求不大的老產(chǎn)品，采購計劃要小心謹(jǐn)慎。第三節(jié) 付款業(yè)務(wù)控制一、采購和付款業(yè)務(wù)循環(huán)流程和文件 1采購和付款業(yè)務(wù)循環(huán)流程 采購和付款業(yè)務(wù)循環(huán)包括為經(jīng)營而獲取 商品所必須的決策和處理過程。 這一循環(huán)一般是從提出采購申請開始 到企業(yè)支付貨款結(jié)束。它通常包括以

23、下四個流程： （1）處理訂單。商品采購人提出采購申請并填制請購單是本循環(huán)的 起點。為了保證商品的購入符合要求，避免過量或不必要的購入。采 購需要經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)。 為了提高采購的效率， 連鎖商業(yè)企業(yè)都 設(shè)有專門的采購部門。在保證多供應(yīng)渠道的10 條件下，應(yīng)該集中訂貨以取得數(shù)量折扣，降低進(jìn)貨成本。采購部門要 根據(jù)批準(zhǔn)后的請購單簽發(fā)訂單、 訂單上注明求購的數(shù)量、 價格和交貨 時間，并送交供應(yīng)商處以表明購買意愿。 ( 2)驗收商品。企業(yè)從供 應(yīng)商處收到商品是本循環(huán)中的鍵點， 正是在這一點上， 連鎖企業(yè)在其 記錄中確認(rèn)有關(guān)應(yīng)付款項。 驗收職能部門應(yīng)檢查收到的商品是否與訂 單上的詳細(xì)項目一致。對采購數(shù)

24、量應(yīng)通過計數(shù)、稱量或測量來驗證， 并盡可能檢驗商品，包括檢驗有無裝運損壞。在某種情況下，還必須 通過對商品的技術(shù)分析來確定其質(zhì)量是否符合規(guī)定。 此外，還需檢查 到貨的及時性和其他情況。 驗收完畢后， 填制驗收單作為驗收商品的 證據(jù)，其中一份送倉庫， 另一份送應(yīng)付賬款記賬部門以滿足付款時的 資料要求。 3) 確認(rèn)債務(wù)。正確確認(rèn)已驗收商品的債務(wù)，要求企業(yè)準(zhǔn) 迅速對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄， 初始記錄對財務(wù)報表記錄和實際支付有重 大影響。因此應(yīng)特別注意按正確的金額記錄企業(yè)確已發(fā)生的采購事 項。有的企業(yè)在商品驗收后確認(rèn)債務(wù)， 而另一些企業(yè)習(xí)慣于在收到賣 方發(fā)票時才記錄。 無論哪種情況， 會計人員都應(yīng)將應(yīng)付賬款

25、記在收到 供應(yīng)商發(fā)票時，把發(fā)票上所列明的商品規(guī)格、價格、數(shù)量及運費等與 訂單、驗收單的相關(guān)資料核對，發(fā)票經(jīng)過審核入賬后，這些采購業(yè)務(wù) 就登記在采購日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬上。 4) 處理和記錄價款的支 付。這一步驟通常采用付款憑單加以控制。 多數(shù)企業(yè)的付款憑單在付 款前由應(yīng)付賬款記賬員掌管， 付款通常是采用支票方式進(jìn)行， 支票的 簽發(fā)要求有付款憑單，加蓋 “款已付訖”戳記的已注銷發(fā)票和驗收單 等有效證明， 防止這些單據(jù)被重復(fù)處理， 支票要由經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)的人 員簽字。出納人員根據(jù)簽發(fā)的支票及時登記銀行存款日記賬。 簽發(fā)后 支票原件送給供應(yīng)商方， 副本與付款憑單和其他單據(jù)一起存檔。 2采 購和付款業(yè)

26、務(wù)循環(huán)內(nèi)部控制使用的基本文件 在采購和付款業(yè)務(wù)循環(huán) 內(nèi)部控制中使用的主要文件包括：1) 請購單。由存貨倉庫、銷售部門向采購部門提出商品采購申請并 編制的單據(jù)。請購單預(yù)先編號，并注明所須采購商品的種類、數(shù)量以 及請購人。2) 訂單。由采購部門編制的授權(quán)供應(yīng)方提供商品的預(yù)先編號的文件。 訂單上包11括供應(yīng) 方名稱、采購項日、數(shù)量、付款條件、價格等，這一憑證常用于表明 商品采購的批準(zhǔn)手續(xù)，并將其送交采購方用作表明購買意愿。 3) 驗 收單。企業(yè)收到采購的商品時由驗收部對商品進(jìn)行驗收， 并據(jù)以編制 的有關(guān)收到的商品種類、數(shù)量、供方名稱、訂單號以及其他有關(guān)資料 的憑證。驗收單須預(yù)先編號。 4) 賣方發(fā)票

27、。是由賣方送來的標(biāo)明采 購的商品的種類、數(shù)金、運費、價格、現(xiàn)金折扣條件以及開票日期的 憑證，它詳細(xì)說明了由于某項采購業(yè)務(wù)而欠賣方的貸款金額。 5) 借 項通知單。 反映由于退金和折讓而減少向賣方付款金額的憑證。 其格 式常與賣方發(fā)票相同，用于證明應(yīng)付賬款借項記錄。 6) 付款憑單。 用來建立正式記錄和控制采購的憑單， 它是采購日記賬中記錄采購的 基礎(chǔ)，也是支付貸款的依據(jù)。一般來說，付款憑單正本必須隨附賣方 發(fā)票，驗收單和訂單副本。二、采購和付款業(yè)務(wù)循環(huán)內(nèi)部控制常用控制措施 為了預(yù)防、檢查和糾正采購和付款業(yè)務(wù)循環(huán)中的錯誤，建立、健全采 購和付款業(yè)務(wù)循環(huán)內(nèi)部控制， 連鎖企業(yè)通常采取以下控制措施：

28、1 職 責(zé)分工。在采購和付款業(yè)務(wù)循環(huán)中，為保證采購確為企業(yè)經(jīng)營所需， 并符合企業(yè)利益，收到的商品的完整安全，價款及時地支付供應(yīng)商， 應(yīng)將采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)的下列職責(zé)進(jìn)行分工： (1)提出采購申請 與批準(zhǔn)采購申請職責(zé)相互獨立，以便加強對采購的控制。 (2)批準(zhǔn) 采購申請和具體實施采購任務(wù)的職責(zé)相互獨立， 以防止采購部門購入 不必要或過量商品而損害公司整體利益。 (3) 驗收部門與會計部門相 互獨立，保證按真實收到的商品數(shù)額登記入賬。 (4) 應(yīng)付賬款記賬員 不能接觸現(xiàn)金，以保付賬款記錄的真實性、正確性。(5) 支票的簽字和應(yīng)付賬款的記賬相互獨立，以保證按所欠賣方的真 實金額按時簽發(fā)12支票。 (

29、6) 內(nèi)部檢查與相關(guān)的執(zhí)行和記錄工作相互獨立， 以保證內(nèi)部 檢查的獨立性和有效性。2信息傳遞程序控制。 建立健全與采購和付款業(yè)務(wù)循環(huán)相關(guān)的內(nèi)部控制， 要求企業(yè)對于與此 循環(huán)相關(guān)的信息傳遞程序?qū)嵤﹪?yán)格有效的控制。 這些控制包括以下幾 方面。 (1) 授權(quán)程序。 有效的內(nèi)部控制要求采購和付款業(yè)務(wù)循環(huán)的各 個環(huán)節(jié)要經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)。 這些授權(quán)批準(zhǔn)程序包括： 企業(yè)內(nèi)部應(yīng) 當(dāng)建立分級采購批準(zhǔn)制度；只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能提出采購申請， 采購申請須經(jīng)獨立于采購和使用部門以外的被授權(quán)人的批準(zhǔn)， 以防止 采購部門購入過量或購入不必要的商品， 或者為取得回扣等個人私利 而犧牲企業(yè)整體利益； 簽發(fā)支票要經(jīng)過被授權(quán)

30、人的簽字批準(zhǔn)， 保證購 貨款是以真實金額向特定供應(yīng)商及時支付。 (2) 文件和記錄的使用。 為了滿足健全業(yè)務(wù)審批、 財產(chǎn)保管以及便于記錄的要求， 企業(yè)要合理 地設(shè)計和使用各種文件和記錄， 具體要求包括： 關(guān)鍵性文件， 如訂單、 驗收單、付款單、 支票等都要預(yù)先編號；對于連續(xù)編號的關(guān)鍵性文件 要由經(jīng)手人員按編號的檔案保存、 并由獨立人員定期檢查存檔文件的 連續(xù)性；訂單中要包括足夠的樣目和空間， 盡量全面詳細(xì)地表明訂貨 要求，以減少出現(xiàn)訂貨中的遺漏或供應(yīng)商的誤解； 為了加強對企業(yè)支 付采購價款的控制， 應(yīng)設(shè)立付款憑單制， 以付款憑單作為支付貨款的 依據(jù)；設(shè)置采購日記賬，及時完整地記錄所有采購業(yè)務(wù)，

31、并定期過入 總賬；對每位供應(yīng)商設(shè)立應(yīng)付賬款明細(xì)賬， 并與應(yīng)付賬款總賬平行登 記。(3) 獨立檢查。 在采購和付款業(yè)務(wù)循環(huán)外， 還應(yīng)當(dāng)實施一些獨立檢查， 防止各環(huán)節(jié)發(fā)生疏忽和舞弊， 同時也有利于及時消除采購和付款業(yè)務(wù) 中出現(xiàn)連續(xù)作弊的風(fēng)險。 這些獨立檢查主要有： 對賣方發(fā)票、驗收單、 訂單和請購單進(jìn)行獨立的內(nèi)部檢查，確定實際收到的商品品 種、數(shù) 量、價格等確實符合訂購要求，與賣方實際情況一致；每筆采購業(yè)務(wù) 都應(yīng)在收到商品或賣方發(fā)票時， 及時記入采購日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì) 賬，并且定期進(jìn)行核對； 檢查付款憑單各項目的填制是否與賣方發(fā)票 中一致；定期檢查巳編制付款憑單的各項付款業(yè)務(wù)是否及時開具了支票或

32、以其他方式進(jìn)行付 13款，防止延期支付； 簽發(fā)支票辦理其他付款手續(xù)前應(yīng)由負(fù)責(zé)簽字的被 授權(quán)人員檢查所付各種憑證的一致性；定期檢查采購日記賬與總賬， 應(yīng)付賬款明細(xì)賬與總賬、行存款日記與總賬的金額是否一致。 3) 實 物控制。采購和付款業(yè)務(wù)循環(huán)中的實物控制包括兩個方：一方面，加 強對已驗收人庫的商品的實物控制， 限制非授權(quán)人員存貨， 防止錯用 和盜竊。 驗收部門的人員應(yīng)獨立于倉庫保管人， 同時加強對發(fā)生的退 貨的實物控制， 貨物的退回要有經(jīng)審批的合法憑證， 另一方面限制非 授權(quán)人員接近各種記錄和文件， 防止偽造和更改會計資料。 特別應(yīng)注 意對支票的實物控制， 如應(yīng)保證已簽字支票由簽字人本人寄送，

33、不得 讓核準(zhǔn)或處理付款的人員接觸； 末簽發(fā)的票應(yīng)予以安全保管； 作廢支 票予以注銷或另加控制， 并且制定一個銷已簽發(fā)支票單據(jù)的方法， 如 在賣方發(fā)票上注明已簽支票號碼，或蓋“款已付訖”戳記，防止重復(fù) 開具支票。第四節(jié) 采購回扣的現(xiàn)象和杜絕措施 一、回扣產(chǎn)生的原因和回扣資金的支付方式 采購中的回扣問題一直是一個不容易杜絕的現(xiàn)象， 令所有的企業(yè)頭疼 不已，卻又元可奈何。回扣有兩方面的定義：一是指賣方企業(yè)支付給 買方企業(yè)或買方企業(yè)員工賄賂金， 二是賣方企業(yè)向買方或買方企業(yè)員 工支付回扣以取得賣方企業(yè)員工的欺詐性合作， 以提高利潤， 而這一 切是以買方企業(yè)的損失為代價的。1回扣產(chǎn)生的原因 賣方企業(yè)支付

34、回扣給買方企業(yè)員工進(jìn)行串通欺詐時， 無非想獲取兩種 利益。 (1) 非法爭取業(yè)務(wù)。 一些企業(yè)運用回扣，先于競爭對手獲得有 關(guān)買方企業(yè)計劃和戰(zhàn)略方案信息， 以及買方企業(yè)估價小組所使用的未 公開的投標(biāo)估價準(zhǔn)則， 偷看競爭對手的密封投標(biāo)； 向競爭對手提供誤 導(dǎo)性信息從中破壞， 使其不具備資格， 籠絡(luò)買方企業(yè)公司有影響的要 員否決其他競爭對手， 或者使標(biāo)的設(shè)計要求只有支付了回扣的賣方才 能達(dá)到，以此來達(dá)到自己企業(yè)的目的。(2) 非法提高利潤率。提高利潤率是賣方企業(yè)支付回扣的目的所在。 賣方企業(yè)通14過支付回扣給買方企業(yè)有關(guān)的員工， 使其同意不正當(dāng)?shù)膬r格變動、 買 通買方企業(yè)的檢驗和質(zhì)量控制部門， 使低

35、于標(biāo)準(zhǔn)的或不符合規(guī)格要求 的商品得以使用， 并設(shè)法避開零售企業(yè)其他職能部門對質(zhì)量和價格的 抱怨。2回扣資金的支付方式。 賣方企業(yè)所支付的回扣資金在賬上沒有體現(xiàn)， 回扣資金通常是通過非 法經(jīng)濟(jì) 活動取得和支付。 (1) 非現(xiàn)金賄賂。非現(xiàn)金賄賂可以作為公 司一項正常開支予以掩蓋。如公司為其工作人員購買或租用汽車時， 可以為那些曾公司有“幫助”的買方企業(yè)公司員工贈送若干飛機票、 旅行賬單；其中最易掩蓋賄賂的就是賣方企業(yè)早已提供的產(chǎn)品或勞 務(wù)，如修建住宅，增加員工福利設(shè)施等。 (2) 現(xiàn)金賄賂。即按照賣方企業(yè)的意思使用現(xiàn)金進(jìn)行賄賂。 如支付虛構(gòu)的業(yè)務(wù)費。 賣方企業(yè)在對 方的支票上，只注明是一筆應(yīng)支付給

36、受賄人或一家并不存的公司或串 謀者的款項，并同時將其作為銷售費用、咨詢費用等列支，因而可以 在某種程度上掩蓋這種支付行為。 將末記錄的收入或變現(xiàn)后的剩余產(chǎn) 品、過期報廢的設(shè)備，以貨幣形式儲存起來進(jìn)行行賄。從公司員工手 里搜集各種公司可以予以報銷， 但實際并未支出的費用發(fā)票 (如私人 旅行使用過的火車票、飛機票等) ，公司可以以抵減稅收的方式獲得 額外收入從而抵減回扣的費用。3賣方企業(yè)欺詐的促成因素和線索 了解賣方欺詐的促成因素是及時識別賣方欺詐的一個重要前提。 任何 企業(yè)都可能發(fā)生賣方欺詐事件， 有以下情形之一的企業(yè)更易發(fā)生賣方 企業(yè)欺詐事件：1) 零售企業(yè)自身存在欺詐行為或不道德行為。促成賣

37、方企業(yè)欺詐發(fā) 原因，就是買方企業(yè) 本身具有欺詐行為或不道德行為。俗語說：蒼蠅不叮無縫蛋，如果企 業(yè)本身行為容忍不道德行為的發(fā)生， 上梁不正下梁歪， 那么員工接受 賣方回扣或參與其他利益爭奪的現(xiàn)象就會頻繁發(fā)生。2) 零售企業(yè)對賣方企業(yè)的欺詐方式不了解或不具備相關(guān)的知識，又 太明確的對賣方企業(yè)欺詐行為進(jìn)行制約的制度， 很容易成為賣方企業(yè)欺詐的對 象。15有哪些信號說明賣方企業(yè)欺詐可能正在發(fā)生呢 ? (1) 買方企業(yè)員工 (尤其是采購人員) 的奢華生活方式。 買方企業(yè)員工的奢華生活方式 往往是其受賄以及發(fā)生賣方企業(yè)欺詐的一個強烈信號。 員工的奢侈生 活方式和其收入明顯不符， 特別是那些有權(quán)決定供應(yīng)商

38、或掌握了大量 對供應(yīng)商有幫助的員工， 他們的奢華生活力式往往隱含著受賄和賣方 企業(yè)欺詐活動。只要多加注意，不難發(fā)覺這些異常信息。 (2) 不正當(dāng) 的單一供應(yīng)商渠道。如果達(dá)到了一名好的供應(yīng)商所具備的一切條件， 而被選為單一渠道的供應(yīng)商是很正常的一件事情。 但是對單一渠道的 供應(yīng)商必須要有一定的防范制度， 如安排定期的檢查等， 以確認(rèn)貨物 的質(zhì)量是否達(dá)到規(guī)定的要求， 并在合同條款中明確指出， 一旦供應(yīng)商 的產(chǎn)品供應(yīng)出現(xiàn)了問題， 如不適當(dāng)?shù)膬r格上漲或質(zhì)量達(dá)不到要求， 買 方企業(yè)應(yīng)當(dāng)能及時采取應(yīng)變措施， 而不是過分依賴單一供應(yīng)商。 如果 缺乏以上這些控制制度， 而采用單一供應(yīng)商渠道可能就是欺詐行為發(fā)

39、生的先兆。 (3) 其他賣方企業(yè)的抱怨和申訴。對于競爭者而言，自然 不愿看見其他企業(yè)以不正當(dāng)?shù)氖侄螉Z去其業(yè)務(wù)。 當(dāng)利益發(fā)生顯著沖突 時，他們會向買方企業(yè)進(jìn)行抱怨或申訴， 這種抱怨或申訴可能說明賣 方企業(yè)正在進(jìn)行欺詐活動。 如果不誠實的賣方企業(yè)成功地買通買方企 業(yè)的某些員丁， 并利用他們擠走了其他的賣方企業(yè)， 被擠走的賣方企 業(yè)會通過抱怨的方式提醒買方企業(yè)有關(guān)人士， 注意到受賄行為及欺詐 的發(fā)生。然而， 如果被買通的員上是位有決策權(quán)的經(jīng)理，與其他賣方 企業(yè)團(tuán)體有著非常重要的業(yè)務(wù)聯(lián)系， 則其他的賣方企業(yè)為了自身的利 益只能采取睜一眼閉一只眼的政策，以免喪失他們已有的業(yè)務(wù)利益。（4）利用賣方企業(yè)與買

40、方企業(yè)員工之間的親密關(guān)系，他們有意無意 地為賣方企業(yè)進(jìn)行欺詐提供信息幫助， 這種幫助并不以接受回扣或報 酬為目的， 而可能是出于友誼或其他原因 （如員工可能對企業(yè)經(jīng)營者 懷有宿怨， 希望看到經(jīng)營者上當(dāng)受騙而獲得心靈上的滿足； 有時員工 為了給自己退休后留一條后路， 而故意幫助賣方企業(yè)， 期望從賣方企 業(yè)那兒獲得工作的許諾等） 。賣方企業(yè)與買方企業(yè)之間的親密關(guān)系還 包括父子或夫妻等， 有可能會成為實方企業(yè)欺詐的助手。 但是從另一 個角度看，對買方企業(yè)而言，有時這也是一件好事，他們也可以利用 這種關(guān)系從賣方企業(yè)中獲取自16己想要的信息。 （5）經(jīng)常發(fā)生但卻一直得不到解決的對賣方企業(yè)產(chǎn) 品的投訴。

41、銷售人員可能對賣方企業(yè)提供的商品的質(zhì)量很不滿意， 財 務(wù)人員可能覺得賣方企業(yè)價格過高。 而采購部門仍然將訂單交給同一 賣方企業(yè)， 如果能夠排除采購人員是不負(fù)責(zé)任的情況， 就是賣方企業(yè) 正在對買方企業(yè)進(jìn)行欺詐。二、采購倫理道德法律和杜絕采購回扣現(xiàn)象的措施1 采購倫理道德法律 從事采購工作的采購人員，在他一開始從事 該工作，就應(yīng)該懂得相關(guān)的法律， 明確自己的權(quán)利和義務(wù)的范圍和界 限。 在采購職能高度集中的公司里，關(guān)于明示或?qū)嶋H代理權(quán)的條文 常在書面政策中很好地給出了定義， 而且也被相當(dāng)嚴(yán)格地遵守。 在非 集中化的環(huán)境中， 書面政策常常不太完整或有些過時， 雇員和們的供 應(yīng)商在更大程度上常常要依賴顯

42、然授權(quán)。 重新設(shè)計采購職能， 常常會 促使公司重新審視和重新定義他們的采購權(quán)力范圍， 調(diào)整采購政策和 作業(yè)程序。因此，采購人員必須關(guān)心代理權(quán)力的兩個方面： 1) 明確 權(quán)力范圍。 應(yīng)該如何進(jìn)行公司的采購活動， 是否確保只有擁有明示采 購權(quán)力的人才能進(jìn)行采購，從而避免或至少減少“后門采購” 。說明 哪種工作頭銜擁有采購權(quán)力的最新書面政策是最好的， 為它們規(guī)定了 實際或明示權(quán)力。除了正式政策，還必須有內(nèi)部溝通程序，使公司的 所有雇員都知道并且定期地提醒他們能做什么和不能做什么。 2) 明 確活動范圍。 在與供應(yīng)商談判時， 確定協(xié)議法律有效性的最好辦法是 警惕采購人員可能超越其權(quán)力范圍的情況。 當(dāng)你

43、認(rèn)為可能出現(xiàn)問題的 時候，要求采購人員以書面形式歸納出他能做的事， 并將此內(nèi)容包括 在采購合同中。 隨著企業(yè)賦予他的采購人員以權(quán)力或職權(quán)，接下來就是權(quán)利和責(zé)任。 因為企業(yè)信任采購員作為代理人代表其行動，采購員承諾委托的責(zé) 任，要完全以企業(yè)的利益為行動準(zhǔn)則， 其人個人的利益絕對不能影響 決策。而且采購人員不僅要服務(wù)于企業(yè)17的財務(wù)利益； 在代表企業(yè)實施采購行動的時候， 他還必須在任何時候 都在法律范圍內(nèi)行事并目真誠地對待第三方。 無論代理關(guān)系是明示還 是授權(quán)，上述義務(wù)都存在， 它們是采購道德標(biāo)準(zhǔn)的核心。因為道德要 求植根于代理權(quán)法， 所以代理權(quán)法為一些看似道德困境的問題提供了 解決方法。 當(dāng)可能出現(xiàn)利益問題的時候， 即存在一種使采購員看起來 不完全獨立于供應(yīng)商的環(huán)境， 通過向公司詳細(xì)說明此情況， 獲取公司 對這種