對(duì)計(jì)算機(jī)固定資產(chǎn)實(shí)時(shí)管理的實(shí)踐與思考

1、對(duì)計(jì)算機(jī)固定資產(chǎn)實(shí)時(shí)管理的實(shí)踐和思考新昌縣國(guó)稅局信息中心固定資產(chǎn)管理調(diào)研小組一、 我局計(jì)算機(jī)固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀我局現(xiàn)有計(jì)算機(jī)固定資產(chǎn)362臺(tái)，金額296元，分布于國(guó)稅大樓和縣辦證中心國(guó)稅窗口，共有140多人使用。計(jì)算機(jī)固定資產(chǎn)由財(cái)務(wù)部門辦公室和技術(shù)部門信息中心共同管理，辦公室負(fù)責(zé)預(yù)算審批、采購(gòu)和處置，信息中心負(fù)責(zé)庫(kù)存和實(shí)物管理，按財(cái)務(wù)管理辦法和有關(guān)ISO工作規(guī)程等制度進(jìn)行日常管理。在上半年經(jīng)過(guò)多次盤點(diǎn)，解決了一系列歷史遺留問(wèn)題，固定資產(chǎn)帳實(shí)相符，管理責(zé)任和使用權(quán)利落實(shí)到使用人，資產(chǎn)清單定期上墻公布到每一個(gè)辦公室，并于2007年7月20日正式啟用網(wǎng)絡(luò)版財(cái)務(wù)軟件，采用省局集中平臺(tái)管理固定資產(chǎn)。二、

2、 計(jì)算機(jī)固定資產(chǎn)管理中的三個(gè)矛盾和一個(gè)特點(diǎn)1、 固定資產(chǎn)與實(shí)時(shí)管理的矛盾說(shuō)起固定資產(chǎn)管理，大家一定會(huì)馬上聯(lián)想起一個(gè)詞語(yǔ)“盤點(diǎn)”，“盤點(diǎn)”就反映了固定資產(chǎn)事后管理（入帳）的特點(diǎn)。能不能少一些盤點(diǎn)，多一些實(shí)時(shí)呢？傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式，資產(chǎn)登記在局一級(jí)，不細(xì)化到各單位；入帳時(shí)候一般還無(wú)法確定使用者和管理責(zé)任人，加上日常內(nèi)部移交環(huán)節(jié)沒(méi)有及時(shí)入帳或者干脆不入帳，因此，很難通過(guò)帳面查找到資產(chǎn)實(shí)物的當(dāng)前地點(diǎn)和使用者。如果是房屋等不動(dòng)產(chǎn)，那還問(wèn)題不大，但是如果是流動(dòng)性很強(qiáng)的計(jì)算機(jī)，矛盾就相當(dāng)突出了。2、 資產(chǎn)管理與實(shí)物管理的矛盾資產(chǎn)管理部門關(guān)心的是階段性、整體上的資產(chǎn)信息，只要資產(chǎn)還在局內(nèi)，還能使用，一年盤

3、點(diǎn)一次，那就OK了。但是實(shí)物管理需要更加明細(xì)的信息和更多的日常手續(xù)，帳面需要能夠反映實(shí)時(shí)的資產(chǎn)信息。3、 管理與使用的矛盾使用者著眼于微觀的實(shí)物使用，考慮的是資產(chǎn)使用功能和效率，就計(jì)算機(jī)而言，使用者只關(guān)心計(jì)算機(jī)新舊、快慢，日常只涉及到硬件中的輸入輸出。而管理者則著眼于宏觀的整體規(guī)劃和微觀的后勤服務(wù)，管理者需要考慮計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代和分配的規(guī)劃，機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)和安全監(jiān)控等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以及日常維修維護(hù)工作。固定資產(chǎn)管理有兩種不同的角度，管理者總是先考慮資產(chǎn)安全，使用者總是先考慮效率優(yōu)先。角度不同，矛盾產(chǎn)生。計(jì)算機(jī)固定資產(chǎn)的特點(diǎn)：高折舊、高消耗、易損壞、流動(dòng)性強(qiáng)。1、計(jì)算機(jī)的高折舊，與普通資產(chǎn)有所不同，一

4、是折舊大部分不是由于資產(chǎn)本身使用功能的喪失引起的，而是由于外部應(yīng)用環(huán)境改變引起的，上馬新的信息化項(xiàng)目的應(yīng)用對(duì)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)軟硬件都提出了新的需求，導(dǎo)致一大批舊計(jì)算機(jī)的淘汰。比如農(nóng)村管理站撤并和光纜的普及，使得原值十萬(wàn)元的銅纜廣域網(wǎng)設(shè)備只能全部報(bào)廢；CTAIS2.0的上線，使得數(shù)十臺(tái)奔3電腦全部淘汰出業(yè)務(wù)崗位。2、高消耗的特點(diǎn)在激光打上體現(xiàn)得更加典型。一個(gè)突出的例子是利盟彩色激光打C750，整機(jī)買價(jià)10894元，更換一套墨盒卻需要10692元，差價(jià)僅為202元，大約一年需要更換一套墨盒。3、易損壞的特點(diǎn)使計(jì)算機(jī)不像固定資產(chǎn)，更像低值易耗品。4、流動(dòng)性強(qiáng)也是計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，一是因?yàn)橐讚p壞，經(jīng)常需要收回

5、維修、送出保修甚至報(bào)廢，都涉及固定資產(chǎn)變更手續(xù)，而是由于更新?lián)Q代、人事調(diào)動(dòng)等需要大批量變更手續(xù)。三、計(jì)算機(jī)固定資產(chǎn)管理的難點(diǎn)計(jì)算機(jī)固定資產(chǎn)管理的難點(diǎn)，也是由計(jì)算機(jī)資產(chǎn)的特點(diǎn)決定的，計(jì)算機(jī)雖然是固定資產(chǎn)，在使用中卻是流動(dòng)的，而且是經(jīng)常需要流動(dòng)的。信息中心既是管理者，又是使用者，因此帶來(lái)計(jì)算機(jī)固定資產(chǎn)管理的矛盾，實(shí)際上它是一種規(guī)范管理程度和使用效率高低的矛盾。按我局傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方法，內(nèi)部調(diào)動(dòng)不需要辦理資產(chǎn)變更手續(xù)，因此，要掌握資產(chǎn)狀況只能依靠定期或不定期的盤點(diǎn)，而盤點(diǎn)只能保證盤點(diǎn)的時(shí)刻點(diǎn)上的資產(chǎn)，而不能提供時(shí)刻點(diǎn)以外的時(shí)間段的資產(chǎn)情況。計(jì)算機(jī)資產(chǎn)登記中有使用人和存放地點(diǎn)欄目，傳統(tǒng)的做法是不論實(shí)際

6、如何，統(tǒng)一把全局計(jì)算機(jī)登記在信息中心下面，那么在日常使用過(guò)程中，包括資產(chǎn)領(lǐng)用、移交、維修等，都不涉及資產(chǎn)登記項(xiàng)目的不動(dòng)，在資產(chǎn)日常管理方面工作量非常少，但是無(wú)法反映資產(chǎn)實(shí)際使用情況，不利于固定資產(chǎn)管理。如果在某一時(shí)間需要某一計(jì)算機(jī)資產(chǎn)的使用情況，單憑固定資產(chǎn)管理資料，是無(wú)法馬上找到這臺(tái)計(jì)算機(jī)的資產(chǎn)實(shí)物，必須借用計(jì)算機(jī)使用清冊(cè)等其他管理手段，管理的實(shí)時(shí)性不強(qiáng)。同時(shí)，由于連續(xù)幾年上級(jí)沒(méi)有明確固定資產(chǎn)的分類編號(hào)，導(dǎo)致我局固定資產(chǎn)編號(hào)工作一直沒(méi)有開展。固定資產(chǎn)沒(méi)有編號(hào)，就像個(gè)人沒(méi)有了身份證，身份得不到唯一確定。兩臺(tái)同一批次的同型號(hào)計(jì)算機(jī)，誰(shuí)看起來(lái)都是一模一樣。計(jì)算機(jī)還好一點(diǎn)，有個(gè)產(chǎn)品序列號(hào)可以區(qū)分，但

7、是有的設(shè)備就不行。因此，沒(méi)有固定資產(chǎn)編號(hào)，管理的基礎(chǔ)不扎實(shí)，管理手段很難開展。由于上面的原因，導(dǎo)致盤點(diǎn)非常困難。每次盤點(diǎn)，都需要借用其他手段，才能得出盤存報(bào)告。對(duì)固定資產(chǎn)的跟蹤管理也難以開展，無(wú)法掌握固定資產(chǎn)的整個(gè)生命流程各個(gè)環(huán)節(jié)的情況。四、 固定資產(chǎn)實(shí)時(shí)管理的設(shè)想和措施鑒于傳統(tǒng)管理的時(shí)效性不高，無(wú)法及時(shí)掌握資產(chǎn)管理情況，因此，隨著國(guó)有資產(chǎn)管理辦法的出臺(tái)和我局ISO質(zhì)量管理體系的深入，對(duì)固定資產(chǎn)管理提出了更高的要求，我們采取一些措施，提出了資產(chǎn)實(shí)時(shí)管理的概念，以解決目前資產(chǎn)管理的困境。什么叫實(shí)時(shí)管理？就是每一個(gè)資產(chǎn)的當(dāng)前實(shí)際情況以及歷史變更情況都能夠隨時(shí)查看，隨時(shí)可以盤存，并且盤存的時(shí)候不需要

8、盤總數(shù)軋差，直接就盤點(diǎn)到每一個(gè)資產(chǎn)，一個(gè)一個(gè)清點(diǎn)。萬(wàn)一帳實(shí)不符盤贏盤虧，可以直接找到相關(guān)責(zé)任人。怎樣開展資產(chǎn)實(shí)時(shí)管理？我們認(rèn)為至少有三個(gè)前提條件，而且缺一不可。首先必須把所有涉及計(jì)算機(jī)資產(chǎn)管理內(nèi)容的項(xiàng)目納入登記，比如計(jì)算機(jī)的顯示器是CRT，還是液晶，存放地點(diǎn)是在機(jī)房，還是在各科室辦公室，是誰(shuí)在使用等等，都要搞其清楚；其次把所有資產(chǎn)登記項(xiàng)目變動(dòng)的環(huán)節(jié)都要納入管理，比如資產(chǎn)整個(gè)生命流程從采購(gòu)或者調(diào)入、入庫(kù)、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢、處置或者調(diào)出，以及資產(chǎn)的內(nèi)部流轉(zhuǎn)過(guò)程如存放地點(diǎn)變動(dòng)、使用人變動(dòng)，等等；然后實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，并與資產(chǎn)使用管理辦法配套，這樣就形成了一個(gè)實(shí)時(shí)資產(chǎn)管理體系。有了管理體系，還必須

9、給每一個(gè)資產(chǎn)進(jìn)行分類編號(hào)，確定資產(chǎn)的唯一身份，全面采集錄入登記項(xiàng)目，明確管理責(zé)任人，然后上墻公布。日常資產(chǎn)管理中還需要結(jié)合ISO規(guī)程，對(duì)資產(chǎn)流轉(zhuǎn)工程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的表單記錄，確保歷史記錄完整。有關(guān)人員要樹立固定資產(chǎn)規(guī)范管理的理念，確保按體系規(guī)范流轉(zhuǎn)、完整記錄。五、 計(jì)算機(jī)固定資產(chǎn)實(shí)時(shí)管理的一些思考經(jīng)過(guò)上面一些措施，我們初步做到了計(jì)算機(jī)固定資產(chǎn)的實(shí)時(shí)管理，管理質(zhì)量有了很大改善，但是由于缺乏一套好的固定資產(chǎn)管理軟件，在實(shí)際操作過(guò)程中，軟件管理感覺(jué)沒(méi)有覆蓋固定資產(chǎn)的全部操作，效率不夠高，工作量大。目前我局使用的省局集中平臺(tái)的財(cái)務(wù)軟件沒(méi)有對(duì)固定資產(chǎn)管理進(jìn)行專門優(yōu)化，效率低，比如十臺(tái)計(jì)算機(jī)入庫(kù)，

10、不能給十臺(tái)計(jì)算機(jī)分別編號(hào)，在領(lǐng)用出庫(kù)的時(shí)候也不能一臺(tái)一臺(tái)領(lǐng)用，因此，大批資產(chǎn)入庫(kù)時(shí)，必須分開一臺(tái)一臺(tái)單獨(dú)編號(hào)、單獨(dú)入庫(kù)，錄入工作量很大；固定資產(chǎn)的拆分不方便，比如把一臺(tái)計(jì)算機(jī)的CRT顯示器更換成液晶，拆下來(lái)的CRT顯示器由于不是一個(gè)單獨(dú)的固定資產(chǎn)，在處置的時(shí)候沒(méi)法辦理手續(xù)，只能放在倉(cāng)庫(kù)里，等待計(jì)算機(jī)主機(jī)處置時(shí)一起辦理。軟件對(duì)固定資產(chǎn)的流轉(zhuǎn)過(guò)程監(jiān)控不夠，不支持內(nèi)部流轉(zhuǎn)，比如對(duì)存放地點(diǎn)變更、使用人變更都直接修改登記，沒(méi)有相應(yīng)的歷史記錄和記錄表單打印，我們還需通過(guò)ISO表單對(duì)固定資產(chǎn)的一些流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控記錄。軟件目前的盤存功能不夠強(qiáng)大，對(duì)提高實(shí)際盤存效率幫助不大。在實(shí)際盤存，最好能夠提供三種清冊(cè)與實(shí)物核對(duì)，一種是分類清冊(cè)，反映不同分類資產(chǎn)的數(shù)量，用于掌握總數(shù)；一種是分存放地點(diǎn)的清冊(cè)，反映不同地點(diǎn)的資產(chǎn)，用于