做好檔案管理工作要點

1、做好檔案管理工作要點 隨著改革的不斷變化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對新的歷史時期，新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。那么，做好新的歷史時期檔案管理工作的基本條件有哪些？本人認為有以下五個基本條件。 條件之一：增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視 一個單位的任何一項工作，只有領導的重視，才能使這項工作得以順利開展，檔案管理工作也是如此。領導對檔案工作重視程度的高低，決定著單位檔案工作的發(fā)展。對檔案管理人員來說，則應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響、去爭取領導的重視。檔案工作人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。如何發(fā)揮主觀能動性

2、，爭取領導重視，檔案管理人員應當做到以下幾點：一是愛崗敬業(yè)，使領導滿意自己的工作。領導能否重視檔案工作，取決于對檔案工作人員的工作滿意程度。因此，作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。二是積極宣傳，使領導增強檔案管理意識。有的領導對檔案工作重視不夠，認為檔案工作可有可無，因此，加強宣傳工作是十分必要的，要經(jīng)常把有關的文件、單位的重要資料給領導看，引起領導的重視，能夠充分利用這些資料。還要經(jīng)常向領導匯報檔案工作情況，多談一些檔案對單位工作的益處，使領導更加重視檔案工作。 條件之二：綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理 隨著改革深入發(fā)展，檔案管理面臨

3、著很多亟待解決的問題，如檔案數(shù)量越來越龐大，給保管和利用帶來困難。如何解決這些新問題? （一）增強責任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理方法和基本技能。因此，檔案管理工作者必須有廣博的專業(yè)知識，開拓視野，提高綜合素質(zhì)，才能做好新形勢下的檔案管理工作。 （二）掌握專業(yè)管理技能，提高綜合素質(zhì)。原來檔案材料的形成是從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔，這些過程都是以手工抄寫為主，而微機技術在檔案管理中的運用，完全可以系統(tǒng)的完成上述所有工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先

4、進技術，都迫切需要檔案管理人員去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求和努力方向。因此，檔案工作者要加強學習，掌握現(xiàn)代科學技術，提高綜合素質(zhì)，適應檔案管理的需要。 （三）利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案匯集著大量的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作量大。而利用計算機等現(xiàn)代化技術整理檔案，就會收到事半功倍的效果。 條件之三：加強教育培訓，提高檔案管理人員綜合素質(zhì) 檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為使其能適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高知識水平和管理能力 （一）提高認識水平，強化繼續(xù)教育。首先要解決思想

5、認識問題。要充分認識檔案管理人員繼續(xù)教育在檔案管理事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務質(zhì)量的提高，主要在于檔案管理人員的整體素質(zhì)的不斷提高。其次，當今檔案管理人員的機遇挑戰(zhàn)并存，必須啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀人才。 （二）加強制度建設，建立運行機制。加強制度建設，建立良好的運行機制是開展檔案工作的保證。一是要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度。二是要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。 （三）開展綜合培訓，提高業(yè)務素質(zhì)。一是要給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)素質(zhì)。給檔案管理人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。二

6、是要普及相關科學知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識，如文史知識、社會學、統(tǒng)計學、現(xiàn)代化設備的操作技術等。應注重對相關科學知識的補充和更新。三是要強化現(xiàn)代科技知識的學習。現(xiàn)代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，并應用到檔案管理工作實際之中。四是做好檔案工作的繼承和發(fā)展。檔案人員不但要有繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念還要有研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識，利用先進技術解決新問題，豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實踐。五是建立獎懲機制，細化考核監(jiān)管。 條件之四：大膽使用年輕干部，穩(wěn)定檔案管理隊伍 隨著社會的發(fā)展，

7、科學技術的進步，檔案工作的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術也廣泛應用到檔案工作中，需要人去操作、去管理。因此，領導要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術特長的年青干部，發(fā)揮他們的聰明才智，大膽啟用。另一方面由于檔案工作連續(xù)性強，許多工作，特別是基礎業(yè)務和規(guī)章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應或逐步完善，因此，只有抓緊做好檔案干部的穩(wěn)定工作，才能促進檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。 條件之五：落實保密法，做好檔案保管過程中的保密工作 （一）檔案管理人員要嚴格履行職責。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案管理工作的基本任務，也是檔案

8、管理工作的目的。檔案管理工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案管理得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的管理相對集中，不致因檔案的分散管理而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案管理工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管理工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案管理人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全。 （二）嚴格執(zhí)行保

9、密法。要貫徹落實保密法的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員要十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用

10、不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門要改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務創(chuàng)造條件。 在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。第一，做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。第二，做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)保密法規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。第三，做好