第十一章 文書立卷歸檔

1、情景任務(wù)回放 舒美服飾有限公司的張秘書收到一份市政府的通知。舒美服飾有限公司的張秘書收到一份市政府的通知。通知說明將在通知說明將在12月月8號組織召開冬季防火工作會議，要求號組織召開冬季防火工作會議，要求全市所有全市所有大中型企業(yè)的主要負責(zé)人大中型企業(yè)的主要負責(zé)人都參加，并且要準(zhǔn)備都參加，并且要準(zhǔn)備好好相應(yīng)的匯報材料相應(yīng)的匯報材料，通知還特別提到如果發(fā)現(xiàn)在這次會，通知還特別提到如果發(fā)現(xiàn)在這次會議中出現(xiàn)無故缺席或匯報材料不詳細的企業(yè)，將給予一議中出現(xiàn)無故缺席或匯報材料不詳細的企業(yè)，將給予一定的處分。張秘書定的處分。張秘書粗略一看標(biāo)題粗略一看標(biāo)題，認為是常規(guī)性的工作，認為是常規(guī)性的工作安排，跟總經(jīng)

2、理直接說就可以了，因此沒有把文件交給安排，跟總經(jīng)理直接說就可以了，因此沒有把文件交給總經(jīng)理過目，而是直接放進了檔案盒總經(jīng)理過目，而是直接放進了檔案盒 文件作為各單位行使職能的重要工具，頻繁進出于各文件作為各單位行使職能的重要工具，頻繁進出于各組織各單位，作為秘書，收到文件后該如何規(guī)范處理呢？組織各單位，作為秘書，收到文件后該如何規(guī)范處理呢？情景任務(wù)情景任務(wù)任務(wù)小結(jié) 張秘書收文處理的規(guī)范動作：張秘書收文處理的規(guī)范動作： 1、簽收、拆封、登記、簽收、拆封、登記填寫填寫收文登記簿收文登記簿 2、（需辦理）張秘書進行擬辦，填寫文件處理單的、（需辦理）張秘書進行擬辦，填寫文件處理單的擬辦意見：擬請行政部

3、擬辦意見：擬請行政部12月月6日前完成匯報材料。日前完成匯報材料。 3、報總經(jīng)理審批，總經(jīng)理根據(jù)擬辦，給出批辦意見。、報總經(jīng)理審批，總經(jīng)理根據(jù)擬辦，給出批辦意見。批示由行政部承辦，總經(jīng)理參會。批示由行政部承辦，總經(jīng)理參會。 4、行政部承辦，進行匯報材料的整理。、行政部承辦，進行匯報材料的整理。 5、張秘書催辦、張秘書催辦 6、12月月5日，行政部將匯報材料上交，張秘書核稿，日，行政部將匯報材料上交，張秘書核稿，交由總經(jīng)理批閱、定稿。交由總經(jīng)理批閱、定稿。 7、辦復(fù)、辦復(fù) 8、行政部填寫承辦情況（注辦）、行政部填寫承辦情況（注辦） 情景任務(wù) 4人一組，模擬收文處理過程。人一組，模擬收文處理過程。

4、1 1、組長在分解任務(wù)的基礎(chǔ)上確定組員崗位責(zé)任；、組長在分解任務(wù)的基礎(chǔ)上確定組員崗位責(zé)任；2 2、工作用表、工作道具準(zhǔn)備等；、工作用表、工作道具準(zhǔn)備等；3 3、模擬演練、模擬演練 角色：收發(fā)室、張秘書、總經(jīng)理、行政部角色：收發(fā)室、張秘書、總經(jīng)理、行政部 流程：簽收、登記、擬辦、批辦流程：簽收、登記、擬辦、批辦 道具：收文登記簿道具：收文登記簿 文件處理單文件處理單 辦畢文書的處置內(nèi)容內(nèi)容處置的處置的實質(zhì)實質(zhì)立卷歸檔內(nèi)涵內(nèi)涵定義定義清退意義意義定義定義清退的原則清退的原則清退清退的范圍清退的范圍清退清退的方法清退的方法文件清退清單清退單位：制發(fā)單位文號份數(shù)密級備注清退人收文人銷毀方式方式定義定義

5、范圍范圍銷毀銷毀的程序銷毀的程序銷毀的制度銷毀的制度文件銷毀清單順序號成文單位發(fā)文字號文件標(biāo)題日期份數(shù)銷毀理由審批單位及負責(zé)人銷毀單位及經(jīng)手人暫存將不應(yīng)立卷歸檔或清退，又不宜銷毀的文書暫存，以供日常查考聽日后判斷與發(fā)落。對暫存文件要定期清理與鑒定。第十一章第十一章 秘書與文書立卷歸檔工作秘書與文書立卷歸檔工作一、文書立卷歸檔工作概述三、文書立卷分方法和步驟主要內(nèi)容主要內(nèi)容二、文書立卷部門、立卷原則和范圍四、歸檔 一、含義：一、含義： 立卷是指文書部門將立卷是指文書部門將辦理完畢辦理完畢的、的、具有一定參考利具有一定參考利用價值用價值的文件，按照它們在的文件，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的形

6、成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律規(guī)律組成組成便于查用便于查用的案卷。因此，立卷的要求是：的案卷。因此，立卷的要求是： 1、立卷的對象、立卷的對象辦理完畢的文件辦理完畢的文件 2、立卷文件的標(biāo)準(zhǔn)、立卷文件的標(biāo)準(zhǔn)具有參考利用價值的。具有參考利用價值的。 3、立卷的結(jié)果、立卷的結(jié)果案卷，卷內(nèi)文件彼此之間有一定案卷，卷內(nèi)文件彼此之間有一定的聯(lián)系。的聯(lián)系。第一節(jié)、文書立卷歸檔工作概述 案卷：案卷：用卷夾裝訂的一組文件材料的集合體。卷內(nèi)材料具有一定的共同特征。 歸檔：歸檔：將案卷按照規(guī)定的制度移交檔案部門管理。第一節(jié)、文書立卷歸檔工作概述二、立卷的意義： 首先是便于查找和利用 便于科學(xué)保管文件 為檔案工作奠定基

7、礎(chǔ)第一節(jié)第一節(jié) 文書立卷歸檔工作概述文書立卷歸檔工作概述 一、文書立卷的部門 文書部門立卷，是同機關(guān)檔案室立卷相對來說的，即指由承擔(dān)和處理文書的部門或人員來立卷。每年的文書立卷后，在第二年內(nèi)移交給檔案室管理。 在小機關(guān)或基層單位，文件數(shù)量不多，可以將立卷點選擇在中心機構(gòu)即在機關(guān)辦公室中立卷；在中等機關(guān)或大機關(guān)，文件數(shù)量較大，立卷點應(yīng)取分散式，即將綜合性的、重要的、全面性的文件放在機關(guān)辦公室立卷，各業(yè)務(wù)部門處理的文件，放在各部門立卷。 （課后調(diào)查題：我校教學(xué)秘書是怎么立卷的？）第二節(jié) 文書立卷部門、立卷原則和范圍二、文書立卷的原則1.已辦理完畢的（如：問函與復(fù)函）2. 有保存價值的3. 遵循文件

8、的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系第二節(jié) 文書立卷部門、立卷原則和范圍 保持文件之間的有機聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件在來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。如：一個單位及其內(nèi)部機構(gòu) 一定的歷史階段、一個年度 相同文種、載體材料等第二節(jié) 文書立卷部門、立卷原則和范圍三、文書立卷的范圍（三、文書立卷的范圍（P190）上級機關(guān)上級機關(guān)本機關(guān)本機關(guān)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)下級機關(guān)下級機關(guān)第二節(jié) 文書立卷部門、立卷原則和范圍第三節(jié) 文書立卷的方法和步驟一、文書立卷的方法 第一：根據(jù)文件特征，按照文件之間的主要聯(lián)系來立卷。 第二：區(qū)分文件參考價值，為

9、不同保管期限的文件立卷。第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟據(jù)文件特征立卷組合方法 立卷“六個特征”，即問題 、作者、名稱（文種）、時間、通信者、地區(qū)特征組卷1 1、按問題組卷、按問題組卷 將文件內(nèi)容涉及的同一事件、問題或同一類性質(zhì)的問題組成案卷2 2、按作者組卷、按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷 3 3、按文種（名稱）組卷、按文種（名稱）組卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷。會議記錄、計劃、總結(jié)、合同、報表、賬簿、憑證等可以使用這一分類方法4 4、按時間組卷、按時間組卷 按文件形成的時間或文件內(nèi)容針對時間，將屬于同一時期的文件組成案卷5 5、按通信者組卷、按通信者組卷 將本單位與某單位針

10、對某一問題或幾個問題的來往文件組成案卷 6 6、按地區(qū)組卷、按地區(qū)組卷 將來自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷（1）化工大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動的函（2）工業(yè)大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動的復(fù)函（3）化工大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動的函（4）工業(yè)大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動的復(fù)函思考1：以上文件按什么特征立卷？微型案例第七章第七章 文書處理與檔案管理文書處理與檔案管理 按通訊者特征立卷實例按通訊者特征立卷實例（1）化工大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動的函（2）工業(yè)大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動的復(fù)函（3）化工大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動的函（4）工業(yè)大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動的復(fù)函以上案例是按照文件的通信者和名稱特征結(jié)合立卷的。微型案例結(jié)合運用“六個

11、特征”組卷： 組合案卷一般應(yīng)以問題為主，兼顧其它特征。根據(jù)文件的實際情況，把具有相同二至三個或四個特征的文件組立一個案卷，其中問題、作者、名稱三個特征比較常用. 對于針對時間比較明顯的文件或時間性較強的文件，則需應(yīng)用時間特征.組卷示例例：北京市檔案館1990年各季度檔案利用工作統(tǒng)計表（作者） （時間） （問題） （名稱）例：首都師大1996年關(guān)于北校區(qū)征地問題與四季青鄉(xiāng) 的 來往函件（作者）（時間） （問題） （通訊者） （名稱）三個主要特征的具體靈活運用： 從文件的具體情況出發(fā)，全面考慮立卷的基本要求，既要保持文件的主要聯(lián)系，又要便于保管利用；既符合基本規(guī)律，又不機械強求。 問題特征 作者特

12、征 名稱特征問題特征 根據(jù)文件數(shù)量的多少和保管利用的方便，考慮問題概括的粗細和大小，文件少則可將小問題概括為大一些的問題合并組卷；文件多則把大問題再拆分成小一些的問題分別組卷. 如： 干部調(diào)配、工資、福利、職稱、聘任等 人事工作 (合并為) 人事工作 干部調(diào)配、工資、福利、職稱、聘任等 (拆分為) 作者特征 非本單位的文件，除請示與批復(fù)或關(guān)于同一問題形成的文件等有密切聯(lián)系的情況外，一般不與本單位文件一起組卷； 文件數(shù)量不多時可按收文作者類型集中組卷，如：上級機關(guān)、下屬機關(guān)、平級機關(guān)分別組卷.名稱特征 注意區(qū)分名稱相同、但文件內(nèi)容、性質(zhì)、保存價值不同的情況，如：指示性通知、干部任免通知、具體事項

13、通知應(yīng)分別組卷； 文件數(shù)量不多時，可把文種相近、保存價值相近的文件合并組卷，如：決議決定；條例-辦法；指示意見帶指示性的通知；計劃安排規(guī)劃要點；報告匯報情況.常用的復(fù)式檔案分類法1年度一組織機構(gòu)分類法。即以年度為第一級類目，機構(gòu)為第二級類目。第七章第七章 文書處理與檔案管理文書處理與檔案管理 某企業(yè)按年度某企業(yè)按年度組織機構(gòu)分類組織機構(gòu)分類2000年辦公室人事部報關(guān)部生產(chǎn)部2001年 辦公室人事部報關(guān)部生產(chǎn)部微型案例微型案例常用的復(fù)式檔案分類法 2年度問題分類法。即以年度為一級類目，問題為二級類目。 某農(nóng)林水利局全宗分類某農(nóng)林水利局全宗分類2000年 會議類 組織人事類生產(chǎn)類品質(zhì)類2001年會

14、議類 組織人事類生產(chǎn)類品質(zhì)類 微型案例微型案例按保管期限立卷按保管期限立卷 機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為定期一般分為30年、年、10年。年。文件材料劃分文件材料劃分“永久永久”的要求的要求 本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；本機關(guān)召本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)材料；本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報

15、告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；報表等； 本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機關(guān)本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性材料；上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主記等憑證性材料；上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件；同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重管業(yè)務(wù)的重要文件；同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。等文件材料。文件材料劃分文件材料劃分“定期定期”的要求：的要求： 本機關(guān)職能活動中形成的本機

16、關(guān)職能活動中形成的一般性一般性業(yè)務(wù)文件材料；業(yè)務(wù)文件材料；本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機關(guān)人事管理工作形成的一般文件材料材料；本機關(guān)人事管理工作形成的一般文件材料；本機關(guān)一般事務(wù)管理文件材料；本機關(guān)關(guān)于一；本機關(guān)一般事務(wù)管理文件材料；本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；上級機關(guān)制發(fā)性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；上級的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但

17、要貫機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；徹執(zhí)行的文件材料； 同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下級、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。重要專題報告等文件材料。二、文書立卷的步驟二、文書立卷的步驟 （一）立卷準(zhǔn)備工作 （二）調(diào)整案卷 （三）編目定卷第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟 1.1.編制立卷類目編制立卷類目 立卷類目，又叫歸卷類目、案卷類目，是在文件還沒有形成以前，根據(jù)機

18、關(guān)工作活動和文件形成的規(guī)律，對一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個立卷計劃。 立卷類目由類、目、號三部分組成。（一）立卷準(zhǔn)備工作第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟A.類類 即案卷的類別。有兩種方法：即案卷的類別。有兩種方法： （1）按問題分類）按問題分類 （如：黨群類（如：黨群類 行政類）行政類） （2）按組織機構(gòu)分類）按組織機構(gòu)分類第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟B.目目 即條目、條款。是在類之下，即條目、條款。是在類之下，概括一組文件概括一組文件材料的總標(biāo)題，也是預(yù)定的案卷題目。材料的總標(biāo)題，也是預(yù)定的案卷題目。 標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由作者、內(nèi)容和文種標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由作者、內(nèi)容和文種 組

19、成。如組成。如：市教委、市教委、XX學(xué)院學(xué)院 2001年邀請、聘請外籍人士的計劃、批復(fù)、報告年邀請、聘請外籍人士的計劃、批復(fù)、報告本廳本廳 有關(guān)林地、林權(quán)、森林法規(guī)等有關(guān)林地、林權(quán)、森林法規(guī)等 的文件材料的文件材料作作 者者內(nèi)內(nèi) 容容文文 種種作者作者內(nèi)內(nèi) 容容文文 種種C.號號 即類和條目的編號。給一類、一個條目編一個號。第一類：黨群工作類第一類：黨群工作類第一款：本廳黨組會議記錄、廳長辦公會議記錄第一款：本廳黨組會議記錄、廳長辦公會議記錄 永久永久第二類：第二類：第二款：第二款： 編號：編號：1-1 2-2 條目排列的規(guī)則：方針政策性的、領(lǐng)導(dǎo)指示性的文件排在前面，其次是綜合類條目，再次是反

20、映具體內(nèi)容和業(yè)務(wù)的條目。第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟（一）立卷準(zhǔn)備工作2.平時歸卷 平時歸卷，是文書人員依據(jù)立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，按有關(guān)條款隨時歸入事先準(zhǔn)備好的文件夾或文件盒的行為過程。第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟 文書人員平時把已經(jīng)處理完畢的文件隨時按立卷類目的條款歸納進去，待年終系統(tǒng)調(diào)整后立卷。需要注意： 1、建立平時歸檔制度，明確歸檔的范圍、時間和要求 2、準(zhǔn)備好平時歸檔物質(zhì)條件。 3、注意平時清掃。2.平時歸卷（二）調(diào)整案卷 調(diào)整案卷是在平時歸卷的基礎(chǔ)上進行的，即將平時歸卷的文件資料，于次年年初對照立卷類目的各個條款進行檢查、調(diào)整，最后確定案卷。歸卷文件的歸卷文件的檢查和調(diào)整

21、檢查和調(diào)整案卷標(biāo)題案卷標(biāo)題的擬寫的擬寫卷內(nèi)文件卷內(nèi)文件的排列的排列文件保管期限文件保管期限是否準(zhǔn)確是否準(zhǔn)確第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟擬寫案卷標(biāo)題擬寫案卷標(biāo)題案卷標(biāo)題應(yīng)該是對案卷內(nèi)容的高度概括。其結(jié)構(gòu)是： 作者作者+事由事由+文種文種如：如： 江寧、浦江、六合縣人民政府江寧、浦江、六合縣人民政府 關(guān)于引進外資關(guān)于引進外資 的總結(jié)和規(guī)劃的總結(jié)和規(guī)劃作者作者事由事由文種文種（1）化工大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動的函（2）工業(yè)大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動的復(fù)函（3）化工大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動的函（4）工業(yè)大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動的復(fù)函思考2：以上案卷的標(biāo)題是？微型案例第七章第七章 文書處理與檔案管理文書處理與檔案管理 按

22、通訊者特征立卷實例按通訊者特征立卷實例（1）化工大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動的函（2）工業(yè)大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動的復(fù)函（3）化工大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動的函（4）工業(yè)大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動的復(fù)函 案卷的標(biāo)題為：化工大學(xué)與工業(yè)大學(xué)關(guān)于王蘭、劉海工作調(diào)動問題的來往函件微型案例卷內(nèi)文件排列卷內(nèi)文件排列 排列方法是： （1）可以按時間順序排列。 （2）可以按重要程度排列：政策文件在前，業(yè)務(wù)文件在后；上級文件在前，平級、下級文件在后；存本在前，定稿在后；多次草稿的重要文件，定稿之后，草稿按一、二、三稿順序排列。 （3）幾種特征組合運用排列。常見的是：問題時間；作者時間；作者問題時間。第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟 （三）

23、編目定卷 編目定卷，是指將排列好的案卷，用編制頁號的方法使案卷固定下來的行為過程。第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟編目訂卷1.打頁號打印的頁號2.2.填寫卷內(nèi)文件目錄填寫卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄，又叫卷首目錄。它放在卷首，用以介紹卷內(nèi)文件的成份和內(nèi)容，便于查閱和統(tǒng)計卷內(nèi)文件。第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟卷卷 內(nèi)內(nèi) 文文 件件 目目 錄錄 順序號：文件的順序編號。每份文件填一個；定稿和草稿、正件和附件均只填一個順序號. 文號：文件的發(fā)文字號。沒有發(fā)文字號的此欄不填寫. 責(zé)任者：文件的形成單位或個人。應(yīng)填寫全稱或規(guī)范的簡稱. 題名：文件的標(biāo)題。 一般如實抄錄原文件標(biāo)題；沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容

24、的應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容概括后填寫，并加；會議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容. 日期：文件的形成日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字規(guī)范填寫；沒有日期的文件，要考證清楚補上. 頁號：現(xiàn)有計算機檔案管理軟件要求此項填寫每份文件的總頁數(shù)，如：“5”，系統(tǒng)將自動生成文件排列順序號。3.3.填寫卷內(nèi)備考表填寫卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表放在卷尾，其作用主要有兩方面：一是供立卷時說明卷內(nèi)文件的情況；一是供調(diào)整案卷時記載卷內(nèi)文件的異動情況。 說明本卷文件的缺損、修改、補充、銷毀、漏號、重號等，與某些文件的其它文件卷號，卷內(nèi)文件變動情況。有關(guān)人員需要簽名、標(biāo)注時間。第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟卷卷 內(nèi)內(nèi) 備備 考考 表表 式式 樣樣填寫卷內(nèi)備考表4

25、.4.妥善做好卷內(nèi)文件的技術(shù)處理工作妥善做好卷內(nèi)文件的技術(shù)處理工作（P198P198）5.5.填寫案卷封皮填寫案卷封皮( (案卷封面與卷脊項目案卷封面與卷脊項目) )第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟案卷封面案卷封面樣式樣式填寫完成的案卷封面填寫完成的案卷封面案卷脊背案卷脊背和底邊6.6.編目定卷，裝訂案卷編目定卷，裝訂案卷 裝訂，即把案卷用卷繩組裝起來的行為過程。注意事項：注意事項： 1、去除金屬物。 2、整理文件：對破損文件修補；理順和對齊紙張；將小簽條、小便條等不規(guī)則材料粘帖在符合規(guī)格要求的白紙上。 3、按照文書檔案案卷格式要求使用硬卷皮或軟卷皮。采用三孔一線式裝訂。第三節(jié) 文書立卷分方法和步

26、驟上夾上夾上卷皮上卷皮作三孔標(biāo)記作三孔標(biāo)記 打孔穿線繩穿線繩系線繩系線繩歸檔移交歸檔移交 文書部門一般在第二年的上半年向檔案室移交上一年的歸檔文件。專門檔案可以按規(guī)定時間移交。歸檔需要辦理移交手續(xù)。檔案室需要檢查清點案卷材料： 1、案卷是否完整。一個立卷單元的各個組成部分無殘缺。 2、案卷質(zhì)量是否符合要求。 第三節(jié) 文書立卷分方法和步驟Xx年度年度xx（部門）移交案卷目錄（部門）移交案卷目錄 移交案卷目錄備考表移交案卷目錄備考表本檔共本檔共 頁。共有案卷頁。共有案卷 卷，其中永久卷，其中永久 卷，長期卷，長期 卷，短期卷，短期 卷。卷。 移交部門：移交部門： 移交人：移交人： 接收部門：接收部

27、門： 接收人：接收人： 年年 月月 日日 一、歸檔作用： 歸檔是文書工作的最后一個環(huán)節(jié)，又是檔案工作開始的一個環(huán)節(jié)。單位內(nèi)文件的歸檔是檔案室檔案的主要來源，也是檔案室收集工作的經(jīng)常任務(wù)。第四節(jié) 歸檔 二、歸檔的制度二、歸檔的制度 （一）歸檔時間 （二）歸檔案卷的質(zhì)量 （三）不歸檔材料的范圍第四節(jié) 歸檔（一）歸檔時間（一）歸檔時間第一時段：文件材料立卷第一時段：文件材料立卷6月底之前月底之前立卷部門：完成實體立卷和網(wǎng)上立卷，移交紙質(zhì)文件或提交電子文件紙質(zhì)文件（包括辦公自動化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的電子文件紙質(zhì)稿）電子文件（包括文件目錄、電子文件原文）（注意：暫不進行裝訂，但要求用別針或夾子固定）第二時段：文

28、件材料的數(shù)字加工第二時段：文件材料的數(shù)字加工6月底月底9月底月底檔案館：對無電子文件原文的紙質(zhì)文件進行數(shù)字掃描加工。第三時段：文件材料裝訂、移交第三時段：文件材料裝訂、移交10月月 12月底之前月底之前立卷部門：裝訂 移交，辦理移交手續(xù)，完成與檔案館之間的移交歸檔任務(wù)。（二）歸檔文件質(zhì)量要求（二）歸檔文件質(zhì)量要求齊全 與紙質(zhì)文件配套的電子文件掛接齊全掛接電子文件掛接電子文件 準(zhǔn)確 掛接電子文件原文要求準(zhǔn)確，避免張冠李戴； 電子文件應(yīng)為最后的定稿。 雙備份雙備份：辦公自動化文件材料打印成紅頭紙質(zhì)文件。手續(xù)完畢手續(xù)完畢：打印的紙質(zhì)文件應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)的公章錄入信息準(zhǔn)備錄入信息準(zhǔn)備：手工錄入的案卷目錄、卷內(nèi)文件目和歸檔文件目錄準(zhǔn)確無誤題名、文號、頁碼等；卷內(nèi)文件材料手續(xù)完備 制作和書寫材料利于長期保存，不能有紅色、圓珠筆和純藍墨水書寫。 不能使用復(fù)印件歸檔。（三）、歸檔范圍歸檔范圍 應(yīng)當(dāng)歸檔 不應(yīng)當(dāng)歸檔 應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)歸檔的文件材料：凡是本單位活動過程中形成的對本單位及國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，均屬于歸檔范圍，必須定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案人員移交歸檔，集中統(tǒng)一管理。 文件材料是否應(yīng)當(dāng)歸檔，取決于文件材料本身的保存價值文件材料是否應(yīng)當(dāng)歸檔，取決于文件材